O que é nota Fiscal de Entrada e quando emitir?

A gestão eficiente das notas fiscais é fundamental para a saúde financeira de qualquer empresa. 

Entre os diversos tipos de documentos fiscais, a nota fiscal de entrada desempenha um papel crucial no registro e na contabilização das operações de compra de mercadorias ou serviços. 

Neste artigo, vamos trazer em detalhes o que é uma nota fiscal de entrada, sua importância para sua empresa e como ela é utilizada no contexto da gestão contábil e tributária. Continue lendo!

O que é uma nota fiscal de entrada?

A nota fiscal de entrada é um documento fiscal obrigatório e legalmente exigido que formaliza uma transação comercial na qual uma empresa adquire bens ou serviços de um fornecedor. 

Esse documento, geralmente emitido pelo fornecedor ou pelo prestador de serviços, registra detalhadamente as informações da operação, entre eles: 

• Data;
• Descrição dos produtos ou serviços adquiridos;
• Valores, tributos incidentes;
• Dados do fornecedor e do comprador.

Por isso, a nota fiscal de entrada é essencial para comprovar a legalidade da transação perante os órgãos fiscais e também para permitir o controle interno e externo das atividades empresariais.

Além disso, a nota fiscal de entrada é fundamental para o controle do estoque, pois permite registrar a entrada de mercadorias e insumos na empresa, atualizando as quantidades disponíveis e facilitando a gestão de inventário e reposição de produtos.

E do ponto de vista fiscal, a nota fiscal de entrada é crucial para a apuração e o pagamento de impostos, como:

• o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços)
• o IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados)

Além de possibilitar o aproveitamento de créditos tributários em sistemas de compensação de impostos, como o ICMS-ST (Substituição Tributária).

Qual a diferença entre nota fiscal de entrada, saída e outros tipos?

Existem diferentes tipos de notas fiscais, cada uma com características específicas e finalidades distintas. As principais diferenças entre elas geralmente estão relacionadas ao tipo de operação realizada, aos produtos ou serviços envolvidos e aos aspectos tributários. 

Abaixo, destacamos algumas das principais notas fiscais utilizadas no contexto empresarial e suas características:

1. Nota Fiscal de Entrada: É utilizada para registrar a entrada de mercadorias ou serviços na empresa, provenientes de fornecedores ou prestadores de serviços. Geralmente, essa nota é emitida pelo próprio fornecedor e serve para comprovar a legalidade da transação, controlar o estoque e apurar os impostos devidos.

2. Nota Fiscal de Saída: Contrapartida da nota fiscal de entrada, é emitida pela empresa quando realiza vendas de produtos ou serviços para clientes. Ela registra a saída dos produtos do estoque e é fundamental para o controle fiscal e contábil, bem como para o cumprimento das obrigações tributárias.

3. Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): É um documento fiscal digital, emitido e armazenado eletronicamente, que substitui as antigas notas fiscais em papel. A NF-e pode ser utilizada tanto para operações de entrada quanto de saída e possui validade jurídica garantida pela assinatura digital do emitente e pela autorização de uso concedida pela administração tributária.

4. Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e): Semelhante à NF-e, a NFS-e é utilizada para registrar a prestação de serviços sujeitos ao ISS (Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza) por empresas prestadoras de serviços. Ela é emitida e armazenada eletronicamente, simplificando o processo de emissão e armazenamento de documentos fiscais.

5. Cupom Fiscal: É um documento fiscal emitido por equipamentos ECF (Emissor de Cupom Fiscal), utilizado especialmente no varejo para registrar vendas de mercadorias ao consumidor final. O cupom fiscal é impresso em papel térmico e possui validade fiscal limitada, sendo obrigatório para determinados estabelecimentos comerciais.

Quem pode emitir nota fiscal de entrada?

A nota fiscal de entrada pode ser emitida pelo fornecedor ou pelo prestador de serviços que realiza a operação de venda para a empresa. O Asaas, por exemplo, é uma plataforma que possibilita a emissão de notas pelo melhor custo benefício do mercado.

