Se você é empreendedor, deve ter ouvido falar sobre a Reforma Tributária em 2026. Com as novas regras em vigor, algumas entregas obrigatórias dos negócios sofrerão modificações. É exatamente sobre elas que te explicarei neste texto.
Entre as mudanças previstas, destaco a alteração na emissão de notas fiscais pelo portal nacional. A partir de 2026, o documento, que até então tinha um formato para cada município, agora será padronizado e emitido diretamente pelo portal do governo.
Enquanto CFO do Asaas, um dos meus papéis é acompanhar essas mudanças para poder adaptá-las em nossa empresa. Por isso que, para te ajudar a entender melhor como funcionarão os processos, falarei mais a seguir.
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Novas determinações de emissão de nota fiscal pelo Portal Nacional
Se você acompanha as movimentações do Governo Federal, já percebeu que as alterações na emissão de notas fiscais não é recente. O processo teve início em 2023, com a adequação da emissão de NFS-e para MEIs.
À época, os Microempreendedores Individuais passaram a emitir seus documentos fiscais no Portal Nacional. Agora, em 2025, o Governo Federal está implementando o período de testes, solicitando as adequações para as demais empresas, após a publicação da Lei Complementar n.º 214.
Esta legislação prevê que todas as prefeituras municipais devem adotar o layout nacional para NFS-e. Veja a determinação do artigo 62, que afirma que todos os Municípios, Estados, Distrito Federal e a União são obrigados a:
I – adaptar os sistemas autorizadores e aplicativos de emissão simplificada de documentos fiscais eletrônicos vigentes para utilização de leiaute padronizado, que permita aos contribuintes informar os dados relativos ao IBS e à CBS, necessários à apuração desses tributos;
Portanto, a partir de 1º de janeiro de 2026, todos os municípios deve se adequar ao novo padrão.
Por que a padronização da NFSe é importante para a sua empresa?
Segundo o governo, a ideia é unificar a nota e centralizar todas as informações sobre NFS-e em um ambiente de dados que assegure a integridade dos documentos.
Com este novo padrão, as diferenças entre modelos, campos e exigências entre estados e municípios são extintas. Isso torna o processo mais eficiente, principalmente se a sua empresa atua em diferentes municípios ou estados.
Vejo que essa mudança pode facilitar bastante o processo da contabilidade para empresas, após a fase de testes e integração completa. Por exemplo, vai reduzir erros manuais no preenchimento, que geram problemas na validação de tributos e impostos, entre outros pontos.
A fim de incentivar o uso do projeto completo, a própria Receita Federal do Brasil destaca algumas vantagens para as prefeituras municipais:
- Diminuição da burocracia: com um padrão único, deixam de existir discrepâncias entre estados e municípios. Se a sua empresa atua em mais de um local, isso representa uma simplificação enorme, tanto operacional quanto contábil.
- Maior segurança nos processos: o novo modelo permite validações mais rigorosas no momento da emissão da nota, reduzindo riscos de erros, adulterações ou fraudes.
- Transparência e controle: ao usar o ambiente nacional, tanto os municípios quanto os contribuintes têm uma visão centralizada dos documentos fiscais, dos tributos envolvidos (IBS, CBS e, quando aplicável, Imposto Seletivo) e do histórico de emissão.
Não realizar a mudança para o novo padrão de notas fiscais traz riscos para a sua empresa: as notas em padrões diferentes serão rejeitadas, trazendo grandes riscos operacionais para o seu negócio.
É obrigatório conveniar-se ao sistema de emissão de NFS-e pelo portal nacional?
Sim. Todas as prefeituras devem se adaptar à padronização das novas notas fiscais. Porém, embora a adaptação seja obrigatória, as prefeituras não precisam aderir 100% do projeto.
Ou seja, os municípios devem proporcionar um ambiente próprio, mas integrado com o layout personalizado, ou migrar integralmente para o Portal Nacional.
Independente de como seguirem com o novo padrão, ambos os modelos devem operar no Ambiente de Dados Nacional (ADN). Ele é uma espécie de repositório central, que garante a integridade e disponibiliza todas as notas fiscais emitidas.
No Portal Nacional, existe uma seção completa chamada “Como conveniar-se”, detalhando como o processo deve acontecer.
É importante ressaltar que, caso a prefeitura não cumpra as determinações da LC 214, há a previsão da suspensão de transferências voluntárias pela União. Isso gera diversos problemas tributários e fiscais, quanto para o município, quanto para os contribuintes.
O que muda com o novo layout da NFS-e padronizada?
Após mudanças e testes para este novo layout, a Nota Técnica nº 004, de 19 de agosto de 2025, prevê todas as alterações para os documentos fiscais eletrônicos.
Algumas das mudanças previstas são:
- Inclusão do grupo IBSCBS na DPS (Declaração de Prestação de Serviços) e na própria NFS-e, com informações sobre os Impostos sobre Bens e Serviços (IBS, de cunho municipal e estadual), Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS, federal), e o Imposto Seletivo (IS, aplicados em produtos prejudiciais à saúde e ao meio ambiente) aprovados na Reforma Tributária, tenham maior destaque e parametrização.
- Novos campos para operações com destinatário diferente de tomador/adquirente, operações com imóvel, reembolso, repasse ou ressarcimento, entre outros.
- Na XML, ainda, haverá totalizadores para IBS (municipal/estadual) e CBS, além da base de cálculo definida para cada tributo.
