A gestão financeira escolar vai muito além do equilíbrio de receitas e despesas. Afinal, a escola é uma organização e, assim como qualquer outra, precisa de boas ferramentas para administrar os recursos e sustentar seu funcionamento.
E essa gestão engloba pontos como: controle de gastos, investimentos, gerenciamento dos ativos, organização de cobranças, etc. Se esses e outros pontos financeiros estiverem desequilibrados, a escola enfrentará desafios para a sua manutenção.
Pensando nisso, explicaremos mais sobre o que é gestão financeira escolar, ressaltando a importância de uma boa administração. Continue a leituras.
O que é a gestão financeira escolar?
A gestão financeira escolar caracteriza-se por uma série de medidas que visam a boa administração dos recursos e orçamento. Seu objetivo é garantir o bom funcionamento, faturamento e sustento da instituição a longo prazo.
Além da gestão do dinheiro, há uma relação direta com o bem-estar e necessidade de alunos e funcionários, a fim de manter o negócio sustentável em todos os quesitos.
A gestão dos recursos financeiros da escola também garante que a área administrativa tenha apoio com sistemas eficazes, que facilitam o trabalho e prezam pelo bom funcionamento da empresa.
Assim, ficam responsáveis por esse pilar, a equipe administrativa, diretores, secretaria e a equipe financeira da escola.
Importância da gestão financeira escolar
Estar atento e buscar entender o que é gestão financeira escolar é essencial para a eficiência do ambiente e para que o negócio se torne sustentável a longo prazo. Ou seja, é importante para que os objetivos da instituição sejam alcançados e para que os outros pilares da instituição estejam alinhados.
Por exemplo, a gestão financeira vem sempre acompanhada de objetivos pedagógicos e estruturais da escola, como: sistema de ensino, espaço físico, melhorias, investimento, inovação, etc.
Assim, a instituição deve pensar nesse processo de gestão como o responsável por administrar alguns pontos vitais para a saúde do negócio:
- Planejamento financeiro;
- Fluxo de caixa;
- Índice de inadimplência;
- Prestação de contas;
- Gestão de equipamentos;
- Manutenção do patrimônio;
- Rotina de pagamentos e cobranças;
- Orçamento, etc.
Até porque, em toda empresa, todos os processos financeiros, devem ser bem analisados e planejados.
Como funciona a gestão financeira em escolas?
Para o processo funcionar, a escola deve criar um planejamento (mensal, trimestral, semestral ou anual, por exemplo) de todas as áreas da instituição, considerando os recursos financeiros disponíveis.
Assim, por meio desse planejamento, há como realizar a gestão dos recursos disponíveis das áreas.
Dessa forma, será possível entender a viabilidade e quais são as estratégias que a escola deve colocar em prática, para que o máximo de objetivos sejam alcançados.
A gestão financeira escolar deve considerar os seguintes tópicos:
- Objetivos do negócio: que perpassam valores, missão, planos a curto, médio e longo prazo, etc.;
- Planejamento tributário: impostos, contas gerais, salários, além de todos os aspectos financeiros;
- Administração dos recebíveis: a escola depende do pagamento de mensalidade dos alunos, e é importante realizar a gestão de cobrança;
- Criação de urgências e prioridades: ainda que os pontos do planejamento sejam importantes, existem outros prioritários na organização financeira.
Dessa maneira, em todos os passos de um planejamento, a gestão financeira escolar se faz presente, viabilizando ou postergando planos, substituindo objetivos, entre outros pontos.
Como fazer uma boa gestão financeira escolar?
Para a gestão financeira escolar funcionar, é essencial implementar práticas para aprender como fazer uma boa administração dos ativos e recursos.
A gestão financeira escolar engloba diversos pontos que, se não forem considerados e bem administrados, a instituição de ensino sofrerá problemas como: falta de dinheiro, falta de alunos, inadimplência, entre outros pontos.
Por isso, separamos 6 dicas essenciais para fazer uma boa gestão financeira e colocar em prática na instituição de ensino:
1. Crie um planejamento financeiro
Já citamos anteriormente que o planejamento financeiro empresarial é a chave de uma gestão bem sucedida. No entanto, é preciso também planejar as finanças, considerando todos os aspectos e objetivos das demais áreas.
Afinal, o sucesso de todos os objetivos partem, principalmente, do setor financeiro da empresa. A ideia é que seja possível mapear todos os custos, gastos e ganhos da instituição, para ter uma visão macro da situação.