Com o Asaas, é possível emitir a nota fiscal correspondente à operação realizada, registrando os detalhes da transação, como descrição dos produtos ou serviços, valores, tributos incidentes, dados do comprador e do vendedor, entre outros.

E no caso da nota fiscal de entrada, vale ressaltar que a empresa que realiza compras de mercadorias ou contratação de serviços,também pode emitir uma nota fiscal de entrada própria, conhecida como “nota fiscal de entrada por conta e ordem”, quando atua como intermediária na operação. 

Nesse caso, ela assume a responsabilidade pelo recolhimento dos impostos devidos e pela correta escrituração fiscal da operação.

Quando emitir nota fiscal de entrada?

A empresa deve emitir nota fiscal de entrada em diversos casos que envolvem a entrada de mercadorias ou a contratação de serviços. Alguns exemplos comuns incluem:

1. Aquisição de mercadorias para revenda

Quando a empresa adquire produtos para serem revendidos, seja para reposição de estoque ou para novas linhas de produtos, é necessário emitir nota fiscal de entrada para registrar essa entrada de mercadorias.

2. Compra de matéria-prima ou insumos

Se a empresa fabrica produtos, a aquisição de matéria-prima e insumos para a produção também requer a emissão de nota fiscal de entrada. Isso permite que a empresa registre os custos de produção e os estoques de matéria-prima de forma adequada.

3. Contratação de serviços

Quando a empresa contrata serviços de terceiros, como serviços de manutenção, consultoria, transporte, entre outros, é necessário emitir nota fiscal de entrada para registrar a entrada desses serviços. Isso é importante para controlar os custos operacionais e também para o cumprimento das obrigações fiscais.

4. Recebimento de mercadorias em consignação

Se a empresa recebe mercadorias em consignação para revenda, também é necessário emitir nota fiscal de entrada quando essas mercadorias são recebidas em seu estabelecimento. Isso permite registrar a entrada das mercadorias em estoque e controlar as operações de consignação.

4. Recebimento de mercadorias devolvidas

Se a empresa recebe mercadorias devolvidas por clientes ou fornecedores, seja por questões de qualidade, trocas ou outras razões, também é necessário emitir nota fiscal de entrada para registrar essa operação.

Como emitir nota fiscal de entrada?

Conforme mencionamos, a nota fiscal de entrada é um documento fundamental dependendo do seu modelo de negócio e nicho de mercado. Por isso, é fundamental entender como você pode emitir esse tipo de nota. Confira:

Nota fiscal de entrada por emissão

A emissão de uma nota fiscal de entrada por emissão ocorre quando a empresa adquire mercadorias ou contrata serviços de fornecedores localizados dentro do país. Para emitir essa nota fiscal, siga os seguintes passos:

• Cadastro do Fornecedor: Antes de emitir a nota fiscal de entrada, é necessário cadastrar o fornecedor no sistema da empresa, fornecendo todas as informações necessárias, como CNPJ, endereço e atividade econômica.

• Registro da Compra ou Contratação: Registre a compra de mercadorias ou a contratação de serviços no sistema da empresa, incluindo todos os detalhes relevantes, como descrição dos produtos ou serviços, quantidade, valores unitários e totais.

• Emissão da Nota Fiscal de Entrada: Com todas as informações registradas corretamente, emita a nota fiscal de entrada por emissão no sistema da empresa. Certifique-se de que todos os dados estejam corretos e de acordo com a legislação fiscal vigente.

• Envio ao Fornecedor: Após a emissão, envie a nota fiscal de entrada ao fornecedor para que ele possa realizar os devidos registros fiscais e contábeis em sua empresa.

• Arquivamento: Após o envio ao fornecedor, mantenha uma cópia da nota fiscal de entrada devidamente arquivada, conforme as obrigações legais, para futuras consultas e para cumprir as exigências fiscais.

Nota fiscal de entrada por importação

A emissão de uma nota fiscal de entrada por importação ocorre quando a empresa adquire mercadorias ou serviços de fornecedores localizados fora do país. 

