Independente do nicho de atuação de uma empresa, saber como organizar pedidos de clientes é uma parte crucial da gestão do negócio. E essa processo engloba tanto a parte logística e operacional, quanto a financeira.
No entanto, em muitos casos, essa etapa pode ser negligenciada por outras urgências ou até por falta de preparo. Tornar a forma de organização estratégica e eficiente pode alavancar um negócio e impulsionar seu crescimento ao longo do tempo.
Pensando nisso, separamos algumas dicas de como organizar pedidos de clientes com processos ágeis e de fácil implementação.
Qual a importância de saber como organizar pedidos de clientes?
Receber muitos pedidos é um bom sinal para o negócio. Porém, podem acontecer problemas na organização do recebimento dessas solicitações, principalmente nos momentos em que há aumento na quantidade de vendas, por exemplo.
Por isso, investir em processos que organizem a empresa, principalmente o recebimento de novos pedidos, garante maior eficiência para diversos setores.
Separamos alguns pontos importantes sobre o processo de organização de pedidos e motivos que a empresa pode se beneficiar com essa operação:
Maior eficiência nas operações
Empresas que organizam os pedidos de clientes alcançam maior eficiência nas operações. Como a entrada de novas vendas, engloba várias áreas operacionais, a boa gestão dos pedidos ajuda a reduzir falhas e ruídos de comunicação.
Diversos setores de uma organização podem ser beneficiados com a sistematização de pedidos. E existem ferramentas automáticas, de fácil entendimento, que facilitarão o dia-a-dia organizacional, como o sistema ERP, por exemplo.
Com o uso de um sistema, as informações se concentrarão em um só lugar, possibilitando que diversas áreas visualizem as etapas do processamento.
Controle na gestão de pedidos
Toda empresa lida com gestão de pedidos no dia a dia. Seja nos pedidos de venda, que têm origem no consumidor final, ou nos pedidos de compra, que englobam as solicitações aos fornecedores, insumos e mais.
Se não houver organização nessas duas áreas, por exemplo, as chances de erros processuais aumentam, gerando desordem na empresa. Por isso é tão importante entender como organizar pedidos dos clientes internos e externos.
Gerenciamento da área logística e financeira
A organização de pedidos impacta principalmente as áreas logística e financeira. Ambas desempenham papéis importantes na entrada de solicitações, separação de produtos, criação de notas fiscais, entre outros.
Utilizando um bom sistema de gestão de pedidos de clientes, o desempenho de cada uma dessas áreas aumentará. Afinal, elas trabalham juntas a fim de organizar o processo de envio de mercadorias.
Além disso, é preciso ter a emissão de notas fiscais de produto ou serviço de forma integrada. Assim, a empresa mantém a organização dessas informações e impede possíveis problemas futuros com o fisco, e facilita na emissão de documentos empresariais.
Redução de erros com estoque
O controle de estoque está diretamente relacionado com a gestão de pedidos. É preciso ter uma organização otimizada para evitar erros durante o processamento das solicitações.
Muitas vezes, a gestão manual ocasiona a incidência de erros na contabilização de mercadorias disponíveis. As planilhas ajudam a controlar, porém, apenas um sistema ERP, garante a precisão das informações, pois a automação evita erros humanos.
Como organizar os pedidos de clientes?
É importante compreender que realizar a estruturação dos processos internos da empresa é o primeiro passo para começar a organizar pedidos de clientes. Ou seja, mapear quais serão as áreas beneficiadas e quais são as suas necessidades individuais.
Depois, é preciso buscar um sistema de organização de pedidos que englobe todas essas necessidades da empresa. Mas, embora o sistema seja indispensável, existem alguns pontos que já podem ser colocados em prática.
Separamos 6 dicas para começar a organizar os pedidos de clientes com antecedência:
1. Analise a situação do recebimento e entrega dos pedidos
Para começar o processo de organização dos pedidos de clientes, o ideal é analisar a situação atual da empresa, para entender onde estão as lacunas, os erros e mapear possíveis melhorias.
Por exemplo: se a equipe preenche manualmente todas as informações do pedido, é possível aplicar soluções para economizar tempo e focar na automação de processo.
Se há falhas no processo de recebimento desses pedidos, o ideal é investir em recursos que mitiguem esse ruído. Para isso, profissionalize a operação com sistemas que ofereçam soluções financeiras e de logística, como o caso de um sistema ERP.
2. Crie controles para os processos de organização dos pedidos
Os sistemas de gestão de pedidos são ótimos aliados para controlar processos diários. Além de economizar tempo, minimizam possíveis falhas na separação, solicitações e organização de estoque.
