A nota fiscal de remessa é um documento indispensável para a movimentação de mercadorias. Ao contrário da nota fiscal de venda, seu objetivo não é a comercialização, mas sim o controle e a regularização do transporte de bens.
Entender quando e como emitir essa nota é fundamental para evitar problemas fiscais e garantir que todas as operações sejam realizadas conforme a lei.
Por isso, continue acompanhando para entender a importância da nota de remessa, quando ela deve ser utilizada e como emiti-la corretamente.
O que é nota de remessa?
A Nota fiscal de remessa é um documento fiscal utilizado para registrar a circulação de mercadorias sem o objetivo de venda, garantindo a não incidência de impostos. Ela é emitida para transportar bens ou produtos para um destino específico, sem que haja transferência de propriedade.
É importante saber que, remessa refere-se à retirada de um produto do estoque para envio a outro estabelecimento em uma operação não comercial. Se mercadorias são transportadas de uma filial para outra, por exemplo, uma nota de remessa deve ser emitida.
Vale ressaltar também que, mesmo que os produtos ainda não tenham sido vendidos, é fundamental emitir a nota, para evitar problemas fiscais e multas.
Para que serve a nota fiscal de remessa?
A nota fiscal de remessa desempenha um papel fundamental no controle da movimentação de mercadorias. Além de documentar a saída e o destino dos produtos, sua utilização comprova a procedência dos itens durante as fiscalizações.
Toda mercadoria em circulação precisa ter sua origem e destino devidamente documentados. Por exemplo, é comum surgirem dúvidas do conceito de nota fiscal de retorno e a nota fiscal de devolução.
Afinal, ambas envolvem o envio de produtos de volta ao remetente. No entanto, esses documentos têm finalidades distintas e devem ser utilizados em situações específicas:
- Nota fiscal de retorno: a NF de retorno não precisa de uma compra ou venda para ser emitida. Sua emissão é feita após a nota de remessa;
- Nota fiscal de devolução: anula uma operação de venda ou de compra, incluindo impostos. Ou seja, esse tipo de NF só existe quando há uma transação de valores. Normalmente, é emitida depois de uma NF-e de venda ou de compra, e quando uma venda não é concluída e a NF-e já foi lançada para a SEFAZ, ou devolvida pelo destinatário.
Utilizar a documentação correta não apenas comprova a legalidade do transporte, como também evita problemas como retenções indevidas em barreiras fiscais. Além disso, oferece maior segurança jurídica às operações da empresa.
Quais são os tipos de nota fiscal de remessa?
As notas fiscais de remessa podem ser divididas em dois tipos principais. Cada uma atende a necessidades distintas de movimentação de mercadorias.
Outra diferença importante ocorre durante o preenchimento dos campos. Isso porque existem códigos diferentes para um mesmo item, que muda conforme a natureza de operação. Portanto, é preciso atenção nessa etapa.
Entender os dois tipos de nota fiscal é crucial para garantir a emissão correta da documentação. Veja abaixo quais são as duas categorias e quando cada uma deve ser utilizada:
Nota fiscal de remessa de saída
A nota fiscal de remessa de saída é emitida quando a própria empresa envia mercadorias ou bens para fora do estabelecimento, sem que haja transferência de propriedade. Ou seja, não há finalidade comercial.
Isso pode ocorrer, por exemplo, quando produtos são enviados para conserto, demonstração ou industrialização, e depois retornam ao ponto de origem.
Nota fiscal de remessa de entrada
A nota fiscal de remessa de entrada é utilizada quando mercadorias ou bens retornam ao estabelecimento de origem, após terem sido enviados temporariamente para outro local.
Esse tipo de nota de remessa também não envolve a transferência da propriedade do item. A nota fiscal de entrada regulariza o retorno dos produtos, garantindo que o fluxo de mercadorias esteja devidamente documentado e conforme as obrigações fiscais.
Quando emitir nota fiscal de remessa?
A emissão da nota fiscal de remessa é necessária em diversas situações envolvendo o trânsito de bens e mercadorias. Uma vantagem importante é que, em muitos casos, há isenção ou suspensão de tributos, o que facilita ainda mais a emissão da nota fiscal para transporte.
