É obrigatório emitir nota fiscal sendo MEI? Saiba tudo neste guia!

Ao se tornar um microempreendedor individual, muitos empresários e autônomos se deparam com uma série de dúvidas a respeito deste modelo de empresa, das suas regras, tributos e a rotina de obrigações que devem ser prestadas aos órgãos de fiscalização. Neste contexto, uma das dúvidas mais comuns está relacionada à emissão da nota fiscal e as questões a ela atreladas.

Pensando nisso, desenvolvemos este guia completo que vai trazer todas as informações necessárias sobre as regras envolvendo a emissão de documentos fiscais por microempreendedores individuais, além de dicas que vão ajudar o leitor realizar uma gestão financeira eficiente do seu negócio. Ficou curioso? Então continue a leitura e descubra!

O que é um microempreendedor individual?

Foi com a entrada em vigor da Lei Complementar 128/2008 que surgiu a figura do chamado microempreendedor individual, também conhecido como MEI. A necessidade de criação de um novo modelo de empresa estava relacionada ao fato de que muitos profissionais autônomos brasileiros atuavam na ilegalidade, sem CNPJ e sem a emissão de um documento fiscal.

Essa situação era comum pois pequenos profissionais autônomos não tinham condições financeiras de criar empresas nos modelos até então disponíveis, o que impedia a regularização dos seus negócios e causada prejuízos não só para o governo, que deixava de recolher os tributos sobre essas operações, como também para os próprios trabalhadores, que ficavam a mercê da própria sorte, sem direito a aposentadoria ou auxílio-doença, por exemplo.

Foi com a criação da figura do MEI que o cenário mudou significativamente. Após a entrada em vigor da nova lei, os profissionais autônomos e independentes que exercem suas atividades profissionais por conta própria, passaram a ter condições de ter um CNPJ próprio, atuando como pessoas jurídicas e emitindo documentos fiscais. Com isso, além de prestar contas aos órgãos governamentais e ter acesso à condições de mercado oferecidas para empresas com CNPJ, eles passaram a ter acesso a direitos previdenciários que até então eram exclusivos dos profissionais com carteira assinada.

Um dos grandes diferenciais do MEI é que ele tem um Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ), além de ter a unificação dos impostos federais, pagando uma taxa única e estando automaticamente quite com suas obrigações fiscais.

Entretanto, para ser MEI, é preciso faturar no máximo 81 mil reais por ano, não ser sócio em outra empresa , tampouco administrador ou titular de uma pessoa jurídica, bem como ter no máximo um empregado contratado que receba um salário mínimo ou o piso da sua categoria.Caso o MEI não atenda a esses requisitos, ele precisa buscar outro modelo de empresa para adequação.

O valor mensal pago pelo MEI é destinado a Previdência Social, ICMS/ISS, e garante ao microempreendedor o acesso a benefícios como a aposentadoria, auxílio-doença, salário-maternidade, entre outros.

O que é uma nota fiscal e qual a sua função?

A nota fiscal é um documento fiscal que tem a função de registrar formalmente a transmissão de um bem ou a ocorrência de uma atividade comercial entre duas empresas ou entre uma empresa e uma pessoa física.

Além de comprovar a ocorrência de uma transação, ela também está destinada ao recolhimento de impostos, razão pela qual a sua não utilização caracteriza a ocorrência de sonegação fiscal.

Dessa maneira, a compra de produtos e serviços deve, segundo a legislação brasileira, ser acompanhada do respectivo documento fiscal.

É importante destacar que a nota fiscal também tem outros usos como no transporte de bens, empresários, prestação de serviços sem benefícios à empresa prestadora, regularização de doações, cancelamento de validade de outra nota fiscal, entre outros.

Há alguns anos, o Brasil instituiu a chamada Nota Fiscal eletrônica, que representou uma evolução do documento fiscal. A NF-e, como também é conhecida, é um documento de existe apenas no meio digital, sendo emitido e armazenado de forma totalmente eletrônica, tendo sua validade jurídica garantida pela assinatura digital do emitente.

A NF-e foi criada com o propósito de substituir totalmente as notas fiscais em papel, simplificando a emissão do documento por parte das empresas e também contribuindo para o trabalho de fiscalização realizado pelo Fisco.

Em que situações a emissão da nota fiscal é obrigatória pelo MEI?

Como você pode ver, o Microempreendedor Individual é uma alternativa de empresa muito interessante para os pequenos empreendedores e profissionais autônomos, principalmente em razão da reduzida burocracia e da baixa tributação.

