As gestões financeira e tributária são partes fundamentais para o sucesso de qualquer negócio, principalmente o quesito fiscal. É imprescindível manter o controle da documentação fiscal, já que representam muito mais do que comprovantes de transação.
Afinal, as notas fiscais são documentos legais, que atestam a regularidade das operações comerciais, influenciando diretamente a relação entre empresas, consumidores e o fisco.
Neste guia, vamos abordar todas as principais dúvidas a respeito das notas fiscais, abrangendo: modelos de notas, tipos, funções, impostos, obrigações legais e fiscais, além de explicar qual a melhor maneira de realizar a emissão. Continue a seguir!
1. O que é uma nota fiscal?
A nota fiscal é um documento fiscal que formaliza uma transação comercial entre empresas ou entre uma empresa e um consumidor.
Além de registrar a operação, a nota fiscal também serve como comprovante para o pagamento de tributos e contribui para o controle fiscal.
2. Para que serve uma nota fiscal?
A nota fiscal serve para, além de comprovar uma transação, o recolhimento de impostos por parte dos órgãos responsáveis.
Assim, por meio da NF, a empresa mantém sua regularidade fiscal, mantendo seu funcionamento e proporcionando uma visão clara e transparente das transações realizadas pelo seu negócio.
3. O que é preciso para emitir nota fiscal?
Para emitir uma nota fiscal, é necessário estar devidamente cadastrado no órgão fiscal competente, seja da Prefeitura Municipal, na Secretaria da Fazenda (Sefaz) do Estado ou do Governo Federal.
Além disso, também é fundamental possuir um certificado digital (a depender da empresa), escolher o tipo de nota fiscal adequado (como a NF-e para produtos ou serviços), e utilizar um sistema de emissão de notas fiscais apropriado, como o Asaas.
4. Nota fiscal é direito do consumidor?
Sim, embora a nota fiscal seja mais diretamente associada às obrigações fiscais das empresas, ela também é importante para o consumidor.
A nota fiscal é um documento que comprova uma compra e é essencial em casos de garantia, troca de produtos e para a defesa dos direitos do consumidor. Por isso, ter a nota fiscal em mãos confere mais segurança nas relações de consumo.
5. Por que emitir nota fiscal?
A emissão de nota fiscal é fundamental para a regularização das atividades comerciais e a conformidade com a legislação tributária.
Com este documento, as empresas mantém seu controle de faturamento, a regularidade fiscal e os impostos em dia.
Além disso, ela contribui para a construção de uma relação de confiança com os clientes e permite o acompanhamento detalhado das suas operações financeiras.
6. É necessário emitir nota fiscal antes ou depois do pagamento?
A legislação determina que a nota fiscal deve ser emitida antes da entrega do produto ou da prestação do serviço, independentemente do momento do pagamento.
Emitir a nota fiscal após o pagamento pode resultar em penalidades fiscais e complicações legais, portanto, é crucial seguir os procedimentos adequados para evitar problemas futuros com o Fisco.
A exceção deste documento fica para os cupons fiscais, que atuam como um comprovante de recebimento dos valores das vendas, como, por exemplo, em supermercados.
7. O que fazer quando o valor da nota fiscal é diferente do valor pago?
Quando há divergência entre o valor da nota fiscal e o valor efetivamente pago, é imprescindível corrigir essa inconsistência.
É recomendável verificar os itens da nota fiscal, quantidades, preços e descontos aplicados. Caso a diferença persista, é necessário entrar em contato com a parte envolvida para esclarecimentos e, se necessário, emitir uma nota fiscal retificada.
8. Como saber se uma nota fiscal é verdadeira?
Para verificar a autenticidade de uma nota fiscal, é possível utilizar ferramentas disponibilizadas pelos órgãos fiscais, como a consulta nos portais da Secretaria da Fazenda estadual ou municipal.
Além disso, algumas empresas oferecem serviços de verificação de notas fiscais eletrônicas, permitindo ao consumidor ou empresário conferir a validade e a regularidade do documento.
9. Mercadoria desacompanhada de nota fiscal é crime?
Sim, a comercialização de mercadorias desacompanhadas de nota fiscal é considerada crime fiscal.
A ausência da nota fiscal configura sonegação fiscal, conforme prevista na Lei n.º 4.729/65, sujeita a penalidades legais, multas e outras sanções.
