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É obrigatório emitir nota fiscal sendo MEI? Saiba tudo neste guia!

Por Diego Contezini
Publicado em 15 de abril, 2019 | Atualizado em 9 de abril, 2021

Vida de microempreendedor não é mole, a gente sabe disso. Afinal, como emitir nota fiscal MEI, pagar funcionários, gerir estoque e atender bem os clientes, tudo ao mesmo tempo?

A questão da emissão da nota fiscal, por exemplo, por si só já dá um trabalho danado para quem lida com volumes de vendas mais altos. Porém, antes e depois de emitir esse documento, o MEI precisa ter todo um suporte em gestão, afinal, o trabalho não acaba quando uma nota é emitida.

O lado bom dessa história é que você não está mais sozinho, pelo menos não em relação aos processos que dizem respeito ao controle das notas. É esse o assunto que vamos explorar neste conteúdo, por isso, fica desde já o convite para avançar na leitura até o final. Você só tem a ganhar!

Conteúdo

O que é um microempreendedor individual?

Depois que a Lei Complementar 128/2008 entrou em vigor, surgiu a figura do chamado microempreendedor individual, também conhecido como MEI. A necessidade de criar um novo modelo de empresa surgiu porque muitos profissionais autônomos brasileiros atuavam na ilegalidade, sem CNPJ e sem a emissão de um documento fiscal.

A partir de então, o cenário mudou significativamente. Após a lei, os profissionais autônomos e independentes que exercem suas atividades profissionais por conta própria passaram a ter condições de ter um CNPJ próprio, atuando como pessoas jurídicas e emitindo documentos fiscais.

Sendo assim, pequenos empresários individuais passaram a ter acesso a condições de mercado até então exclusivas para empresas com CNPJ. Além disso, começaram a se beneficiar de direitos previdenciários que até então eram exclusivos dos profissionais com carteira assinada.

Afinal, todo MEI tem um número no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ). Estando legalmente habilitado, ele passa a ser tributado pelos impostos federais, pagos em uma taxa única, o que facilita o cumprimento de suas obrigações fiscais.

Entretanto, para ser MEI, é preciso faturar no máximo 81 mil reais por ano, não ser sócio em outra empresa, tampouco administrador ou titular de uma pessoa jurídica. É permitido ter no máximo um empregado contratado, desde que receba um salário-mínimo ou o piso da sua categoria.

Caso o MEI não atenda a esses requisitos, ele precisa aderir ao modelo de Micro Empresa (ME), no qual as regras são bastante diferentes.

O valor mensal pago pelo MEI é destinado à Previdência Social, mais as contribuições para o ICMS/ISS. Dessa forma, fica garantido ao microempreendedor o acesso a benefícios como aposentadoria, auxílio-doença, salário-maternidade, entre outros.

Quais são as obrigações do MEI?

Além das obrigações relacionadas à emissão das notas fiscais para clientes pessoas jurídicas e para as pessoas físicas quando for solicitado, o MEI também tem outras responsabilidades vinculadas aos exercícios de suas atividades.

Contribuições mensais

A primeira delas é o pagamento das contribuições mensais. O pagamento dos tributos é muito simples e é realizado por meio de uma taxa única, com a guia emitida diretamente no site do Microempreendedor Individual. Os valores pagos incluem obrigações como ISS, ICMS e INSS. O MEI está isento de impostos federais como o Imposto de Renda, o IPI, CSLL, PIS e Cofins.

Declaração anual

Há ainda, o relatório mensal de receitas. Embora não seja obrigatório, vale preenchê-lo, indicando todas as receitas brutas obtidas no mês anterior. Na hora de fazer a declaração mensal, será com base nele que você informará a RF sobre os seus rendimentos.

Sendo assim, é preciso ficar atento para a entrega da declaração anual. Ao fazê-la, o MEI deve apresentar ao Fisco um documento chamado de Declaração Anual Simplificada (DASN-Simei), cujo prazo de entrega, em geral, é até o dia 30 de abril, informando o faturamento obtido pelo MEI no ano anterior ao da declaração.