Confira abaixo alguns exemplos de situações em que a emissão da NF de remessa é necessária:
1. Conserto e manutenção de mercadoria
Quando um produto adquirido por um cliente apresenta defeitos e precisa de reparos, a empresa deve encaminhá-lo a um terceiro ou devolvê-lo ao fabricante.
Nesse cenário, a nota fiscal de remessa é emitida para formalizar e acompanhar o envio do item. Esse processo protege tanto o remetente quanto o destinatário, documentando que o produto não está sendo vendido novamente, mas sim retornando para conserto.
2. Demonstração e amostra grátis
A nota fiscal de remessa também é amplamente utilizada para o envio de produtos destinados à demonstração e amostras grátis.
Essa prática é comum em diversos setores, como cosméticos e alimentos, especialmente quando o objetivo é permitir que o cliente teste o produto antes de realizar uma compra
É importante ressaltar que a nota fiscal de demonstração deve ser utilizada apenas para o envio de pequenas quantidades de um produto. Além disso, de acordo com o Ajuste SINIEF 04/2018, a mercadoria deve retornar em até 60 dias.
No caso das amostras grátis, a nota fiscal de remessa possibilita a formalização do envio de pequenos lotes de produto, sem custo para o destinatário.
3. Transferência interestadual e remessa de brindes
Quando produtos são transferidos entre filiais de uma mesma empresa, sediadas em diferentes estados, é necessário emitir uma nota fiscal de remessa para transferência interestadual.
Da mesma forma, sempre que a empresa envia brindes para consumidores, parceiros ou colaboradores, também é necessário emitir uma nota fiscal de remessa, informando que se trata de um brinde.
4. Remessa para industrialização e remessa para venda
A nota fiscal de remessa também é utilizada para acompanhar bens ou mercadorias enviados para outra unidade da empresa, ou a terceiros, para serem industrializados.
Portanto, na transferência entre centros de distribuição, a emissão da nota fiscal de remessa para venda é obrigatória.
É importante ressaltar que o campo “Natureza da operação” deve indicar claramente que a remessa é destinada à posterior venda.
Em todas as possibilidades, é fundamental utilizar a automação na emissão de notas fiscais. Assim, é possível garantir agilidade e praticidade em todo o processo, que passa a ser feito em poucos segundos.
Para isso, procure um sistema ERP, como o Asaas, que ofereça a funcionalidade e centralize a gestão financeira em um único lugar.
O que acontece se a nota fiscal de remessa não for emitida?
Se a nota fiscal de remessa não for emitida, podem ocorrer várias consequências legais e operacionais para a empresa. A falta desse documento pode resultar em:
- Multas e penalidades fiscais (variam conforme a legislação de cada estado);
- Impedimento no transporte das mercadorias;
- Problemas contábeis e administrativos;
- Perda de benefícios fiscais.
Por isso, é crucial que as empresas emitam esse documento sempre que necessário, evitando problemas com o Fisco.
Nota fiscal de remessa gera imposto?
A nota fiscal de remessa, por si só, não gera imposto de forma direta. Afinal, é um documento utilizado principalmente para registrar a movimentação de mercadorias sem envolver uma transação de venda.
No entanto, a forma como a nota é emitida e a natureza da operação podem influenciar na tributação associada. Por exemplo, em transferências interestaduais, pode haver a aplicação de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) dependendo da legislação do estado de origem e destino.
Quais dados devem constar na nota fiscal de remessa?
Antes de emitir uma nota de remessa, é essencial compreender os dados que devem ser preenchidos para garantir a precisão fiscal.
Esse tipo de nota não apenas formaliza a movimentação de mercadorias entre diferentes locais, mas também assegura que todas as informações relevantes sejam devidamente registradas.
Para isso, é necessário inserir alguns dados para emissão da nota fiscal específicos, que abrangem desde informações tributárias até os detalhes do destinatário. Além disso, esteja ciente do prazo da operação, pois a nota fiscal de retorno tem validade e poderá incidir impostos.
Os campos refletem a natureza da operação, a classificação fiscal dos produtos envolvidos, e as responsabilidades tributárias associadas:
- CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações): o CFOP varia conforme a operação;
- ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) *quando aplicável: informe o valor do ICMS, se necessário, conforme a legislação vigente do estado;
- IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados): preencha caso a operação envolva produtos industrializados;
- CST (Código de Situação Tributária): escolha o CST adequado para o ICMS e o IPI, conforme a situação tributária da operação;
- NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul): insira o código NCM correspondente à mercadoria. O NCM é uma classificação fiscal que identifica o produto;
- Dados do destinatário: preencha com as informações do destinatário, incluindo nome, endereço e CPF/CNPJ.