10. Nota fiscal com valor menor que a compra é crime?
Sim, emitir uma nota fiscal com valor inferior ao real da compra, conhecido como subfaturamento, configura crime de sonegação fiscal.
Essa prática busca reduzir ilegalmente os impostos devidos, prejudicando o fisco e concorrentes. Empresas e indivíduos que adotam esse procedimento estão sujeitos a penalidades legais.
11. Não emitir nota fiscal é crime?
Sim, não emitir nota fiscal quando obrigatório é considerado crime. Esta prática também se aplica ao crime de sonegação fiscal, que inclui a não emissão de notas fiscais.
Empresas e profissionais autônomos devem cumprir suas obrigações fiscais, emitindo notas fiscais conforme as exigências legais.
12. Cancelar nota fiscal é crime?
O cancelamento de uma nota fiscal não é crime, desde que seja feito em conformidade com as normas estabelecidas pela legislação fiscal.
O cancelamento é permitido em situações específicas, como erros na emissão ou desistência da operação.
No entanto, é fundamental ressaltar que qualquer tentativa de cancelamento com o intuito de ocultar informações ou fraudar o sistema é considerada irregular e sujeita a penalidades.
13. O que fazer quando o fornecedor não emite nota fiscal?
Quando o fornecedor não emite nota fiscal, é importante que o comprador, a outra parte da operação, busque resolver a situação de maneira adequada.
Inicialmente, é possível entrar em contato com o fornecedor, solicitando a emissão da nota fiscal correspondente à operação.
Caso o fornecedor não resolva a questão, é recomendável avaliar a possibilidade de buscar novos parceiros comerciais que estejam em conformidade com a legislação fiscal.
É importante sempre alinhar o pagamento ao envio da nota fiscal. Isso evita problemas de falta de envio da documentação.
14. Como conseguir certificado digital para emitir nota fiscal?
Para obter um certificado digital, é necessário procurar uma Autoridade Certificadora credenciada, como o Gov.br.
O processo envolve a apresentação de documentos da empresa e/ou do responsável legal, além da presença física para validação.
O certificado digital é essencial para garantir a autenticidade e a segurança na emissão de notas fiscais eletrônicas.
15. É necessário fazer cadastro na prefeitura para emissão de nota fiscal?
Sim, em muitos casos, é necessário fazer um cadastro na prefeitura do município onde a empresa está estabelecida para obter autorização para emissão de nota fiscal.
Esse cadastro varia conforme a legislação municipal e pode envolver a apresentação de documentos e informações sobre a empresa.
16. O que é Sefaz e qual é o seu papel na emissão e validação da nota fiscal?
A Sefaz (Secretaria da Fazenda) é o órgão responsável pela administração tributária estadual. Ela atua principalmente na emissão e validação da nota fiscal.
Assim, valida as informações presentes nas notas fiscais eletrônicas, garantindo a conformidade com a legislação tributária.
Além disso, disponibiliza sistemas para emissão, autorização e consulta de notas fiscais, contribuindo para a transparência e eficiência nos processos fiscais.
17. Como se cadastrar no Sefaz para emitir nota fiscal?
O processo de cadastro no Sefaz (Secretaria da Fazenda) para emissão de nota fiscal pode variar de estado para estado no Brasil.
Em geral, é necessário acessar o site da Sefaz do estado no qual a empresa está localizada e procurar a área destinada ao cadastro de contribuintes. Serão solicitadas informações sobre a empresa e, em alguns casos, será necessário apresentar documentos.
O cadastro é essencial para a empresa estar regularizada e autorizada a emitir notas fiscais.
18. Como preencher uma nota fiscal?
O preenchimento de uma nota fiscal envolve reunir informações detalhadas sobre a operação comercial ou prestação de serviço.
Isso porque é necessário incluir dados como nome e CNPJ da empresa tomadora, descrição dos produtos ou serviços, quantidades, valores, impostos incidentes, forma de pagamento, entre outros.
Utilizar um sistema de emissão de notas fiscais adequado pode facilitar esse processo, garantindo precisão e conformidade com a legislação vigente.
19. Quais são os dados para emissão de nota fiscal?
Para emitir uma nota fiscal, é necessário incluir informações como dados do emitente e do destinatário, descrição dos produtos ou serviços, valores, tributos, entre outros.
A correta inserção desses dados é fundamental para a validade e legalidade do documento.