O procedimento de envio da declaração pode ser feito pelo próprio empresário ou por intermédio de um escritório de contabilidade. Vale destacar que mesmo o microempreendedor que não teve renda ao longo do ano precisa enviar a declaração dentro do prazo exigido em lei.

Alvará de funcionamento

Outra obrigação a que o Microempreendedor Individual está sujeito é a obtenção de um alvará de funcionamento. Assim que a empresa se formaliza, ele passa a ter direito a um alvará provisório. É esse documento que permite dar início às atividades, inclusive viabilizando a emissão de notas fiscais.

Entretanto, o alvará temporário deve ser substituído pelo definitivo, que pode ser obtido na prefeitura mediante uma consulta prévia e a verificação da viabilidade de exercer a atividade no endereço escolhido. Essa consulta toma como base o código de posturas municipais e os códigos de zoneamento urbano da sua cidade.

Encargos trabalhistas

Se você for MEI e tiver um empregado contratado, também é preciso cumprir com todas as obrigações trabalhistas e fiscais relacionadas. Lembre-se, nesse caso, de que o MEI só pode ter um empregado no seu quadro de colaboradores.

O que é uma nota fiscal e qual a sua função?

A nota fiscal é um documento tributário que tem a função de registrar formalmente a transmissão de um bem. Também serve para documentar a ocorrência de uma atividade comercial entre duas empresas ou entre uma empresa e uma pessoa física.

Além de comprovar a ocorrência de uma transação, ela também está destinada ao recolhimento de impostos, razão pela qual a sua não utilização caracteriza a ocorrência de sonegação fiscal.

Dessa maneira, a compra de produtos e serviços deve, segundo a legislação brasileira, ser acompanhada do respectivo documento fiscal.

É importante destacar que a nota fiscal também se aplica a:

  • transporte de bens, pelo Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e);
  • prestação de serviços sem benefícios à empresa prestadora; 
  • regularização de doações;
  • cancelamento de validade de outra nota fiscal.

Há alguns anos, o Brasil instituiu a chamada Nota Fiscal eletrônica, que representou uma evolução do documento fiscal. A NF-e, como também é conhecida, é um documento que existe apenas no meio digital, sendo emitido e armazenado de forma totalmente eletrônica, tendo sua validade jurídica garantida pela assinatura digital do emitente.

A NF-e foi criada com o propósito de substituir totalmente as notas fiscais em papel, simplificando a emissão do documento por parte das empresas e também contribuindo para o trabalho de fiscalização realizado pela Receita Federal.

Em que situações a emissão da nota fiscal é obrigatória pelo MEI?

O Microempreendedor Individual é a alternativa de empresa mais adequada para os pequenos empreendedores e profissionais autônomos. Isso porque, nele, a burocracia é mínima e a tributação é a mais baixa de todos os modelos de empresa.

Uma prova disso é que, de acordo com a Lei Geral das Micro e Pequenas Empresas, os MEIs estão dispensados de emitir notas fiscais nos casos em que a venda do produto seja destinada a uma pessoa física. Entretanto, se o cliente for pessoa física e solicitar o documento fiscal, o MEI deve providenciá-lo.

Cabe ressaltar que essa dispensa não se estende para as pessoas jurídicas. Nesse caso, todo MEI precisa emitir nota fiscal quando concretizar uma venda para empresas que tenham CNPJ.

Quais são os tipos e como emitir nota fiscal MEI?

Existe uma série de notas fiscais que podem ser emitidas pelas empresas. No caso dos Microempreendedores Individuais, podemos destacar cinco tipos principais, e é sobre eles que falaremos a seguir. Acompanhe!

Nota Fiscal Avulsa (NFA)

A Nota Fiscal Avulsa é uma das maneiras mais simples para o MEI emitir um documento fiscal. Entretanto, é importante estar atento, uma vez que não são todos os estados que disponibilizam esse tipo de documento para os seus contribuintes.

Caso o seu estado tenha a NFA e você esteja interessado na sua emissão, é preciso comparecer à Secretaria da Fazenda do seu estado ou cidade e fazer a solicitação para emissão. Geralmente, as secretarias costumam oferecer o serviço pela internet, mediante o pagamento de uma taxa e a entrega de alguns documentos.

Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e)

A Nota Fiscal Avulsa Eletrônica é uma evolução da Nota Fiscal Avulsa. Ela foi criada com o objetivo de transformar o documento em uma versão eletrônica e gratuita.

É importante destacar que, assim como a NFA, não são todos os estados brasileiros que disponibilizam esse tipo de documento fiscal, por isso é importante que o MEI busque informações na secretaria da fazenda do seu estado ou cidade.

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

A Nota Fiscal Eletrônica é outra possibilidade para o Microempreendedor Individual se manter em dia com suas obrigações fiscais, embora esse não seja um documento obrigatório para vendas para pessoa física. 

Caso decida utilizar a NF-e, principalmente se o seu estado não oferecer as outras alternativas, ele deverá se enquadrar nos mesmos requisitos exigidos para outras empresas não optantes pelo MEI no que diz respeito à emissão de notas fiscais.

Entre esses requisitos e procedimentos estão a solicitação de autorização junto à SEFAZ e a obtenção de um certificado digital.

Nota Fiscal de Venda ao Consumidor Eletrônica

A Nota Fiscal de Venda ao Consumidor Eletrônica é um documento fiscal utilizado para a venda de produtos. Ela tem a mesma função que os conhecidos cupons fiscais e notas fiscais do modelo 2, amplamente utilizadas pelas empresas de varejo.

Nota Fiscal de Serviços Eletrônica

A propósito, é também na Prefeitura da sua cidade que você deverá se credenciar para emissão da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica, caso você seja prestador de serviços. Essa é uma exigência em boa parte dos municípios brasileiros, então, não deixe de fazer o cadastro, caso você já esteja inscrito no Cadastro Nacional de Atividades Econômicas (CNAE) nessa categoria.

Na maioria das prefeituras, a maior parte desse processo é feita online e, em alguns casos, poderá ser necessário se cadastrar também na Junta Comercial do seu estado.

Por isso, não deixe de verificar os procedimentos necessários no site da sua prefeitura antes de dar início a uma atividade. Se você já é MEI e presta serviços, certifique-se de que já está regularizado no órgão e, se não estiver, dê entrada no processo quanto antes.

Qual o passo a passo para emitir a NF?

Basicamente, existem dois roteiros principais para emissão de notas fiscais e isso vai depender, basicamente, do tipo de documento que o MEI vai emitir.

Como emitir nota fiscal avulsa

Nos casos em que o microempreendedor pretenda emitir notas avulsas, é preciso, inicialmente, comparecer à Secretaria da Fazenda do Estado ou fazer um requerimento online para emissão do documento.

Se o estado ou município autorizar a emissão do documento, o MEI deve criar um nome de usuário e senha para acesso ao chamado Sistema Autenticador e Transmissor de Cupom Fiscal (SAT).

Em caso de dificuldades ou dúvida na emissão da nota, o empresário pode comparecer à SEFAZ ou ainda solicitar orientações junto ao SEBRAE da sua cidade. Essa é a função desse importante órgão extraoficial: orientar e auxiliar o MEI, desde a criação da empresa, até a sua gestão, encerramento ou desenquadramento.

Por outro lado, o trabalho não acaba após a emissão das notas. Por isso, a dica para o empresário é guardar todos os documentos fiscais emitidos, acompanhados dos documentos de compra das respectivas mercadorias. Eles devem estar anexados ao relatório mensal de faturamento da empresa e precisam ser guardados para consultas futuras.

Como você já sabe, o MEI não precisa emitir notas fiscais para pessoas físicas, apenas nas relações comerciais mantidas com empresas. Porém, caso a pessoa física solicite o documento, é preciso realizar a emissão e armazenar a nota, da mesma forma que é feito para PJ.

Além das notas fiscais avulsas, o microempreendedor também pode emitir as conhecidas notas fiscais eletrônicas. Nesse caso, o passo a passo para a emissão é um pouco diferente. Confira a seguir.

Como emitir nota fiscal eletrônica

Solicitar a autorização aos órgãos competentes

O procedimento para emitir notas fiscais eletrônicas varia de acordo com a localidade em que o MEI está estabelecido. Inclusive, a emissão de nota fiscal do MEI para prestação de serviços é diferente da venda de mercadorias, já que o primeiro é de competência do município, enquanto o segundo compete à Secretaria da Fazenda do Estado.

