Um dos desafios mais comuns enfrentados pelas empresas é a inadimplência dos clientes, que pode impactar negativamente no balanço financeiro e na gestão de cobrança. Para resolver esse problema, uma prática cada vez mais adotada é o uso de lembretes de cobrança.
Esses lembretes são ferramentas eficazes para notificar os clientes a respeito de pagamentos pendentes, contribuindo para o pagamento em dia e melhorando a gestão financeira.
Por isso, nas próximas linhas, explicaremos como funciona o lembrete de cobrança, seus benefícios e como implementá-lo de forma eficaz em sua empresa. Continue lendo!
Como fazer um lembrete de cobrança?
Implementar lembretes de pagamento auxilia no processo de pagamento dos clientes. Afinal, podem existir diversos motivos para a inadimplência financeira: falta de dinheiro ou até mesmo esquecimento. Assim, as notificações podem relembrar os clientes da obrigação financeira.
Além disso, os lembretes de cobrança ajudam a manter um bom relacionamento com os clientes ao proporcionar um serviço atencioso e organizado. Afinal, cada notificação é personalizada para a cobrança em aberto do cliente.
Um bom lembrete pode ser feito seguindo alguns passos simples:
- Escolha o meio de comunicação: e-mail de cobrança e SMS são os meios mais comuns e eficientes, mas também é possível usar notificações por aplicativos de mensagem ou até mesmo chamadas telefônicas, dependendo do perfil dos clientes e da natureza do negócio.
- Configure um sistema de lembretes automáticos: utilize softwares de gestão financeira ou CRM (Customer Relationship Management) que oferecem a funcionalidade de enviar lembretes automáticos. Isso economiza tempo e garante que nenhum cliente seja esquecido.
- Personalize a mensagem: personalize o lembrete com o nome do consumidor e detalhes específicos sobre a fatura, como valor, data de vencimento e número da fatura. Evite um tom ameaçador ou rude, pois isso pode prejudicar o relacionamento com o cliente.
- Determine a frequência dos lembretes: envie lembretes em intervalos regulares. Um bom modelo pode incluir a notificação uma semana antes do vencimento, um no dia do vencimento e lembretes adicionais após o vencimento (por exemplo, 7, 14 e 30 dias após o vencimento).
- Ofereça opções de pagamento: inclua na mensagem os métodos de pagamento disponíveis e um link direto para o pagamento, se possível. Facilitar o processo de pagamento aumenta as chances de quitação rápida.
O que deve constar no lembrete de cobrança para clientes?
Para que uma notificação de cobrança seja eficaz e profissional, é essencial incluir informações claras e detalhadas. Afinal, apesar de ser um processo automatizado, a personalização permite uma aproximação maior com o cliente.
No entanto, ainda assim, é um processo administrativo, e deve contar algumas informações para casos de judicialização da cobrança. Por isso, é necessário informar ao cliente alguns pontos essenciais a respeito de sua pendência.
Confira alguns dos pontos que devem contar em seu lembrete de cobrança:
- Identificação do remetente: nome da empresa cobradora, com endereço, informações de contato e logo;
- Informações do cliente: nome completo ou razão social da empresa, endereço completo, informações de contato (e-mail, telefone);
- Dados da fatura: número ou referência, emissão, dia do vencimento, valor da pendência e descrição dos produtos ou serviços;
- Histórico de pagamento e condições: situação atual da pendência, com a quantidade de pagamentos anteriores, juros, saldo pendente e outras informações da fatura;
- Instruções de pagamento: métodos aceitos, detalhes da conta, QR Code ou até mesmo, o link de pagamento da fatura;
- Detalhes para o atraso: após apresentar as informações de quitação da pendência, também deixe claro quais serão as consequências. Sejam juros e multas, ou até mesmo suspensão de serviços e judicialização da causa;
- Ofereça suporte: caso o cliente tenha dúvidas, deixe claro as opções de suporte que a empresa oferece para a resolução destas questões.
Incluir todos esses dados na notificação de cobrança garante que o cliente tenha todas as informações necessárias para realizar o pagamento de forma rápida e eficiente, além de reforçar a imagem de profissionalismo da sua empresa.
Como escolher a melhor ferramenta para enviar lembrete de cobrança?
No contexto das finanças empresariais, enviar lembretes de pagamento é uma prática crucial para assegurar a regularidade dos recebimentos e a saúde financeira da empresa.
A escolha da ferramenta adequada para enviar esses lembretes pode fazer uma grande diferença na eficácia do processo. Afinal, a depender da quantidade de cobranças que a empresa gerenciar por dia, erros humanos podem acontecer — além de exigir mão de obra especializada para esse processo.
No entanto, ao buscar a ajuda de softwares e ferramentas especializadas, a automação do processo pode torná-lo mais rápido. Abaixo, explicamos como escolher a melhor ferramenta para enviar lembretes de pagamento para clientes.
