Pró-labore: entenda o que é e como funciona

Por Redação Asaas
Publicado em 11 de março, 2019 | Atualizado em 18 de janeiro, 2022

Determinar o quanto os sócios e administradores devem ganhar não é uma questão tão simples quanto parece. Por não conhecerem, ou mesmo por julgarem que estão retirando dinheiro incorretamente do caixa da empresa, alguns empreendedores acabam não definindo um pró-labore e julgando como desnecessária essa remuneração — o que é um grande equívoco.

Além de ser uma obrigação legal, a empresa pode ser a maior beneficiada quando estabelece uma parte do seu faturamento para a remuneração dos seus sócios administradores, podendo representar um ótimo ganho para a contabilidade.

Vejamos o que é, como funciona o pró-labore e como calcular o da sua empresa.

Conteúdo

O que é o pró-labore?

Pró-labore significa “pelo trabalho” em latim. Em resumo, indica a remuneração paga a sócios e administradores pelo trabalho executado dentro da empresa e seu valor de mercado, sendo contabilizado como uma despesa administrativa.

Diferentemente de um funcionário que, pela ótica trabalhista, é obrigado a receber salário, 13º, férias, FGTS, com o pró-labore é diferente. De acordo com a legislação brasileira, o pró-labore não tem as mesmas obrigações trabalhistas e, por isso, não deve ser encarado como um salário, o que não significa que a empresa não possa, necessariamente, contribuir no pagamento dessas obrigações.

Como funciona o pró-labore?

Sócios administradores e administradores podem ser remunerados de duas maneiras: por meio do pró-labore ou com a divisão de lucros. É importante destacar que um não é a mesma coisa que o outro, apesar de muitos empresários acabarem encarando dessa maneira.

Distribuição de lucros é a partilha do lucro da empresa após o pagamento do Imposto de Renda de Pessoa Jurídica e é pago depois que todos os custos, despesas e impostos são saldados — se houver prejuízo, não há divisão de lucros. Ou seja, sócios administradores e funcionários beneficiados não pagam novamente o imposto de renda.

A grande vantagem do pró-labore está no seu aspecto contábil. Ou seja, é uma remuneração paga que é considerada um custo ou despesa operacional da empresa, o que significa que ela não entra no lucro real no final do ano contábil. Isso representa uma vantagem significativa, já que o pró-labore contém valores que não são taxados pelo Imposto de Renda de Pessoa Jurídica.

Podem fazer parte do pró-labore os gastos com alimentação, transporte, bens imóveis e móveis, entre outros.

A remuneração é obrigatória?

Empresas são obrigadas a pagar o pró-labore a partir do momento que registram faturamento, ou seja, a partir do mês da primeira nota fiscal emitida. No caso dos sócios administradores e administradores (que estão no contrato social), é obrigatório o pagamento da previdência social, o INSS, por meio do pró-labore.

A empresa que não registrar o pró-labore na sua contabilidade poderá ser autuada e multada pelo descumprimento da obrigatoriedade.

A lei que rege a remuneração do administrador é a Instrução Normativa da Receita Federal Brasileira nº 971, promulgada no dia 13/11/2009.

Essa norma considera como merecedores da remuneração pelo trabalho de administração corporativa:

  1. O empresário individual e o empresário titular de capital social em uma empresa individual de responsabilidade limitada (conforme registram os artigos 966 e 980-A do Código Civil Brasileiro);
  2. Os sócios que participam de sociedade em nome coletivo;
  3. Os sócios administradores, os cotistas, os administradores não sócios e não empregados em nenhuma sociedade limitada (vide Código Civil);
  4. O membro do conselho fiscal de sociedade de qualquer natureza;
  5. O membro do conselho de administração nas sociedades anônimas, ou os diretores não sócios, empregados e eleitos por meio de assembleia-geral dos acionistas para assumir cargos de direção (exceto nos casos em que existirem características próprias de relação de emprego entre o profissional e a organização).

Como calcular o pró-labore?

Apesar de a taxa de imposto de renda de pessoa jurídica (taxas dos lucros da empresa) não incidir sobre o pró-labore, haverá a retenção do imposto de renda de pessoa física na fonte. No momento do cálculo, podem incidir sobre o pró-labore alguns impostos e recolhimentos específicos, como o INSS, que geralmente é de 11%.

