Como emitir nota fiscal automaticamente? Guia completo com 4 passos

Todo empreendedor deve saber a hora de otimizar os processos internos. Afinal, com o crescimento, alguns processos podem se tornar demorados e, sem o auxílio da tecnologia, resultar em problemas.

A nota fiscal é um exemplo de processo financeiro que pode ser automatizado. Por exigir atenção, com o aumento do número de documentos fiscais, utilizar plataformas e softwares que facilitem a emissão é fundamental. 

Assim, pensando em como emitir nota fiscal automaticamente, os benefícios e os melhores sistemas para auxiliar a empresa no processo, preparamos este guia completo. Continue a leitura!

Quando automatizar a emissão de notas fiscais?

Em muitos casos, é possível ter dúvidas do momento certo de passar a emitir notas fiscais automaticamente. Embora seja uma escolha única, existem alguns sinais que indicam o momento de contratar um software de emissão de notas fiscais. 

Separamos alguns pontos para analisar e considerar ao olhar para a gestão fiscal da sua empresa: 

• Alto número de NF emitidas diariamente: não existe um número certo, mas a partir do momento em que a empresa já necessita emitir documentos fiscais diariamente, pode ser um indicativo de que um sistema auxiliaria no processo e diminuiria o tempo gasto nas emissões. 

• Alocação de pessoal exclusivamente para isso: se há um funcionário da empresa focado estritamente na emissão das notas fiscais, enquanto poderia estar realizando outra função, também é um indício de que pode ser momento de contar com a ajuda da tecnologia e usufruir melhor dos recursos humanos da empresa. 

• Não ter contabilidade interna: ao não investir em uma contabilidade para empresas, e depender da prestação de serviço externa, a burocracia para emissão de NFs pode aumentar. Uma plataforma que emite nota fiscal automaticamente, como o Asaas, pode facilitar o processo de organização. 

Esses são alguns dos sinais que indicam o momento de investir em um emissor de notas fiscais automatizado.

Quais são os benefícios de emitir nota fiscal automaticamente?

Ao emitir nota fiscal automaticamente, a empresa consegue realizar a gestão financeira e fiscal com mais facilidade. Isso dispensa a necessidade da intervenção manual, que leva muito tempo e pode ter falhas durante o processo. 

Assim, ao utilizar de plataformas específicas, é possível tornar o processo mais eficiente. Dessa maneira, além de evitar erros, a emissão automática também gera resultados mais precisos, essenciais para as análises financeiras. 

No entanto, embora esses sejam pontos fundamentais, existem benefícios que a empresa vivencia com o uso da plataforma. 

Redução de custos

A emissão de notas fiscais manuais geram um enorme custo. Afinal, a Legislação Tributária prevê que a empresa deve armazenar as notas por até cinco anos. Isso demanda espaço para armazenamento, além de custos para impressão, manutenção e controle dessas notas.

Sendo assim, com a contratação de uma plataforma para realizar esse processo, a nota fiscal eletrônica tende a custar menos. Além de ser mais fácil de armazenar.

Otimização do tempo

Administrar o tempo que os funcionários gastam com trabalhos manuais envolve tornar sua empresa mais eficiente em todas as atividades. 

O tempo gasto com burocracias pode ser alocado para demandas mais importantes, que tragam resultados financeiros e logísticos.

Geralmente, essas plataformas, como a do Asaas, possuem integração direta com os órgãos regulamentadores, como a Receita Federal, ou com as prefeituras municipais responsáveis pela emissão das notas fiscais. 

Assim, ao emitir nota fiscal automaticamente, toda a parte fiscal já está vinculada aos órgãos responsáveis, facilitando o processo de envio das documentações necessárias e diminuindo o tempo gasto na operação.

Redução de erros manuais

Além da otimização de tempo e dos cortes de gastos, uma plataforma que automatiza a emissão de notas também reduz os erros manuais. 

Muitas vezes, o uso de planilhas pode tornar uma operação viável — mas conforme o negócio expande, é comum ocorrerem erros, perda ou troca de dados que prejudiquem o fluxo de informações. 

