Manter uma boa gestão financeira é crucial para garantir a sustentabilidade da instituição de ensino. Nessa gestão, a mensagem de cobrança de mensalidade escolar se destaca como uma tarefa que exige muita organização e estratégia.
Afinal, os dados apontam para o crescimento no número de atrasos de pagamento em escolas particulares. Segundo pesquisa da Linx Sponte, o índice de inadimplência no estado de Minas Gerais saltou de 20,23%, em 2022, para 23,16%, em 2023.
Contudo, se forem bem estruturadas, as notificações de cobrança podem auxiliar no controle de inadimplência. Continue lendo para descobrir como o envio de mensagens de cobrança pode ser um grande aliado na gestão financeira escolar!
O que diz a Lei de cobrança de mensalidade escolar?
No Brasil, a cobrança de mensalidade escolar é regulamentada pelo Código de Defesa do Consumidor (CDC) e pela Lei nº 9.870/1999. Existem diversas diretrizes que buscam proteger o direito das instituições de ensino, bem como alunos e seus responsáveis.
Dentre elas, é importante saber que, quando há inadimplência nas mensalidades, o aluno não pode ser desmatriculado ao longo do ano. Além disso, também é proibida a suspensão de provas ou demais penalidades pedagógicas.
Já em caso de multas e juros, a lei permite a cobrança em casos de atrasos de pagamento, desde que essas informações estejam previstas em contrato.
Vale ressaltar também que, a multa por atraso não pode exceder 2% do valor da mensalidade escolar e os juros são limitados a 1% ao mês.
Como as mensagens de cobrança podem facilitar a gestão financeira da escola?
Mensagens de cobrança desempenham um papel fundamental na manutenção da gestão financeira escolar.
Quando enviadas de maneira clara, e no momento oportuno, essas mensagens auxiliam no controle de inadimplência, lembrando os responsáveis sobre os prazos de pagamento e as consequências do atraso.
Com a utilização de uma régua de cobrança bem definida, a escola pode comunicar-se de maneira mais eficiente e profissional. Ela funciona como um cronograma de comunicações utilizado para cobrar os clientes.
O Asaas, por exemplo, utiliza essa estratégia para enviar lembretes em etapas sequenciais e reduzir a taxa de inadimplência.
Com essas ações, é possível criar um ambiente de transparência e responsabilidade financeira. Além disso, mensagens de cobrança bem formuladas, contribuem para um relacionamento mais positivo entre a escola e os responsáveis financeiros.
Saiba mais sobre o que é uma gestão financeira escolar eficiente e como implementá-la!
Quais são os benefícios da automação das mensagens de cobrança escolar?
Normalmente, o processo de cobrança de mensalidade escolar envolve diversas etapas manuais, que consomem tempo e recursos. No entanto, com a automação de processos, esse cenário tem mudado significativamente.
Automatizar as mensagens significa, utilizar um sistema de cobrança especializado para enviar lembretes de pagamento aos responsáveis de forma automática e em intervalos programados.
A conta digital Asaas, por exemplo, oferece um sistema de cobrança automatizado que envia lembretes e notificações de atraso baseado na régua de cobrança.
Essa tecnologia permite que a escola estabeleça um cronograma de comunicações, que pode incluir, notificação de cobrança pelo WhatsApp, mensagens de texto (SMS), e-mail, entre outros.
Veja abaixo os principais benefícios da automação de mensagem de cobrança escolar:
Economia de tempo e recursos para cobrança de clientes
Automatizar o processo de cobrança de mensalidades escolares permite que a equipe administrativa economize tempo e recursos valiosos.
Em vez de gastar horas preparando e enviando mensagens de cobrança manualmente, um sistema automatizado pode realizar essas tarefas de forma rápida e prática.
Isso libera a equipe para se concentrar em outras atividades importantes, como o atendimento aos alunos e a melhoria dos processos internos.
A economia de recursos também se estende à redução de custos operacionais. A automação elimina a necessidade de materiais impressos e correspondências físicas, reduzindo gastos com papel, tinta e serviços de correio.
Redução de erros humanos no envio de cobranças
Erros humanos são comuns em processos manuais, especialmente quando há um grande volume de dados e informações envolvidos.
A automação das cobranças escolares elimina praticamente todos esses erros, garantindo que as mensagens sejam enviadas com precisão e no momento certo.
Isso não apenas melhora a comunicação, mas também evita confusões e mal-entendidos, que podem surgir devido a erros na emissão de cobranças.
A precisão proporcionada pela automação também reflete na satisfação dos responsáveis financeiros. Portanto, essa funcionalidade reduz a probabilidade de questionamentos e disputas relacionadas aos valores cobrados ou aos prazos de pagamento.