Mesmo o pró-labore não sendo um salário fixo, as faixas salariais utilizadas para pagamento dos funcionários podem ser empregadas como comparação para o cálculo de quanto cada sócio administrador e administrador ganhará. Uma boa ideia é ter como base quanto receberia um funcionário exercendo as mesmas funções e, a partir desse ponto, definir o valor a ser pago.

Dito isso, qual seria o valor mais adequado para a remuneração de um sócio administrador? Primeiramente, é preciso definir as funções do cargo, de forma que se possa julgar o valor do trabalho de acordo com o que o mercado paga para outros administradores com funções semelhantes.

Quando e quanto pagar?

Existindo uma cláusula no contrato social a respeito do pró-labore, ela já define as regras de pagamento, estabelecendo uma data para o repasse da remuneração ao administrador.

Caso o contrato não defina datas em relação ao pagamento, o pró-labore deve ser pago todo mês, seguindo o exemplo do pagamento do salário dos funcionários.

Quanto ao valor que deve ser pago, a lei não impõe nenhum total específico, os sócios são responsáveis por estabelecer o valor mais conveniente.

É importante destacar que o estabelecimento do pró-labore não pode ser feito de qualquer forma, pois valores muito altos podem inviabilizar as atividades. Via de regra, a remuneração paga ao administrador deve significar uma parcela pequena do orçamento da empresa.

Para escolher corretamente o valor do pró-labore para um sócio administrador, é preciso uma consulta à média do mercado, possível por meio de empresas de recrutamento. Depois disso, basta negociar os valores com os administradores e firmar um contrato.

Abaixo, elencamos alguns pontos importantes a considerar para estabelecer um valor de pró-labore:

  • coerência, considerando o valor vigente no mercado;
  • tabela do INSS, pois o mercado costuma tomá-la como base para fixar valores de pró-labore;
  • bom senso, já que é preciso prestar atenção na regulamentação pertinente e nas questões tributárias, evitando os riscos de caracterização de tentativa de sonegação fiscal.

O pró-labore deve representar a realidade que é praticada no mercado. Pagar o valor de um salário-mínimo como remuneração ao administrador é uma decisão que deve ser discutida com um contador especializado, pois ele avaliará se esse valor efetivamente representa a realidade do mercado, respeitando o segmento em que a empresa atua.

Qual é valor mínimo do pró-labore?

De acordo com a tabela vigente desde o dia 1º de janeiro de 2020, conforme o reajuste do salário-mínimo, o valor mínimo que pode ser pago como pró-labore para o administrador de uma empresa é de R$ 1.039,00.

A partir do segundo reajuste, em fevereiro, o salário-mínimo passou a R$ 1.045,00. Assim, depois da edição de uma nova Medida Provisória do governo federal, o menor valor de pró-labore que deve ser pago ao administrador corresponde ao salário reajustado, ou seja, um acréscimo de R$ 6,00 em relação ao valor inicial.

O reajuste de fevereiro foi decorrente de o cálculo anterior ter previsto uma inflação menor para o ano de 2019, que foi divulgada de forma oficial pelo IBGE.

A alíquota incidente, relativa à previdência social conforme falamos, é de 11% sobre o valor pago, respeitando sempre o teto de R$ 6.101,06. Assim, o valor mínimo para o pró-labore, ou piso salarial, é de um salário-mínimo (R$ 1.045,00) e o valor máximo, ou teto salarial, é de R$ 6.101,06.

Sempre é bom ressaltar que, para empresas que não adotam o regime tributário Simples Nacional, a alíquota relativa à contribuição do INSS é de 20% e não de 11%.

Como emitir o recibo pró-labore?

Essa remuneração precisa estar conforme a legislação, por isso é necessário atentar para uma série de detalhes. A ajuda de um contador é importante para evitar erros e infrações à lei. Por exemplo, é fundamental fazer a documentação dos pagamentos. Para documentar corretamente, é necessário fazer a emissão do recibo e da declaração do pró-labore.

Ao fazer o pagamento, é necessário emitir um recibo. O sócio administrador deve assinar esse documento, confirmando a efetivação do pagamento, ou seja, confirmando que realmente recebeu o valor. Esse recibo não funciona como comprovante de renda, mas, ainda assim, é valioso porque serve como um meio para organizar o fluxo de pagamentos. O recibo deve conter:

  • data: mês e ano;
  • fonte pagadora: nome da empresa;
  • CNPJ e endereço da empresa;
  • o administrador favorecido;
  • CPF e número de inscrição do INSS;
  • valor bruto;
  • retenção do Imposto de Renda;
  • valor líquido;
  • declaração do recebimento: o valor líquido deve ser registrado por extenso, bem como o mês de referência e o ano corrente;
  • cidade e data do recibo;
  • assinatura do favorecido.