- Dados do emitente: nome ou razão social da empresa, CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica) do emitente, Inscrição Estadual (IE) ou Inscrição Municipal (IM) do emitente;
- Dados do destinatário: nome ou razão social do cliente, CPF (Cadastro de Pessoa Física) ou CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica) do cliente, endereço completo do cliente;
- Descrição dos produtos ou serviços: descrição detalhada de cada item vendido ou serviço prestado, quantidade dos produtos ou horas dos serviços, valor unitário de cada item ou serviço, valor total da operação, código do produto, código de Sistema Tributário;
- Impostos incidentes: alíquota do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), alíquota do IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados), quando aplicável. Neste espaço, também ficam outros impostos federais, estaduais ou municipais que a empresa pode precisar pagar.
- Informações gerais: data e hora de emissão da nota fiscal; número da nota fiscal (cada nota fiscal deve ter um número sequencial e único, emitido em ordem crescente);
20. O que é a natureza da operação na nota fiscal?
A natureza da operação é um elemento fundamental para a emissão de uma nota fiscal, ao indicar o tipo de transação realizada. Pode ser uma venda, transferência, devolução, entre outras operações.
A identificação correta da natureza da operação assegura que os impostos sejam calculados conforme a legislação vigente.
21. O que é chave de acesso?
A chave de acesso é um código alfanumérico gerado pela Sefaz que permite a identificação e consulta de uma nota fiscal eletrônica. Ela é composta por 44 dígitos, utilizada para garantir a autenticidade e validade do documento.
- (2 dígitos) cUF: É o código do estado onde está a empresa emitente da NF-e;
- (4 dígitos) AAMM: Representam o ano e mês da emissão da NF-e;
- (14 dígitos): CNPJ da empresa;
- (2 dígitos) mod: Modelo de identificação da nota fiscal;
- (3 dígitos) série: a série da NF-e;
- (9 dígitos) nNF: Número da NF-e;
- (1 dígito) tpEmis: Tipo de emissão do documento;
- (8 dígitos) cNF: Código numérico da chave;
- (1 dígito) cDV: Dígito Verificador.
A chave da nota fiscal, também conhecida como chave de acesso, geralmente está localizada no topo do documento.
Leia mais: como emitir nota fiscal com a chave de acesso.
22. O que inserir na natureza da operação nota fiscal?
A natureza da operação na nota fiscal descreve resumidamente a operação comercial realizada, indicando a essência da transação.
Deve-se inserir termos que caracterizam a operação, como “Venda de Mercadoria”, “Prestação de Serviço”, entre outros.
A escolha adequada da natureza da operação é crucial para o correto enquadramento tributário da transação.
23. O que colocar na descrição da nota fiscal de serviço?
Na descrição da nota fiscal de serviço, é necessário detalhar os serviços prestados de forma clara e objetiva. Incluem-se informações como a natureza do serviço, a quantidade, a unidade de medida, e o valor unitário.
A descrição deve possibilitar a compreensão da operação pelo tomador de serviço e pelos órgãos fiscais.
24. O que é CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações)?
O CFOP é um código numérico que identifica a natureza de uma operação ou prestação realizada, sendo utilizado na emissão de documentos fiscais, como notas fiscais.
Ele classifica as transações comerciais de acordo com sua finalidade e destinação, fornecendo informações essenciais para o correto enquadramento tributário.
25. Quais são as taxas e impostos sobre nota fiscal?
As taxas e impostos sobre nota fiscal variam conforme o tipo de operação e a legislação vigente.
Geralmente, as empresas estão propensas ao pagamento de impostos como ICMS, IPI, ISS, entre outros.
Eles podem incidir sobre as transações, impactando o custo final e a conformidade fiscal. Eles são calculados por meio das notas fiscais emitidas, com base no faturamento da empresa.
A manutenção da cobrança dos impostos, no entanto, é somente um dos motivos pelos quais é importante manter a regularidade da emissão de notas fiscais.
26. O que é valor tributário?
O valor tributário refere-se à quantia sobre a qual são aplicados os impostos e taxas, representando o montante sujeito à tributação em uma transação comercial.
É a base de cálculo para a incidência dos diversos impostos que compõem a carga tributária sobre a nota fiscal.
27. O que é ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços)?
O ICMS é um imposto estadual que incide sobre a circulação de mercadorias e serviços, sendo aplicado nas operações comerciais e prestação de serviços.
