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Nota Fiscal Eletrônica: como eliminar a burocracia e reduzir a papelada no seu negócio

Por Diego Contezini
Publicado em 23 de fevereiro, 2021 | Atualizado em 16 de junho, 2021

A emissão de nota fiscal é considerada muitas vezes uma grande vilã na vida dos empreendedores. Mas não precisa ser assim! Com a automação de nota fiscal eletrônica é possível continuar cumprindo com suas obrigações fiscais de forma simples e prática. Assim você pode investir o seu tempo em atividades estratégicas do negócio.

Neste post vamos te contar tudo o que você precisa saber sobre nota fiscal. Se preferir, navegue no menu abaixo e vá direto para o tópico de seu interesse. Boa leitura!

Conteúdo

O que é uma nota fiscal?

Uma nota fiscal é um documento que formaliza uma transação comercial. Em termos mais simples, as notas registram a venda de produtos e serviços, mas também podem ser utilizadas para indicar doações, transferência de bens e devolução de mercadorias. 

Dessa forma, o Fisco (conjunto de órgãos responsável pelo controle tributário) consegue recolher os impostos necessários e sua empresa se mantém legalizada. Caso contrário, você pode ser acusado de cometer o crime de sonegação fiscal, conforme a Lei 4.729/1965.

Desde 2006, o governo possui um projeto para modernizar a emissão de notas fiscais, substituindo os antigos talões de papel pelo arquivo eletrônico XML. Essa ação faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped).

Diferença entre nota fiscal, Danfe e cupom fiscal

Você já sabe que a nota fiscal é um documento utilizado para recolher impostos, certo? Mas será que ela pode ser substituída pelo Danfe ou cupom fiscal?

Essa sopa de letrinhas pode causar uma confusão danada e você precisa estar bem informado para não deixar de cumprir nenhuma obrigação. Por isso, anote aí:

Danfe

É a sigla para Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. O nome é autoexplicativo: o Danfe é um complemento da nota e precisa ser impresso. Sua principal função é acompanhar o transporte da mercadoria, oferecendo informações relevantes para a entrega, como emitente, destinatário e valores.

Cupom fiscal

O cupom fiscal é um comprovante muito utilizado pelos varejistas, com o objetivo de confirmar uma transação comercial. Ele costuma ser impresso através de um equipamento chamado Emissor de Cupom Fiscal (ECF), mas também existe a sua versão eletrônica.

A principal diferença em relação à nota fiscal é a quantidade de informações: o cupom fiscal não precisa trazer os dados do consumidor, somente os dados da operação, como nome e CNPJ da empresa, produtos, preços, data, horário e forma de pagamento.

Quem pode emitir nota fiscal?

A emissão de notas fiscais é obrigatória para pessoas jurídicas, com exceção dos MEIs. Os microempreendedores individuais precisam emitir notas apenas para pessoas jurídicas. A emissão de notas para pessoas físicas é facultativa. Importante: no caso em que o cliente solicitar o documento fiscal, o MEI deve respeitar o pedido do cliente e fornecer a nota.

Também é possível emitir nota fiscal sem ter uma empresa aberta (caso de muitas pessoas físicas que atuam como profissionais autônomos prestadores de serviço). As regras variam de cidade para cidade e precisam ser verificadas junto à prefeitura.

Sugestão de leitura: É obrigatório emitir nota fiscal sendo MEI? Saiba tudo neste guia

Tipos de nota fiscal

As notas fiscais podem ser classificadas de diversas formas. Uma das diferenças mais chamativas é quanto ao formato da emissão, que pode ser impresso ou eletrônico. Aqui optamos por focar nos tipos de notas eletrônicas, porque cada vez mais estados e municípios já aderiram ao formato digital ou possuem planos de implantá-lo de forma gradual. Confira:

Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e)

A Nota Fiscal de Produto Eletrônica ou simplesmente NF-e é um documento fiscal bastante utilizado no comércio varejista. Ela substitui os papéis de modelo 1 e 1-A e registra as operações de vendas de produtos físicos, como móveis, eletrodomésticos, livros e tantos outros. Portanto, está relacionada à cobrança do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e do IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados).

