O que são despesas fixas e variáveis? Entenda as diferenças

Conseguir identificar as despesas fixas e variáveis de um negócio é o primeiro passo para manter a gestão financeira e o fluxo de caixa. Porém, nem sempre essa atividade é fácil. 

Isso porque muitos empreendedores ainda fazem confusão com as contas que devem ser pagas todos os meses e aquelas que surgem ocasionalmente. Vale destacar que essa distinção é fundamental para manter os gastos em dia, sem afetar a produtividade e o lucro. 

Quando falamos do aluguel, da folha salarial e os gastos com internet, água e energia, por exemplo, estamos falando do que é fixo. Por outro lado, o valor que pode ser gasto em uma emergência, como a quebra de um equipamento, é algo variável — que pode ou não acontecer. 

Não há dúvidas de que a pergunta sobre despesas fixas e variáveis faz parte do cotidiano de muitos, e a melhor maneira de sanar esse questionamento é compreendendo o conceito de cada uma e como ambas podem impactar no orçamento de um negócio.

O que são despesas fixas?

Como o nome já propõe, quando falamos das despesas fixas o foco fica em todas as contas que estão programadas. Sendo assim, são aquelas que não possuem ligação direta com a produção ou venda de um produto ou serviço. 

São os débitos que devem ser pagos para manter o funcionamento do negócio, ou seja, os gastos previsíveis e que já estão inclusos. Confira alguns exemplos de despesas fixas: 

• aluguel do espaço comercial;
• impostos;
• pagamentos dos colaboradores;
• conta de água, energia e internet;
• despesas com softwares e sistemas.

É válido mencionar que os valores pagos aos funcionários estão enquadrados nas despesas fixas. Porém, caso a empresa trabalhe com comissão, é preciso enquadrar essa quantia a mais na opção dos variáveis, afinal, só é possível fazer uma previsão do custo — sem exatidão.

Já as contas de luz e água podem ser enquadradas como despesas fixas, pois, apesar do valor variar a cada mês, sabe-se que é um gasto mensal e que dificilmente terá uma variação muito grande.

O que são despesas variáveis?

Por outro lado, as despesas variáveis são aquelas que dependem principalmente das vendas e números da produção. Nesse caso, o valor que deve ser pago pode ser alterado conforme os indicativos. 

Diferentemente da primeira situação, em que é possível mensurar todos os gastos, aqui o melhor é contar com uma estimativa, que pode ser alterada de acordo com a produtividade.

Por isso, é fundamental ter um planejamento focado nos números variáveis, afinal, é necessário ter um fluxo de caixa saudável. Veja alguns exemplos: 

• reembolso dos custos  empresariais;
• gastos com entregas;
• multa por atrasos na entrega;
• imposto por venda;
• manutenção;
• comissão dos colaboradores. 

Além disso, gastos de emergência entram nas despesas variáveis, como o conserto de um equipamento.

Como as despesas fixas e variáveis afetam o controle financeiro?

Foi possível perceber o quanto as despesas fixas e variáveis podem impactar a saúde financeira do seu negócio, não é mesmo? Isso porque se esses custos não estiverem presentes no planejamento financeiro, é bem provável que algumas contas fiquem para trás.

Por isso, é importante que você compreenda cada uma das contas e que ambas sejam acrescentadas no orçamento: a fixa com os valores determinados e as variáveis com uma prévia do que pode ser gasto.

Comece avaliando as entradas e saídas de dinheiro, com o objetivo de categorizar o que é fixo ou variável. Assim será mais fácil traçar uma quantia realista, evitando surpresas negativas no fim do mês. 

Após incluir os valores, é preciso acompanhar os gastos, analisando se o que foi planejado está sendo seguido. Caso não esteja, é importante identificar os erros para evitar problemas nos próximos meses. 

Quando o assunto são as despesas fixas e variáveis, não existe uma fórmula que seja a melhor. Isso porque a proporção de cada uma pode variar de acordo com o segmento de atuação, com o tamanho da empresa e até mesmo com o número de vendas feitas ao mês. 

É claro que os números fixos são mais fáceis de planejar e acompanhar. Mas, quando o assunto é a flexibilidade, os itens variáveis levam vantagem. O importante é que exista o equilíbrio entre o lucro e as despesas. Só assim será possível manter o planejamento financeiro. 

A importância de fazer um bom controle financeiro

Não há como negar que o controle financeiro é a melhor opção para acompanhar os gastos e mensurar os resultados. Sem esse mecanismo, fica difícil compreender o que está dando certo ou não. 

Então, é fundamental que existam maneiras de realizar esse controle semanalmente ou mensalmente, de acordo com o seu negócio. Além do uso de planilhas, indicadores e dados, outra solução é contar com uma plataforma que seja capaz de mapear os gastos. 

Neste caso, para evitar multas e problemas burocráticos, você pode recorrer a um sistema financeiro automatizado, assim como o Asaas, que facilite o gerenciamento de seus pagamentos.

Assim fica mais fácil compreender o dia a dia da empresa, levando em consideração os valores que devem ser pagos todos os meses e aqueles que podem atrapalhar a saúde financeira. Acredite: o controle é o único caminho para chegar ao sucesso!

Quer continuar aprendendo? Saiba mais agora sobre como reduzir custos na empresa.