A ideia dessas substituições tributárias é reduzir significativamente a quantidade de tributos, simplificando o sistema e reduzindo a burocracia tributária.
Anterior a essa mudança, cada um dos municípios brasileiros tinham o seu próprio modelo de emissão, além de regras distintas na apuração dos impostos.
Com o novo layout, a Receita Federal e as Secretarias da Fazenda vão realizar validações mais rigorosas no momento da emissão. Além disso, algumas falhas causarão a rejeição automática da nota, necessitando correções para o reenvio. Por isso, necessário atenção!
É importante ressaltar, também, que novas Notas Técnicas podem surgir, ou mais versões da atual, para reformulação do padrão nacional. Como os testes técnicos acontecem organicamente, e a ideia é trazer um modelo que caiba a todos os modelos empresariais, mais mudanças são esperadas.
Como funciona a Portal Nacional para emissão de notas fiscais de serviço?
Para tornar a plataforma operacional, o Portal Nacional será dividido por módulos, semelhante ao que já ocorre com o Portal para MEIs.
Você, enquanto usuário, seguirá uma jornada mais intuitiva no processo de emissão da NFS-e, embora exija mais atenção pelas mudanças tributarias.
Conforme disponibilizado pelos órgãos federais, a nova plataforma trará alguns módulos principais:
- Cadastro Nacional de Identificação de NFSe: painel para municípios acessarem dados, trocarem informações com a administração tributária e verificarem status dos contribuintes.
- Plataforma de emissão de Documentos Fiscais: para gerar Declarações de Prestação de Serviço (DPS) e NFS-e via web, app mobile ou API. Isso permite que sua empresa faça a integração direta com sistemas terceiros, como o Asaas.
- Painel de créditos e débitos: são módulos separados, onde contribuintes podem ver seus créditos de IBS/CBS (quando houver) e os débitos gerados, para pagamento.
- Módulo de Apuração Nacional: para fechamento mensal, seleção de NFS-e para pagamento e geração de guia nacional de arrecadação.
- Ambiente de Dados Nacional: repositório central para compartilhar notas entre municípios, Receita, contribuintes, mantendo integridade e rastreabilidade.
Com estes módulos, tanto as prefeituras, quanto os contribuintes, poderão usufruir de uma visão mais abrangente do processo fiscal e tributário.
Mas isso também vai trazer algumas mudanças importantes, caso você utilize sistemas e softwares terceiros, como o Asaas, por exemplo.
Veja mais: programa para emitir nota fiscal.
O que muda no processo de emissão de NFSe no Asaas?
Se utiliza um sistema terceiro para a emissão das suas notas fiscais, embora haja um impacto, você terá poucos passos a cumprir.
Aqui no Asaas, adaptamos nossos processos para que o software emissor de NFSe cumpra os requisitos necessários do novo layout.
Conheça as notas fiscais no Asaas.
Ou seja, em breve, o Asaas vai suportar os novos campos (IBS e CBS), no arquivo XML, além das demais determinações das Notas Técnicas. Atualmente, os campos seguem em implementação.
Além disso, também mantém o contato com todas as prefeituras, entendendo quais manterão seus sistemas próprios, e quais utilizarão integralmente o sistema nacional.
Embora o Asaas já tenha se adequado às novas determinações, existem alguns passos que ficam sob a sua responsabilidade, enquanto usuário e cliente. Vou detalhá-los a seguir.
Passo a passo para se adequar à NFSe Nacional no Asaas
Se você é cliente Asaas e já está acostumado a realizar o processo de emissão pela plataforma, pode ser que você tenha que realizar algumas mudanças.
Se a prefeitura do seu município migrar integralmente para o Portal Nacional, você precisará atualizar as configurações de NFSe no Asaas.
Em nossa área exclusiva para Nota Fiscal, você vai acessar as Configurações e, em seguida, Informações Fiscais. Lá, haverá um bloco “Emito NFS-e pelo portal nacional”, que você deverá marcar “Sim”.
Em seguida, o Asaas vai sugerir todas as alterações que precisarão ser feitas para validar o seu acesso e manter o processo de emissão.
Por exemplo, você precisará informar novamente o Regime Especial de Tributação, a Série de NF e o Número de DPS (Declaração de Prestação de Serviço), seguindo o padrão do Portal Nacional.
Na seção de Dados de Acesso, você precisará informar os seus dados conforme o modelo do Portal Nacional. Portanto, o Asaas exigirá o seu Certificado Digital (e-CNPJ, modelo A1, em .pfx ou .p12) ou o seu Usuário e Senha (somente CNPJ e senha, não podendo ser o acesso ao GOV.br).
Por fim, na área de “Serviços”, você deverá informar o Código de Serviço conforme o novo modelo de emissão, formado por 08 dígitos (01.01.01, 02.02.02, etc.).
Aconselho que você busque o auxílio de uma contabilidade para empresas, uma vez que haverá mudança na apuração dos novos tributos.
Vale ressaltar que, caso a prefeitura da sua cidade realize somente a adequação ao novo layout, não é preciso realizar nenhuma configuração adicional.
Após estes processos, você estará apto a continuar emitindo as suas notas fiscais por meio da plataforma do Asaas, assim como antes: em poucos cliques e mantendo o seu fluxo de caixa atualizado.
Para usufruir desta facilidade e dos demais recursos que vão transformar a gestão financeira da sua empresa, abra a sua conta digital no Asaas.
