A gestão eficiente das notas fiscais é fundamental para a saúde financeira de qualquer empresa. Afinal, a cobrança de tributos e impostos para empresas está diretamente relacionada às finanças empresariais.
Entre os diversos tipos de documentos fiscais, a nota fiscal de entrada desempenha um papel fundamental no registro e na contabilização das operações de compra de mercadorias ou serviços.
Neste artigo, detalharemos o que é uma nota fiscal de entrada, quando emiti-la, a importância para uma empresa e sua função na gestão contábil e tributária da empresa. Continue lendo!
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O que é uma nota fiscal de entrada?
A nota fiscal de entrada é um documento fiscal obrigatório e legalmente exigido que formaliza uma transação comercial na qual uma empresa adquire bens ou serviços de um fornecedor. A Lei n.º 8.846/94 discorre sobre as obrigatoriedades do documento fiscal.
Esse documento, geralmente emitido pelo fornecedor ou pelo prestador de serviços, registra detalhadamente as informações da operação, entre eles:
- Data;
- Descrição dos produtos ou serviços adquiridos;
- Valores, tributos incidentes;
- Dados do fornecedor e do comprador.
Ou seja, ela declara, para o Estado, que um produto passou a integrar o estoque de uma empresa, sendo uma boa forma de controle de quantidades. Ela favorece o controle de estoque e planejamento de reposição de produtos.
E do ponto de vista fiscal, a nota fiscal de entrada é crucial para a apuração e o pagamento de impostos, como o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e o IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados).
Qual a diferença entre nota fiscal de entrada e saída?
Existem diferentes tipos de notas fiscais, cada uma com características específicas e finalidades distintas. As principais diferenças entre elas estão geralmente relacionadas ao tipo de operação realizada, aos produtos ou serviços envolvidos e aos aspectos tributários.
Abaixo, destacamos as notas fiscais de entrada e saída, que são bastante úteis para a fazer o controle de estoque e controle do inventário empresarial:
- Nota Fiscal de Entrada: é utilizada para registrar a entrada de mercadorias ou serviços na empresa, provenientes de fornecedores ou prestadores de serviços. Geralmente, essa nota é emitida pelo próprio fornecedor e comprova a legalidade da transação, controla o estoque e apura os impostos devidos.
- Nota Fiscal de Saída: é emitida pela empresa ao realizar vendas de produtos ou serviços para clientes. Ela registra a saída dos produtos do estoque, por exemplo, e é fundamental para o controle fiscal e contábil, bem como para o cumprimento das obrigações tributárias.
Assim, ambas são fundamentais para o controle dos processos financeiros da empresa, sendo obrigatórias para emitir em cada uma das entradas ou saídas que um negócio fizer.
Quem pode emitir nota fiscal de entrada?
A nota fiscal de entrada pode ser emitida pelo fornecedor ou pelo prestador de serviços que realiza a operação de venda para a empresa, ou até mesmo pela empresa que recebeu o produto/serviço.
Isso porque, conforme a legislação brasileira, toda empresa tem a obrigação de emitir NF-e sempre que vende um produto ou serviço. Isso regulariza a situação fiscal da empresa com a Receita Federal. Veja o que diz a Lei:
Art. 1º A emissão de nota fiscal, recibo ou documento equivalente, relativo à venda de mercadorias, prestação de serviços ou operações de alienação de bens móveis, deverá ser efetuada, para efeito da legislação do imposto sobre a renda e proventos de qualquer natureza, no momento da efetivação da operação.
Geralmente, a nota fiscal eletrônica (NF-e) recebida após a compra de um serviço ou prestação de serviço já serve como nota fiscal de entrada. Assim, não é obrigatório a emissão de uma segunda nota para comprovar essa entrada.
No entanto, em caso de isenção do fornecedor, é responsabilidade da empresa registrar o documento fiscal de entrada. Para a emissão dessas notas, é possível contar com uma plataforma como a do Asaas, para automatizar este processo.
Quando emitir nota fiscal de entrada?
A empresa deve receber a nota fiscal da transação, que servirá como nota entrada em diversos casos que envolvem a entrada de mercadorias ou a contratação de serviços. É importante sempre contar com o auxílio de uma contabilidade para empresas para tornar os processos mais simples.
No entanto, há algumas exceções, que obrigam a empresa a emitir por conta própria a nota de entrada, como fornecedores isentos de emissão. Ou, ainda, quando não há nenhum tipo de transação financeira relacionada à mercadoria, por exemplo.
Os casos mais comuns da obrigatoriedade da emissão da nota de entrada são:
1. Aquisição de mercadorias para revenda
Quando a empresa adquire produtos para serem revendidos, seja para reposição de estoque ou para novas linhas de produtos, é necessário emitir nota fiscal de entrada para registrar essa entrada de mercadorias.
Estes são os casos mais comuns, já que a entrada do novo estoque precisa ser registrado. Geralmente, as notas fiscais recebidas dos fornecedores já cumprem o requisito da entrada.
2. Compra de produtos importados
Quando há compra de mercadorias importadas, a empresa é obrigada a emitir a nota de entrada, uma vez que a nota estrangeira não tem validade no território nacional.
As notas fiscais vindas do exterior vêm em formado de invoice, que não tem nenhum valor fiscal no Brasil. Por isso, a emissão por parte da empresa cadastrada em território nacional é fundamental.
3. Recebimento de mercadorias devolvidas
Se a empresa recebe mercadorias devolvidas por clientes ou fornecedores, seja por questões de qualidade, trocas ou outras razões, também é necessário emitir nota fiscal de entrada para registrar essa operação.
