Qual o melhor ERP para pequenas empresas? Guia para escolher

No mundo empresarial moderno, a eficiência operacional e a gestão financeira eficaz são cruciais para o sucesso das pequenas empresas. 

Nesse contexto, os sistemas ERP desempenham um papel fundamental, oferecendo uma solução abrangente e integrada para gerenciar todos os aspectos do negócio, desde o controle financeiro até o gerenciamento de estoque e vendas. 

Com esse artigo, entenda qual é o melhor ERP para pequenas empresas, por que ele é importante e como escolher a solução para atender às necessidades específicas do negócio. Continue lendo!

O que é um sistema ERP?

Um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) é uma ferramenta de gestão empresarial que integra e automatiza processos internos de uma organização em um único sistema. 

Ele permite o controle e a gestão de diversas áreas, como finanças, estoque, vendas, compras, recursos humanos, entre outras, facilitando a tomada de decisões e aumentando a eficiência operacional.

Para empresas que estão focadas em aumentar sua eficiência e crescer cada vez mais, um sistema de gestão centralizado pode ser a chave para concretizar esses objetivos.

Por que uma ter um software ERP para pequenas empresas?

Um sistema ERP para pequenas empresas oferece uma série de benefícios, incluindo centralização de informações, automatização de processos, embasamento de decisões em dados, melhoria da produtividade e controle financeiro mais eficiente. 

Essas vantagens contribuem para a otimização dos recursos, o aumento da competitividade e o crescimento sustentável do negócio.

Com um ERP, é possível realizar um controle financeiro mais eficiente, monitorando entradas e saídas de recursos, gerenciando contas a pagar e a receber, emitindo relatórios financeiros detalhados e acompanhando o fluxo de caixa. 

Isso proporciona uma visão mais clara da saúde financeira da empresa e ajuda a evitar problemas de liquidez.

Quais os benefícios de um ERP para pequenas empresas de serviço e produto?

Um ERP pode oferecer uma série de benefícios para pequenas empresas, incluindo redução de custos, aumento da produtividade, aumento na eficiência, melhor gestão de impostos e melhora na segurança de informações. 

Esses benefícios contribuem para a otimização das operações comerciais e o sucesso a longo prazo da empresa. Confira um pouco sobre cada um deles:

Redução de custos

Implementar um ERP pode resultar em uma significativa redução de custos para pequenas empresas. Isso ocorre devido à automação de processos, que elimina a necessidade de mão de obra manual em tarefas repetitivas e consome tempo. 

Além disso, um sistema ERP pode ajudar a otimizar o uso de recursos, reduzir desperdícios e minimizar erros operacionais, resultando em economias financeiras a longo prazo.

Aumento da produtividade

Com um sistema ERP, as pequenas empresas podem aumentar sua produtividade ao automatizar processos manuais e burocráticos. 

Isso libera tempo para os funcionários se concentrarem em atividades mais estratégicas e produtivas, aumentando a eficiência geral das operações. 

Além disso, a centralização de informações em um único sistema facilita o acesso rápido a dados relevantes, agilizando a tomada de decisões.

Aumento na eficiência

Um ERP melhora a eficiência das operações empresariais ao integrar diferentes áreas da empresa, como finanças, vendas, estoque e recursos humanos, em um único sistema. 

Isso elimina a necessidade de lidar com várias ferramentas e sistemas isolados, reduzindo o tempo gasto na transferência de informações entre departamentos e evitando inconsistências nos dados.

Melhor gestão de impostos

Para pequenas empresas, a gestão eficaz dos impostos é essencial para garantir o cumprimento das obrigações fiscais e evitar multas e penalidades. 

Um sistema ERP facilita o controle e o acompanhamento das transações financeiras, permitindo uma gestão mais precisa e eficiente dos impostos. 

Além disso, muitos ERPs oferecem recursos específicos para o cálculo automático de impostos e a geração de relatórios fiscais, facilitando o processo de conformidade tributária.

Melhora na segurança de informações

Com a crescente preocupação com a segurança cibernética, é fundamental que as pequenas empresas protejam suas informações comerciais contra ameaças externas e internas. 

Um sistema ERP oferece recursos avançados de segurança de dados, como criptografia, controle de acesso e monitoramento de atividades, garantindo a integridade, confidencialidade e disponibilidade das informações empresariais. 

Isso ajuda a mitigar riscos de violações de dados e protege a empresa contra perdas financeiras e danos à reputação.