A Secretaria do Estado da Fazenda (Sefaz) é responsável por validar a NF-e e encaminhar os dados à Receita Federal. A autenticidade das informações é garantida por meio da assinatura digital. Além disso, cada estado possui seu próprio padrão de nota. Para realizar a emissão, é preciso utilizar um emissor de nota fiscal, normalmente integrado ao ERP ou meio de pagamento.

Vale lembrar que a compra e venda de produtos não é a única situação que exige a emissão de uma nota fiscal. Também existem as notas de remessa, retorno, devolução, importação e exportação. Mas isso já é assunto para outro artigo.

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)

A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) é o documento fiscal utilizado para registrar a prestação de serviço. Também é conhecida como Nota Fiscal Municipal, pois sua emissão é controlada pela prefeitura, com o objetivo de recolher o ISS (Imposto Sobre Serviços). Além de serviços como gráficas, escolas, faculdades, academia e hotéis, a NFS-e também é indicada na venda de produtos digitais ou infoprodutos, como cursos online, e-books, assinaturas, entre outros.

Diferentemente da NF-e, a maioria das cidades oferece um sistema de emissão de notas integrado ao portal da prefeitura. Em linhas gerais, funciona assim: o contribuinte (empresa que está emitindo a nota) envia os dados para a prefeitura através do sistema, gerando o Recibo Provisório de Serviços (RPS). A função do RPS é substituir a nota temporariamente, pois pode ser emitido de forma offline. Mais tarde, esse recibo provisório é convertido no arquivo XML da nota, dentro do prazo estipulado pela prefeitura.

Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e)

A Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e) é, como o próprio nome sugere, o documento fiscal entregue ao cliente, para comprovar a compra de um produto. É bastante utilizada no varejo e está gradativamente substituindo o cupom fiscal.

Se você comprar um aparelho com defeito, por exemplo, a NFC-e é a comprovação de que você realmente adquiriu o produto. Dessa forma, é possível solicitar a troca ou reembolso. Portanto, a NFC-e funciona como uma garantia a mais para seu cliente, trazendo segurança e tranquilidade na compra.

Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e)

A Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e) é um documento fiscal emitido por empresas que não precisam realizar esse processo com muita frequência. Por isso, a NFA-e é popularmente conhecida como “nota do MEI”, afinal, os microempreendedores individuais são obrigados a emitir nota fiscal apenas para pessoas jurídicas.

Um aspecto importante sobre a nota fiscal avulsa é que ela permite o registro de apenas 10 produtos por nota fiscal. Portanto, se a transação comercial exceder esse limite, é necessário emitir outra nota junto à Sefaz. Outra limitação da NFA-e em relação à NF-e é que ela não permite o ajuste de informações. Caso algum dado esteja incorreto, é preciso cancelar a nota e emitir o documento fiscal novamente.

A emissão de uma nota fiscal avulsa (seja de produto ou serviço) varia de região para região. Existem municípios que nem sequer permitem esse procedimento. Vale se informar na Sefaz ou na prefeitura da sua cidade para conhecer as regras ou perguntar ao seu contador.

Sugestão de leitura: Saiba o que é e como emitir NFA-e

Quais os campos de uma nota fiscal eletrônica?

Os campos de uma nota fiscal eletrônica podem variar de acordo com o tipo de nota e com o padrão utilizado pela Sefaz/prefeitura. Confira abaixo os principais campos da NF-e e da NFS-e.

Campos da NF-e

A Nota Fiscal de Produto (NF-e) normalmente é composta por:

  • Dados do emitente: dados da empresa que está vendendo o produto (nome, endereço, CNPJ e inscrição estadual).
  • Dados do destinatário: dados do cliente que receberá o produto (nome, endereço, CPF/CNPJ).
  • Dados dos impostos: cálculo das taxas referente ao ICMS.
  • Dados dos produtos: nome, preço e quantidade dos produtos.
  • Dados do frete: dados da pessoa ou empresa transportadora (nome, endereço, CPF/CNPJ, inscrição estadual, placa e estado do veículo), responsabilidade do frete (por conta do emitente ou por conta do destinatário), quantidade, tipo de volume e peso da carga.
  • Dados adicionais: informações extra sobre a nota fiscal.