Como comprovar renda para receber o pró-labore?

Na comprovação de renda, os funcionários costumam usar os holerites. Mas os sócios administradores que recebem o pró-labore usam um comprovante de renda específico chamado de “decore pró-labore”.

O decore é a Declaração Comprobatória de Percepção de Rendimentos e somente profissionais qualificados de contabilidade podem emiti-lo. O decore só tem validade se apresentar o selo de Declaração de Habilitação Profissional, o Selo DHP, impresso ou fixado no documento.

Trata-se de um selo fornecido pelo CRC (Conselho Regional de Contabilidade) do local em que o profissional responsável pela elaboração do decore é registrado. O selo apresenta também o nome do contador impresso (pode ser impressão digital).

A Declaração de Habilitação Profissional vale por 90 dias, desde a data de emissão. Por esse motivo, ela não é emitida por cada pagamento (que acontece a cada 30 dias). Nessa declaração, devem ser registradas os seguintes dados:

  • beneficiário: nome, CPF, RG e órgão expedidor, endereço, cidade e estado;
  • rendimentos comprovados: natureza (comércio ou prestação de serviços, por exemplo), período (mês e ano), valor (por extenso), documento (pró-labore);
  • fonte pagadora: nome, CPF/CNPJ, vinculação (prestação de serviço, empregado);
  • profissional declarante: nome (pessoa responsável pela declaração), categoria (contábil), registro na CRC, org. contábil, cadastro CRC.

Qual é a diferença entre pró-labore e salário?

Depois de saber como funciona o pró-labore, convém diferenciá-lo do conceito de salário, apesar das já faladas semelhanças.

Uma das principais diferenças é que o pró-labore não se submete às mesmas regras trabalhistas do salário, apesar de sua obrigatoriedade. Não há, portanto, a incidência de obrigações como o décimo terceiro salário, férias, FGTS. Os benefícios podem existir, mas é uma decisão das partes interessadas. Muitos gestores preferem abrir mão dos benefícios em favor de um pró-labore mais alto.

Os impostos incidentes diferem daqueles que se aplicam ao salário, sobre a folha de pagamento. Já falamos sobre os 11% do INSS, que pode variar conforme o regime tributário adotado pela empresa. A alíquota do INSS também pode variar de acordo com os vínculos que o administrador tenha com outras empresas.

Qual é a diferença entre pró-labore e distribuição de lucros

É importante diferenciar ainda o pró-labore da distribuição de lucros. O primeiro não depende do segundo, considerando que o administrador não precisa ser, necessariamente, um sócio da empresa.

Os dividendos e os lucros são distribuídos aos acionistas e aos sócios ainda que eles não desempenhem funções de rotina na organização. Já vimos também que, havendo prejuízos financeiros, não existe a distribuição de lucros.

As empresas que estão começando não costumam recorrer à distribuição de lucros, pois aproveitam para fazer o reinvestimento dos lucros, visando a expansão do negócio.

Em relação ao valor, o pró-labore é definido pelos sócios conforme a prática do mercado. A distribuição de lucros está condicionada aos lucros auferidos e ao percentual a que cada sócio tem direito. O percentual geralmente varia em relação direta com o capital financeiro investido de cada um.

Outra diferença é sobre o período de pagamento. O pró-labore deve ser mensal ou deve ser definida uma data de pagamento no contrato social. Os dividendos ou lucros, por sua vez, serão distribuídos sempre que for feito levantamento contábil comprobatório da existência de lucros.

Como estabelecer o pró-labore em sociedade

O pró-labore deve estar previsto no contrato social. Os proprietários precisam se reunir e definir se algum deles exercerá a função de administrador e receberá o pró-labore. Outra opção é contratar um administrador terceirizado, que não seja sócio.

Vale lembrar que é possível que a empresa conte com mais de um administrador e todos eles fazem jus à remuneração.

Um valor atrativo para o pró-labore atrai bons profissionais, que são importantes para que a organização obtenha sucesso. Uma administração eficiente confere ao negócio competitividade suficiente para manter-se ativa no mercado, crescer e aumentar seus lucros.

Quais são os encargos sobre o pró-labore?