Redução de falhas

A implementação de um sistema ERP contribui para a redução de falhas e erros operacionais. 

Ao automatizar processos e integrar informações em uma única plataforma, as chances de ocorrência de erros humanos são significativamente reduzidas. Isso resulta em uma operação mais suave e eficiente, com menos retrabalho e desperdício de recursos.

Fornece insumos para tomadas de decisão

Um sistema ERP oferece uma visão abrangente e integrada das operações da empresa, fornecendo dados precisos e atualizados em tempo real. 

Isso permite que os gestores tomem decisões informadas e estratégicas com base em informações confiáveis e relevantes. 

Com acesso a relatórios detalhados e análises de desempenho, os líderes empresariais podem identificar tendências, oportunidades de melhoria e áreas de risco, orientando o direcionamento das ações da empresa.

Oferece vantagem competitiva

Ao adotar um sistema ERP, as pequenas empresas ganham uma vantagem competitiva significativa no mercado. 

A eficiência operacional aprimorada, a capacidade de resposta a mudanças no ambiente de negócios e a capacidade de oferecer um serviço mais ágil e personalizado aos clientes ajudam a diferenciar a empresa de seus concorrentes. 

Além disso, um sistema ERP permite que as empresas se adaptem rapidamente às demandas do mercado, mantendo-se ágeis e flexíveis em um ambiente comercial dinâmico.

Aumento de vendas

Um sistema ERP pode contribuir para o aumento das vendas ao melhorar a experiência do cliente, otimizar o processo de vendas e facilitar a identificação de oportunidades de vendas cruzadas e up selling. 

Com uma visão unificada dos clientes e do histórico de transações, as equipes de vendas podem oferecer um atendimento mais personalizado e eficiente, atendendo às necessidades específicas dos clientes e aumentando as chances de conversão. 

Além disso, a automação de processos de vendas e a gestão eficaz de estoque garantem que os produtos estejam sempre disponíveis para atender à demanda dos clientes, aumentando a satisfação e fidelidade do cliente.

Quais as funcionalidades de um sistema ERP para pequenas empresas?

Os ERPs são sistemas que precisam compor algumas funcionalidades básicas para funcionarem adequadamente. Essas ferramentas integradas de um ERP existem para potencializar o funcionamento do negócio. Confira:

Gestão de pedidos

Um ERP permite o controle completo do ciclo de pedidos, desde o recebimento até a entrega. 

Isso inclui o registro de novos pedidos, o acompanhamento do status de cada pedido em tempo real. 

A gestão de pedidos no ERP oferece uma visão abrangente e integrada de todas as etapas do processo, facilitando o monitoramento e garantindo a satisfação do cliente.

Emissão de notas fiscais

Um ERP integra a emissão de notas fiscais ao processo de gestão de pedidos e vendas. Ao receber um pedido, o sistema automaticamente gera a nota fiscal correspondente, com base nas informações do cliente, produtos adquiridos, valores e outras informações relevantes. 

Isso simplifica o processo de emissão de notas fiscais, elimina a necessidade de inserção manual de dados e reduz o risco de erros. 

Além disso, um sistema ERP geralmente está integrado aos órgãos fiscais, facilitando o cumprimento das obrigações fiscais e tributárias da empresa.

Gestão financeira

Um sistema ERP inclui módulos específicos para o gerenciamento financeiro, permitindo o controle completo das finanças da empresa. 

Isso engloba desde a contabilidade geral até contas a pagar e a receber, fluxo de caixa, conciliação bancária, controle de despesas e receitas, gestão de orçamentos e previsões financeiras. 

Com essas funcionalidades integradas, as empresas podem acompanhar de perto sua saúde financeira, tomar decisões embasadas em dados precisos e garantir a conformidade com as obrigações fiscais.

Relatórios de custos

Um sistema ERP possibilita a geração de relatórios detalhados sobre os custos operacionais da empresa, incluindo custos de produção, despesas gerais, custos com pessoal, custos de distribuição, entre outros. 

Esses relatórios fornecem insights valiosos para a análise de desempenho financeiro, identificação de áreas de desperdício, otimização de processos e tomada de decisões estratégicas. 

Com a capacidade de personalizar relatórios conforme as necessidades específicas da empresa, o ERP ajuda a manter um controle preciso e transparente dos custos em todas as áreas do negócio.

Integração de recursos

Um dos principais benefícios de um sistema ERP é a integração de todos os recursos e processos da empresa em uma única plataforma. 

