5 dicas de como fazer uma gestão de tarefas eficiente no dia a dia

A gestão de tarefas consiste em controlar, avaliar e antecipar-se às demandas de tarefas comuns no dia a dia. Sem esse conjunto de processos, não há como saber se as atividades estão rendendo o esperado, tampouco se os resultados são satisfatórios.

No Brasil, o empreendedorismo por necessidade motiva a abertura de incontáveis negócios. Um dos maiores desafios de qualquer empreender, independentemente do ramo de atuação e porte da empresa, é gerir de forma competente. Isso não significa, por outro lado, que não seja possível trabalhar para o próprio sustento de forma organizada.

Tarefas bem administradas resultam em lucros maiores, menos sustos na hora de pagar as contas e, claro, mais tranquilidade para aproveitar a vida. Leia até o final e saiba como fazer para dar adeus à desorganização e ser muito mais produtivo!

Problemas que os atrasos podem gerar 

Verdade seja dita: todos nós estamos sujeitos, mais dia menos dia, a atrasar em algum compromisso ou falhar no cumprimento de uma ou mais tarefas. Errar é humano e é até um direito, afinal, é assim que se aprende.

Contudo, um atraso que se repete ou que se mostra mais frequente do que deveria, sinaliza problemas mais sérios. Considere, por exemplo, os seus fornecedores, dos quais seu negócio depende para atender aos clientes interessados no seu produto ou serviço.

Se eles falham ou atrasam um dia, não tem problema, afinal, você sabe que poderá contar com eles na próxima semana ou mês que vem. 

Agora, imagine que, sem mais nem menos, aquele importante fornecedor de um item exclusivo e difícil de achar passa a atrasar a entrega com frequência. Você deixaria de vender, seus clientes ficariam insatisfeitos e procurariam outro lugar para comprar.

Essa lógica se aplica a todo e qualquer negócio. A manutenção de uma empresa depende diretamente de um fator de mercado fundamental: a previsibilidade. Tanto é que, na própria bolsa de valores, notícias que geram incertezas sobre a economia têm efeitos bastante negativos — a desvalorização da moeda é uma delas.

Pense nisso, afinal, você quer que sua empresa tenha valor de mercado ou que ela venha a se tornar uma moeda de baixa cotação?

Dicas para uma gestão de tarefas eficiente

A partir da gestão de tarefas, você será capaz de assumir compromissos com seus clientes e atendê-los até mesmo em situações críticas. Ou seja, quanto mais organizado você estiver, mais será capaz de antecipar-se aos obstáculos e, assim, poderá superar seus concorrentes com mais facilidade. A seguir, veja quais são as melhores práticas e como inseri-las em sua rotina diária. 

1.Definir bem suas metas 

Empresas realmente organizadas trabalham orientadas por metas. Claro que vender, por si só, é o grande objetivo — no entanto, é preciso que essas vendas sirvam a um propósito maior e sejam quantificáveis. 

Vamos supor que, hoje, você tenha uma loja de calçados que venda 20 pares de tênis por mês. Será que, de fato, essa quantidade é o máximo que você pode produzir? Talvez você possa vender mais, mas sem gestão, acaba por ficar “cego” em relação aos pontos em que pode melhorar.

Por outro lado, a possibilidade de melhorar não quer dizer que você pode, de um dia para o outro, decidir que vai passar de 20 pares para 100. Toda meta de negócio precisa ser desafiadora e, ao mesmo tempo, realizável.

Sendo assim, uma boa forma de estipular metas novas e estimulantes é medir quanto de tempo e de recursos você precisa para vender mais. Por exemplo, será que com um novo treinamento de vendas ou uma campanha de marketing você não melhoraria seus resultados?

Avalie as possibilidades, faça os cálculos e trace metas ousadas, porém realistas. Comprometer-se com um objetivo é uma excelente maneira de se organizar, já que impõe a necessidade de aprimorar a gestão de tarefas.

2.Planejar bem o dia

Você pratica o controle do fluxo de caixa na sua empresa? Se sim, sabe que essa é uma ferramenta indispensável para a gestão. Esse controle deve ser feito em tempo real, de preferência. Assim que realiza uma venda ou faz uma compra, a operação deve ser registrada imediatamente, para não que não haja risco de esquecimento posterior.

O fluxo de caixa, portanto, nos diz que o planejamento de um negócio, por menor que ele seja, precisa ser diário. Se uma empresa não consegue gerir bem apenas um dia, o que será então de um mês ou um ano?

3.Utilizar ferramentas 

A experiência de outros homens e mulheres de negócios e as diversas teorias sobre administração resultam em uma série de ferramentas de gestão que são bastante úteis, aplicadas em empresas reais com resultados efetivos e replicáveis ao longo do tempo — você também pode e deve usá-las.

Veja o modelo canvas, por exemplo, que funciona como um esquema no qual você mapeia o seu negócio de ponta a ponta. Tudo se baseia em responder quatro questões elementares:

  • quem? — seu público-alvo, ou seja, seus clientes;
  • o quê? — seus produtos, serviços e proposta de valor;
  • como? — atividades e recursos indispensáveis para seu negócio operar;
  • quanto? — os custos para manter sua empresa de pé.

Outra ferramenta clássica, tal como o modelo Canvas, é a análise SWOT, ou FOFA, para quem prefere aportuguesar siglas e termos em inglês. Com ela, sua empresa poderá identificar:

  • S (strenght/forças) — os pontos fortes do seu negócio;
  • W (weaknesses/fraquezas) — seus pontos vulneráveis ou que podem ser aprimorados;
  • O (opportunities/ oportunidades) — o que você pode explorar no mercado e que represente chances de sucesso;
  • T (threats/ameaças) — os perigos que podem vir da concorrência, da conjuntura econômica ou do contexto externo em geral.

4.Faça reuniões semanais ou quinzenais 

Você já deve ter ouvido ou lido, pelo menos uma vez, que não se gerencia o que não se mede, certo? Isso tem muito a ver com a gestão de tarefas, até porque, como vimos, um de seus elementos fundamentais é a definição de objetivos.

Não faria muito sentido ter metas se, no final do período determinado para alcançá-las, você não avaliar se elas, de fato, foram atingidas. É por isso que as reuniões são importantes, já que servem como oportunidade para fazer ajustes e analisar se a empresa está no caminho certo.

Esteja sempre próximo à(s) sua(s) equipe(s) e faça a análise de resultados das ações usando, para isso, reuniões semanais ou quinzenais. Para evitar o debate improdutivo, faça um roteiro de cada encontro com os assuntos a tratar e o tempo necessário para concluir cada tema.

5.Conte com o apoio da tecnologia

Gestão e tecnologia caminham de mãos dadas. Sem o apoio de softwares ou sistemas de gestão na nuvem, hoje, é impensável dar conta de todas as obrigações de uma empresa de forma organizada e eficiente.

Nesse ponto, quanto mais automação você tiver em suas rotinas, mais agilidade e menos esforço envolvido nas tarefas. É o caso, por exemplo, do controle na emissão de boletos e notas fiscais. Quando não há um sistema adequado para realizar esses processos, os erros são muito mais frequentes, desencadeando um perigoso ciclo de desorganização.

Então, ficou claro para você porque a gestão de tarefas é a melhor alternativa para aumentar lucros e até para reduzir custos? Faça da organização a sua palavra de ordem e tenha resultados acima de média!

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O Autor
Vice-presidente no Asaas
Gerar boleto

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