DANFE online: o que é e para que serve

Por Redação Asaas
Publicado em 22 de julho, 2014 | Atualizado em 18 de janeiro, 2022

O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, mais conhecido como DANFE, faz parte da rotina de trabalho de todo empresário. Por essa razão, além de conhecer o conceito de DANFE online e sua aplicação prática, é fundamental saber como ela funciona e o que a legislação diz a respeito do assunto.

Neste artigo, você terá acesso a um panorama sobre o tema, entendendo o que é, como preencher, para que serve e o que fazer com o canhoto do DANFE. Quer saber mais? Continue a leitura e descubra!

Conteúdo

O que é o DANFE online?

O DANFE é uma representação física da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), idealmente impresso pelo mesmo sistema, com uma chave de acesso de 44 dígitos e um código de barras respectivo.

Instituída pelo Ajuste SINIEF n. 7 de 30 de setembro de 2005 que, em sua cláusula nona, assim dispõe:

Cláusula nona Fica instituído o Documento Auxiliar da NF-e – DANFE, conforme leiaute estabelecido no MOC, para acompanhar o trânsito das mercadorias acobertado por NF-e ou para facilitar a consulta prevista na cláusula décima quinta.

É importante saber que o DANFE não é uma nota fiscal tampouco a substitui, porém, serve para confirmar a validade e existência de uma NF-e.

Essa validação pode ser feita por meio do Ambiente Nacional e dos sites das Secretarias da Fazenda do estado onde a mesma foi emitida.

Por meio do DANFE, é possível acompanhar mercadorias em trânsito, além de obter informações básicas sobre quem é o emitente da NF-e, quem é seu destinatário, quais são os valores transacionados, entre outras.

Somado a isso, o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica também auxilia a escrituração de dados fiscais quando o destinatário não é contribuinte credenciado a emitir NF-e.

O DANFE contém a firma do destinatário/tomador, servindo para comprovar a entrega das mercadorias ou prestação de serviços.

Como o DANFE funciona na prática?

Como você pode ver, a DANFE é um documento vinculado à nota fiscal eletrônica. Ela deve ser impressa antes da circulação da mercadoria, em quantas vias forem necessárias, desde que as mesmas tenham a Autorização de Uso da NF-e.

De acordo com o Manual de Integração da Receita Federal, o documento deverá ser impresso em papel — exceto papel jornal —, no tamanho mínimo A4 e máximo ofício 2, podendo ser utilizadas folhas soltas, formulário contínuo ou formulário pré-impresso.

Na hipótese de venda ocorrida fora do estabelecimento, o DANFE poderá ser impresso em qualquer tipo de papel — exceto papel jornal —, em tamanho inferior ao A4. Outras especificações de impressão e leiaute podem ser obtidas no mesmo Manual de Integração.

Como preencher o DANFE?

O DANFE deve conter informações básicas, como data, horário de saída, placa do veículo e transportadora da mercadoria. Além disso, pode ter o número de folhas necessário para a discriminação dos produtos transacionados — 50% do verso também pode ser utilizado para esse fim.

Se houver mais de uma página, é importante que o vendedor numere todas as páginas do documento, e inclua, nas folhas seguintes:

  • dados de identificação do emitente;
  • descrições “DANFE” e “Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica” em destaque;
  • número e a série da NF-e;
  • tipo de operação (Entrada ou Saída);
  • número total de folhas e o número de ordem de cada folha;
  • código(s) de barras (mesmo código de barras representativo da NF-e);
  • campos “Natureza da Operação” e “Chave de Acesso”;
  • demais campos de identificação do emitente, como Inscrição Estadual, Inscrição Estadual do Substituto Tributário e CNPJ.

O que fazer com o canhoto do DANFE?

A finalidade do canhoto, após assinatura do cliente, é comercial. Ele comprova a entrega/recebimento da mercadoria descrita na NF-e. Sua função não é fiscal, mas pode ser solicitada pelo fisco eventualmente — em uma auditoria, por exemplo — por isso é fundamental guardar esse canhoto.

É importante ressaltar que o canhoto do DANFE pode conter outras informações relevantes, a critério do vendedor, como o valor total da nota fiscal, seu entregador e o nome do vendedor. Além disso, é possível adicionar mais de um canhoto no DANFE (desde que impresso no modo retrato), para as hipóteses de documentação de etapas da entrega, por exemplo.

Quais são as informações básicas presentes em uma DANFE?

Desta forma, o DANFE pode ser conceituado como uma representação física, resumida e impressa em papel da nota fiscal eletrônica. No documento, constam as seguintes informações:

  • chave de acesso numérica com 44 posições. É por meio dessa chave que é possível consultar as informações da NF-e;
  • código de barras da chave de acesso numérica;
  • data e horário de saída da mercadoria;
  • dados da transportadora e do veículo que está realizando a movimentação da carga;
  • dados do destinatário da mercadoria;
  • natureza da operação;
  • valores;
  • dados do emitente.

Como emitir o DANFE online?

A emissão do DANFE está vinculada à emissão das notas fiscais eletrônicas. O sistema que faz a emissão das NF-e já tem uma ferramenta própria para geração do DANFE.

Essa funcionalidade é obrigatória para todas as empresas que emitem NF-e, pois, os documentos fiscais estão vinculados entre si. Para saber como fazer a emissão da NF-e, consequentemente, do DANFE, recomendamos a leitura do nosso post completo sobre nota fiscal eletrônica.

O DANFE é normalmente gerado em arquivo PDF e as informações são preenchidas automaticamente a partir da base de dados registrados no arquivo XML da NF-e vinculada a ele.

O empresário deve estar atento às informações preenchidas já que elas devem ser iguais nos dois documentos pois, havendo qualquer informação incorreta, o contribuinte pode ter problemas junto aos órgãos de fiscalização.

Qual a diferença entre DANFE e XML?

O XML é o formato de um documento, diferente do DANFE que é um documento fiscal. O XML é o arquivo padrão de registro da nota fiscal eletrônica, por isso, quando a NF-e é gerada ela fica salva nesse formato.

Vale ressaltar que o XML é um formato legível apenas para sistemas, já que se trata de um código, e o DANFE é um documento legível para as pessoas, normalmente apresentando-se no formato PDF.

Assim, podemos dizer que a NF-e, DANFE e XML são representações distintas de uma nota fiscal. Da mesma forma como acontece com documentos impressos em papel, os arquivos XML precisam ser armazenados por cinco anos.

É importante saber que a empresa deve conhecer as regras essenciais para emissão de documentos fiscais e, em caso de dúvidas sobre o assunto, é sempre bom conversar com um contador.

Este profissional tem o conhecimento técnico e legal sobre tributação e obrigações acessórias, podendo oferecer todo o auxílio necessário para que a sua empresa opere em consonância com a legislação.

Você gostou deste artigo sobre DANFE Online? Então aproveite para conferir este conteúdo e descubra quais são os 4 tipos de nota fiscal eletrônica que um empresário precisa conhecer.

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