A gestão de cobranças é um componente essencial da administração financeira de empresas que desejam manter a saúde do fluxo de caixa, reduzir a inadimplência e garantir previsibilidade nos recebimentos.
Segundo dados do Mapa da Inadimplência da Serasa, em junho de 2025, mais de 77,8 milhões de brasileiros estão inadimplentes. Esse cenário reforça a necessidade de investir em sistemas de gestão de cobrança, capazes de integrar tecnologia com as necessidades da empresa.
A estruturação dos processos é decisiva para o controle de contas a receber e para preservar o relacionamento com os clientes inadimplentes. A seguir, ensinaremos como construir um processo de cobrança eficaz e centrado na experiência do cliente.
O que é gestão de cobrança?
A gestão de cobrança é o conjunto de estratégias, processos e ferramentas utilizadas para acompanhar e garantir o pagamento de valores devidos por clientes.
Esse processo faz parte da gestão de contas a receber e atua diretamente na recuperação de crédito. Portanto, inclui:
- Definição de formas de pagamento (Pix, boleto, cartão, débito em conta);
- Estratégias para prevenção da inadimplência;
- Adoção de canais de cobrança eficazes, como WhatsApp e SMS;
- Automação de lembretes de pagamento;
- Configuração de régua de cobrança;
- Se necessário, judicialização da cobrança.
Por que investir em uma gestão de cobranças eficiente?
Empresas que organizam sua carteira de cobranças com clareza estratégica e apoio tecnológico colhem benefícios.
Entre eles, é possível elencar:
- Redução da inadimplência financeira, por meio da cobrança preventiva;
- Melhora no fluxo de caixa, facilitando a gestão financeira;
- Automatização de processos operacionais, com ganho de produtividade;
- Controle sobre a taxa de recuperação de crédito, com indicadores claros.
Tipos de cobrança: qual modelo aplicar?
A gestão de cobrança engloba alguns tipos principais, implementados em estratégias de diversas empresas. Geralmente, foca na forma de pagamento e na recorrência da receita:
- Cobrança avulsa: ideal para serviços pontuais;
- Cobrança parcelada: útil para produtos ou serviços com alto valor agregado;
- Cobrança recorrente: comum em assinaturas, SaaS e academias, melhora o controle de recebíveis.
Cada uma delas pode ser utilizada para um tipo de cliente específico, ou para um nicho de mercado (como produtos ou serviços recorrentes, por exemplo).
Canais mais usados na comunicação de cobrança
Os meios de cobrança devem ser escolhidos conforme o perfil do público e o objetivo da interação.
Para isso, é possível escolher e personalizar os principais canais utilizados. Em algumas plataformas de cobrança, como o Asaas, é possível encontrá-los para, assim, configurar as notificações. Confira as existentes:
- WhatsApp e SMS: ideais para lembretes rápidos e comunicação direta;
- E-mail de cobrança: útil para cobrança formal com registro;
- Ligações telefônicas ou robôs de voz: indicados para gerar urgência ou escalar a negociação;
- Carta de cobrança: alternativa tradicional, ainda usada em determinados contextos. No Asaas, é uma forma de enviar um boleto de cobrança.
Como estruturar um processo de cobrança eficaz
Para evitar inadimplência e atrasos nos pagamentos, e garantir que a gestão de cobranças aconteça de maneira assertiva, siga estes passos:
1. Defina uma política de crédito e cobrança
Inclua condições de pagamento, prazos, encargos e regras de negociação. Isso traz segurança jurídica e clareza para ambas as partes.
2. Utilize cobrança preventiva
A régua de cobrança preventiva inclui notificações antes do vencimento, via canais como e-mail, WhatsApp e SMS, auxiliando o cliente a se planejar.
3. Padronize a cobrança recorrente
Para empresas com modelo de receita recorrente, como cobranças por assinatura, a padronização evita falhas no ciclo de faturamento.
4. Automatize com um sistema de cobrança
A automação financeira, ao utilizar de um sistema de cobranças como o do Asaas, por exemplo, permite:
- Geração de boletos e links de pagamento;
- Disparo automático de lembretes;
- Monitoramento de status em tempo real;
- Redução de erros e aumento da eficiência.
5. Implemente uma régua de cobrança
A régua de cobrança define quando e como o cliente será contatado, podendo ser personalizada da maneira desejada pela empresa.
A ideia, com isso, é garantir o envio de notificações de cobrança em diversas fases, visando o recebimento em dia das pendências financeiras. Veja um exemplo:
- Pré-vencimento (prevenção);
- Até 15 dias após (cobrança amigável);
- Após 30 dias (negativação, protesto ou judicialização).
Quando usar a negativação na cobrança?
A negativação de clientes inadimplentes pode ser acionada após 30 dias de atraso, embora não exista, na legislação brasileira, nenhuma determinação para a negativação de um cliente.
Mas, é uma prática comum no mercado esperar pelo menos 1 mês, para garantir que o cliente tenha tempo para conseguir o montante da pendência, ou ainda lembre de sua obrigação financeira.
Algumas plataformas oferecem esse serviço. No Asaas, por exemplo, o processo de negativação no Serasa é automático e seguro.
Vantagens:
- Eleva a taxa de recuperação;
- Cria histórico negativo no CPF/CNPJ do devedor;
- Protege o negócio de reincidência.
Como automatizar a cobrança com o Asaas
O Asaas é uma plataforma completa de automação de cobranças e gestão financeira para empresas.
A solução atua como um sistema de cobrança inteligente, que conecta meios de pagamento, régua de cobrança e negativação em um só lugar.
Veja alguns serviços oferecidos pelo sistema de cobranças do Asaas:
- Diversos meios de pagamento: Pix, boleto, cartão de crédito ou débito;
- Envio automático de notificações: WhatsApp, SMS, e-mail, carta e telefone;
- Régua de cobrança do Asaas: mensagens antes e depois do vencimento;
- Negativação via Serasa: proteção contra inadimplentes após 30 dias de atraso;
- Antecipação de recebíveis: receba à vista mesmo em vendas parceladas;
- ERP gratuito: controle de estoque, fluxo de caixa, contas a pagar e mais;
- Integração via API: adicione pagamentos ao seu sistema com checkout transparente e recursos como split, white label e One-click Buy.
A gestão de cobranças deve ser encarada como uma função estratégica da saúde financeira da empresa.
Ao realizá-la, é possível reduzir drasticamente a inadimplência, melhorar a experiência do cliente e manter o controle sobre os recebíveis.
Conheça a régua de cobrança do Asaas e comece a realizar a gestão financeira do seu negócio.