Comunicação eficiente e profissional é chave para o sucesso da sua empresa

Por Editor Asaas
27 de dezembro, 2013

ComunicaçãoGrande parte dos problemas organizacionais são decorrentes de problemas na comunicação, seja esta dentro da empresa ou fora dela (contato com clientes). Isso gera mal-entendidos e resultados insatisfatórios, além de atrasar o desenvolvimento das atividades na empresa.

Comunicar com excelência é fator determinante para o crescimento empresarial. Por outro lado, aplicá-la de forma inadequada ou não dar a ela a importância que merece, pode ser o começo do fracasso nos negócios. Essa regra vale, inclusive, para os trabalhadores autônomos e os microempresários: a comunicação entre você e os fornecedores, parceiros e clientes é o que mantém seu negócio nos eixos.

Quer saber como a comunicação eficiente e profissional pode alavancar o sucesso da sua empresa ou serviço prestado? Confira a seguir:

E-mail marketing e newsletters

O e-mail marketing continua sendo uma excelente ferramenta de comunicação entre as empresas e os clientes. No Brasil, aproximadamente 15% dos usuários de e-mail compram produtos ou contratam serviços após receberem malas diretas virtuais contendo propagandas. As newletters também se configuram como um ótimo recurso para potencializar os resultados da empresa e divulgar para os clientes, funcionários e parceiros as novidades no seu negócio.

Intercâmbio de informações

Comunicar de forma eficiente consiste na troca e não na mera transmissão de informações ou divulgação de conteúdos irrelevantes. Para que a comunicação na sua empresa seja bem sucedida, é indispensável que as pessoas falem, se escutem e se compreendam mutuamente.

No atendimento ao cliente, é fundamental ouvir os anseios, expectativas e opiniões desse consumidor, a fim de desenvolver o melhor trabalho possível. No ambiente interno, uma medida importante é ouvir os colegas e respeitar as suas ideias.

Cobranças e notificações automatizadas

Facilite e agilize processos de comunicação importantes no seu negócio, como as cobranças, por exemplo. Se essa atividade que gera tanto desgaste puder ser realizada de modo automático e ainda assim alcançar resultados  satisfatórios em um curto período, será positivo para a empresa e até para quem é trabalhador autônomo.

As cobranças automatizadas podem fazer os gestores otimizarem seu tempo e organizarem as rotinas administrativas com eficiência. Além disso, os débitos são comunicados ao cliente com profissionalismo, discrição e educação, o que evita o constrangimento tão comum nas cobranças diretas.

Tendo uma forma alinhada de comunicar-se em todos os setores da empresa, inclusive o financeiro, pode facilitar tanto o trabalho da equipe, quanto o do cliente. Imagine a facilidade de poder avisar automaticamente os clientes sobre as cobranças sem estresse, sem burocracia, sem papelada! Uma mão na roda não é mesmo?

Práticas eficientes de comunicação para empresas

Não importa o tamanho da sua empresa ou o serviço que presta, é essencial saber falar com os clientes, fornecedores, funcionários, sócios e demais pessoas. Para isso, preparamos um guia rápido para que sua empresa chegue ao sucesso, através de uma forma eficiente de comunicar.

  • Invista em múltiplos canais: e-mail, telefone, chat, reuniões, murais informativos, circulares, etc. Centralizar a comunicação em um único canal é ineficaz;

  • Torne a comunicação mais humanizada: o ambiente de trabalho não deve ser frio. Trate as pessoas com respeito, as ouça com atenção, dê valor às opiniões alheias, mantenha a postura aberta ao diálogo e use o tom de voz adequado;

  • Modernize e desburocratize alguns processos: troque a pilha de papéis pela automatização de alguns processos. Murais eletrônicos, cobranças digitais recorrentes e newsletters são mais eficientes e sustentáveis do que os procedimentos convencionais;

  • Use a linguagem adequadamente: a melhor linguagem é aquela que é compreendida. Não adianta “falar difícil” se quem escuta não entender o que você quer comunicar. Busque o equilíbrio! Não exagere nas formalidades e nem nas gírias e abreviações. Opte por se comunicar de forma clara, simples e direta;

  • Mantenha a caixa de e-mails atualizada: Caixa de e-mail lotada, desorganizada e cheia de spams é sinônimo de comunicação ineficiente e baixa produtividade. O e-mail só faz sentido se você acompanhá-lo e atualizá-lo diariamente;

  • Evite os ruídos na comunicação interna: ligações ininterruptas, murais  com informações defasadas, fofocas e anotações desorganizadas podem comprometer os resultados no trabalho. Por isso busque um ambiente tranquilo e favorável à absorção e troca de informações.

  • Documente informações importantes: crie o hábito de anotar dados importantes sobre o cliente, formalizar instruções, pedidos, recebimentos e contratos.

E aí, como anda  a comunicação na sua empresa? Você já utiliza algumas dessas dicas nas rotinas diárias do negócio? Compartilhe sua experiência conosco.

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