Os impostos e encargos que incidem sobre o pró-labore devem ser recolhidos pela empresa e pelo administrador. O administrador tem que pagar IR dessa fonte.

As organizações que adotaram o regime do Lucro Real ou o regime do Lucro Presumido são obrigadas a pagar 20% sobre o total do pró-labore para o INSS.

Assim, se o administrador (seja ou não sócio da empresa) receber um valor equivalente a R$ 20 mil, a organização é obrigada a recolher R$ 4 mil para o INSS, como contribuição para a aposentadoria do profissional.

Assim, resumindo, temos que os encargos que se aplicam ao pró-labore envolvem:

  • o imposto de renda (IR) retido na fonte, seguindo a tabela progressiva (pode alcançar até 30% do total da remuneração);
  • a contribuição previdenciária (INSS), que garante ao administrador todos os direitos da Previdência Social (geralmente, equivale a 11% do pró-labore);
  • a contribuição previdenciária patronal, uma contribuição que cabe à organização (geralmente, corresponde a 20% do valor da remuneração).

Todas as obrigações fiscais devem ser pagas pontualmente para evitar problemas com a Receita Federal.

Como funciona o pró-labore para MEI?

Em 2008, foi criada uma modalidade empresarial: o Microempreendedor Individual (MEI). A finalidade é regularizar as atividades dos trabalhadores informais, conferindo a eles direitos importantes, como o direito à aposentadoria. É possível obter um CNPJ e abrir uma empresa com somente um funcionário com o enquadramento na modalidade MEI. A partir do momento em que se registra como MEI, automaticamente a empresa adota o Simples Nacional como regime tributário.

O pró-labore também se aplica ao MEI. Mas estamos falando de somente um sócio. Nesse caso, a remuneração serve como uma forma de controle do setor financeiro da empresa. Assim, o administrador poderá determinar um valor para retiradas mensais sem causar prejuízos ao negócio. É importante considerar que há obrigações a cumprir, como declaração de renda, pagamento de impostos, compra de insumos e outras coisas.

Uma empresa só pode ser cadastrada como MEI se faturar, no máximo, R$ 81.000,00 por ano. O teto de pró-labore de um MEI não pode ultrapassar, portanto, R$ 6.750,00 por mês. Mas é preciso realçar que parte desse dinheiro deve ficar reservada no caixa da empresa.

O MEI pode contratar um funcionário para o desempenho de algumas funções. Essa contratação resulta no pagamento de salários e encargos. Essas despesas devem ser consideradas na hora de fechar o caixa no final do mês.

Para determinar um valor de pró-labore que seja satisfatório e não cause prejuízos financeiros, o empreendedor pode seguir as dicas abaixo:

Reserve parte do faturamento para o caixa

Uma parte do faturamento deve ficar guardada no caixa da empresa. Deve ser calculado um percentual para corresponder a essa reserva mensal.

Qualquer empresário, mesmo um microempreendedor individual, deve se preparar para enfrentar imprevistos, como reparos ou compra de insumos. O fundo de reserva destina-se exatamente a suprir essas necessidades.

Avalie as despesas com funcionário

Caso tenha necessidade de um funcionário, é fundamental calcular corretamente as despesas mensais com esse funcionário. Além do salário, é necessário levar em conta o recolhimento da previdência social (do INSS) e possíveis custos com a locomoção dele (transporte de casa para o trabalho e vice-versa).

Considere sua própria aposentadoria

Como MEI, o empreendedor tem seu negócio formalizado e realiza sua contribuição ao INSS, com o objetivo de se aposentar futuramente. Essa aposentadoria está limitada ao salário-mínimo. Se você pretende receber uma aposentadoria mais alta, deve se planejar e aumentar o valor de sua contribuição mensal.

Compreender a remuneração dos administradores e como funciona o pró-labore é importante para melhorar a gestão empresarial e assegurar maior potencial competitivo, seguindo a legislação específica e mantendo em dia as obrigações fiscais da empresa.

Agora que já leu o texto e ficou mais informado, o que acha sobre o pró-labore e a distribuição de lucros? O que considera mais vantajoso? Percebeu que é muito importante o controle do fluxo de caixa para qualquer retirada, seja remuneração, seja despesa convencional?

Se não for realizado esse controle com cuidado, a empresa terá prejuízos. Por isso, convidamos você a se aprofundar mais sobre o tema — veja o que é fluxo de caixa e como realizá-lo em 9 passos simples!

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