Mas além disso, outro benefício merece destaque e está relacionado à emissão da nota fiscal. De acordo com a Lei Geral das Micro e Pequenas Empresas, os microempreendedores estão dispensados de emitir notas fiscais nos casos em que a venda do produto seja destinada a uma pessoa física. Entretanto, se o cliente pessoa física solicita o documento fiscal, o MEI deve providenciá-lo.

Entretanto, a dispensa não se estende para as pessoas jurídicas. Nesse sentido, elas precisam emitir nota fiscal quando concretizam uma venda para empresas que têm Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica.

Quais são os riscos de vender sem nota fiscal?

Como já foi mencionado, uma das funções da nota fiscal é permitir o recolhimento dos tributos atrelados à operação. Nesse sentido, a venda sem nota fiscal caracteriza a sonegação fiscal.

A sonegação, também conhecida como evasão fiscal, se traduz basicamente, na ocultação ou supressão de valores financeiros no momento de declarar ganhos às autoridades fiscais com o objetivo de não pagar ou reduzir o valor pago a título de tributação.

Nesse sentido, a não emissão de nota fiscal implica em sonegação de impostos e pode ocorrer tanto em situações na qual não se emite notas, como também quando existe omissão de informações ou ainda emissão de notas fiscais com valores inverídicos.

Esse tipo de situação pode implicar em inúmeras consequências para o empresário, confira a seguir cada uma delas e entenda porquê é importante emitir notas fiscais sempre que a lei assim o exigir.

Multa

A imposição do pagamento de multas pela não emissão de notas fiscais é uma das penalidades mais comuns. Os valores dessas multas podem variar de 10% até 100% sobre a quantia de cada nota fiscal objeto de autuação e esses valores podem ser acumulativos.

O Fisco tem o prazo de até cinco anos para cobrar esses valores, por isso, notas fiscais que deixaram de ser emitidas em 2019, podem ser cobradas até o ano de 2024. Dessa forma, é importante que o MEI guarde todos esses documentos pelo período mínimo de cinco anos, assim ele poderá apresentá-lo para a Receita Federal caso a mesma venha a solicitar.

Apreensão de mercadorias

Outra consequência que o empresário pode sofrer com a venda de mercadorias sem nota fiscal é a apreensão dos produtos. Nos casos em que o transporte de itens ocorrer sem o respectivo documento fiscal, além da aplicação da multa, pode haver a apreensão de toda a carga.

Vale lembrar que isso inclui não só as transportadoras, o envio de produtos pelos correios sem a nota fiscal correspondente pode cair em uma fiscalização, resultando na apreensão da mercadoria.

Perda de vendas

Empresas que não emitem documentos fiscais de forma correta tem dificuldade de realizar vendas no mercado. Isso ocorre porque empresas idôneas também não aceitam comprar produtos sem a respectiva nota fiscal.

Nesse sentido, o empresário que não emite notas fiscais corre um grande risco de perder vendas, uma vez que os clientes sempre dão preferência pelos fornecedores que atuam dentro da lei.

Problemas com devoluções de produtos

Além da sua função de permitir o recolhimento dos tributos, a nota fiscal também tem a função de formalizar e documentar a realização de transações entre empresas e consumidores. Nesse sentido, ao deixar de emitir uma nota fiscal, a empresa deixa de registrar uma venda e, consequentemente, dificultando o processo de troca de uma mercadoria.

Nesse sentido, caso um cliente solicite a troca de um produto e você não tenha acesso a nota fiscal de que efetivamente ocorreu aquela venda, fica mais difícil de aplicar de forma adequada o código de defesa do consumidor. Ainda, o comprador pode processar a sua empresa por sonegação fiscal, gerando uma série de implicações jurídicas e financeiras para o seu negócio.

É importante destacar que além destas implicações, a lei considera a sonegação fiscal um crime, razão pela qual o empresário que não emite notas fiscais está sujeito às penalidades previstas na Lei 8.137/1990, incluindo a pena de reclusão de dois a cinco anos.

Quais são os tipos de nota fiscal MEI?

Existem uma série de notas fiscais que podem ser emitidas pelas empresas. No caso do microempreendedores individuais, podemos destacar quatro tipos principais, e é sobre eles que falaremos a seguir. Acompanhe!

Nota Fiscal Avulsa (NFA)

A Nota Fiscal Avulsa é uma das maneiras mais simples para o MEI emitir um documento fiscal. Entretanto é importante estar atento, uma vez que não são todos os estados que disponibilizam esse tipo de documento para os seus contribuintes.

Caso o seu estado tenha a NFA e você esteja interessado na sua emissão, é preciso comparecer a Secretaria da Fazenda do seu estado ou cidade e fazer a solicitação para emissão. Geralmente, as secretarias costumam oferecer o serviço pela internet, mediante o pagamento de uma taxa e a entrega de alguns documentos.

Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e)

A Nota Fiscal Avulsa Eletrônica é uma evolução da Nota Fiscal Avulsa. Ela foi criada com o objetivo de transformar o documento em uma versão eletrônica e gratuita.

É importante destacar que, assim como a NFA, não são todos os estados brasileiros que disponibilizam esse tipo de documento fiscal, por isso é importante que o MEI busque informações na secretaria da fazenda do seu estado ou cidade.

Nota Fiscal Eletrônica (NFe)

A Nota Fiscal Eletrônica é outra possibilidade interessante para o microempreendedor individual. Ele não é obrigado a emitir esse tipo de documento, podendo utilizar as NFA e NFA-e. Entretanto, caso decida utilizar a NF-e, principalmente se o seu estado não oferecer as outras alternativas, ele deverá se enquadrar nos mesmos requisitos exigidos das outras empresas não optantes pelo MEI no que diz respeito à emissão de notas fiscais.

Entre esses requisitos, podemos destacar o procedimento de solicitação de uma autorização à SEFAZ e a obtenção de um certificado digital.

Nota Fiscal de Venda ao Consumidor Eletrônica

A Nota Fiscal de Venda ao Consumidor Eletrônica é um documento fiscal utilizado para a venda de produtos. Ela tem a mesma função que os conhecidos cupons fiscais e notas fiscais do modelo 2, amplamente utilizadas pelas empresas de varejo.

Qual o passo a passo para emitir a NF?

Basicamente, existem dois roteiros principais para emissão de notas fiscais e isso vai depender, basicamente, do tipo de documento fiscal que o MEI vai emitir.

Nos casos em que o microempreendedor vai emitir notas fiscais avulsas é preciso inicialmente, comparecer pessoalmente à Secretaria da Fazenda do Estado ou fazer um requerimento online para emissão do documento. Se o estado ou município autoriza a emissão do documento, o MEI deve criar um nome de usuário e senha para acesso ao chamado Sistema Autenticados e Transmissor de Cupom Fiscal (SAT).

Em caso de dificuldades ou dúvida na emissão da nota, o empresário pode comparecer ao SEFAZ ou ainda solicitar orientações junto ao SEBRAE da sua cidade, o órgão tem a função de orientar e auxiliar em todos os procedimentos envolvendo MEI.

Após a emissão, a dica para o empresário é que ele guarde todos os documentos fiscais emitidos, devendo estar os mesmos acompanhados dos documentos de compra das mercadorias da empresas. Eles devem estar anexados ao relatório mensal de faturamento da empresa e precisam ser guardados para consultar futuras.

Como já mencionamos, o MEI não precisa emitir notas fiscais para pessoas física, estando obrigado a emissão nas relações comerciais mantidas com empresas. Todavia, nos casos em que as pessoas físicas solicitarem o documento, a sua emissão deve ser realizada.

Além das notas fiscais avulsas, o microempreendedor também pode emitir as conhecidas notas fiscais eletrônicas, nesse caso o passo a passo para emissão é um pouco diferente. Confira a seguir.

Solicitar a autorização aos órgãos competentes

O procedimento para emitir notas fiscais eletrônicas varia de acordo com a localidade em que o MEI está estabelecido. Inclusive, a emissão de nota fiscal do MEI para prestação de serviços é diferente da venda de mercadorias, já que o primeiro é de competência do município enquanto o segundo compete à Secretaria da Fazenda do Estado.

De forma geral, o processo se inicia com a solicitação de uma autorização ao órgão competente. Nessa etapa é preciso preencher um requerimento informando o interesse em emitir notas fiscais eletrônicas, apresentando-o conjuntamente com documentos pessoais e documentos que comprovem a regularidade do MEI.

Com essas informações em mãos é necessário solicitar um login e senha que vai permitir o acesso ao sistema da Secretaria da Fazenda e a consequente emissão da NF-e na condição de microempreendedor individual.

Obter o certificado digital (NF-e)

Para emitir a Nota Fiscal Eletrônica é necessário ter um software específico para esse tipo de procedimento. Assim, é imprescindível que o empresário obtenha um certificado digital. Esse certificado tem a mesma função que uma assinatura e serva para confirmar a autenticidade do emissor e dos documentos fiscais que serão emitidos pelo mesmo.

A obtenção do certificado digital está atrelado à segurança do procedimento, dessa forma, ele deve ser obtido por meio de uma Autoridade Certificadora devidamente credenciada ao Instituto Nacional de Tecnologia da Informação – Infraestrutura de Chaves Pública Brasileira- ICP.