A alíquota varia conforme o tipo de produto ou serviço e o estado onde a transação ocorre, e sua arrecadação é destinada aos cofres estaduais.
28. O que é IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados)?
O IPI é um tributo federal que incide sobre produtos industrializados, seja na sua fabricação ou importação.
A alíquota do IPI varia conforme a natureza do produto, sendo uma forma de o governo regulamentar a produção e importação de bens, visando proteger a indústria nacional.
29. O que é ISS (Imposto sobre Serviços)?
O ISS é um imposto municipal que recai sobre a prestação de serviços, sendo de competência das prefeituras.
Empresas e profissionais autônomos que oferecem serviços estão sujeitos ao pagamento do ISS, cuja alíquota e legislação variam segundo o município.
30. O que é IRPJ (Imposto de Renda de Pessoa Jurídica)?
É o imposto federal cobrado sobre o lucro das empresas. Assim como as pessoas físicas pagam o IR, as empresas também contribuem com base nos seus resultados.
Ele incide sobre a renda líquida das pessoas jurídicas, ou seja, sobre o lucro contábil apurado conforme as regras fiscais.
A forma de apuração pode variar de acordo com o regime tributário da empresa: Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real.
31. O que é CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido)?
A CSLL é um tributo federal criado para financiar a Seguridade Social, que inclui a Previdência Social, a Assistência Social e a Saúde Pública.
Ela incide sobre o lucro líquido ajustado da empresa, de forma semelhante ao IRPJ.
32. O que é Cofins (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social)?
A Cofins é outro tributo federal que também financia a Seguridade Social. Diferente do PIS, a Cofins possui alíquotas mais elevadas e incide igualmente sobre a receita bruta da empresa.
No Simples Nacional, o pagamento da Cofins está incluso no DAS, de maneira proporcional à faixa de faturamento e à atividade da empresa.
33. O que é fato gerador?
O fato gerador é o evento que desencadeia a obrigação tributária, ou seja, é a situação que faz com que o contribuinte esteja sujeito ao pagamento de determinado imposto.
No contexto da nota fiscal, o fato gerador pode ser a circulação de mercadorias, a prestação de serviços ou a importação de produtos. É o ponto de partida para a incidência dos tributos.
34. O que é substituição tributária?
A substituição tributária é um mecanismo no qual a responsabilidade pelo recolhimento do imposto é transferida de um contribuinte para outro ao longo da cadeia de produção e comercialização.
Em determinadas situações, um participante da cadeia assume a obrigação de recolher o tributo devido pelos demais.
Geralmente, ocorre em operações com produtos sujeitos a esse regime, como combustíveis, cigarros, bebidas, entre outros.
O contribuinte substituto assume a responsabilidade pelo recolhimento do ICMS, por exemplo, antes que a mercadoria chegue ao consumidor final.
35. O que é o DAS?
O DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional) é o documento emitido para o pagamento unificado dos tributos de empresas optantes pelo regime do Simples Nacional.
Portanto, MEIs (Microempreendedores Individuais), microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) ficam sujeitos à emissão mensal deste documento.
O contribuinte acessa o portal do Simples Nacional, seleciona a opção “Emitir DAS” e preenche os campos necessários, como o mês de referência e os valores de cada tributo. Após o preenchimento, o DAS gerado pode ser pago no banco autorizado.
O DAS reúne em uma única guia diversos tributos federais, estaduais e municipais, conforme a atividade da empresa, como: IRPJ, ICMS, ISS, Cofins, INSS, entre outros.
36. Quais são os documentos para transações comerciais?
Documentos fiscais essenciais para transações comerciais incluem a nota fiscal, fatura, recibo, cupom fiscal, entre outros.
Cada um desempenha um papel específico na formalização e registro das operações, sendo necessário escolher o documento adequado para cada situação.
37. Como funciona a emissão de nota fiscal para MEI?
Os Microempreendedores Individuais (MEIs) podem optar por diferentes tipos de nota fiscal, como a Nota Fiscal de Produto eletrônica (NF-e) ou a Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e), dependendo da natureza da atividade.
Para emitir nota fiscal como MEI, o empreendedor deve acessar o Portal do Empreendedor, do governo federal, e selecionar a opção “Emitir Nota Fiscal”.