Isso significa que diferentes departamentos e áreas de negócio podem compartilhar dados e informações de forma instantânea e precisa, eliminando redundâncias, retrabalho e problemas de comunicação. 

Com a integração de recursos, as empresas podem operar de maneira mais eficiente, colaborativa e coordenada, garantindo uma visão unificada e integrada de todas as operações empresariais.

Como escolher o melhor ERP para pequenas empresas? 

Escolher o melhor sistema ERP para pequenas e médias empresas (PMEs) é uma decisão crucial que pode impactar significativamente o desempenho e a eficiência do negócio.  

Para tomar essa decisão, sua gestão precisa considerar aspectos e realizar uma avaliação cuidadosa das opções disponíveis. 

No geral, o foco de uma PME está em optar pelo melhor sistema ERP que atenda às suas necessidades específicas e impulsione o crescimento e o sucesso operacional.

Confira alguns pontos a serem considerados ao selecionar um ERP para uma PME:

1. Identifique as necessidades específicas da sua empresa

Antes de começar a avaliar opções de ERP, é importante entender as necessidades específicas da sua empresa. 

Considere quais processos e áreas precisam ser integrados e automatizados, como contabilidade, estoque, vendas, compras, recursos humanos, entre outros. Isso ajudará a determinar quais funcionalidades são essenciais para o seu negócio.

2. Avalie a escalabilidade do sistema

Uma PME em crescimento precisa de um sistema ERP que possa acompanhar seu desenvolvimento. 

Certifique-se de escolher uma solução escalável que possa crescer junto com a empresa, adicionando usuários, funcionalidades e capacidade conforme necessário.

3. Considere a facilidade de uso e implementação

Um ERP fácil de usar e implementar é essencial para uma PME, especialmente se não houver uma equipe de TI dedicada. 

Procure por sistemas com interfaces intuitivas, suporte ao usuário acessível e opções de implementação flexíveis, como nuvem ou instalação local.

4. Verifique a integração com outras ferramentas e sistemas

O sistema ERP escolhido deve se integrar facilmente com outras ferramentas e sistemas que a sua empresa já utiliza, como software de CRM, e-commerce, pagamento, entre outros. 

Isso garantirá uma troca eficiente de dados e informações entre diferentes plataformas.

5. Avalie o suporte e o serviço ao cliente

Um bom suporte e serviço ao cliente são fundamentais para garantir que qualquer problema ou dúvida seja resolvido rapidamente. 

Procure por fornecedores de ERP que ofereçam suporte técnico confiável, treinamento para usuários e atualizações regulares do sistema.

6. Analise o custo total de propriedade (TCO)

Além do custo inicial de aquisição, leve em consideração os custos contínuos, como taxas de licença, manutenção, atualizações e suporte. 

Calcule o TCO ao longo do tempo para determinar o retorno do investimento (ROI) do sistema ERP escolhido.

Conheça o ERP na nuvem para pequenas empresas

Depois de conhecer os seis principais requisitos para definir o software ERP para PME ideal para o seu negócio, fica claro que uma das melhores opções disponíveis no mercado é o ERP do Asaas.

O Base by Asaas é um ERP online para pequenas empresas, possibilitando que o gestor acesse os dados de que precisa no dia a dia, de qualquer lugar onde estiver.

Trata-se de um ERP SaaS, que significa que você não precisa instalar nada localmente. Você contrata o serviço e o Asaas te entrega todas as funcionalidades, sem que você precise de uma grande infraestrutura de hardware e software.

Funcionalidades do ERP Base by Asaas

O ERP Base by Asaas oferece uma série de funcionalidades essenciais para otimizar a gestão financeira e operacional de uma empresa. 

Com todas essas funcionalidades integradas em um único sistema, o Base oferece uma solução completa e eficiente para a gestão empresarial, proporcionando maior controle, eficiência operacional e conformidade fiscal para pequenas e médias empresas.

Vamos explorar cada uma delas:

Contas a Pagar

Com o ERP Base by Asaas, é possível gerenciar todas as contas a pagar de forma centralizada. 

Isso inclui registrar e controlar os pagamentos a fornecedores, programar e acompanhar os vencimentos das contas, além de realizar conciliações bancárias para garantir a exatidão das transações.

Contas a Receber

A funcionalidade de contas a receber permite registrar e monitorar todas as receitas da empresa, desde vendas a prazo até pagamentos de clientes. 

É possível acompanhar os valores pendentes de recebimento, emitir cobranças e gerenciar prazos de pagamento para garantir um fluxo de caixa saudável.

