Entenda os principais riscos de não emitir nota fiscal

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Você sabia que é comum que os profissionais autônomos deixem de emitir nota fiscal? Normalmente, isso acontece porque eles consideram uma tarefa difícil ou, até mesmo, pela vontade de diminuir os custos. Mas não se engane, apesar de frequente, essa prática está longe de ser recomendada.

Existem muitos riscos de não emitir nota fiscal, já que a Receita Federal e as secretarias estaduais estão se modernizando cada vez mais para descobrir quem são as pessoas que deixam de pagar os devidos impostos. Portanto, é muito difícil não ser pego. Sendo assim, vamos conhecer quais são estes riscos.

O que é nota fiscal e para que serve?

A nota fiscal é um comprovante de que a sua empresa vendeu um produto ou serviço — operações que são fatos geradores de impostos.

A emissão desse documento é obrigatória, pois é usado como base para o recolhimento dos impostos e, se preenchida da forma certa, garante que os proprietários não estão sonegando — ou seja, deixando de pagar as tributações devidas.

Os clientes também são beneficiados pela emissão, afinal, é por meio dela que se comprova uma determinada compra. Além disso, algumas prefeituras oferecem um serviço que devolve créditos ao consumidor sempre que uma nota é emitida com o CPF do comprador.

As notas podem existir de forma física (em papel) ou eletrônica (quando são geradas e armazenadas na internet) — atualmente, o segundo tipo é o mais comum.

Quais são os riscos de não emitir nota fiscal?

Bom, se você já sabe certinho o que é a nota fiscal e a sua razão de existir, está na hora de conhecer os riscos de não emitir esse documento tão importante.

Pagar multas

As multas são as principais punições para empresas que não emitem esse documento. O valor pode ir de 10 a 100% do total de notas não emitidas, valores altíssimos —principalmente para os pequenos empresários e profissionais liberais.

Então, como o governo descobre que alguém não emite o documento? Imagine que a sua empresa tenha vendido R$ 2.000 este mês. Mas, antes de fazer a venda, você precisou comprar os produtos ou matérias-primas de um fornecedor, certo?

Se esse fornecedor está agindo dentro da lei, mas o seu empreendimento não, no momento em que a Receita Federal e a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do seu estado cruzarem essas informações você será pego.

Não pense que essa é a única maneira de encontrar sonegadores. Os órgãos fiscais reúnem tecnologia de ponta e diferentes métodos para localizá-los.

Responder a processos criminais

Sonegação de impostos é crime — de acordo com a Lei 4.729, de 1965. O empresário que for flagrado deixando de pagar os seus impostos poderá ser processado criminalmente na justiça e, se condenado, pegar até cinco anos de reclusão.

Mas o que tem a ver sonegar com deixar de gerar a nota? Como foi dito, esse documento, se emitido e preenchido da forma certa, é a comprovação de que a sua empresa está pagando os impostos em dia — portanto, não há sonegação.

Perder clientes e vendas

Os riscos de não emitir nota fiscal não se resumem às punições previstas na lei. Alguns tipos de clientes não compram, em nenhuma hipótese, sem receber esse documento. Os exemplos mais comuns são as empresas e as pessoas que precisam ser reembolsadas por aquela compra.

No entanto, quem não emite o comprovante está em desvantagem frente aos concorrentes que atuam de acordo com a lei. E você sabe: nunca é bom perder clientes, certo?

Ter menos confiança do consumidor

Os consumidores, em geral, se sentem mais seguros ao comprar produtos com a nota fiscal. Esse documento é o comprovante de que o produto ou serviço foi fornecido, e é utilizado pelo cliente para realizar trocas ou acionar a garantia.

Imagine que você compre uma cafeteira, por exemplo, mas não recebe a nota. Depois de três meses o equipamento apresenta um defeito. E agora? Não há outra solução senão contar com a honestidade do vendedor, visto que não há nada que comprove oficialmente a compra.

Em muitas cidades é comum que os consumidores peçam o CPF no comprovante fiscal, pois diversas prefeituras e estados oferecem benefícios aos clientes que adotam essa prática.

Desconto no IPTU (Imposto Predial e Territorial Urbano) ou devolução de uma parte do dinheiro são duas das vantagens mais comuns. Ou seja: o consumidor está ficando cada vez mais esperto.

Fechar a empresa

Você já deve ter notado que as punições podem ser bastante severas, certo? Pois é, as penalidades são tão pesadas a ponto de algumas empresas precisarem fechar as portas para arcar com as multas — ou, até mesmo, devido à prisão do dono.

