Como emitir nota fiscal passo a passo

Como emitir nota fiscal passo a passo

Pagar impostos e saber como emitir nota fiscal é indispensável para qualquer empresa, certo? Afinal de contas, a emissão desse documento comprova o fechamento de um negócio e garante sua conformidade.

Seja ele a venda de um produto ou a contratação de um serviço, é pela nota que os direitos do cliente são garantidos. Além disso, ela serve como instrumento de arrecadação para a Receita Federal e como controle do faturamento mensal da organização.

Você ainda tem dúvidas sobre como emitir esse importante documento? Saiba como fazer a partir de agora. Confira!

As maneiras de identificar o tipo de nota fiscal correta para o seu negócio

Dependendo do segmento em que sua empresa atua, serão necessários procedimentos específicos — que podem variar de um município para o outro. Fique atento também para a possibilidade da emissão de notas em papel, em especial a NFC-e. Em alguns estados, esse documento ainda não é obrigatório ou nem será implementado. Consulte o site da sua prefeitura e informe-se depois de ler este artigo.

Prestadores de serviço

Para prestadores de serviços, a Nota Fiscal de Serviços eletrônica (NFS-e) pode ser emitida tanto para pessoas físicas como para pessoas jurídicas. Mas é importante deixar claro que não há obrigação para a emissão desse documento para cliente pessoa física, a não ser que seja solicitado.

Comércio e indústria

Você deve entrar no site da Secretaria de Fazenda do seu estado e procurar pela opção de nota fiscal da série 1, direcionada aos setores de revenda e transporte, por exemplo. A emissão da nota fiscal, nesse caso, é gratuita.

Estabelecimentos em geral

Em primeiro lugar, é preciso ir a uma gráfica e pedir a Autorização para Impressão de Documentos Fiscais (AIDF). Depois de preenchida, o próximo passo é comparecer à prefeitura. Uma vez concluída essa etapa, retorne à gráfica para impressão de um bloco de notas fiscais válido.

Emissão de nota fiscal eletrônica para MEI

Existe, ainda, a possibilidade de emitir notas fiscais eletrônicas sendo um Microempreendedor Individual (MEI). Nesse caso, saiba desde já que é necessário cumprir com os mesmos requisitos de uma empresa comum, de outra categoria, ok?

A relação entre o seu regime tributário e a emissão da NFe

No Brasil, as empresas constituídas legalmente podem ser enquadradas em três regimes fiscais:

  • Simples Nacional — para empresas que faturam entre R$ 81 mil e R$ 4,8 milhões;
  • Lucro Presumido — elegível para empresas com faturamento abaixo de R$ 78 milhões;
  • Lucro Real — regime obrigatório para empresas cujo faturamento seja maior que R$ 78 milhões.

Repare que o regime tributário não é a mesma coisa que categoria de empresa. Nesse caso, estaríamos tratando de modelos como MEI, Micro Empresa, EIRELI, EPP e outros, conforme previsto em lei.

Em relação à emissão de notas, deve-se destacar que, em cada um desses regimes, é definido um estatuto específico. Por exemplo, no Simples Nacional, os impostos não são destacados na Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), exceto nos casos previstos na legislação.

Já nos regimes de Lucro Real e Presumido, a atenção recai sobre a possibilidade de receber créditos fiscais em transações sujeitas a cobrança de ICMS. Para isso, é necessário que esses impostos sejam lançados na notas, que, posteriormente, servirão como comprovante ao fazer a escrituração.

Os principais erros que as empresas mais cometem na emissão da NFe

Embora a emissão de notas fiscais, hoje, seja um processo bastante automatizado, existem falhas que ainda são recorrentes. Nesse aspecto, podemos destacar:

Cometer falhas na validação

Acontecem quando, ao emitir a nota, o sistema retorna com uma mensagem de erro, que pode ser de diversos tipos. Entre os mais frequentes, temos:

  • erro 508 — rejeição;
  • erros 1 ou 2 — NF-e contestada ou denegada;
  • erro 90 — certificado digital inexistente ou não operacional.

Deixar de conferir os dados

Uma nota preenchida incorretamente gera retrabalho e pode até render uma multa. Por isso, antes de emitir o documento, verifique se os campos obrigatórios apresentam dados corretos. Entre esses dados, dê especial atenção às características do produto — se for o caso — preço, data, CNPJ, NCM e impostos incidentes.

Usar software defasado ou gratuito

Veja bem, não é um problema em si usar um software sem custos. O problema é que essa dificilmente será uma solução completa ou desenvolvida de acordo com as suas necessidades.