Acompanhamento e análise das cobranças em tempo real
Um dos grandes benefícios da automação financeira é a capacidade de acompanhar e analisar os dados em tempo real.
Com um sistema de cobrança automatizado, a escola pode monitorar o status, identificar pagamentos realizados e detectar rapidamente possíveis inadimplências. Isso permite uma gestão mais proativa, possibilitando também uma rápida tomada de decisão.
Além do acompanhamento, a automação oferece ferramentas de análise detalhadas, que ajudam a identificar padrões e tendências no comportamento de pagamento dos responsáveis.
Essas informações são valiosas para ajustar estratégias de cobrança e melhorar continuamente o processo.
O que escrever na mensagem de cobrança escolar?
Para garantir a eficácia das suas mensagens de cobrança, é essencial personalizá-las para aumentar a taxa de resposta e promover um relacionamento mais positivo com os responsáveis.
Veja abaixo algumas dicas valiosas para aprimorar seus lembretes de cobrança:
- Use o nome do responsável e do aluno para tornar a mensagem mais pessoal;
- Inclua informações detalhadas sobre a mensalidade, como valor, data de vencimento e instruções de pagamento;
- Adapte o tom da mensagem conforme a etapa da cobrança – mais amigável no início e mais assertivo em casos de atraso;
- Seja claro e objetivo, evitando mensagens longas e complicadas;
- Utilize múltiplos canais de comunicação, como e-mail e SMS e envie lembretes de pagamento pelo WhatsApp, para aumentar a eficácia do alcance;
- Considere enviar lembretes de cobrança próximos à data de vencimento para reforçar a importância do pagamento pontual;
- Ofereça opções de pagamento variadas, como boleto, cartão de crédito e Pix, para facilitar o processo para os responsáveis;
- Mantenha um histórico das comunicações para referência futura e para melhorar o processo de cobrança.
8 modelos de mensagem de cobrança de mensalidade escolar
Garantir que os responsáveis recebam mensagens sobre os prazos da cobrança recorrente pode prevenir atrasos e melhorar a saúde financeira da instituição.
Para manter essa comunicação clara e eficaz, existem alguns modelos de mensagens de cobrança, que podem ser personalizados conforme as necessidades específicas da escola.
A seguir, veja 8 modelos de mensagem de cobrança de mensalidade escolar:
1. Mensagem inicial antes do vencimento da mensalidade escolar
Nesta primeira mensagem, é importante manter os responsáveis informados sobre os prazos de pagamento, ajudando a prevenir esquecimentos e atrasos. É uma abordagem amigável que reforça a responsabilidade, sem ser muito impositiva.
Exemplo:
“Prezado(a) [Nome do responsável],
Lembramos que a mensalidade escolar de [Nome do aluno] referente ao mês de [Mês] vencerá no dia [Data de vencimento]. Solicitamos que verifique as informações no boleto em anexo e efetue o pagamento até a data mencionada para evitar qualquer transtorno.
Agradecemos a sua atenção.
Atenciosamente, [Nome da escola]”
2. Mensagem faltando 5 dias para o vencimento da mensalidade escolar
Já a segunda mensagem deve ser enviada 5 dias antes do vencimento. Assim, é possível garantir que o responsável não esqueça a data e se planeje para realizar o pagamento em tempo hábil.
Exemplo:
“Prezado(a) [Nome do Responsável],
Gostaríamos de lembrar que a mensalidade escolar de [Nome do aluno] referente ao mês de [Mês] vencerá em 5 dias, no dia [Data de vencimento]. Por favor, assegure-se de que o pagamento seja realizado até essa data para evitar qualquer inconveniente.
Caso já tenha realizado o pagamento, desconsidere esta mensagem.
Atenciosamente, [Nome da escola]”
3. Mensagem de lembrete no dia do vencimento da mensalidade escolar
O lembrete no dia do vencimento é uma prática eficaz para garantir que os responsáveis não se esqueçam do pagamento. O tom deve ser amigável, mas também transmitir a importância de evitar atrasos.
Exemplo:
“Prezado(a) [Nome do responsável],
Este é um lembrete amigável de que a mensalidade escolar de [Nome do aluno] referente ao mês de [Mês] vence hoje. Solicitamos que efetue o pagamento o quanto antes para evitar possíveis multas e juros.
Agradecemos a sua colaboração.
Atenciosamente, [Nome da escola]”
4. Primeira mensagem após o vencimento da mensalidade escolar
A primeira mensagem após o vencimento deve ser respeitosa, mas assertiva. Aqui, lembre os responsáveis das consequências do atraso e incentive a regularização imediata.