De forma geral, o processo se inicia com o pedido de autorização ao órgão competente. Nessa etapa, é preciso preencher um requerimento informando o interesse em emitir notas fiscais eletrônicas. Deve-se apresentar, ainda, documentos pessoais que comprovem a regularidade como MEI.

Com essas informações em mãos, o próximo passo é solicitar login e senha para acesso ao sistema da Secretaria da Fazenda. É nele que será feita a consequente emissão da NF-e conforme as regras tributárias em vigor.

Obter o certificado digital (NF-e)

Para emitir a Nota Fiscal Eletrônica é necessário ter um software específico para esse tipo de procedimento. Assim, é imprescindível que o empresário obtenha um certificado digital. Esse certificado tem a mesma função que uma assinatura e serve para confirmar a autenticidade do emissor e dos documentos fiscais que serão emitidos pelo mesmo.

A obtenção do certificado digital está atrelado à segurança do procedimento, dessa forma, ele deve ser obtido por meio de uma Autoridade Certificadora devidamente credenciada ao Instituto Nacional de Tecnologia da Informação – Infraestrutura de Chaves Pública Brasileira- ICP.

Realizar o controle das NF

Uma vez que as notas sejam emitidas, cabe ao MEI armazená-las pelo prazo de 5 anos, como diz a lei. Nesse sentido, o MEI deve ter em mente que o controle das notas fiscais é fundamental para a gestão, já que ela contém dados que vão ser utilizados para o planejamento do seu negócio.

Contar com o apoio de um sistema tecnológico específico ou ainda com uma plataforma de gestão para MEI pode contribuir não só para o controle das notas fiscais, mas também para a organização de toda a gestão financeira da sua empresa.

Registrar a documentação e anexar ao Relatório de Receitas Brutas

Além do controle de todas as notas fiscais emitidas, o microempreendedor precisa manter um registro completo de toda a documentação relativa à compra de mercadorias.

Assim, além das notas fiscais de venda, as notas fiscais de compra devem ser organizadas e anexadas ao Relatório de Receitas Brutas. Esses documentos devem ser separados mês a mês e guardados por um prazo mínimo de cinco anos, que é o prazo que o Fisco tem para solicitar informações sobre o recolhimento de tributos.

Caso você seja fiscalizado pelo órgão, ter a documentação em mãos garante a comprovação da legalidade das suas operações. Dessa forma, o risco de imposição de multas ou outras penalidades por sonegação fiscal é anulado.

Quais são os riscos de vender sem nota fiscal?

Uma das funções da nota fiscal é permitir o recolhimento dos tributos vinculados à operação de venda. Por isso, a venda sem nota fiscal caracteriza a sonegação fiscal.

A sonegação, também conhecida como evasão fiscal, consiste na ocultação ou supressão de valores financeiros no momento de declarar os rendimentos às autoridades fiscais. Assim, o sonegador pode obter como vantagem indevida o não pagamento do tributo, ou pagá-lo a um valor mais baixo do que deveria.

Também há casos em que a não emissão de nota fiscal implica em sonegação de impostos. É o caso das notas com falta de informações ou ainda valores inverídicos.

Esse tipo de situação pode gerar uma série de penalidades para o MEI, como podemos conferir nos próximos tópicos. Acompanhe. 

Multa

A imposição do pagamento de multas pela não emissão de notas fiscais é uma das penalidades mais comuns. Os valores dessas multas podem variar de 10% até 100% sobre a quantia de cada nota fiscal objeto de autuação e esses valores podem ser cumulativos.

O Fisco tem o prazo de até cinco anos para cobrá-los, por isso, notas fiscais que deixaram de ser emitidas em 2021, podem ser cobradas até o ano de 2026, por exemplo. Dessa forma, é importante que o MEI guarde todos esses documentos pelo período mínimo de cinco anos, assim ele poderá apresentá-lo para a Receita Federal caso a entidade venha a solicitar.

Apreensão de mercadorias

Outra consequência que o empresário pode sofrer com a venda de mercadorias sem nota fiscal é a apreensão dos produtos. Nos casos em que o transporte de itens ocorrer sem o respectivo documento fiscal, além da aplicação da multa, pode haver a apreensão de toda a carga.