O mesmo vale para softwares emissores de notas antigos ou que não sejam atualizados há muito tempo. As leis tributárias brasileiras mudam o tempo todo e o sistema que não for capaz de acompanhar o mesmo ritmo, certamente, vai causar problemas para o seu negócio.

Não conhecer termos e documentos fiscais acessórios

Estar sujeito a um regime tributário e saber como emitir nota fiscal não significa apenas saber o que é NF-e e fim de papo. Existem outros termos, operações e documentos fiscais adjuntos que devem ser do seu conhecimento.

O Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica (DANFe), por exemplo, é obrigatório no transporte de mercadorias e serve como um resumo da NF-e completa. Já o Recibo Provisório de Serviço (RPS) serve como substituto da Nota Fiscal de Serviços (NFS-e) em situação de contingência. É o que acontece, por exemplo, quando se perde a conexão com o sistema da prefeitura.

Lembre-se também que, por se tratar de uma operação de exceção, o RPS deve ser convertido em uma NFS-e dentro do prazo estipulado em seu município.

As formas de resolver os problemas que possam surgir ao emitir uma NFe

Não é difícil perceber que, quando se trata de notas fiscais, todo cuidado é pouco, certo? Por isso, quanto mais automatizada for a emissão desse importante documento, menores são as chances de erro.

Falhas frequentes, como vimos, têm muito a ver com a má escolha de um software ou com um sistema de emissão já obsoleto. Assim sendo, o ideal mesmo é contar com uma solução que seja desenvolvida sob medida e que vá direto ao que interessa.

Em outras palavras: ao contar com um software desenvolvido para atender às necessidades de quem emite muitas notas, você “mata dois coelhos com uma só cajadada”. Portanto, resolve a questão dos erros frequentes e, de quebra, aproveita as vantagens de um produto feito para agilizar a sua vida — e até suas cobranças.

Esse software já existe, e chama-se ASAAS: uma ferramenta de emissão de Nota Fiscal de Serviço, boletos e equipada com recursos extremamente úteis para seu negócio. Por meio dele, você será capaz de:

  • antecipar o valor das suas cobranças via boleto bancário ou cartão de crédito;
  • agilizar seus recebimentos e utilizar o sistema para saques ou compras;
  • fazer a recuperação de cobranças vencidas há mais de 30 dias;
  • usar seu saldo para pagamento de cobranças ou contas de consumo;
  • visualizar quando um cliente abrir os e-mails e faturas que você enviar.;
  • utilizar seu smartphone como uma maquininha;
  • integrar seu sistema ou o de empresas parceiras.

Que outras vantagens o ASAAS tem?

Além de todas essas operações, com o ASAAS, é possível fazer cobranças via boleto bancário. Por meio dele, você também poderá cobrar inadimplentes e aceitar pagamentos por transferência ou depósito, fora cartões de débito ou crédito.

Caso você opte pelo cartão de crédito, o sistema aceita as bandeiras:

  • Elo;
  • Visa;
  • AMEX;
  • MasterCard;
  • DinnersClub;
  • Discover.

Para cobranças com pagamento por cartão de débito, são aceitas as bandeiras Maestro e Visa Electron.

O passo a passo a partir da ferramenta ASAAS

Gostou do que leu e quer saber ainda mais? Veja o passo a passo para emitir nota fiscal a partir da nossa ferramenta, preenchendo os campos obrigatórios. Confira também, com a Sefaz do seu estado e a prefeitura, outros campos que devam ser preenchidos.

  1. Acesse o sistema ASAAS;
  2. Preencha os dados do emitente, no caso, a sua empresa. É aqui que entram CNPJ, endereço, razão social, Inscrição Municipal e Estadual;
  3. Insira os dados do destinatário, ou seja, a empresa ou pessoa que está comprando da sua empresa. Aqui entram CNPJ (se pessoa jurídica) ou CPF (se pessoa física).
  4. Descreva os produtos ou serviços que estão sendo vendidos. Algumas das informações que devem constar:
  • nome do produto/serviço;
  • unidade de medida/tipo (peça, unidade, metro quadrado);
  • quantidade;
  • valor unitário;
  • valor total;
  • peso líquido total;
  • peso bruto total;
  • NCM,
  • CEST;
  • tributação.

Então, ficou mais claro para você como emitir nota fiscal? Embora seja um processo até certo ponto trabalhoso, de fato, ele não chega a ser um bicho de sete cabeças. Basta ter cuidado no preenchimento dos campos obrigatórios e seguir as dicas que você acaba de aprender, que não tem erro.

Caso ainda tenham restado dúvidas, sinta-se à vontade para acessar o site do ASAAS e conhecer melhor as soluções que temos para o seu negócio!

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