Exemplo:
“Prezado(a) [Nome do responsável],
Notamos que a mensalidade escolar de [Nome do aluno] referente ao mês de [Mês], vencida no dia [Data de vencimento], ainda não foi paga. Solicitamos que regularize o pagamento o mais rápido possível para evitar a cobrança de juros e multas.
Caso já tenha efetuado o pagamento, por favor desconsidere esta mensagem.
Atenciosamente, [Nome da escola]”
5. Segunda mensagem após o vencimento da mensalidade escolar
Neste estágio, a comunicação deve ser mais urgente. Enfatize a necessidade de ação imediata e ofereça suporte para resolução de dúvidas ou problemas que possam estar impedindo o pagamento.
Exemplo:
“Prezado(a) [Nome do responsável],
Lembramos que a mensalidade escolar de [Nome do aluno] referente ao mês de [Mês], vencida no dia [Data de vencimento], continua pendente. É importante que o pagamento seja realizado imediatamente para evitar maiores complicações.
Estamos à disposição para esclarecer qualquer dúvida.
Atenciosamente, [Nome da escola]”
6. Terceira mensagem após o vencimento da mensalidade escolar
Esta mensagem deve ter um tom ainda mais sério e levar a regularização imediata, mencionando a possibilidade de medidas mais severas.
Exemplo:
“Prezado(a) [Nome do responsável],
Informamos que a mensalidade escolar de [Nome do aluno] referente ao mês de [Mês], vencida no dia [Data de vencimento], ainda não foi quitada. Solicitamos que regularize o pagamento com urgência para evitar a aplicação de medidas mais severas.
Caso já tenha realizado o pagamento, pedimos que desconsidere esta mensagem. Se precisar de qualquer assistência, entre em contato conosco.
Atenciosamente, [Nome da escola]”
7. Mensagem final antes de ações mais severas
A mensagem final, antes de tomar ações mais severas, deve ser formal e direta, informando claramente as consequências do não pagamento e incentivando uma resolução rápida para evitar complicações maiores.
Exemplo:
“Prezado(a) [Nome do responsável],
Informamos que a mensalidade escolar de [Nome do aluno] referente ao mês de [Mês], vencida no dia [Data de vencimento], permanece em aberto. Caso o pagamento não seja efetuado nos próximos dias, medidas mais rigorosas poderão ser tomadas, como a inclusão do nome nos órgãos de proteção ao crédito.
Contamos com a sua colaboração para resolver esta pendência o mais rápido possível.
Atenciosamente, [Nome da escola]”
8. Negativação dos pais por falta de pagamento da mensalidade escolar
Esta mensagem, de tom severo, é uma notificação de inadimplência. Ela deve informar que o não pagamento resultará na negativação no Serasa do nome do responsável. Lembre-se de ressaltar a seriedade da situação e a necessidade de uma resolução urgente.
Exemplo:
“Prezado(a) [Nome do responsável],
Lamentamos informar que, devido à falta de pagamento da mensalidade escolar de [Nome do aluno] referente ao mês de [Mês], vencida no dia [Data de vencimento], sua dívida será encaminhada para negativação junto aos órgãos de proteção ao crédito.
Para evitar essa situação, solicitamos que entre em contato conosco imediatamente e regularize o pagamento pendente.
Atenciosamente, [Nome da escola]”
Como evitar a inadimplência escolar com o Asaas?
Evitar a inadimplência escolar pode ser desafiador, mas com as ferramentas certas, é possível reduzir a quantidade de pagamentos atrasados.
O Asaas, por exemplo, oferece recursos avançados de automação e personalização de notificação de cobrança. Ele facilita a comunicação com os responsáveis e garante uma gestão de pagamentos mais organizada.
Com o sistema de notificação de cobrança do Asaas, seu negócio pode enviar lembretes de pagamento aos clientes em momentos variados, antes e após o vencimento da fatura.
Além disso, a plataforma permite o envio de lembretes pelos principais canais de comunicação, como SMS, e-mail e WhatsApp, ajustando as estratégias conforme o perfil do seu público.
Com essas estratégias, o risco de atraso no pagamento das mensalidades é mínimo, e os responsáveis serão notificados das possíveis consequências da inadimplência.
Se mesmo com as notificações, o cliente não realizar o pagamento em dia, é possível utilizar a ferramenta de negativação Serasa. Basta solicitá-la na plataforma quando houver uma dívida ativa em qualquer cobrança realizada pela conta digital Asaas.
Se você deseja melhorar o processo de cobrança da sua empresa e reduzir a inadimplência, abra sua conta Asaas agora mesmo!