Em seguida, é necessário informar o número do CNPJ e a senha cadastrada. A partir desse ponto, poderá seguir com uma emissão completa ou simplificada da nota. Em todas as etapas, os campos são descritos para auxiliar o processo.
Além disso, também é possível emitir suas notas fiscais de forma automática através da conta digital Asaas, caso já possua uma conta PJ cadastrada e validada.
38. MEI precisa de certificado digital para emitir NFe?
Não, o MEI não é obrigado a possuir certificado digital para emitir Nota Fiscal Eletrônica (NFe). A emissão da NFe pode ser feita de forma simplificada e gratuita no Portal do Empreendedor.
O MEI pode optar pela Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e) ou pela inclusão da nota fiscal no Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS), não sendo necessário o uso de certificado digital.
No entanto, essa determinação vai depender do tipo de atividade, nota emitida e, também, do estado em que a empresa estará sediada.
39. Quais são os tipos de notas fiscais?
Existem diversos tipos de notas fiscais, cada uma destinada a uma finalidade específica.
Alguns exemplos incluem a Nota Fiscal eletrônica (NF-e), a Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e), o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) e o Cupom Fiscal eletrônico (CF-e), cada um atendendo a diferentes necessidades e segmentos.
A seguir, explicaremos mais detalhadamente sobre cada uma das principais notas.
40. O que é Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento digital utilizado para registrar fiscal e legalmente as operações de circulação de mercadorias e prestações de serviços.
Substituindo as notas fiscais em papel, a NF-e é emitida e armazenada eletronicamente, proporcionando maior agilidade, segurança e controle fiscal.
41. O que é Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)?
A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) é um documento digital que registra a prestação de serviços e serve como comprovante fiscal da operação entre o prestador e o cliente.
Esse tipo de nota é regulamentado pelos municípios, o que significa que cada prefeitura tem autonomia para definir as regras, formatos e sistemas próprios para emissão, validação e armazenamento da NFS-e.
42. O que é Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)?
O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) é um documento digital utilizado para registrar a prestação de serviços de transporte de cargas.
Ele substitui os antigos conhecimentos em papel (como o CTRC, CTC, etc.) e serve como comprovante fiscal da operação, com validade jurídica garantida pela assinatura digital e autorização da Secretaria da Fazenda (Sefaz).
Emitido pelas empresas transportadoras, o CT-e agiliza os processos logísticos, garantindo maior eficiência e segurança nas operações de transporte.
O CT-e é obrigatório para empresas que realizam transporte interestadual ou intermunicipal de cargas nas modalidades rodoviária, ferroviária, aérea, aquaviária e dutoviária.
43. O que é Nota Fiscal de Consumidor (NFC-e)?
A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) é um documento digital emitido em operações de venda para consumidores finais.
Substituindo os antigos cupons fiscais em papel, a NFC-e proporciona simplicidade na emissão, agilidade nas transações comerciais e maior controle fiscal.
Ela é utilizada no varejo, para documentar vendas presenciais ou entregas em domicílio a consumidores finais, em operações que não envolvem transporte interestadual ou venda para pessoas jurídicas (outras empresas).
44. O que é Nota Fiscal Avulsa (NFA-e)?
A Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e) é um documento digital emitido quando não há a necessidade de uma emissão regular de nota fiscal.
Geralmente utilizada em operações esporádicas, a NFA-e proporciona uma alternativa simplificada para situações pontuais de vendas.
Podem ser emitidas por pessoas físicas ou jurídicas que não têm inscrição estadual ou não possuem sistema próprio de emissão de NF-e. Elas são emitidas diretamente pelo site da Sefaz ou do órgão municipal que atende a empresa.
No Asaas, as notas fiscais avulsas são aquelas emitidas na plataforma, sem serem atreladas a uma cobrança.
45. O que é Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e)?
O Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e) é um documento digital emitido em operações de venda no varejo.
Similar ao cupom fiscal em papel, o CF-e é gerado eletronicamente e tem o objetivo de documentar transações comerciais no varejo de forma rápida e eficiente.
No entanto, o CF-e é utilizado em alguns estados específicos que adotaram o modelo de SAT Fiscal (Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos), como é o caso de São Paulo.
46. Qual a diferença entre cupom fiscal e nota fiscal?
A principal diferença entre cupom fiscal e nota fiscal está no tipo de transação que cada documento representa.