Realizar o controle das NF

Os próximos passos para emissão do documento estão puramente vinculados à gestão do negócio. Nesse sentido, o MEI deve ter em mente que o controle das notas fiscais é uma parte importante em todo o processo já que ela traz dados que vão ser utilizados para o planejamento do seu negócio.

Contar com o apoio de um sistema tecnológico específico ou ainda com uma plataforma de gestão para MEI, pode contribuir não só para o controle das notas fiscais, mas também para a organização de toda a gestão financeira da sua empresa.

Registrar a documentação e anexar ao Relatório de Receitas Brutas

Além do controle de todas as notas fiscais emitidas, o microempreendedor deve estar ciente da necessidade de manter um registro completo de toda a documentação atrelada a compra de mercadorias para a sua empresa.

Assim, além das notas fiscais de venda, as notas fiscais de compra devem ser organizadas e anexadas ao Relatório de Receitas Brutas. Esses documentos devem ser separados mês e mês e guardados por um prazo mínimo de cinco anos, que é o prazo que o Fisco tem para solicitar informações sobre o recolhimento de tributos.

Caso você seja fiscalizado pelo órgão, ter a documentação em mãos garante a comprovação da legalidade das suas operações e minimiza o risco de imposição de multas ou outras penalidades por sonegação fiscal.

Quais são as obrigações do MEI?

Além das obrigações relacionadas à emissão das notas fiscais para clientes pessoais jurídicas e para as pessoas físicas quando for solicitado, o MEI também tem outras responsabilidades vinculadas aos exercícios de suas atividades.

A primeira delas é o pagamento das contribuições mensais. O pagamento dos tributos é muito simples, e é realizado por meio de uma taxa única, com a guia emitida diretamente no site do microempreendedor individual. Os valores pagos incluem as obrigações atreladas ao ISS, ICMS e INSS. O MEI está isento do pagamento de impostos federais como o Imposto de Renda, o IPI, CSLL, PIS e Confins.

A segunda é a elaboração do relatório mensal de receitas. O MEI precisa preencher um relatório mensal indicando todas as receitas brutas obtidas no mês anterior. Esse relatório deve ser feito até o dia 20 de cada mês, sendo necessário anexar ao mesmo os documentos fiscais de compras de mercadorias e serviços, bem como as notas fiscais emitidas naquele período pelo empreendedor.

Também é preciso ficar atento para a entrega de uma declaração anual. O MEI deve apresentar ao Fisco um documento chamado de Declaração Anual Simplificada (DASN-Simei), sendo o seu prazo de entrega dia 30 de abril. O documento tem o objetivo de informar o faturamento obtido pelo MEI no ano anterior ao da declaração. Dessa forma, a DASN-Simei a ser entregue até 30 de abril de 2019, deverá compreender o faturamento obtido ao longo de 2018.

O procedimento de envio da declaração pode ser feito pelo próprio empresário ou por intermédio de um escritório de contabilidade. Vale destacar que mesmo o microempreendedor que não teve renda ao longo do ano precisa enviar a declaração dentro do prazo exigido em lei.

Outra obrigação atrelada ao exercício da atividade de microempreendedor individual é a obtenção de um alvará de funcionamento. Assim que a empresa está formalizada, ela tem direito a um alvará provisório, que o permite dar início às suas atividades, inclusive viabilizando a emissão de notas fiscais.

Entretanto, o alvará temporário deve ser substituído pelo definitivo, que pode ser obtido no seu município, mediante uma consulta junto à prefeitura e a verificação da viabilidade de exercer a atividade no endereço escolhido com base no código de posturas municipal e nos códigos de zoneamento urbano da sua cidade.

Se você for MEI e tiver um empregado contratado, também é preciso cumprir com todas obrigações trabalhistas e fiscais atreladas ao mesmo. Lembrando que o microempreendedor individual só pode ter um empregado no seu quadro de colaboradores.

Como você pode ver ao longo deste artigo, a emissão de nota fiscal é um assunto que merece atenção dos microempreendedor individual. Portanto, se você é MEI e não está emitindo notas de acordo com as regras impostas pela legislação, é hora de se adequar a fim de evitar problemas junto aos órgãos de fiscalização.

Contar com um sistema de gestão financeira vai contribuir significativamente para esse processo, por isso, vale a pena buscar informações no mercado, conhecer as plataformas disponíveis e qualificar o seu processo de controle das finanças do seu negócio.

Você gostou deste artigo sobre Nota Fiscal para MEI? Então aprofunde o seu conhecimento a respeito do tema, confira este post especial sobre as vantagens de utilizar um sistema de emissão de boletos no seu negócio e comece a investir na gestão financeira da sua empresa.

O Autor
Vice-presidente no Asaas
Gerar boleto

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