Assim, é mais fácil de ter um controle de entradas e saídas e, com isso, criar um orçamento e alocar recursos para cada área da instituição. Esse planejamento deve conter possíveis imprevistos, pautados em necessidades da escola, além de novos gastos futuros que acontecerão.
Alguns exemplos do que deve haver nesse planejamento:
- Custos com manutenção de equipamentos;
- Obras de melhorias na estrutura da escola;
- Investimento no pessoal (cursos, capacitações, etc.);
- Novas tecnologias;
- Novos sistemas;
- Despesas fixas e variáveis, etc.
2. Acompanhe as contas e os gastos da escola
Em qualquer empresa, é preciso acompanhar rotineiramente o balanço patrimonial. Afinal, erros podem acontecer, há como esquecer obrigações ou até mesmo, em alguns momentos, gastar em algo imprevisto.
Na administração de uma escola, é preciso que essa fiscalização seja recorrente, já que é possível perder o controle de gastos da empresa. Por isso, organize na rotina, dias/momentos para revisar o financeiro.
É aconselhável, inclusive, o uso de ferramentas para auxiliar nessa gestão, como, por exemplo, planilhas financeiras. Elas possibilitam a visualização das receitas e despesas, dos possíveis desperdícios financeiros, entre outros pontos.
Por meio de planilhas, é possível extrair dados e informações essenciais para a tomada de decisões futuras no planejamento estratégico. Conheça a planilha financeira de fluxo de caixa do Asaas.
3. Faça um fundo de emergência
Assim como qualquer outra organização, uma escola pode enfrentar gastos inesperados, como consertos urgentes de infraestrutura, quebra de equipamentos ou aumento de custos operacionais.
Um fundo de emergência permite lidar com essas situações sem comprometer o orçamento do dia a dia. Além de oferecer maior segurança financeira, a reserva ainda proporciona apoio para projetos que necessitem de maior investimento, por exemplo.
Ainda auxilia na estabilidade financeira da escola, uma vez que possibilita a manutenção do fluxo de caixa em momentos de crises, ou de quedas nas demandas.
Assim, a instituição consegue enfrentar esses momentos sem tantas movimentações no planejamento financeiro ou sem decisões drásticas.
4. Combata o desperdício e otimize recursos
Parte essencial do que é gestão financeira escolar é identificar e combater desperdícios, seja na utilização de produtos ou até mesmo de recursos. Ainda que as contas estejam organizadas, é possível realizar um estudo para entender onde a escola pode conter os gastos.
Alguns pontos que devem ser observados:
- Compras de produtos de limpeza ou para conservação de espaços;
- Manutenção ou troca de equipamentos;
- Despesas administrativas: água, luz, internet;
- Materiais de papelaria, etc.
Além disso, é possível também otimizar os recursos, utilizando de ferramentas que automatizem a gestão financeira. Assim, você economiza tempo e dinheiro em funções que poderiam ser realizadas com o auxílio da tecnologia.
Um exemplo é utilizar uma plataforma de emissão e envio de cobranças em massa, assim como o Asaas.
5. Trabalhe a inadimplência dos responsáveis
Um dos pontos que pode prejudicar a gestão financeira escolar são os problemas com o controle de mensalidade dos alunos.
Até porque, os casos de inadimplência podem acarretar grandes prejuízos financeiros para a escola, principalmente se forem por grandes períodos.
No entanto, é possível utilizar de estratégias para combater a inadimplência, como notificações de lembrete de pagamento ou incentivos de descontos para o pagamento das faturas em dia.
Também é válido conversar com o cliente inadimplente para entender o possível problema e entender até onde a instituição de ensino pode atuar para auxiliar no processo.
6. Utilize uma boa plataforma de cobranças
As plataformas de cobrança, além de serem recursos bastante úteis para a gestão financeira escolar, ainda reduzem a mão de obra humana, evitam erros básicos e diminuem os custos da operação.
Um sistema de cobranças, como o Asaas, automatiza o processo, trazendo consigo algumas vantagens, como:
- Possibilidade de criação de cobranças recorrentes, criadas uma única vez e com envio mensal;
- Disponibilização de diversos meios de pagamento para os pais ou responsáveis;
- Criação de relatórios e balancetes periódicos;
- Régua de cobranças para combater a inadimplência.
Com uma boa plataforma de cobrança, você consegue monitorar o índice de pagamento das mensalidades, entender possíveis falhas, corrigir erros e atuar de maneira integrada com a área financeira.
Além, é claro, de diminuir o trabalho manual, facilitando a criação da cobrança das mensalidades de cada um dos alunos, garantindo à escola uma previsão de recebimentos a longo prazo.
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