Tal situação é um verdadeiro pesadelo para empresários, profissionais liberais e autônomos que tiram o sustento diário por meio do seu pequeno negócio. Será que vale a pena correr os riscos de não emitir nota fiscal? Não tenha dúvidas: cumprir a lei é sempre a melhor opção.

Como uma plataforma pode ajudar na emissão de nota fiscal?

É importante que a emissão de nota fiscal seja subsidiada por alguma plataforma especializada e online. Além da emissão de documentos fiscais com mais segurança, essas plataformas costumam oferecer outros serviços importantes.

A utilização das ferramentas tecnológicas permite melhorar a eficiência nos processos, otimizando o trabalho. Um software online promove a automação do sistema fiscal da empresa, facilitando a gestão desse setor, o qual geralmente é mais difícil de ser administrado.

A emissão automatizada economiza tempo e recursos. As vantagens envolvem:

·        facilidade no preenchimento das notas;

·        inserção automática dos dados do cliente;

·        redução de falhas humanas;

·        eliminação das operações manuais;

·        cálculo automático dos tributos;

·        geração de arquivos em XML e PDF com envio automático para o e-mail do cliente;

·        possibilidade de integração com outros sistemas, automatizando assim as notas de entrada e de saída da organização com as operações de compra e venda;

·        facilidade para emitir relatórios periódicos, que ajudam a analisar a quantidade de notas fiscais emitidas e canceladas e calculam o tempo médio de processamento;

·        possibilidade de integrar a mesma plataforma a outras empresas via API (muito útil quando existem filiais ou mesmo para integração com organizações parceiras).

Entre serviços diferenciados que uma boa plataforma pode ofertar, estão:

·        a cobrança por meio de boleto bancário: emissão de boletos e envio por e-mail;

·        as notificações por SMS e e-mail: envio de alertas automáticos para o cliente antes e após o vencimento;

·        as cobranças dos clientes por cartão de crédito e débito;

·        a antecipação de recebíveis: possibilidade de antecipar o total das cobranças por meio de cartão de crédito e boleto bancário;

·        o cartão pré-pago da própria plataforma;

·        a cobrança extrajudicial: recuperação de faturas vencidas há mais de 30 dias;

·        a emissão de notas fiscais de serviço;

·        o pagamento de contas: o saldo pode ser usado para pagar conta de consumo e qualquer cobrança;

·        o monitoramento do cliente: possibilidade de visualizar quando o cliente abre os e-mails e as faturas enviadas pela empresa;

·        a maquininha de cartão: possibilidade de usar o celular como maquininha de cartão de crédito;

·        o robô de cobrança: tecnologia que liga para o cliente e avisa sobre cobranças vencidas por meio de um robô de voz.

Quais os tipos de nota fiscal?

Existem diferentes documentos fiscais e todos devem ser emitidos pela empresa. É importante conhecê-los e saber quando não emitir nota fiscal e quando é obrigatório emiti-la.

A nota fiscal eletrônica (NF-e) tem emissão e armazenamento totalmente eletrônico. Sua validade jurídica é assegurada pela assinatura digital do remetente. Ela integra o projeto do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), que o governo federal adotou desde 2007 a partir de um decreto federal.

Na prática, ela substitui as notas fiscais impressas de modelos 1 e 1A.

A Nota Fiscal de Venda de Produto (NF-e)

É a NF-e propriamente dita, cujo objetivo é registrar a operação de faturamento/venda de mercadorias da empresa.

Ela está associada à cobrança do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e do IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados).

A emissão da NF-e está ligada à SEFAZ (Secretaria de Fazenda) de cada estado.

Além da emissão da NF-e, é preciso enviar, na entrega do produto, o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica).

O DANFE é uma representação simplificada da NF-e e pode ser impresso. Nele está a chave de acesso da NF-e, que permite que o cliente consulte as informações na internet e faça o acompanhamento dos produtos em trânsito.

A Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e)

Esse tipo de nota registra operações de serviço. Nesse caso, a empresa deve transmitir seus dados para a prefeitura do município ao qual está vinculada através do RPS (Recibo Provisório de Serviços).

Na NFS-e está registrada a identificação dos serviços. Na construção civil, em algumas prefeituras, a NFS-e é emitida por obra.

A Nota Fiscal ao Consumidor eletrônica (NFC-e)

Essa nota substitui a nota fiscal de venda ao consumidor modelo 2 e o cupom fiscal emitido pelo ECF (Emissor de Cupom Fiscal).