Como preencher o CFOP e a natureza da operação na nota de remessa?
Para preencher corretamente o CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) e a Natureza da operação, é essencial entender o tipo de transação realizada.
Esses dois campos são fundamentais para classificar a operação fiscalmente. Veja abaixo como preenchê-los:
CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações)
O CFOP é um código que identifica a natureza da circulação da mercadoria ou a prestação de serviço. O código varia conforme o tipo de operação (entrada ou saída) e se é realizada dentro do mesmo estado (operação interna) ou para outro estado (operação interestadual).
Para retorno, utilize o CFOP correspondente. Consulte a tabela de CFOP para saber qual o CFOP de remessa e obter todos os detalhes.
Natureza da operação
A Natureza da operação é uma descrição que complementa o CFOP, indicando, de forma textual, a natureza da transação. Esse campo deve ser preenchido com uma descrição clara e precisa da operação. Alguns exemplos são:
- Remessa para industrialização: mercadoria é enviada para ser transformada ou industrializada por um terceiro;
- Remessa para conserto: produto enviado para reparo;
- Remessa para demonstração: produto enviado para ser exibido ou testado por um potencial cliente;
- Remessa de bonificação ou brinde: mercadorias enviadas como cortesia, sem custo para o destinatário.
Muitos sistemas de emissão de notas fiscais, como o Asaas, preenchem a natureza da operação automaticamente com base no CFOP. Isso ocorre porque o CFOP já define o tipo de operação e o motivo da circulação da mercadoria, facilitando o processo e evitando erros no preenchimento manual.
Como emitir uma nota fiscal de remessa?
A nota fiscal de remessa é emitida no mesmo sistema que a nota fiscal comum. No entanto, por ser um documento obrigatório, é fundamental contar com um emissor de nota fiscal.
Para isso, o uso de um sistema ERP é essencial. Um ERP permite centralizar todas as operações fiscais em uma única plataforma, automatizando processos e garantindo a precisão das informações.
No ERP Base By Asaas, por exemplo, você tem acesso a uma funcionalidade integrada para emissão e gestão de notas fiscais de forma automatizada. A ferramenta torna o processo mais dinâmico e rápido.
Ao utilizar uma ferramenta, os erros diminuem significativamente, além de reduzir o tempo gasto na tarefa.
Passo a passo de emissão de nota fiscal de remessa no Base by Asaas
O passo a passo de emissão de notas fiscais no ERP Asaas é simples e pode ser feito em poucos cliques:
- Acesse o painel do Base By Asaas;
- Acesse o Menu lateral, na parte de “Faturamento”, e clique em “Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)”;
- Clique no botão “Adicionar NF-e”, e depois selecione “Operação”. Agora, basta clicar no botão “Confirmar”;
- Preencha o campo “Destinatário” e clique no botão “Adicionar item”;
- Localize primeiramente o produto, preencha o NCM e a quantidade. Em seguida, preencha os impostos conforme a tributação da operação;
- Verifique se todas as informações estão corretas e finalize a emissão.
Além da emissão de notas fiscais, você também usufrui de outros recursos que facilitam a gestão financeira do seu negócio. Tudo em uma única ferramenta:
- Contas a pagar e receber: organize os recebíveis, pagamentos e despesas para manter as contas em dia;
- Controle de estoque automático: tenha previsão sobre a entrada de itens no estoque e atualize o fluxo de caixa;
- Fluxo de caixa: centralize as informações em um único sistema e acompanhe as movimentações financeiras em tempo real;
- Propostas comerciais: elabore o envio de forma rápida e profissional;
- Integração facilitada com API de pagamento: é possível conectar a emissão de NFS-e ao seu site ou sistema de gestão financeira;
- Pedido de compra: reserve dinheiro no caixa da empresa antes de efetuar a compra para ter previsibilidade nos gastos.
Saiba mais sobre as funcionalidades do Base By Asaas e usufrua de todos esses recursos para uma melhor gestão financeira na sua empresa!