Como emitir nota fiscal para transporte de mercadoria: dúvidas mais comuns

Ao operar com logística de envio de mercadorias pelo país, é preciso seguir algumas obrigações fiscais e tributárias. A depender do tipo de mercadoria e trajeto, pode haver a cobrança de impostos empresariais interestaduais, por exemplo. 

Existem algumas regulamentações específicas que precisam ser seguidas, como a emissão de documentos fiscais de transporte, que visam facilitar a identificação dos produtos, etc. Eles autorizam a circulação por todo território nacional. 

Assim, todas as empresas que realizam esse processo de transporte precisam estar atentos às obrigações. Para entender o que é e como emitir nota fiscal para transporte, além de outras características a respeito desta documentação, continue a leitura!  

Para que serve nota fiscal de transporte?

A nota fiscal de transporte é um documento fiscal eletrônico utilizado para registrar as operações de prestação de serviços de transporte de cargas. Para além da NFS-e, também é necessário andar com alguns outros documentos, como o CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) e MDF-e (Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônico). 

Essa documentação contempla informações essenciais e regulariza a movimentação de cargas, trazendo dados como: 

• Informações sobre o remetente e destinatário;
• CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas), declarando o tipo de atividade que a empresa presta;
• Descrição dos produtos transportados; 
• Volume da carga; 
• Valores referentes ao frete; 
• Detalhes a respeito do veículo e motorista;
• Informações sobre a incidência de impostos. 

Além disso, a versão eletrônica da nota fiscal contribui para melhorar o rastreio das operações, proporcionando maior controle fiscal e impedindo práticas irregulares. 

Quais são os documentos obrigatórios para o transporte? 

Embora os nomes sejam parecidos e as funções semelhantes, há diferença no papel que cada um dos documentos exerce durante o transporte. Todos são fundamentais para a regularização do transporte, principalmente para os órgãos reguladores. 

Para evitar que a carga seja confiscada durante fiscalizações, é importante manter toda a documentação em dia, enviando juntamente com os produtos. Entenda os diferentes tipos de documentos fiscais: 

• Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e): sua emissão é obrigatória para o transporte das mercadorias. Ela regula as viagens em mesmo município, com a incidência do Imposto Sobre Serviços (ISS); 

• Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): diferente da nota de serviço, neste caso, a NF-e regulariza a movimentação das mercadorias, seja para compra ou venda, também tornando-se essencial para comprovar a regularização do transporte. 

• Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e): é emitido quando há o transporte intermunicipal, interestadual ou, até mesmo, internacional, em qualquer modalidade de transporte. Traz informações a respeito da carga, incindindo o Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS). 

• Manifesto de Documento Fiscal Eletrônico (MDF-e): é um documento que reúne informações de diversos CT-e, consolidando e autorizando o transporte de várias mercadorias em um mesmo veículo. Ele é utilizado em situações em que há o transporte de múltiplas cargas em um único veículo ou quando há a necessidade de unificar diferentes CT-es em um único documento.

• Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (Danfe): é um documento físico, geralmente em papel, que acompanha o transporte das mercadorias quando é emitida a NF-e. A emissão da Danfe é acompanhada de informações resumidas da nota fiscal, como chave de acesso, dados do emitente e do destinatário, valores e descrição dos produtos. 

Quem deve emitir a nota fiscal para transporte?

A responsabilidade pela emissão da nota fiscal de transporte é dada para empresas prestadoras de serviços de transporte de cargas e para aquelas proprietárias da carga transportada. 

Seja ela uma transportadora especializada ou uma empresa que realiza transporte como parte integrante de suas atividades comerciais, é necessário emitir a documentação para legalizar as operações.

Em quais casos o documento fiscal de transporte é obrigatório?

O documento fiscal de transporte, como o CT-e, é obrigatório em todas as operações logísticas de transporte de produtos e mercadorias. E isso é válido independentemente do tipo de transporte ou do trajeto percorrido, além de quem está realizando o transporte – sejam empresas ou trabalhadores autônomos. 

