Planilha de gastos: por que ela é importante para o seu negócio?

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Já pensou nos inúmeros gastos de seu negócio? Normalmente, um micro ou pequeno empreendedor despende enormemente com seus parceiros, como fornecedores de insumos e colaboradores. O mesmo é válido para um autônomo. Sem uma planilha de gastos e um bom controle financeiro, é fácil se desorganizar.

A gestão dos gastos empresariais é parte fundamental do sucesso de uma companhia. O contrário é também verdadeiro: uma marca que não gerencia seus gastos provavelmente atravessará dificuldades financeiras, o que reflete no desempenho da empresa diante da concorrência.

A falha nos micro e pequenos empreendimentos normalmente está associada à falta de gestão. Os gastos estão presentes, o gestor tem ciência das despesas, mas os gargalos no monitoramento de entradas e saídas coloca a saúde financeira em risco.

Quer sair da corda bamba e potencializar seus resultados? Então, é hora de montar uma planilha de gastos. Reunimos neste post as melhores dicas para gerenciar suas despesas. Acompanhe!

Por que apostar na planilha de gastos é importante?

Todos os dias, uma série de recursos é utilizada em um negócio. Os recursos financeiros entram e saem diariamente, destinados aos gastos com manutenção, produção e crescimento da marca. Todas essas transações devem ser apuradas e controladas para manter a saúde financeira da organização.

A dinâmica do dia a dia traz desafios para a gestão. Qualquer documento e informação precisam ser registrados e geridos a fim de manter as contas em dia e os objetivos empresariais bem engatilhados.

Há 5 boas razões para controlar as finanças e manter uma planilha de gastos. Confira:

Controle das movimentações e despesas

Qualquer transação financeira precisa ser controlada. Sem um registro preciso de toda quantia que entra ou sai do caixa, é fácil se desorganizar e perder a mão. Já pensou não saber quanto foi faturado? Como quitar as contas em dia sem um bom controle?

Todo gasto precisa ser identificado. Sem esses registros, o gestor não sabe de onde vêm seus ganhos e saídas. Assim, perde a chance de mensurar quais investimentos estão sendo mais dispendiosos e a oportunidade de reduzir seus custos futuramente.

Qualquer gasto identificado precisa ser devidamente arquivado, de preferência em companhia de informações detalhadas — data, tipo do gasto, origem das despesas e demais dados. Assim, é possível visualizar quais setores estão custando mais e quais gastos podem ser diminuídos.

Redução de custos

Montando uma planilha de gastos, é possível acompanhar todas as despesas nos processos de produção e venda. Assim, o gestor pode notar gastos supérfluos, os quais podem ter seu investimento realocado para atividades estratégicas.

Nos momentos mais complicados, como crises internas na empresa ou recessão econômica no país, essa vantagem é ainda mais preciosa. Economizando, é possível manter a companhia operando e colocar em prática seus planos de ação.

Informações precisas

Controlando as finanças do empreendimento com uma boa planilha de gastos, o gestor tem em mãos informações exatas. Todos os dados financeiros devem ser inseridos diariamente para que tudo se mantenha atualizado. Não negligencie essa etapa! Um dia sem registrar os lançamentos pode comprometer todo o processo.

Segurança dos dados

Fazendo a planilha de gastos, o gestor acompanha de perto as movimentações financeiras. Não deixe de registrar nenhum dado e procure fazer backups para assegurar que os lançamentos estão seguros e poderão ser consultados posteriormente.

A segurança aumenta quando o controle é realizado com a ajuda de softwares. Além dos sistemas de CRM, já populares, há soluções pensadas especialmente para controlar as finanças. Adotando-as, seus dados são salvos em um sistema de cloud computing. Lembre-se de que o sigilo é essencial quando tratamos de dados empresariais.

Um software torna os dados acessíveis de qualquer dispositivo — ou seja, permite que seus registros sejam abertos em smartphones, tablets, notebooks e desktops habilitados. Apesar dessa compatibilidade, o sistema online mantém a segurança das informações, já que está sempre sendo incrementado com novas camadas de proteção.

Tomadas de decisão

Reunindo informações sobre as finanças de seu negócio, o empreendedor tem mais respaldo na hora de tomar decisões, o que garante que seus planos de ação surtirão o efeito desejado. A tecnologia favorece o processo: o software reduz drasticamente os erros causados pelo fator humano, assegurando informações seguras em seus registros.

Decisões claras, que elevem o potencial competitivo de sua empresa, dependem de dados precisos — estar informado sobre a saúde financeira e manter uma planilha de gastos atualizada é o que possibilita adotar as melhores práticas e um bom posicionamento de mercado.

Como montar a planilha de gastos perfeita?

Para montar uma boa planilha de gastos e fazer o controle financeiro, é preciso adotar medidas que reúnam suas expectativas financeiras e a capacidade monetária da sua empresa. A prática de gerir as suas transações, chamada tesouraria, deve se tornar rotineira para apresentar os melhores resultados.

Reunimos as melhores dicas para ajudar o empreendedor autônomo nessa empreitada, veja:

Analise as finanças com clareza

Todo planejamento demanda a consciência do gestor sobre a situação real e atual de sua empresa. Analisar seus processos demanda que o empreendedor observe a sustentabilidade da marca. Como andam as finanças? As contas têm sido quitadas na data certa?

Não deixe de equacionar todas as despesas e receitas. Se o faturamento está abaixo do esperado, é preciso atenção. E se os gastos não estão sendo cobertos, é motivo de alerta vermelho!

Nos registros, seja realista. Não se deixe enganar pelas expectativas, mensurando ganhos maiores do que os que a empresa de fato tem.

Pense em cenários hipotéticos

Um bom controle das despesas demanda projeções sobre o futuro. Não apenas uma análise cuidadosa dos objetivos e metas se mostra necessária, como também uma previsão do cenário externo. Ou seja, é preciso pensar em como a situação financeira do país pode mudar e interferir em seu negócio.

Toda e qualquer consideração deve ser registrada, e o mesmo vale para as análises preditivas. Elas são parte da sua planilha, não deixe de anotá-las.

Registre toda movimentação financeira

Tenha método. Esse é um passo primordial para garantir uma boa planilha de gastos. Qualquer entrada e saída de dinheiro da empresa é importante o suficiente para ser registrada — e, quando falamos em qualquer uma, é qualquer uma mesmo! Materiais de escritório? Toners? Ligações telefônicas? Tudo isso deve entrar em sua planilha, ainda que a despesa pareça insignificante.

Crie uma rotina de registros. Toda transação deve ser anotada, preferencialmente logo após acontecer. Mantenha a disciplina para garantir o sucesso do projeto e torne um hábito o controle de todas as operações em seus mínimos detalhes.

A planilha de gastos é uma ferramenta essencial para visualizar a saúde financeira da sua empresa e analisar a sustentabilidade do negócio. Fazer os registros diariamente, manter perspectivas realistas e não faltar com os detalhes são passos essenciais.

Sua empresa se preocupa com o controle monetário? Aproveite para saber mais sobre o planejamento orçamentário para empresas e transforme seu negócio em um sucesso!

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