Independente do motivo, uma vez que o produto retorna ao estoque, é preciso que ele seja registrado novamente pela empresa. Além disso, a cobrança e a transação da venda desfeita deve ser registrada.
4. Retorno de simples remessa
Neste caso, quando um produto sai do estoque sem propósito de venda, ao retornar, é preciso emitir a nota de entrada. Isso acontece em alguns casos, como: conserto, armazenagem em outra filial, demonstração de estoque, etc.
Esses são os motivos mais comuns de emitir nota de entrada. Para a regularização fiscal desse procedimento, é importante consultar uma contabilidade para empresas, para garantir que todo o processo aconteça conforme a regulamentação brasileira.
É possível emitir nota fiscal de entrada retroativa?
Sim, é possível emitir nota fiscal de entrada retroativa em algumas situações específicas, como correções de lançamentos contábeis, regularizações fiscais ou ajustes de estoque.
No entanto, é importante observar que essa prática deve estar conforme a legislação tributária vigente e as normas estabelecidas pela Secretaria da Fazenda do Estado (SEFAZ) de cada jurisdição.
Geralmente, a emissão de notas fiscais retroativas requer uma justificativa plausível e pode estar sujeita a penalidades, caso não seja realizada adequadamente.
Como emitir nota fiscal de entrada?
A nota fiscal de entrada é um documento fundamental para empresas que trabalham diretamente com comercialização de produtos ou serviços, independente do modelo de negócio e nicho de mercado.
Por isso, aprender como emiti-la torna o processo contábil da empresa mais eficiente. É importante ressaltar que existem diversos emissores de nota fiscal que facilitam o processo de emissão, como o Asaas.
No entanto, saber como emitir sem um sistema também é importante, e mostraremos o passo a passo abaixo, de duas formas: por emissão ou por importação! Confira:
Nota fiscal de entrada por emissão
A emissão de uma nota fiscal de entrada por emissão ocorre quando a empresa adquire mercadorias ou contrata serviços de fornecedores localizados no país. Para emitir essa nota fiscal, siga os seguintes passos:
- Cadastro do fornecedor: cadastre o fornecedor no sistema da empresa, com todos os dados para emissão de nota fiscal, como CNPJ, endereço e atividade econômica.
- Registro da compra ou contratação: inclua todos os detalhes relevantes da transação, como descrição dos produtos ou serviços, quantidade, valores unitários e totais.
- Emissão da nota fiscal de entrada: com todas as informações registradas corretamente, emita a nota fiscal de entrada por emissão no sistema da empresa. Certifique-se de que todos os dados estejam corretos e conforme a legislação fiscal vigente. Após a emissão, envie a nota de entrada ao fornecedor para que ele possa realizar os devidos registros fiscais e contábeis em sua empresa.
- Arquivamento: após o envio ao fornecedor, mantenha uma cópia da nota fiscal de entrada devidamente arquivada, conforme as obrigações legais, para futuras consultas e para cumprir as exigências fiscais.
Nota fiscal de entrada por importação
A emissão de uma nota fiscal de entrada por importação ocorre quando a empresa adquire mercadorias ou serviços de fornecedores localizados fora do país.
Esse processo envolve procedimentos específicos e pode variar conforme a legislação aduaneira e tributária. Aqui está uma visão geral dos passos envolvidos:
- Cadastro no Radar Siscomex: antes de realizar qualquer operação de importação, a empresa precisa se cadastrar no Radar Siscomex, sistema da Receita Federal que permite a habilitação para operar no comércio exterior.
- Contratação de despachante aduaneiro: embora não seja obrigatório, a contratação de um despachante aduaneiro facilita os trâmites burocráticos, como o registro da importação e o desembaraço aduaneiro.
- Registro da Importação: o despachante aduaneiro irá auxiliar na elaboração e registro do processo de importação, incluindo a emissão da Declaração de Importação (DI) ou a Declaração única de Importação (DUIMP).
- Desembaraço aduaneiro: após o registro da importação, as mercadorias chegam ao país e passam pelo processo de desembaraço aduaneiro, onde são realizadas as verificações e liberações necessárias para entrada no território nacional.
- Emissão da nota fiscal de entrada por importação: após o desembaraço aduaneiro, a empresa emite a nota fiscal de entrada por importação, registrando todas as informações relacionadas à operação, como descrição das mercadorias, valores, tributos incidentes, entre outros.
- Pagamento de tributos e arquivamento: após a emissão da nota fiscal, a empresa deve realizar o pagamento dos tributos de importação devidos. Após o processo, a empresa deve arquivar adequadamente todos os documentos relacionados à importação.
O processo de importação, embora seja mais complicado, é crucial para a organização fiscal. Um sistema ERP, por exemplo, pode facilitar no processo de gestão contábil.
Assim, ao utilizar um emissor de nota fiscal, todo o processo, inclusive de notas de entrada de importação, é mais eficiente. O Asaas, por exemplo, é uma conta digital que oferece a emissão de notas fiscais automatizadas.
Mas, além de ser uma conta digital, os clientes da conta digital Asaas possuem acesso ao Base by Asaas, um sistema ERP gratuito e completo, que oferece diversas funcionalidades para empresas.
Entre elas, estão: controle de estoque, controle de negociação com fornecedores, emissão de diversos tipos de nota fiscal, e muito mais!
Comece a emitir notas fiscais no Asaas e usufrua de todas as funcionalidades que a conta digital e o ERP podem oferecer para a sua empresa!