O cupom fiscal é mais utilizado em vendas diretas ao consumidor final, registrando detalhes simplificados da operação, enquanto a nota fiscal abrange operações mais complexas, podendo ser utilizada em vendas entre empresas e consumidores.
47. O que é Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e)?
O Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e) é um documento digital utilizado para consolidar informações de diversos documentos fiscais, como NF-e e CT-e, relacionados a uma carga transportada em um mesmo veículo.
O MDF-e foi criado para facilitar o controle fiscal sobre o transporte de bens, integrar as informações das notas fiscais envolvidas em uma única operação e agilizar as fiscalizações nas rodovias.
48. O que é Nota Fiscal Complementar?
A Nota Fiscal Complementar é um documento emitido para complementar informações ou valores em uma nota fiscal emitida anteriormente.
Pode ocorrer em situações como acréscimo no valor original da operação, mudança de produtos ou inclusão de informações que não constavam na nota fiscal original.
A complementação é necessária e até mesmo obrigatória quando há alterações após a emissão da nota fiscal inicial.
49. O que é Nota Fiscal de Entrada?
A Nota Fiscal de Entrada é um documento utilizado para registrar a entrada de mercadorias ou produtos no estoque de uma empresa.
Geralmente emitida quando há recebimento de mercadorias provenientes de outras localidades, a NF de entrada é essencial para o controle do estoque e o cumprimento das obrigações fiscais.
50. Quais são as diferenças entre nota fiscal de entrada e nota fiscal de saída?
Ambas são importantes para a conciliação fiscal da empresa, mas são emitidas em momentos diferentes.
Por exemplo, a nota fiscal de entrada é emitida quando uma empresa recebe produtos ou serviços de um fornecedor, registrando a entrada desses itens em seu estoque.
Já a nota fiscal de saída é emitida quando a empresa realiza uma venda, registrando a saída de produtos ou serviços do seu estoque. Ambas são fundamentais para o controle fiscal e tributário da empresa.
51. O que é nota fiscal denegada?
A nota fiscal denegada é uma nota fiscal eletrônica (NF-e) que não recebeu autorização da Secretaria da Fazenda (Sefaz) para ser válida juridicamente, devido a irregularidades cadastrais do emitente ou do destinatário.
Ela é gerada normalmente pelo sistema emissor da empresa, mas a autorização é negada pela Sefaz, impedindo sua circulação legal.
Ela pode ser denegada por problemas cadastrais, relacionados à inscrição estadual (IE), podendo ser cancelada, suspensa ou baixada. A NF também pode ser denegada caso hajam pendências fiscais por parte da empresa.
52. O que é nota fiscal rejeitada?
A Nota Fiscal Rejeitada é aquela que não foi aceita pelo sistema da Secretaria da Fazenda durante o processo de validação.
As razões para rejeição podem variar, desde erros técnicos, cadastrais ou de preenchimento da emissão. A empresa emissora precisa corrigir as inconsistências apontadas para a nota ser aceita e válida.
Diferente da nota denegada, que é um bloqueio definitivo, a nota fiscal rejeitada pode ser corrigida e reenviada para autorização com o mesmo número — desde que ainda não tenha sido aceita pelo Fisco.
53. O que é nota fiscal de remessa?
A nota fiscal de remessa é um tipo de nota fiscal eletrônica (NF-e) usada para documentar a circulação de mercadorias sem a transferência de propriedade.
Ou seja, é emitida quando um produto sai do estoque da empresa, mas não está sendo vendido. Dessa maneira, não há uma operação comercial direta envolvida, e sim uma movimentação física, temporária ou técnica, da mercadoria.
A emissão da nota fiscal de remessa também assegura que o transporte da mercadoria esteja amparado legalmente em casos de fiscalização.
54. O que é o documento auxiliar da nota fiscal (Danfe)?
O Danfe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), é uma representação visual simplificada da NF-e (nota fiscal eletrônica).
Ele acompanha o transporte da mercadoria e contém informações essenciais, facilitando a conferência e a fiscalização durante o trajeto.
55. Qual a diferença entre DANFE e nota fiscal?
O DANFE, ou Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, é uma representação gráfica da NF-e, que é o documento fiscal eletrônico.
Enquanto a NF-e é gerada e transmitida eletronicamente, o DANFE é utilizado para acompanhar o trânsito da mercadoria, sendo uma versão simplificada da nota fiscal em papel.
