Realizar a administração de uma escola pode se tornar uma tarefa bastante desafiadora para os gestores. Afinal, são muitas variáveis, principalmente financeiras, que podem desequilibrar o fluxo de caixa.
Para manter as contas em dia, é necessário criar estratégias e utilizar ferramentas para o controle financeiro escolar. Em janeiro de 2025, cerca de 76,1% das famílias brasileiras encontravam-se endividadas, segundo estudo da Confederação Nacional do Comércio de Bens, Serviços e Turismo (CNC).
Para evitar problemas com o pagamento e outras questões comuns às escolas, é preciso aprender a realizar o controle financeiro escolar, utilizando-se de recursos tecnológicos para garantir o crescimento da empresa.
Como realizar o controle financeiro escolar?
O controle financeiro refere-se à gestão de recebíveis e de pagamentos da empresa. No entanto, para realizá-lo, é preciso se atentar a outros pontos da gestão financeira escolar.
Afinal, o ecossistema financeiro empresarial pode ser bastante complexo e, sem as diretrizes corretas, pode levar a sérios problemas com o caixa e capital de giro.
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Por exemplo, em um ambiente escolar, um ponto que pode prejudicar bastante o equilíbrio de fluxo de caixa é a compra de materiais. Com alta rotatividade de produtos, sem um controle adequado, pode se tornar um gasto elevado.
Situações de inadimplência de alunos também podem desbalancear o capital de giro. Portanto, para realizar o controle financeiro escolar, conheça alguns recursos e ferramentas bastante importantes para o uso rotineiro:
Planilhas de controle financeiro escolar
É comum que pequenas e médias empresas utilizem formas mais tradicionais de controle financeiro, como, por exemplo, as planilhas. E não há nada de errado nesta forma de organização.
Elas auxiliam na visualização de métricas, estampando valores importantes para o controle financeiro escolar, como: entradas, gastos fixos e variáveis, impostos, pagamento de funcionários e fornecedores, etc.
Existem alguns tipos de organização por planilhas que podem ser implementados no dia a dia financeiro da escola:
- Planilha de fluxo de caixa: ela controla as entradas e saídas da escola, identificando possíveis problemas e tendências da empresa, facilitando na previsibilidade a médio prazo. Confira a planilha de fluxo de caixa do Asaas.
- Planilha de controle de materiais: este tipo de planilha pode servir para várias finalidades, desde entender a quantidade de produtos disponíveis, até negociação com fornecedores, número de pedidos, valores (unitários e totais), entre outros dados que podem diminuir os gastos empresariais. Confira a planilha de controle de estoque do Asaas.
- Planilha de estudantes: escolas frequentemente têm alunos com diferentes condições de pagamento. É importante manter um registro de todos, com as principais formas de pagamento das mensalidades, datas previstas, responsáveis, etc., para gerenciar isso de forma eficaz.
Todas essas planilhas, independente de suas finalidades, auxiliam no processo de controle financeiro escolar. Com isso, os gestores têm ciência da realidade empresarial, com uma apuração real de valores e demais dados.
Além de serem mais confiáveis do que as anotações manuais, por exemplo, que podem levar a diversos erros em cálculos e, futuramente, em discrepâncias no caixa.
Sistema de gestão escolar automatizado
Embora sejam bastante utilizadas no dia a dia empresarial, gerir diversas planilhas pode levar a uma confusão a respeito dos dados analisados.
As escolas podem optar, por sistemas automatizados, que facilitam ainda mais o processo de organização financeira. Existem diversas opções que oferecem soluções para as despesas escolares, como o Asaas, por exemplo.
Com o alto volume de faturas criadas e clientes para gerenciar, é importante ter um sistema que automatize os processos e facilite a rotina.
Como o Asaas pode auxiliar no controle financeiro da escola?
Principalmente na melhoria dos processos, o ideal é utilizar de automação para alguns passos importantes, como: criação de cobranças, emissão de notas fiscais, acompanhamento de estoque, etc.
O Asaas tem ferramentas que tornam o controle escolar mais eficiente Entenda como a plataforma pode auxiliar no controle financeiro escolar:
1. Gestão de clientes
Utilizando a plataforma do Asaas, a escola consegue cadastrar todos os alunos matriculados, adicionando informações de contato, responsáveis e outras observações importantes.
Por meio dessa gestão dos clientes, é mais simples enviar cobranças, com base nas preferências de cada aluno, tanto em envio de notificação, forma de pagamento escolhida, periodicidade de envio de lembrete de cobrança, etc.
2. Gestão de recebíveis
Facilita a gestão de recebíveis, oferecendo o controle das informações financeiras e a organização das entradas e saídas realizadas no período.
Também é possível optar pela antecipação de recebíveis, que funciona como uma linha de crédito alternativa, com baixas taxas de juros. A empresa pode utilizá-la em caso de emergências, por exemplo.
3. Gestão de cobranças
Com a plataforma do Asaas, os gestores escolares conseguem gerenciar as cobranças dos matriculados de maneira eficiente.
É possível criar uma cobrança escolhendo a condição de pagamento acordada entre as partes, sejam elas avulsas ou recorrentes, pela forma escolhida (boleto, cartão de crédito ou Pix, por exemplo).
E com a régua de cobrança, é possível cobrar antes, de maneira preventiva, no dia e após o vencimento da fatura, de maneira reativa.
Além disso, a plataforma do Asaas, facilita a identificação de clientes inadimplentes. Combatendo o endividamento, oferece consulta e negativação no Serasa.
4. Gestão financeira
Além dos recursos citados anteriormente, ainda é possível encontrar outras funcionalidades de gestão financeira disponíveis no Asaas:
- Emissão de notas fiscais: é possível emitir notas fiscais avulsas ou atreladas à criação de cobranças, para manter toda a gestão fiscal da escola em dia.
- Sistema ERP completo: é possível usufruir gratuitamente de funcionalidades como gestão de estoque, emissão de outros tipos de notas fiscais, criação de relatórios financeiros e organização de demais informações empresariais.
- Conta digital completa: para que todas as movimentações financeiras fiquem centralizadas na plataforma. Assim, desde os recebíveis até o pagamento das contas escolares, tudo pode ser realizado em um só lugar.
Para saber mais sobre os recursos da plataforma, abra sua conta digital no Asaas e automatize o seu controle financeiro escolar!