Fluxo de Caixa

O ERP Base by Asaas oferece uma visão abrangente e em tempo real do fluxo de caixa da empresa. 

Isso inclui a entrada e saída de recursos financeiros, previsões de receitas e despesas, controle de saldos bancários e análises detalhadas para auxiliar na tomada de decisões financeiras estratégicas.

Pedido de Venda

Com essa funcionalidade, é possível registrar e gerenciar todos os pedidos de venda da empresa, desde a emissão do pedido até a entrega do produto ou serviço ao cliente. 

Isso inclui controle de estoque, cálculo de preços, emissão de documentos fiscais e acompanhamento do status do pedido.

Nota Fiscal Eletrônica

O ERP Base by Asaas permite a emissão rápida e segura de notas fiscais eletrônicas (NF-e), conforme exigido pela legislação tributária brasileira. 

Isso inclui a geração, envio e armazenamento seguro das NF-e, garantindo conformidade fiscal e facilitando o cumprimento das obrigações legais.

Cadastro de Cliente

Essa funcionalidade permite manter um registro detalhado de todos os clientes da empresa, incluindo informações básicas de contato, histórico de compras, preferências de pagamento e outras informações relevantes. 

Isso facilita o relacionamento com o cliente e ajuda a oferecer um atendimento mais personalizado.

Estoque Automático

Com o ERP Base by Asaas, é possível controlar o estoque de forma automática e integrada com outras áreas do sistema. 

Isso inclui o registro e monitoramento de entrada e saída de produtos, controle de níveis de estoque, alertas de reposição e gestão de inventário.

Nota Fiscal de Entrada

Além da NF-e de venda, o ERP Base by Asaas também oferece a funcionalidade de emissão de notas fiscais de entrada, utilizadas para registrar a compra de produtos ou serviços de fornecedores. 

Isso facilita o controle fiscal e contábil da empresa, garantindo a conformidade com a legislação.

Pedido de Compra

Por fim, essa funcionalidade permite registrar e gerenciar todos os pedidos de compra feitos pela empresa a fornecedores. 

Isso inclui o controle de cotações, emissão de pedidos, acompanhamento de prazos de entrega e registro de recebimento de mercadorias ou serviços.

Vantagens do ERP Base by Asaas

Mais do que apenas oferecer recursos para seu negócio, o ERP do Asaas também traz vantagens na prática para seu negócio. Entenda algumas das principais vantagens oferecidas pelo Base by Asaas:

Custo-benefício

O ERP Base by Asaas proporciona um excelente custo-benefício para as empresas, especialmente as de pequeno e médio porte. 

Com uma assinatura acessível e transparente, as empresas podem ter acesso a uma ampla gama de funcionalidades e recursos essenciais para a gestão financeira, operacional e contábil, sem comprometer o orçamento.

Suporte online e gratuito

Uma das vantagens do ERP Base by Asaas é o suporte online e gratuito oferecido pela equipe especializada. 

Os usuários têm acesso a um suporte técnico dedicado, que pode ajudar a solucionar dúvidas, resolver problemas técnicos e oferecer orientações sobre o uso do sistema, garantindo uma experiência tranquila e sem complicações.

Implantação sem custos

Outra vantagem do ERP Base by Asaas é a implantação sem custos adicionais. Isso significa que as empresas podem começar a utilizar o sistema imediatamente após a assinatura, sem a necessidade de investimentos em infraestrutura, hardware ou software. 

A implantação rápida e sem complicações permite que as empresas aproveitem todos os benefícios do sistema de forma ágil e eficiente.

Escalabilidade

O ERP Base by Asaas é uma solução altamente escalável, o que significa que pode crescer e se adaptar às necessidades da empresa ao longo do tempo. 

À medida que a empresa expande suas operações, contrata mais funcionários, adiciona novos produtos ou serviços, o sistema pode ser facilmente ajustado e configurado para acompanhar esse crescimento.

Além disso, vale ressaltar que tanto a implantação quanto o suporte são gratuitos e você não precisa pagar mensalidade. A cobrança realizada é apenas das taxas dos serviços que você usar.

Isso significa que hoje você usa serviços de acordo com o tamanho da sua empresa e, amanhã, quando ela estiver maior, contratar mais serviços porque o Base by Asaas acompanha o crescimento do seu negócio.

Quer saber na prática por que o Base by Asaas é o melhor ERP para pequenas empresas? Crie a sua conta gratuita e descubra!