Sugestão de leitura: Aprenda o que significa cada campo da NF-e

Campos da NFS-e

A Nota Fiscal de Serviço (NFS-e) normalmente é composta por:

  • Dados da prefeitura onde a nota fiscal foi emitida;
  • Número da nota;
  • Data e hora da emissão da nota fiscal;
  • Código de verificação da nota (serve para confirmar a autenticidade);
  • Dados do prestador de serviços;
  • Dados do contratante do serviço;
  • Descrição dos serviços;
  • Valor da nota;
  • Código de serviço (define o tipo de serviço prestado pela empresa e a alíquota de imposto que servirá de base para o cálculo do imposto municipal);
  • Valor de impostos, como ISS;
  • Informações adicionais.

Benefícios de emitir nota fiscal eletrônica

Substituir os antigos talões de papel pela versão eletrônica da nota fiscal é um caminho sem volta. Afinal, dê só uma olhada nessa lista de benefícios:

Redução de custos

Com a nota fiscal eletrônica, você não precisará mais gastar com a impressão das notas, tampouco com a aquisição de móveis e salas de armazenamento. Lembre-se que a lei exige que as notas fiscais sejam guardadas por, no mínimo, 5 anos. Somente essa exigência traz custos com papel, impressora, tinta e espaço. 

Ao adotar a nota fiscal eletrônica, você elimina todos esses custos, pois a nota passa a ser arquivada em ambiente digital, muito mais seguro, prático e sustentável.

Otimização do tempo

Também é possível automatizar a emissão das notas, por meio de sistemas específicos para isso. Ao utilizar um emissor de nota fiscal eletrônica conectado ao portal da Sefaz ou da prefeitura, você dá mais velocidade ao processo fiscal.

Além disso, os sistemas emissores de nota eletrônica estão tão evoluídos que permitem também a geração da cobrança junto com a nota fiscal, economizando tempo no preenchimento das informações. 

Além de conectar a emissão de notas fiscais ao meio de pagamento, também é possível integrar com o seu sistema de gestão (ERP), diminuindo as tarefas repetitivas e a duplicidade de informações. 

Segurança para o negócio e para o cliente

A emissão de notas fiscais eletrônicas garante que seu negócio esteja dentro das leis tributárias, permitindo a arrecadação correta dos impostos. A emissão correta e regular das notas fiscais também gera uma segurança a mais para o cliente, que passa a confiar mais na empresa, além de ter a garantia de devolução do produto, no caso de algum problema na compra.

Sugestão de leitura: Entenda os principais riscos de não emitir nota fiscal

Como emitir nota fiscal eletrônica em 4 passos

Emitir nota fiscal eletrônica exige alguns cuidados por parte do empreendedor, que deve sempre contar com o auxílio do contador nesta tarefa. Abaixo, confira 4 dicas para emitir notas fiscais eletrônicas:

1. Identifique qual tipo de nota fiscal você precisa

Lembra que lá no começo deste post nós te contamos que existem vários tipos de notas fiscais? Dependendo da natureza do seu negócio, você precisará emitir a nota fiscal de produto ou a nota fiscal de serviço, por exemplo. Em alguns casos, pode até ser necessário trabalhar com as duas.

Essa etapa de identificação é importante porque, dependendo do tipo de nota, os procedimentos mudam. A nota fiscal de produto, por exemplo, exige o cadastro na Secretaria do Estado da Fazenda (Sefaz), que faz a validação das NF-e. Já no caso da nota fiscal de serviço, a responsabilidade pelo controle fiscal é da prefeitura, portanto, você precisa ter um cadastro no portal, de acordo com as regras do seu município.

2. Saiba qual é seu regime tributário

Existem basicamente três tipos de regime tributário: Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real. O valor pago em impostos varia de acordo com esse regime. Conforme o Sebrae, o Simples Nacional é o modelo mais descomplicado e é indicado para empresas com faturamento de até R$ 4,8 milhões no ano.