Vale lembrar que isso inclui não só as transportadoras, como também o envio de produtos pelos correios. Sem a nota fiscal correspondente, caso haja uma fiscalização, a mercadoria poderá ser apreendida da mesma forma.

Perda de vendas

Empresas que não emitem documentos fiscais de forma correta têm dificuldade de realizar vendas no mercado. Isso ocorre porque empresas idôneas também não aceitam comprar produtos sem a respectiva nota fiscal.

Nesse sentido, o empresário que não emite notas fiscais corre um grande risco de perder parceiros de negócios. Afinal, quem conhece os riscos de negociar sem notas sempre dará preferência aos fornecedores que atuam dentro da lei.

Problemas com devoluções de produtos

Além da função de permitir o recolhimento dos tributos, a nota fiscal também serve para formalizar e documentar a realização de transações entre empresas e consumidores. Logo, ao deixar de emitir uma nota fiscal, a empresa deixa de registrar uma venda e, consequentemente, dificulta o processo de troca de uma mercadoria.

Então, caso um cliente solicite a troca de um produto e você não tenha acesso à nota fiscal daquela venda, fica mais difícil de fazer valer o Código de Defesa do Consumidor (CDC). Ainda, o comprador pode processar a sua empresa por sonegação fiscal, gerando uma série de implicações jurídicas e financeiras para o seu negócio.

É importante destacar que, além dessas implicações, a lei considera a sonegação fiscal um crime. Ao ser enquadrado, o empresário que não emite notas fiscais está sujeito às penalidades previstas na Lei 8.137/1990, incluindo pena de reclusão de dois a cinco anos.

O que você precisa saber sobre DAS e DASN SIMEI

Por falar em obrigações em dia, é dever de todo MEI, como você viu antes, declarar os seus rendimentos anuais para a Receita Federal. Isso é feito pelo documento conhecido como Declaração Anual do Simples Nacional — Microempreendedor Individual (DASN-SIMEI), que deve ser acessado pelo portal do Microempreendedor.

É nesse momento que o controle das notas e das receitas mensais faz diferença, já que é por esses documentos que você se orientará na hora de declarar. Para declarar, basta acessar o portal, escolher o ano a que sua declaração se refere, informar o total do faturamento e pronto, já está feito.

Já o procedimento para emissão de notas fiscais, não custa relembrar, deve ser aberto na sua prefeitura, junto à respectiva Secretaria de Fazenda. Não se esqueça de que, para isso, é indispensável contar com um certificado digital, um serviço pago, contratado junto a empresas privadas como a Serasa Experian ou Certisign.

Vantagens da nota fiscal eletrônica para quem é MEI

Não basta apenas saber como emitir nota fiscal MEI. Como você agora sabe, as notas fiscais são um importante instrumento de controle e, sendo assim, sua função vai muito além de uma simples obrigação junto ao governo.

Isso porque, hoje, todos os negócios, inclusive as microempresas individuais, precisam ser orientados por dados. E qual o significado disso?

Imagine que você investiu em delivery e, por isso, está faturando mais do que no ano passado, excedendo o limite de R$ 81 mil. Nesse caso, precisará pedir o desenquadramento, que é a saída do regime de MEI para o de Micro Empresa.

Acontece que existem formatos como ME, EIRELI e EI, cada um com limites de faturamento, regras e tributação distintas. Como decidir, nesse caso? Um bom ponto de partida é avaliar suas notas fiscais.

É por elas que se pode prever, por exemplo, a proporção de notas que possam gerar isenções ou créditos tributários. Assim, você pode escolher melhor não só o formato de empresa como o regime tributário mais vantajoso.

Esse é apenas um exemplo, entre tantas vantagens possíveis. Conheça a seguir algumas delas! 

Você no controle do seu negócio

Para quem tem empregado contratado, existe sempre o risco de haver perdas no chamado Ponto de Venda (PdV), seja por falhas na operação ou mesmo por má fé. Em quaisquer desses casos, o controle das notas emitidas serve como forma de se controlar o fluxo de mercadorias.