56. Recibo é o mesmo que a nota fiscal?
Não, recibo e nota fiscal não são o mesmo. Embora ambos comprovem que houve um pagamento ou prestação de serviço, eles têm finalidades, exigências legais e valores fiscais diferentes.
O recibo é um comprovante de pagamento, que registra o recebimento de um valor por pessoas físicas ou jurídicas. Pode ser feito manual ou digitalmente, mas não tem valor fiscal.
Por outro lado, a nota fiscal é um documento oficial, que registra a comercialização de produtos e serviços, e baseia o recolhimento de impostos. Possui validade jurídica e fiscal, perante os órgãos regulatórios.
Veja mais: tipos de recibo.
57. Quem pode emitir nota fiscal?
A emissão de nota fiscal no Brasil é permitida para pessoas jurídicas e, em alguns casos específicos, para pessoas físicas.
No entanto, existem regras e exigências legais que variam conforme o tipo de atividade, o regime tributário e a legislação estadual ou municipal.
Dessa maneira, empresas com CNPJ ativo, MEIs e pessoas físicas podem realizar a emissão do documento fiscal, com sua máxima validade fiscal.
58. Pessoa física pode emitir nota fiscal?
Sim, em determinadas situações, uma pessoa física pode emitir nota fiscal. Geralmente, isso ocorre quando ela realiza atividades que demandam a emissão desse documento, como a venda de produtos ou a prestação de serviços de maneira habitual.
Embora não seja tão comum, algumas pessoas físicas podem obter a autorização da Sefaz de seus estados para realizar a emissão. No entanto, geralmente, esse tipo de nota possui uma carga tributária maior, ao ser associada à de pessoa física.
59. Pessoa jurídica pode emitir nota fiscal para pessoa física?
Sim, uma pessoa jurídica pode e, em muitos casos, deve emitir nota fiscal para uma pessoa física.
Isso acontece quando a empresa presta serviços ou vende produtos para um consumidor final, que não é uma empresa. A nota fiscal, nesse caso, serve como comprovante da transação.
Esse processo deve acontecer com ou sem um contrato, seja em operações presenciais e online e mesmo que o cliente não solicite a NF.
60. Como fazer o controle de notas fiscais?
O controle de notas fiscais envolve a organização, armazenamento e gestão eficiente desses documentos.
Esse controle pode ser realizado manualmente ou por meio de sistemas automatizados, garantindo a conformidade fiscal, facilitando auditorias e contribuindo para uma gestão financeira eficaz.
61. Como funciona o sistema de emissão de nota fiscal?
Os sistemas de emissão de nota fiscal são soluções mais abrangentes, geralmente utilizadas por empresas de médio a grande porte.
Esses sistemas oferecem uma gama de funcionalidades que vão além da simples emissão de notas fiscais, incluindo integração com outras áreas, gestão tributária, controle de estoque e mais.
São ideais para organizações que necessitam de uma solução completa e integrada para a gestão fiscal. O Asaas, por exemplo, é uma plataforma com inúmeros recursos para ajudar negócios a reduzir a burocracia. Entre eles, está a automação na emissão de notas fiscais.
62. Como emitir nota fiscal no Asaas?
Ao utilizar o ecossistema financeiro do Asaas, é possível realizar a emissão de notas fiscais de serviço. A plataforma, atualmente, já possui integração com mais de mil prefeituras municipais, suportando também emissão de notas para MEIs.
Além disso, o Asaas também possui integração com o seu sistema ERP, que possibilita a emissão de outros tipos de nota, como: notas de produto, transporte, entrada, remessa, etc.
Assim, é possível emitir notas fiscais no Asaas de algumas formas:
- Na criação de uma cobrança: ao criar uma cobrança a um cliente, é possível configurar a emissão automática após o pagamento da fatura.
- De maneira avulsa: a plataforma do Asaas permite a emissão de notas fiscais avulsas, sem estarem atreladas à uma cobrança realizada. É possível realizar esse processo acessando a página “Nota Fiscal”, no menu da dashboard.
- Via ERP do Asaas: funcionalidade exclusiva para clientes PJ, por meio do ERP é possível usufruir de diversas funcionalidades de gestão, inclusive a emissão de notas fiscais de produto, transporte, etc.
Para usufruir da funcionalidade, é preciso ter sua conta digital Asaas ativa. A partir disso, é possível seguir com o processo de emissão, conforme apresentado acima.
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