Comunicação eficiente e profissional é chave para o sucesso da sua empresa

ComunicaçãoGrande parte dos problemas organizacionais são decorrentes de problemas na comunicação, seja esta dentro da empresa ou fora dela (contato com clientes). Isso gera mal-entendidos e resultados insatisfatórios, além de atrasar o desenvolvimento das atividades na empresa.

Comunicar com excelência é fator determinante para o crescimento empresarial. Por outro lado, aplicá-la de forma inadequada ou não dar a ela a importância que merece, pode ser o começo do fracasso nos negócios. Essa regra vale, inclusive, para os trabalhadores autônomos e os microempresários: a comunicação entre você e os fornecedores, parceiros e clientes é o que mantém seu negócio nos eixos.

Quer saber como a comunicação eficiente e profissional pode alavancar o sucesso da sua empresa ou serviço prestado? Confira a seguir:

E-mail marketing e newsletters

O e-mail marketing continua sendo uma excelente ferramenta de comunicação entre as empresas e os clientes. No Brasil, aproximadamente 15% dos usuários de e-mail compram produtos ou contratam serviços após receberem malas diretas virtuais contendo propagandas. As newletters também se configuram como um ótimo recurso para potencializar os resultados da empresa e divulgar para os clientes, funcionários e parceiros as novidades no seu negócio.

Intercâmbio de informações

Comunicar de forma eficiente consiste na troca e não na mera transmissão de informações ou divulgação de conteúdos irrelevantes. Para que a comunicação na sua empresa seja bem sucedida, é indispensável que as pessoas falem, se escutem e se compreendam mutuamente.

No atendimento ao cliente, é fundamental ouvir os anseios, expectativas e opiniões desse consumidor, a fim de desenvolver o melhor trabalho possível. No ambiente interno, uma medida importante é ouvir os colegas e respeitar as suas ideias.

Cobranças e notificações automatizadas

Facilite e agilize processos de comunicação importantes no seu negócio, como as cobranças, por exemplo. Se essa atividade que gera tanto desgaste puder ser realizada de modo automático e ainda assim alcançar resultados  satisfatórios em um curto período, será positivo para a empresa e até para quem é trabalhador autônomo.

As cobranças automatizadas podem fazer os gestores otimizarem seu tempo e organizarem as rotinas administrativas com eficiência. Além disso, os débitos são comunicados ao cliente com profissionalismo, discrição e educação, o que evita o constrangimento tão comum nas cobranças diretas.

Tendo uma forma alinhada de comunicar-se em todos os setores da empresa, inclusive o financeiro, pode facilitar tanto o trabalho da equipe, quanto o do cliente. Imagine a facilidade de poder avisar automaticamente os clientes sobre as cobranças sem estresse, sem burocracia, sem papelada! Uma mão na roda não é mesmo?

Práticas eficientes de comunicação para empresas

Não importa o tamanho da sua empresa ou o serviço que presta, é essencial saber falar com os clientes, fornecedores, funcionários, sócios e demais pessoas. Para isso, preparamos um guia rápido para que sua empresa chegue ao sucesso, através de uma forma eficiente de comunicar.

  • Invista em múltiplos canais: e-mail, telefone, chat, reuniões, murais informativos, circulares, etc. Centralizar a comunicação em um único canal é ineficaz;

  • Torne a comunicação mais humanizada: o ambiente de trabalho não deve ser frio. Trate as pessoas com respeito, as ouça com atenção, dê valor às opiniões alheias, mantenha a postura aberta ao diálogo e use o tom de voz adequado;

  • Modernize e desburocratize alguns processos: troque a pilha de papéis pela automatização de alguns processos. Murais eletrônicos, cobranças digitais recorrentes e newsletters são mais eficientes e sustentáveis do que os procedimentos convencionais;

  • Use a linguagem adequadamente: a melhor linguagem é aquela que é compreendida. Não adianta “falar difícil” se quem escuta não entender o que você quer comunicar. Busque o equilíbrio! Não exagere nas formalidades e nem nas gírias e abreviações. Opte por se comunicar de forma clara, simples e direta;

  • Mantenha a caixa de e-mails atualizada: Caixa de e-mail lotada, desorganizada e cheia de spams é sinônimo de comunicação ineficiente e baixa produtividade. O e-mail só faz sentido se você acompanhá-lo e atualizá-lo diariamente;

  • Evite os ruídos na comunicação interna: ligações ininterruptas, murais  com informações defasadas, fofocas e anotações desorganizadas podem comprometer os resultados no trabalho. Por isso busque um ambiente tranquilo e favorável à absorção e troca de informações.

  • Documente informações importantes: crie o hábito de anotar dados importantes sobre o cliente, formalizar instruções, pedidos, recebimentos e contratos.

E aí, como anda  a comunicação na sua empresa? Você já utiliza algumas dessas dicas nas rotinas diárias do negócio? Compartilhe sua experiência conosco.

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