Como escolher o melhor sistema de gestão escolar? 

A gestão escolar é uma tarefa complexa e desafiadora, que envolve a coordenação de diversos processos, desde a administração de recursos financeiros até a gestão de alunos, professores e pais. 

Nesse contexto, a utilização de um sistema de gestão escolar pode ser fundamental para otimizar os processos, torná-los mais eficientes e garantir um ambiente escolar mais organizado.

Neste artigo, vamos explicar quais as funções de um sistema de gestão escolar e como escolher a melhor opção para a sua instituição. Continue lendo!

Minha escola precisa de um sistema de gestão escolar? 

Um sistema de gestão escolar é um software cujo objetivo é auxiliar na administração e organização das atividades escolares. Ele engloba diversas funcionalidades, desde a matrícula de alunos até a emissão de boletos e relatórios.

Por isso, a sua implementação é importante para garantir mais eficiência e organização na instituição de ensino. 

Por meio desse tipo de software, é possível centralizar diversas atividades e informações em uma única plataforma, facilitando o acesso a dados importantes, e tornando as operações mais ágeis e precisas.

Quais principais funcionalidades um sistema de gestão escolar deve oferecer?

Um bom sistema de gestão escolar permite que a instituição funcione em alta performance. Porém, algumas áreas devem ser o foco das resoluções para sua gestão.

Afinal, como acontece com qualquer empresa, existem algumas situações que causam mais problemas. Dessa forma, confira quais são as principais funcionalidades que um sistema de gestão escolar deve ter:

• Digitalização de processos: um bom sistema de gestão escolar deve reduzir o excesso de papelada. Afinal, com a digitalização, você evita os materiais físicos e ainda aumenta o dinamismo do compartilhamento de informações;

• Centralização para acompanhamento de alunos: muitas instituições enfrentam problemas para centralizar as atividades e acompanhar o desempenho de alunos. Um software pode dispor um ambiente para que os alunos realizem suas atividades, ao mesmo tempo que são acompanhados por professores e podem solucionar problemas pedagógicos ou administrativos;

• Régua de cobrança e controle de pagamento: a inadimplência é um problema que afeta todos os setores econômicos do Brasil. Por isso, um bom software escolar também ajuda sua instituição a lidar com as matrículas e fazer o controle de pagamento de mensalidade escolar atrasada.

Quais os critérios para escolher o melhor sistema de gestão escolar?

Pode parecer fácil optar por um sistema escolar. Porém, é preciso considerar alguns fatores antes de tomar sua decisão. 

Afinal, não são todos os sistemas de gestão que irão atender as demandas da sua organização.

Escolher o sistema errado pode gerar muitas complicações para o negócio. Por isso, é crucial estudar cada opção estrategicamente e considerar alguns fatores:

1. Considere o que sua escola precisa

O primeiro passo é entender quais são as principais necessidades da sua organização. 

Você pode conversar com seus colaboradores e entender a demanda de cada área. Depois, desenvolva um plano de negócios que estabeleça quais são as necessidades urgentes e o que pode ser feito para suprir cada uma.

Posteriormente, escolha o sistema de gestão educacional que melhor atenda esses levantamentos.

2. Opte por software de gestão na nuvem

Softwares na nuvem estão entre os melhores do mercado. Isso acontece porque eles demandam menos dos computadores e permitem mais mobilidade para a troca de informações.

Afinal, qualquer usuário pode acessar o sistema, contanto que tenha as permissões do sistema.

Assim, você não fica limitado a um único hardware e ainda pode atualizar o sistema com maior facilidade.

O ERP do Asaas, por exemplo, é um sistema que ajuda empresas a controlarem melhor seu fluxo de vendas e finanças por meio de um software na nuvem gratuito.

3. Considere os custos e benefícios do sistema de gestão escolar

O custo-benefício sempre é um critério para ser considerado ao contratar um software de gestão escolar. Embora alguns sistemas possuam um preço acessível, eles podem não trazer as soluções necessárias para a instituição.

Por isso, a pesquisa de mercado ajuda a entender quais são as melhores opções disponíveis e, até mesmo, aquilo que funciona para seus concorrentes.

4. Confira as opções de suporte do sistema de gestão

Especialmente no início, é esperado que a instituição tenha problemas para se adaptar a um novo software de gestão escolar. Por isso, é fundamental que a empresa ofereça um suporte de confiança.