Sua emissão é fundamental para cumprir as obrigações fiscais, garantir a legalidade das transações e assegurar a transparência nos processos logísticos. Confira os principais momentos onde a CT-e precisa ser emitida:

• Transporte interestadual ou internacional: quando a mercadoria é transportada entre estados ou países;

• Transporte intramunicipal: em operações dentro do mesmo município;

• Transporte realizado por terceiros: caso a empresa contratante do transporte não seja a própria transportadora, ela deve exigir o CT-e do prestador do serviço;

• Transporte de bens próprios: em casos de transporte realizado por empresas para consumo interno, como próprias mercadorias entre diferentes estabelecimentos, a depender da regulamentação estadual e federal;

• Entrega direta ao consumidor: se a empresa realiza entregas diretamente ao consumidor final, como em operações de e-commerce, a emissão do CT-e é obrigatória para documentar o transporte.

Como emitir nota fiscal para transporte?

A nota fiscal de transporte possui alguns elementos próprios que precisam ser compreendidos para que a emissão desse documento seja feita corretamente. 

Para emitir a nota fiscal eletrônica, é preciso contar com o cadastro na Prefeitura Municipal e na Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado no qual a empresa está situada. A partir disso, emite-se o certificado digital para a assinatura da NF-e e NFS-e. 

Com essas informações, é possível cadastrar a empresa em plataformas que realizam a emissão desses tipos de notas. O Asaas conta com a emissão da NFS-e em sua plataforma, e também da NF-e e nota de transporte por meio do ERP. 

A partir disso, é preciso emitir a nota fiscal, contendo todas as informações a respeito do transporte e da carga, e enviá-la para assinatura digital. 

Posteriormente, é preciso encaminhá-la para a Sefaz, que validará a nota e verificará as informações. Com este processo, também, é possível solicitar a CT-e e recebê-la com o aceite. 

A empresa receberá um protocolo de autorização e o CT-e, confirmando a veracidade da nota. Ambas as informações devem estar junto à nota fiscal de transporte durante o trajeto.  

Quais dados devem constar na nota fiscal de transporte? 

Independente da plataforma que a nota será emitida, a empresa deve informar alguns dados fundamentais para garantir a regularidade do documento. Para a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica, é preciso constar:  

• Dados da empresa que está realizando o serviço de transporte (CNPJ, inscrição estadual, telefone, etc.);

• Informações a respeito do serviço: valores, quantidade de produtos, descrição dos serviços realizados. 

• O CNAE que mostra o tipo de serviço prestado; 

• Código de tributação do município e do estado. 

Já para a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), que regulamenta os produtos, deve conter todas as informações a respeito de mercadorias, valores, peso, quantidade, tipo de produtos. Toda a carga deve estar descrita no documento, a fim de evitar incoerência em fiscalizações. 

Além disso, a NF-e também deve identificar qual é o tipo de transação que está acontecendo. Por exemplo, se são notas fiscais de remessa, de devolução, de compra ou de venda das mercadorias. 

Como é a tributação na nota fiscal de transportes?

A tributação na nota fiscal de transporte varia conforme a legislação de cada estado e depende do tipo de carga e da distância percorrida. 

Geralmente, são aplicados impostos como ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e, em alguns casos, o ISS (Imposto sobre Serviços). 

O cálculo desses tributos é realizado com base nas informações contidas no CT-e, como valor da carga, distância percorrida e alíquotas aplicáveis. É importante consultar uma contabilidade para empresas para entender a incidência de cada um destes impostos. 

Plataforma para emitir nota fiscal para transporte

Atualmente, o processo de emissão de notas fiscais pode ser automatizado, por meio de plataformas que integram todos os processos empresariais. 

Afinal, com a automação é possível diminuir a quantidade de erros no preenchimento de notas, no cadastro de clientes e outras movimentações. Assim, a empresa garante maior assertividade nas comunicações com os clientes.

O Asaas, por exemplo, conta com um sistema ERP que torna todo o processo simplificado – da entrada até a saída da mercadoria, com a emissão de todas as notas fiscais necessárias. Além, também, de auxiliar no processo de gestão financeira da empresa. 

É importante ressaltar, porém, que o ERP do Asaas não emite CT-e nem MDF-e, que deverão ser buscados na Sefaz. 

Para organizar toda a documentação fiscal da sua empresa, invista em uma plataforma que cuidará gestão do seu negócio. Inicie a emissão de notas fiscais com o Asaas!