Dessa forma, é possível comparar com o inventário do estoque de forma a assegurar que a loja não sofreu extravios ou teve vendas não faturadas.

Por outro lado, esse tipo de controle pede algum investimento em automação, já que é muito mais difícil saber o que entrou e saiu de um estoque “no olho”.   

Outro aspecto cuja gestão é facilitada pelas notas é a inadimplência. Somente pelos respectivos documentos fiscais você poderá saber quem comprou o quê, quando e qual a forma de pagamento escolhida. Assim, as notas são uma fonte de consulta indispensável para se manter as finanças e o fluxo de caixa sob controle.

Elimina os riscos da ilegalidade

Nada pior para quem trabalha do que ver suas mercadorias apreendidas pelas autoridades policiais. Dessa forma, a emissão de notas é mais uma maneira de você manter a cabeça sempre erguida enquanto faz o que sabe de melhor. 

Vale destacar, ainda, que em certos municípios brasileiros, o processo de recuperação de produtos apreendidos pode sair muito caro, além de dar bastante trabalho.

No Rio de Janeiro, por exemplo, é preciso comparecer ao depósito municipal munido dos documentos pessoais, abrir um processo administrativo e, claro, apresentar as notas fiscais dos produtos. Portanto, sem elas, torna-se inviável a recuperação das mercadorias e aí todo o seu esforço e investimento serão perdidos.

Sua empresa em condições de crescer

Todos que empreendem têm o objetivo de crescer e prosperar em seus negócios, certo? Para um MEI, cujo teto de faturamento é relativamente baixo, o salto pode acontecer em menos tempo do que se imagina. 

Quando a empresa individual cresce, não é só o faturamento que aumenta, mas as responsabilidades. Afinal, quando adere ao regime Simples Nacional, o ex-MEI passa a arcar com uma carga tributária maior, o que exige muito mais austeridade no controle do negócio.

Por isso, quanto mais habituado você estiver a controlar a emissão e guarda de suas notas fiscais, mais preparado estará para o esperado momento do desenquadramento.

Não menos importante, ao crescer, você também passará a atrair parceiros e fornecedores mais exigentes e, nesse aspecto, quem sabe trabalhar com notas fiscais certamente está em vantagem.

Mais garantias para atrair colaboradores e parceiros

Por outro lado, até quem se estabilizou na condição de MEI pode precisar emitir notas para fazer mais negócios. Afinal, apesar da recente flexibilização nas leis do trabalho, diversas empresas estão preferindo trabalhar com MEIs em vez de contratar empregados celetistas.

É nesse momento que o Microempreendedor preparado pode ganhar, já que, ao emitir notas fiscais, ele se coloca em condições de atender a empresas de maior porte. Essa é a garantia que as principais delas exigem para contratar, seja em regime freelancer ou mesmo como fornecedor permanente de produtos e serviços.

Mais possibilidades em licitações

Não se pode esquecer de que a lei permite que o MEI participe de licitações em órgãos públicos ou em autarquias do governo. Nesses processos, normalmente as regras são bastante rígidas para assegurar a transparência, sendo uma das exigências a emissão de notas fiscais. 

Cabe frisar que o mercado de licitações pode ser uma ótima oportunidade de se conseguir contratos mais longos. Portanto, para quem busca por mais estabilidade, vale muito a pena ficar de olho nas empresas públicas, pois nelas podem ser encontradas muitas chances de se fazer bons negócios.

Isso tudo, claro, só é possível para quem está em dia com suas obrigações e devidamente habilitado para a emissão de notas.

Como o Asaas pode ajudar?

E se disséssemos que existe uma forma de automatizar a emissão de notas fiscais de serviço eletrônicas?

Isso é possível com o Asaas, sua ferramenta na hora de emitir documentos fiscais automáticos com total controle por parte da prefeitura, cujo sistema é integrado. Veja, em nosso tópico de ajuda como fazer isso apenas uma vez e fique livre das preocupações com a emissão de notas sempre que prestar serviços.

Neste artigo, você aprendeu como emitir nota fiscal MEI, conheceu as vantagens de ser um microempreendedor legalizado e o que ganha ao emitir notas. Agora, o sucesso espera por você, conte com o Asaas para chegar mais longe!

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