Esse processo envolve procedimentos específicos e pode variar de acordo com a legislação aduaneira e tributária. Aqui está uma visão geral dos passos envolvidos:

• Cadastro no Radar Siscomex: Antes de realizar qualquer operação de importação, a empresa precisa se cadastrar no Radar Siscomex, sistema da Receita Federal que permite a habilitação para operar no comércio exterior.

• Contratação de Despachante Aduaneiro: Para lidar com os trâmites burocráticos da importação, é comum contratar um despachante aduaneiro, profissional especializado em questões relacionadas ao comércio exterior.

• Registro da Importação: O despachante aduaneiro irá auxiliar na elaboração e registro do processo de importação, incluindo a emissão da Declaração de Importação (DI) e demais documentos necessários.

• Desembaraço Aduaneiro: Após o registro da importação, as mercadorias chegam ao país e passam pelo processo de desembaraço aduaneiro, onde são realizadas as verificações e liberações necessárias para entrada no território nacional.

• Emissão da Nota Fiscal de Entrada por Importação: Após o desembaraço aduaneiro, a empresa emite a nota fiscal de entrada por importação, registrando todas as informações relacionadas à operação, como descrição das mercadorias, valores, tributos incidentes, entre outros.

• Pagamento de Tributos: Após a emissão da nota fiscal, a empresa deve realizar o pagamento dos tributos de importação devidos, conforme já mencionado nos tópicos acima.

• Arquivamento e Controle: Por fim, a empresa deve arquivar adequadamente todos os documentos relacionados à importação, incluindo a nota fiscal de entrada por importação, para futuras consultas e cumprimento das obrigações fiscais.

É possível emitir nota fiscal de entrada retroativa?

Sim, é possível emitir nota fiscal de entrada retroativa em algumas situações específicas, como correções de lançamentos contábeis, regularizações fiscais ou ajustes de estoque. 

No entanto, é importante observar que essa prática deve estar de acordo com a legislação tributária vigente e as normas estabelecidas pela Secretaria da Fazenda do Estado (SEFA) de cada jurisdição. 

Geralmente, a emissão de notas fiscais retroativas requer uma justificativa plausível e pode estar sujeita a penalidades, caso não seja realizada de forma adequada.

Por que é preciso baixar a nota fiscal eletrônica de entrada?

Baixar as notas de entrada é fundamental para manter a organização contábil e fiscal da empresa em conformidade com as normas estabelecidas pela legislação tributária. 

Além disso, ao baixar a nota fiscal eletrônica de entrada, a empresa atualiza seus registros internos, possibilitando um controle mais preciso do estoque e dos custos relacionados às operações realizadas. 

Isso também facilita a reconciliação de informações entre os sistemas contábeis e fiscais da empresa, contribuindo para uma gestão mais eficiente e transparente.

Quanto custa emitir uma nota fiscal de entrada?

O custo de emitir uma nota fiscal de entrada pode variar dependendo de diversos fatores, como o tipo de operação, o volume de notas emitidas, a complexidade dos produtos ou serviços envolvidos e a plataforma ou sistema utilizado para realizar a emissão. 

Em muitos casos, especialmente para empresas que optam por utilizar softwares de gestão integrada (ERP) ou serviços de emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e), o custo pode ser embutido na mensalidade ou no contrato de prestação de serviços.

Todos os serviços prestados podem ter nota fiscal de entrada?

Nem todos os serviços prestados necessariamente resultam na emissão de uma nota fiscal de entrada. Geralmente, a nota fiscal de entrada é utilizada para registrar a entrada de mercadorias ou serviços adquiridos pela empresa para uso próprio, consumo ou revenda. 

Por exemplo, a compra de matéria-prima, insumos, equipamentos ou serviços terceirizados para a produção de bens ou prestação de serviços.

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Se você precisa realizar emissão de notas fiscais e ainda deseja cuidar da gestão financeira do seu negócio, o sistema de emissão do Asaas é ideal para você! Ele já conta com mais de 1.000 cidades integradas à plataforma. 

E, a partir da sua integração com o Base ERP, consegue fazer a emissão de nota fiscal de entrada e outras notas, como:

• Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)
• Nota Fiscal de produto eletrônica;
• DANFE e nota complementar;
• Nota Fiscal de Consumidor eletrônica.

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