1. Avalie sua necessidade de envio de lembretes
Antes de escolher uma ferramenta, é fundamental entender as necessidades específicas da empresa.
Considere o volume de clientes que precisam de gerenciamento, a frequência dos pagamentos, o nível de personalização necessário nas mensagens e se é preciso integrar o sistema com outras plataformas (como sistemas de gestão financeira ou ERPs).
Essa análise é fundamental para a escolha de um sistema. Afinal, existem limitações em alguns sistemas de notificação. No Asaas, após o cadastro do cliente na plataforma, é fácil de criar toda a régua de cobrança, determinando a mensagem e a periodicidade, com envio automático.
2. Considere a automação e personalização dos lembretes
Escolha um sistema de cobrança automatizado, que simplifique o envio de lembretes, reduzindo o esforço manual e minimizando o risco de esquecimentos. Além disso, a capacidade de personalizar as mensagens é crucial para manter uma comunicação profissional e personalizada com os clientes.
Ferramentas que permitem segmentar os clientes e ajustar as mensagens conforme o perfil de cada um são altamente recomendadas. O Asaas é uma ótima opção de ferramenta para tornar a gestão de cobrança simples, já que permite a personalização de cada cobrança, para cada cliente.
3. Considere a variedade de canais de comunicação
A ferramenta deve oferecer múltiplos canais para o envio de lembretes, como e-mail, SMS, cobrança por WhatsApp e notificações push. Isso garante o alcance aos clientes no canal de comunicação que eles preferem, aumentando a eficácia dos lembretes.
Além disso, também é preciso pensar nas situações em que o cliente não retorna o contato em nenhum dos meios. A empresa deve contar com ferramentas que possuam opções de envios tradicionais, como cartas de cobrança, a fim de se prevenir e ter provas para uma cobrança judicial, por exemplo.
4. Garanta a extração de relatórios e análises
Optar por uma ferramenta que forneça relatórios detalhados e análises de desempenho pode ser muito útil. É possível acompanhar métricas como taxa de abertura dos e-mails, taxa de resposta, e identificar quais tipos de lembretes são mais eficazes.
Isso ajudará a ajustar sua estratégia de comunicação e melhorar continuamente o processo de cobrança. Afinal, cada cliente pode ser convencido com diferentes estratégias de comunicação e realizar testes é importante para a efetividade da cobrança.
5. Tenha recursos de segurança e conformidade
A segurança dos dados dos seus clientes é de extrema importância. Escolha uma ferramenta que ofereça robustas medidas de segurança, como criptografia de dados, e que esteja em conformidade com as regulamentações de proteção de dados, como a LGPD no Brasil.
Afinal, em todo o processo de cobrança, dados confidenciais do cliente podem ser expostos, como: nome, dados de cartão de crédito, endereço, etc. Assim, é importante buscar por uma plataforma de gestão financeira que esteja seguindo os processos de certificação PCI-DSS para a segurança da informação.
6. Escolha uma plataforma financeira para automatizar os lembretes
Ao contar com uma plataforma financeira para realizar o processo de envio de cobranças, o processo é mais simples, já que a gestão das finanças ficará centralizada em um único lugar.
Por exemplo, ao escolher uma plataforma que já possui uma conta digital, é possível cadastrar o cliente, criar a cobrança, escolher a melhor forma de pagamento, personalizar a mensagem e configurar a data em um só lugar.
Assim, quando o cliente realizar o pagamento, os valores já serão compensados na conta-corrente da instituição financeira onde a cobrança foi gerada. Além de facilitar o processo, é fácil de manter o controle do fluxo de caixa. O Asaas, por exemplo, é uma ótima opção de conta digital para realizar esse processo.
Conte com o Asaas para enviar lembretes de cobrança
A conta digital Asaas possui com recursos de cobrança e pagamento que permitem que o negócio cresça e atinja um público cada vez maior.
Além disso, o Asaas também oferece soluções de notificações para conversar com seus clientes, realizar comunicações amigáveis e ainda estabelecer uma régua de cobrança eficiente.
Com o sistema de mensageria do Asaas, o negócio envia lembretes de pagamentos em diferentes momentos para seu cliente, antes e depois do vencimento da fatura. Tudo isso adaptado ao meio de comunicação preferido do cliente.
Para abrir sua conta digital Asaas é simples:
- Baixe o aplicativo Asaas (iOS, Android) ou entre pelo site;
- Cadastre as suas informações pessoais;
- Escolha o tipo de conta e coloque os dados adicionais;
- Confirme o código recebido por SMS;
- E pronto! Já é possível começar a usar a conta digital para enviar lembretes de cobrança.
Para conhecer mais sobre a gestão de cobrança e outras funcionalidades, crie sua conta digital no Asaas e comece a usar agora!