Como organizar documentos de maneira eficiente e bem planejada?

O desafio da gestão documental consiste em reservar tempo para tarefas que, aparentemente, não geram lucro. Como organizar documentos por si só não faz parte do core business, é natural que papéis e arquivos sejam deixados de lado.

Contudo, em algumas situações é possível que você precise encontrar aquela nota fiscal emitida ano passado. Ou, quem sabe, um registro de um ex-empregado para apresentar ao fisco ou à justiça. 

Para as empresas que não levam a sério seus documentos, essas tarefas são um problema. Afinal, onde não há organização, achar um simples exame admissional pode se tornar uma verdadeira “viagem ao mundo perdido”. 

Por isso, este artigo foi feito para você, que procura por mais organização nos documentos em seu negócio. Veja nos próximos tópicos o que fazer para substituir o caos pela eficiência e controle de seus arquivos!

Afinal, há vantagens em organizar documentos?

Quem declara imposto provavelmente já passou pela aflitiva situação de ter que informar o número da declaração anterior e não saber onde encontrá-lo. Ou, ao fazer um cadastro em um órgão público, ter que informar o número de um documento específico.

Até aí tudo bem. Afinal, ninguém é obrigado a decorar tanta informação assim — ainda mais quando elas não são exigidas com frequência.

Porém, esse é o “X” da questão quando se trata de aprender como organizar documentos. Nesse caso, estamos lidando com um aspecto formal no negócio, tal como fazer um registro ou renovar uma licença. Não é algo de rotina, mas é impossível se manter em atividade por muito tempo sem cuidar desses procedimentos.

Quando os documentos estão organizados e bem geridos, a empresa garante que processos periódicos não frequentes não sejam uma dor de cabeça. Ou seja, a empresa passa a ter mecanismos para encontrar aquele documento solicitado pelo órgão público ou para comprovar algo.

Existe ainda outra vantagem relevante na organização de documentos. Digamos que sua empresa descobre que tem pago impostos a maior, ou seja, além do que deveria. Esse é um caso em que é preciso auditar todas as suas movimentações contábeis e financeiras dos últimos 5 anos.

Portanto, é necessária uma varredura completa em seus documentos fiscais para recuperar o dinheiro desnecessariamente gasto em impostos.

Portanto, a gestão documental não se presta apenas para manter a papelada em ordem. Ela também serve como um ponto de apoio para ações estratégicas visando ao corte de gastos ou aumento de receitas.

Como fazer isso de forma rápida e prática?

A parte mais interessante dessa história é que dá para organizar a papelada e os arquivos começando do zero. Com ações simples, é possível colocar em ordem até mesmo aqueles documentos que, aparentemente, não teriam mais qualquer utilidade. Veja como fazer.

Crie um índice por ordem alfabética e/ou numérica

Por mais que a digitalização de processos fiscais e contábeis já seja uma realidade há algum tempo, é fato que ainda existe a demanda por arquivos físicos. Contratos de trabalho, exames médicos admissionais, de rotina e demissionais são exemplos disso.

Vale destacar que há documentos trabalhistas que, obrigatoriamente, devem ser preservados por prazos que vão de 2 a 10 anos. Nesse aspecto, os contratos de trabalho merecem atenção redobrada, uma vez que devem ser guardados por tempo indeterminado.

Sendo assim, o primeiro passo para assegurar a organização desses documentos é criar um índice que facilite a sua localização. A clássica organização por ordem alfabética ou numérica, nesse caso, é sempre útil para ter um guia na hora da consulta. Tenha esses índices em papel e em versão digital, como garantia de segurança caso algum deles se perca.

Definir locais específicos para armazená-los

Imagine que sua empresa recebe a visita inopinada do fiscal do trabalho da sua região. Nessa visita, é cobrado o livro de ponto, bem como registros de obrigações e encargos trabalhistas cumpridos.

Diante do inesperado, você fica sem saber como agir, afinal, não sabe nem por onde começar a procura por esses documentos. Ou até sabe onde encontrar um, mas não faz ideia de onde os outros estão guardados.

Para evitar esse tipo de constrangimento, é indicado reservar locais exclusivos para guardar toda a documentação trabalhista, fiscal e administrativa da sua empresa. Ao mesmo tempo em que a tarefa de rastreá-los é facilitada, você pode até evitar uma pesada multa em virtude da desorganização.

Separar os documentos por tipos e pastas

Em paralelo às medidas que acabamos de destacar, deve-se cuidar também da gestão dos documentos depois que eles já estiverem agrupados. Isso vale até para os arquivos digitais, cuja sondagem pode demorar muito tempo caso não sejam armazenados criteriosamente. Assim sendo, crie pastas e, se necessário, subpastas por mês, período ou ordem alfabética/numérica.  

Utilizar a tecnologia como aliada

Por outro lado, quando se lida com volumes maiores de documentos ou repositórios de dados muito grandes, a tarefa de encontrar um simples registro é mais difícil. Seria ótimo contar com um “Google” particular nessas horas, não?

Na verdade, a busca de documentos, pelo menos os digitais, pode ser bastante facilitada quando a empresa dispõe de recursos tecnológicos desenvolvidos com essa finalidade. Existem softwares e sistemas arquitetados para emissão de documentos fiscais e que ajudam na gestão desses documentos de forma complementar.

Existe uma ferramenta para fazer tudo isso?

Sim e esse é o caso do Asaas, um software feito para quem precisa otimizar o tempo com a gestão documental. Trata-se de uma ferramenta digital que organiza documentos financeiros como boletos, comprovantes e notas fiscais.

Assim, sua empresa percebe as vantagens que já destacamos até agora e ganha mais eficiência em outro ponto importante: a gestão da cobrança. Com notas e recibos organizados, a missão de cobrar inadimplentes é facilitada. Você não se perde mais na hora de revisar suas contas e saber quem deve e quem não deve.

Neste artigo, você aprendeu como fazer a gestão dos arquivos físicos e digitais em sua empresa, conheceu as vantagens da organização e o papel da tecnologia nesse processo. Nossa expectativa é que, a partir de agora, você não só saiba como organizar documentos, mas passe a tratar dessa importante questão a partir de uma nova perspectiva. 

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O Autor
Vice-presidente no Asaas
Gerar boleto

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