Você pode conferir em sites, como o Reclame Aqui, qual a nota que as empresas de gestão possuem com seus clientes e entender se eles atendem os critérios de satisfação necessários.

Como o sistema de gestão para escolas garante segurança dos dados?

Um sistema de gestão para escolas deve garantir a segurança dos dados por meio de diferentes camadas de proteção que trabalham de forma integrada. 

Procure aqueles em que as informações pessoais e financeiras de alunos, responsáveis e colaboradores são armazenadas com criptografia e autenticação multifator, dificultando qualquer acesso não autorizado. 

Além disso, cada usuário deve ter permissões específicas, evitando que dados sensíveis sejam visualizados ou alterados por quem não deveria. Outro ponto importante é a realização de backups automáticos, que asseguram a recuperação das informações em caso de falhas técnicas ou incidentes. 

Como a maioria dessas plataformas utiliza servidores em nuvem certificados com padrões internacionais de segurança, o risco de perda ou ataque cibernético também é reduzido. 

Por fim, o sistema deve atuar conforme a LGPD, assegurando que os dados sejam coletados, armazenados e utilizados de forma legal e responsável. 

É possível integrar o sistema com outras plataformas?

Um dos diferenciais de muitos softwares de gestão escolar é a possibilidade de integração com outras ferramentas, como sistemas financeiros, ERPs, CRMs ou soluções de cobrança. 

Essa flexibilidade facilita o controle administrativo e garante que a escola tenha uma visão centralizada de suas operações. 

Por exemplo, ao integrar a gestão acadêmica com um sistema de pagamentos, como o Asaas, é possível automatizar cobranças, reduzir a inadimplência e melhorar a experiência dos responsáveis.

Quais são os custos de um software de gestão escolar?

Os custos de um software de gestão escolar variam conforme o porte da instituição e os recursos que ela deseja utilizar. 

Em geral, plataformas mais básicas e voltadas para escolas pequenas oferecem preços acessíveis, com funções essenciais como cadastro de alunos, geração de relatórios simples e comunicação interna. 

Já soluções mais completas, que integram áreas como financeiro, pedagógico, secretaria, emissão de boletos e até aplicativos para responsáveis e professores, tendem a ter valores mais elevados. 

Outro fator que influencia bastante é a forma de cobrança. Alguns fornecedores trabalham com planos fixos mensais, enquanto outros ajustam o preço conforme o número de alunos ou módulos contratados. 

Por exemplo, o Asaas é um sistema de pagamento em que você só paga pelo serviço que utilizar. 

Isso significa ter acesso a recursos como emissão de boletos, cobranças via Pix, cartões e carnês, além de régua de cobrança automatizada, sem mensalidades fixas ou custos desnecessários.

Essa flexibilidade ajuda a manter o controle financeiro mais saudável e garante que o investimento em tecnologia acompanhe o crescimento da escola.

Como a integração com o Asaas mantém as finanças organizadas?

O Asaas oferece uma conta digital completa para empresas com recursos fundamentais para uma boa gestão financeira. 

Entenda um pouco mais quais são as funcionalidades que o Asaas pode oferecer para manter as finanças escolares organizadas:

• Sistema de pagamento recorrente: o Asaas possibilita a administração de mensalidades com praticidade e dinamismo, disponibilizando diversas formas de pagamento e fornecendo ferramentas úteis, como cadastro de clientes, emissão de notas fiscais e até a função de consulta de crédito do Serasa;

• Diversos meios de pagamento Asaas: oferecer os meios de pagamento mais populares permite que os pais paguem a matrícula e suas mensalidades da forma mais prática para o seu bolso. O Asaas emite cobranças via Pix, boleto e cartão;

• Régua de cobrança multicanal automatizada: envie notificações de cobrança preventivas e reativas por meio de diversos canais, como SMS, WhatsApp e email. Assim, seu aluno fica sempre ciente da necessidade de pagamento, evitando atrasos e diminuindo a taxa de inadimplência.

Com o Asaas, sua escola ganha praticidade na gestão, reduz a inadimplência e mantém as finanças sempre em dia. Abra sua conta digital Asaas gratuita e descubra como simplificar a administração financeira da sua instituição.