Esses sistemas de gestão monitoram e atualizam automaticamente todos os passos que envolvem o processamento de pedidos. Assim, é possível conhecer o status e o responsável pela ação.
3. Pense na otimização dos recursos institucionais
Os sistemas de gestão, podem se tornar aliados do seu negócio. Além de auxiliar na gestão, o ERP também fornece informações vitais, como: índices de desempenho (KPIs), dados de tempo de faturamento de pedidos, falhas no processo, etc.
Ter acesso a esses dados é como ter um mapa sempre atualizado do desempenho dos pedidos. Assim, é possível avaliar o que funciona e, consequentemente, tomar decisões mais estratégicas e assertivas no futuro.
4. Mantenha a comunicação com os clientes
O início dessa organização está no atendimento ao cliente, que deve ser ágil e rápido, sempre oferecendo o melhor para o comprador.
Além do atendimento, embora não seja uma parte prática da organização dos pedidos, coletar feedbacks e implementar as melhorias sugeridas é essencial para o negócio. Isso permite a identificação de falhas externas no processo e a possibilidade de corrigi-las.
Com esses feedbacks e melhorias, também é possível monitorar índices de desempenho, garantindo que tudo esteja funcionando dentro do esperado.
5. Invista em treinamentos sobre organização dos pedidos de clientes
O processo para organização de pedidos pode ser internalizado de diversas maneiras. Por isso, incorpore o conceito de organização à equipe.
Isso quer dizer que, periodicamente, é importante reunir colaboradores de todas as áreas, a fim de explorar os processos, tirar dúvidas e pensar em novas formas de como organizar pedidos de clientes.
Com treinamentos para os colaboradores, a empresa expande o conhecimento e, assim, mitiga possíveis erros durante o processo de organização de pedidos.
6. Integre os processos com um sistema ERP
O sistema de gestão ERP (Enterprise Resource Planning) pode ser um grande parceiro na hora de organizar os pedidos dos clientes. Essa ferramenta de gestão empresarial torna os processos integrados e automatizados.
Com um ERP SaaS (Software as a Service), é possível monitorar e gerir as áreas de vendas, estoque, compras, finanças, etc., e tornar a operação mais eficiente. Por ser todo digital, também evita erros humanos.
Além de organizar o negócio, esse software ainda contribui para um crescimento saudável, baseado em dados, com maior produtividade e controle. O ERP SaaS Base by Asaas, por exemplo, possibilita integração gratuita, oferecendo funcionalidades completas.
Segundo informações da pesquisa “Panorama Mercado Software 2024”, 33,3% das organizações pretendem adquirir ou trocar seus sistemas ERP nos próximos dois anos, reforçando a importância desse sistema na gestão e organização empresarial.
Assim, com um sistema para organização ERP, é possível usufruir de ferramentas para:
Gestão financeira
Um sistema ERP pode auxiliar na gestão financeira, uma vez que ele monitora diversos setores da empresa. Com algumas funcionalidades essenciais para mitigar riscos e erros:
- Contas a pagar: mantém em dia pagamentos aos fornecedores, funcionários;
- Contas a receber: gere os recebimentos e registro de entradas;
- Fluxo de caixa: realiza o controle eficiente do dinheiro.
Gestão de vendas, estoque e compras
Um sistema ERP pode auxiliar no processo de organização dos pedidos de clientes, fazendo a gestão de vendas, estoques e compras. Esses 3 pontos devem estar sempre alinhados, a fim de garantir o melhor resultado: o envio do produto ou a realização do serviço ao cliente final.
Assim, um sistema pode auxiliar em alguns aspectos:
- Atualização de estoque automática: minimiza erros de comunicação nas vendas;
- Pedido de compra: automatiza a gestão de novos pedidos;
- Propostas comerciais: melhora as estratégias para aprovação de propostas;
- Pedidos de vendas: mantém o processo de criação de pedidos simples, rápido e eficiente;
- Cadastros de clientes: reúne todas as principais informações dos consumidores, a fim de melhorar o relacionamento a longo prazo;
- NF-e e nota fiscal de entrada: garante emissão simplificada no próprio sistema, para registro das entradas e saídas;
- Relatórios completos: facilita na obtenção e análise de dados brutos a respeito do negócio.
Ter um bom sistema de ERP, como o do Asaas, faz toda a diferença na eficiência, gestão e competitividade. E, além de ser gratuito, o Base by Asaas ajuda a integrar todas as etapas em um só lugar.
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