O DANFE da NFC-e pode ser impresso em impressora comum, sem a necessidade de acessórios, nem da compra de acessórios caros.

É um documento totalmente eletrônico que para ser emitido precisa que a empresa tenha: inscrição estadual em dia; computador; conexão com a internet; impressoras não fiscais; certificado digital de pessoa jurídica (padrão ICP-Brasil); credenciamento na SEFAZ e permissão emitida por ela; Código de Segurança do Contribuinte (CSC), token concedido pela SEFAZ; software para emitir NFC-e.

O Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e)

Também é um documento fiscal que só existe digitalmente, sendo emitido e armazenado eletronicamente.

O CT-e registra uma prestação de serviço de transporte de carga efetuada através de qualquer modal (rodoviário, ferroviário, aéreo, aquaviário ou dutoviário).

A assinatura digital do emitente garante sua validade jurídica, bem como a recepção e a autorização de uso pelo Fisco.

Eles substitui as notas fiscais modelos 7, 8, 9, 10, 11 e 27.

O Manifesto de Documento Fiscal eletrônico (MDF-e)

É um documento que reduz a burocracia ainda existente no transporte de carga. Ele substitui o modelo 25 e a Capa de Lote eletrônica (CL-e).

Sua função é tornar mais ágil o cadastro em lote dos documentos fiscais associados à carga que está trafegando.

De acordo com o Conselho Nacional de Política Fazendária, o estado define as regulamentações do MDF-e.

Para emiti-lo, a empresa deve se cadastrar no CNE (Cadastro Nacional de Emissores), solicitar credenciamento em todos os estados em que será preciso emitir o MDF-e e fazer a emissão da nota na SEFAZ estadual.

Então, como faço para emitir nota fiscal?

O primeiro passo é estar inscrito no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ), que gera um número de identificação único para cada empresa no Brasil. Para profissionais autônomos, uma forma muito simples e bem barata de obter esse cadastro é sendo um Microempreendedor Individual (MEI), que garante não só o CNPJ, mas também a cobertura da previdência — é sempre bom pensar no futuro, não é verdade?

Voltando à emissão das notas fiscais, cada lugar possui um procedimento diferente, portanto, o ideal é informar-se com a SEFAZ do seu estado. Alguns governos já realizam o processo inteiramente pela internet — o que facilita muito o seu trabalho.

Importante ressaltar que os MEIs não precisam gerar comprovante fiscal para pessoas físicas — a menos que o cliente exija — o que facilita (e muito!) a tarefa de ficar em dia com os cofres públicos.

Nos caos em que a empresa é obrigada à emissão da nota fiscal, ela deve comparecer à SEFAZ competente e solicitar a AIDF (Autorização de Impressão de Documentos Fiscais).

Quais as vantagens de emitir a nota fiscal eletrônica?

Emitindo a nota fiscal eletrônica, a empresa se beneficia muito. Primeiramente, ela ganha em produtividade, pois o processo automatizado é muito mais rápido que o manual, evitando falhas comuns e retrabalhos.

Outra vantagem é a redução de gastos, já que a NF-e dispensa papel, impressão e arquivos físicos para armazenamento.

Além disso, com uma boa plataforma de gestão NF-e, fica menos complicado administrar os números do negócio, visualizando no painel o faturamento e fazendo projeções precisas de quanto será pago de tributo naquele período.

A equipe tende a ficar mais motivada, já que preencher notas fiscais manuais manualmente é cansativo. Também permite a integração simples com diferentes meios de pagamento.

Como a empresa está atuando dentro da legalidade, sua competitividade também aumenta, pois desperta o interesse e a confiança da maioria dos consumidores.

Lembre-se sempre: os riscos de não emitir nota fiscal são muito altos, quem adota esta prática está colocando em perigo o seu negócio e, até mesmo, a sua liberdade.

Vimos que não emitir nota fiscal envolve o perigo de: pagar multas, responder a processos criminais, perder clientes e vendas, ter menos confiança do consumidor; fechar a empresa. Além desses, a empresa pode ter suas mercadorias apreendidas, dificuldades em obter empréstimos, rompimento de relações com os fornecedores, detenção de 6 meses a 2 anos para o responsável,

Vale a pena correr os riscos? De forma alguma. Por mais que o trabalho aumente, nada supera a tranquilidade de saber que você está atuando dentro da lei.

Entendeu de uma vez por todas quais são os riscos de não emitir o documento fiscal? Aproveite agora que tudo estará certinho na sua empresa e descubra 7 dicas de empreendedorismo para o negócio prosperar!

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