Saiba o que é o método kanban e suas vantagens

Por Diego Contezini
Publicado em 14 de dezembro, 2020 | Atualizado em 14 de dezembro, 2020

O método kanban é um sistema que usa cartões de cores ou tamanhos variados para definir atividades. Esses cartões de sinalização ajudam a controlar os fluxos: desse modo, sabem-se quais as atividades que devem ser realizadas, quais estão sendo realizadas e quais já foram terminadas.

O método é geralmente aplicado em empresas de produção como maneira de indicar o andamento de fluxo de produção. Neste post, vamos detalhar mais a respeito do método kanban, suas vantagens, seu funcionamento e os tipos existentes.

Conteúdo

Quais os tipos de método kanban?

Os dois principais tipos de kanban dentro das linhas de produção são:

  • de produção;
  • de movimentação.

O kanban de movimentação notifica os diferentes setores de produção de determinada linha a fim de efetuar uma ação ou aguardar pela ordem seguinte.

Já o kanban de produção também é bastante aplicado e pode ser utilizado para além da indústria. Nesse caso, são colocados murais (podem ser usados softwares também) em um ambiente que permita a visualização por todos os responsáveis pelo desempenho das atividades associadas àquela linha de produção.

Os murais se dividem, geralmente, em três seções:

  1. A fazer (To Do);
  2. Em execução (Doing);
  3. Concluído (Done).

É possível determinar outras seções conforme a natureza de cada tarefa organizada por meio do método kanban. Em cada seção, são discriminadas (adesivadas no mural ou registradas eletronicamente nos softwares) as ações associadas àquela produção. Nos arquivos, é comum registrar:

  • breve descrição da tarefa que será feita;
  • horário de entrada;
  • horário limite ou de referência para a saída;
  • nome do funcionário que desempenha a função.

O uso de cores e tamanhos diferentes ajuda a visualizar melhor as tarefas pelos funcionários das empresas e indústrias.

Além do kanban de produção e do kanban de movimentação, vale citar o kanban de requisição.

Esse tipo especifica a quantidade de produtos que a próxima etapa ou processo deve requisitar do estoque gerado pela máquina, para que seja possível continuar a fabricação dos produtos.

Como aplicar o método kanban com eficiência?

É importante limitar a quantidade de tarefas que podem ser realizadas, ao mesmo tempo, com os kanbans. A limitação das tarefas contribui para evitar a sobrecarga de determinados colaboradores em atividades que deveriam ser feitas por uma quantidade maior de pessoas ou que deveriam esperar para que o funcionário responsável possa se dedicar com exclusividade ao trabalho.

Definir metas e limites é uma característica especial do Scrum, um sistema semelhante ao método kanban. O Scrum tem uma natureza mais regulatória enquanto o kanban é mais flexível, pois foi projetado para se ajustar à realidade da produção.

É necessário ficar alerta porque uma produção flexível demais pode ficar ineficiente ao passo que uma produção muito rígida pode gerar desajustes e prejuízos. Enfim, o correto é harmonizar as características dos dois métodos de forma a obter os melhores resultados, considerando os seguintes aspectos:

Mapeamento de processos

É importante mapear os processos onde o método será aplicado na produção. É necessário identificar as atividades relacionadas a cada processo e a melhor maneira de posicionar as colunas do kanban.

Priorização e padronização das etapas

É preciso decidir o padrão de cores e a prioridade dos insumos que integrarão o kanban. Você deve determinar os itens de maior importância, quem se responsabilizará por cada atividade e assim por diante.

Treinamento dos funcionários

Depois de definido o método, deve-se apresentá-lo e fazer o treinamento dos funcionários. É fundamental que todas as dúvidas sejam tiradas e removidos todos os obstáculos que possam interferir na eficiência do sistema.

O gestor deve ter certeza de que o grupo está alinhado conforme o uso que será feito do método kanban. 

Melhoria dos processos

É indispensável verificar a aplicação da metodologia em todos os processos e considerar a contínua melhoria para que esses processos sejam continuamente aperfeiçoados.

O período inicial certamente será o que mais oferecerá chances de otimização. É importante monitorar com cuidado a aplicação da ferramenta e corrigir determinados problemas o mais rapidamente possível. 

Variações na aplicação do método kanban

Podem ocorrer variações na aplicação do método conforme algumas especificidades da linha de produção e seus aspectos burocráticos. Nas empresas de serviços e indústrias, é comum existir a coluna “aguardando” (waiting) nos murais ou softwares.

Mesmo que “aguardar” represente, de certa forma, “por fazer”, existem diferenças técnicas, em alguns casos, entre “estar no estoque” ou “estar na fila da linha de produção”. Cada negócio deve fazer os ajustes necessários de acordo com a linha de produção.

Quais as vantagens do método kanban?

Podemos citar muitas vantagens relacionadas ao método kanban. Ele torna viável a produção puxada, que diminui bastante os estoques intermediários entre os processos. Os estoques máximo e mínimo, nessa metodologia, ficarão cada vez mais enxutos à medida que o kanban alcança mais maturidade na indústria. Consequentemente, podemos citar benefícios como:

  • desburocratização dos processos, pois não é necessária uma documentação formal de controle;
  • diminuição do tempo de ciclos, que promove a rapidez na entrega dos materiais e da produção;
  • diminuição dos desperdícios e gastos que envolvem a implantação e a fabricação (e a redução de itens estocados);
  • aumento no engajamento dos funcionários porque a função individual é mais valorizada;
  • facilidade de aplicar o método ainda que a empresa ou indústria não seja tão organizada;
  • processo administrado pela produção, o que resulta em um produto final de melhor qualidade, pois há mais objetividade e eficiência;
  • visualização transparente dos problemas, já que os estoques ajudam a escondê-los;
  • otimização do processo e da equipe, pois os funcionários conseguem trabalhar a partir do controle visual do método;
  • promoção do trabalho em grupo, pois todos devem trabalhar conforme o quadro de atividades do método;
  • aumento da produtividade porque o método aponta as atividades posteriores para os funcionários, o que evita ócio; como as atividades são especificadas, o retrabalho também diminui bastante.

O método kanban é uma ferramenta eficaz que confere mais autonomia aos funcionários e facilita a gestão da produção. Sua eficiência é tão grande que foram desenvolvidos softwares do método que podem ser utilizados em celulares e tablets. O e-kanban pode ser atualizado e modificado em tempo real por qualquer pessoa que esteja envolvida no processo.

Uma das vantagens do kanban é justamente a redução de gastos, ou seja, ele ajuda a gerar mais economia para o negócio. Certamente, você também deve buscar a redução de custos em sua empresa, não é? Então, aproveite e confira 10 dicas para reduzir custos na empresa sem perder a qualidade!