Conheça a planilha de fluxo de caixa do Asaas. 

Isso também acontece com a emissão de notas. Mesmo um erro simples pode acarretar custos para um negócio, ou complicação futura com o Fisco.

Aumento na segurança da emissão

O uso de plataformas também garante uma emissão segura, não só ajudando o negócio em suas obrigações fiscais, mas também permitindo um controle centralizado sobre todas as vendas e operações.

Afinal, manter os dados seguros deve ser uma prioridade do negócio. Sendo assim, uma plataforma de automação que possua sistema antifraude integrados é a melhor opção.

Como emitir nota fiscal automaticamente?

O primeiro passo para emitir nota fiscal automaticamente é tornar o CNPJ regular para a emissão do documento. A partir disso, basta buscar sistemas para otimizar o processo. 

Portanto, para emitir nota fiscal automaticamente, é preciso seguir os seguintes passos: 

• Tenha permissão para emissão regular de nota fiscal: a empresa deve buscar a liberação para a emissão da Nota Fiscal eletrônica (NF-e) junto à Secretaria de Fazenda (SEFAZ) do seu estado/município, buscando o Certificado Digital. 

• Escolha um sistema de automação: um sistema de emissão online torna o processo de emissão de nota fiscal automática mais simples. Esses sistemas podem ser aliados à cobrança, como acontece no Asaas.

Automatize a emissão de nota fiscal com o Asaas

As plataformas que oferecem a automação da emissão de notas fiscais podem trazer uma série de benefícios para a organização. O Asaas é um exemplo de sistema de gestão financeira, que oferece a emissão automática de notas fiscais. 

Com a conta digital Asaas, é possível utilizar diversos recursos para tornar a rotina financeira empresarial mais dinâmica e eficiente. 

Isso porque oferece serviços como: cadastro de pagadores, criação de cobranças, configurações de notificações, transferências, pagamentos e muito mais.

No Asaas, a emissão de notas é muito simples e intuitiva de ser feita. Confira o passo a passo:

1. Crie uma conta como pessoa jurídica

O Asaas possui a opção de criar contas como PF ou PJ. Porém, somente com uma conta PJ é possível emitir nota fiscal automaticamente. 

Com a conta digital PJ do Asaas, é possível resolver tudo em um único lugar. Além das notas fiscais, as cobranças automáticas por boleto, Pix ou cartão de crédito estarão disponíveis para utilização. 

2. Realize a autenticação

Esse processo de autenticação pode ser feito de 3 formas: por usuário e senha do cadastro na prefeitura, pelo token disponibilizado pelo órgão municipal ou pelo certificado digital. 

Após preencher essas informações e realizar a autenticação, o sistema do Asaas entra em contato com os portais de prefeituras para fazer a validação.

3. Cadastre as informações da empresa

Após a aprovação das informações, torna-se necessário realizar o cadastro do prestado na plataforma Asaas. Nessa etapa são calculados os impostos e tributos devidos, conforme as especificidades do negócio.

Posteriormente, o processo fica automatizado e o Asaas consegue realizar a integração das operações financeiras sozinho.

4. Escolha a forma de emissão

Há a opção de emitir a nota e a cobrança ao mesmo tempo. Essa solução aumenta o dinamismo da etapa final de vendas — reduzindo o tempo gasto com retrabalho e burocracia.

Através do atalho “Criar Cobrança”, é possível fazer a cobrança e emitir a nota fiscal na mesma tela ativando a opção “Emitir nota fiscal de serviço”. 

Em seguida, a empresa sempre deve selecionar um serviço já cadastrado ou criar um novo serviço na plataforma, para o cálculo de impostos. E, por último, escolher a data da emissão da nota fiscal. 

No Asaas, é possível emitir a nota instantaneamente ou agendar uma emissão futura. Também é possível acompanhar o status de todas as notas fiscais na plataforma.

Além dessa funcionalidade, existem outras diversas vantagens ao criar a sua conta digital. Comece agora a emitir notas fiscais com o Asaas.