O Lucro Presumido, por sua vez, é indicado para empresas com lucro maior do que 32% do faturamento bruto, sendo que a base de cálculo dos impostos varia conforme a atividade da empresa. Por fim, o Lucro Real é indicado para empresas de maior porte, com um grande volume de faturamento.

Informe-se com o seu contador sobre qual regime de tributação é o ideal para o seu negócio e confirme quais são os impostos e as alíquotas (percentual do tributo) que precisam ser pagos e declarados na nota fiscal.

Sugestão de leitura: 8 erros comuns na emissão de notas que você deve evitar

3. Obtenha a autorização para emissão de notas

Essa etapa é crucial para você começar a emitir as notas fiscais eletrônicas. Basicamente, você deve verificar junto à Sefaz do seu estado ou junto à prefeitura do seu município quais são os procedimentos para emitir notas de forma eletrônica. Afinal, eles variam de região para região.

De qualquer forma, saiba que você precisará ter uma forma de assinar as notas digitalmente, garantindo a autenticidade das informações e da emissão de notas. Isso pode ser feito por meio de usuário e senha na prefeitura ou certificado digital (modelo A1 ou A3). A ferramenta de autenticação escolhida depende totalmente da sua prefeitura, que pode exigir o uso de uma ou mais formas de autenticação.

Usuário e senha

Como o próprio nome sugere, são os dados de cadastro que o contribuinte (empresa que deseja emitir as notas fiscais) utiliza para fazer login no portal da prefeitura. Normalmente, essa é a forma mais comum de autenticação, junto com o certificado digital.

Certificado digital A1

É um arquivo ou dispositivo armazenado no seu computador que comprova a identidade do contribuinte, através de um par de chaves criptografadas. Esse certificado serve para que as assinaturas digitais sejam autênticas, garantindo a segurança e veracidade das informações fiscais. 

Sua validade normalmente é de 1 ano. Uma das vantagens do certificado digital A1 é que, além de ter validade jurídica e fiscal, ele possibilita a automação da emissão de notas fiscais. O certificado digital deve ser obtido junto a uma Autoridade Certificadora, como a Receita Federal e o Serasa. Confira a lista completa de autoridades certificadoras (ARs) por estado.

Extra: Sabia que o Asaas possui uma parceria com o Serasa? Utilizando nosso cupom, você recebe um desconto maravilhoso na hora da compra do seu certificado digital A1! Entre em contato conosco para saber como funciona.

Certificado digital A3

O certificado digital de modelo A3 é um dispositivo físico ou token. Ele se parece muito com um pendrive ou cartão e possui validade de até 5 anos. No entanto, esse dispositivo precisa estar sempre conectado ao seu computador, o que pode ser uma desvantagem em muitos casos.

Sugestão de leitura: Guia completo para emitir nota fiscal nas principais capitais

4. Escolha um software para emitir as notas

Apesar de ser possível utilizar o portal da prefeitura para gerar as notas fiscais, isso pode gerar alguns empecilhos para o negócio. Por vezes, esses portais gratuitos apresentam turbulências, necessidade de digitar muitos dados repetidas vezes, limitações em relação à emissão de notas em grande escala, entre outros.

Lembre-se que é obrigatório por lei armazenar as notas fiscais por no mínimo 5 anos. E é preciso cuidado na hora de fazer isso, para não perder e corromper os arquivos ou até mesmo acabar vazando os dados de clientes por conta de algum descuido.

Além disso, se você utiliza outras ferramentas de meio de pagamento e ERP, a possibilidade de integrar os sistemas ao emissor de notas fiscais pode ser bem útil para você garantir a consistência das informações em diferentes plataformas, eliminando retrabalho.

Em resumo, utilizar um software emissor de notas só possui vantagens: automatização, ganho de tempo, possibilidade de integração, além de segurança para seu negócio e para seus clientes.

O Asaas automatiza todo o processo de geração de notas fiscais de serviço (NFS-e), desde a emissão até o envio automático para o cliente. Por apenas R$ 0,99 por nota emitida, você simplifica o controle fiscal do seu negócio. Basta preencher as informações uma única vez e deixar o resto com a gente. Crie uma conta gratuita no Asaas e simplifique a emissão de notas fiscais no seu negócio!

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