Manter a previsibilidade de receita é um dos maiores desafios para empresas. Não basta vender: é preciso garantir que os clientes paguem corretamente e dentro do prazo.
É nesse ponto que entra o controle de pagamento de clientes, uma prática estratégica que fortalece o fluxo de caixa, reduz inadimplência e suporta o crescimento do negócio.
Nas próximas linhas, explicaremos o que é o controle de pagamento de clientes, com estratégias para implementar este processo. Continue a leitura e saiba mais!
O que é controle de pagamento de clientes?
O controle de pagamentos de clientes é um conjunto de práticas, processos e ferramentas de gestão financeira. O objetivo é monitorar os seus recebíveis, para serem compensados corretamente, no prazo estabelecido.
Este processo colabora em várias etapas da sua empresa: na criação de cobranças, definição de políticas de pagamento, monitoramento de vencimentos, além do acompanhamento das entradas.
Veja sobre o controle de contas a receber.
Seu conceito, porém, é mais abrangente do que o simples registro receitas financeiras. Com o controle de pagamento, você evita que a empresa tenha prejuízos financeiros, aprendendo o comportamento dos clientes e tomando decisões mais assertivas para o seu negócio.
Qual a importância do pagamento de clientes na saúde financeira da minha empresa?
O objetivo principal de uma empresa é a venda. E ela acontece quando há o pagamento por parte dos clientes. Esse processo, portanto, gera a fonte de receita de qualquer negócio.
Quando ele não acontece nos prazos estipulados, a empresa sofre impactos imediatos: falta de liquidez, aumento da inadimplência e necessidade de recorrer a crédito de curto prazo, muitas vezes com juros altos.
Por meio do controle de pagamento de clientes, busca-se um equilíbrio na saúde financeira, por meio do monitoramento de entradas e saídas.
Com isso, a sua empresa tem clareza sobre quando e como receberá seus valores, consegue honrar compromissos com fornecedores, funcionários, parceiros e demais obrigações sem comprometer a operação.
Além disso, o acompanhamento dos pagamentos ajuda a identificar padrões de inadimplência e antecipar riscos.
Com uma régua de cobrança bem estruturada, como a oferecida pelo Asaas, por exemplo, torna-se possível agir antes que a dívida se torne um problema maior, preservando a receita e a relação com o cliente.
O controle de pagamentos, portanto, impacta diretamente a saúde financeira da empresa, uma vez que oferece:
- Tomadas de decisões mais rápidas e assertivas;
- Melhor visualização das finanças, colaborando com o planejamento financeiro;
- Redução da inadimplência financeira;
- Criação de promoções e liquidações que não gerem impacto negativo no caixa;
- Controle do fluxo de entrada e saída do caixa e o capital de giro, permitindo pagamento das despesas obrigatórias da empresa;
- Identificação das tendências e entendimento dos próximos passos.
Existem métricas essenciais para acompanhar a performance de pagamento de clientes?
Sim. Ao monitorar as principais métricas, você poderá identificar gargalos operacionais, e medir a eficácia da estratégia de cobrança.
Cada empresa possui suas particularidades e deve considerar as métricas e indicadores que mais fazem sentido para seu funcionamento. Porém, entre as mais comuns que vemos, estão: o índice de inadimplência, o prazo médio de recebimento e a taxa de recuperação.
O índice de inadimplência, por exemplo, observa o percentual médio de clientes que deixam de realizar o pagamento de uma fatura no prazo.
Já o Prazo Médio de Recebimento (PMR), vai indicar qual é o tempo médio que a empresa leva para transformar a venda em capital de giro disponível no caixa.
Com a taxa de recuperação, você identifica a eficiência das ações de cobrança. Assim, permite medir o percentual de dívidas em atraso pagas após o vencimento.
Como o controle de pagamento de clientes impacta positivamente no fluxo de caixa?
O fluxo de caixa monitora as entradas e saídas financeiras da empresa. Ou seja, permite que você tenha uma visão mais ampla do que você vende e paga, em períodos específicos.
Ao realizar um controle de pagamentos bem executado, as previsões de recebimento se tornam mais confiáveis, melhorando a previsibilidade da receita.
Além disso, com um bom controle das entradas e saídas, você consegue tomar decisões mais informadas a respeito dos próximos passos da empresa.
Resumidamente, na prática, com o controle de pagamentos de clientes, você vai observar no seu fluxo de caixa:
- Redução de atrasos: ao enviar lembretes automáticos como parte estratégica do seu processo de recebimento, há maiores chances de receber no prazo.
- Maior liquidez: com o dinheiro entrando na data correta, a empresa consegue arcar com os custos sem necessidade de capital de terceiros.
- Capacidade de planejamento: ao prever com precisão os recebimentos, a empresa consegue programar investimentos, contratar mais pessoal ou expandir operações.
- Flexibilidade financeira: soluções como a antecipação de recebíveis do Asaas permitem transformar vendas futuras em caixa imediato, aumentando a segurança e a usabilidade do seu capital.
Um fluxo de caixa saudável é reflexo direto de um controle de pagamentos eficiente.
Quais são as principais etapas para implementar um controle eficaz de pagamento de clientes?
Implementar um bom controle de pagamento de clientes exige organização, disciplina e uso de ferramentas adequadas.
Existe um conjunto de boas práticas que podem colaborar com o seu processo. Separamos as principais delas para você implementar na sua empresa:
1. Mantenha o cadastro de clientes atualizado
Manter o cadastro de seus clientes sempre atualizado é fundamental para a gestão financeira da sua empresa.
Ter informações completas e atualizadas facilita a comunicação com o cliente. Assim, você conseguirá contatá-lo para efetuar as cobranças, negociar, planejar estratégias, etc.
Busque saber de informações como nome, telefone, e-mail, última compra, quantidade de compras realizadas, entre outras informações que você julgar importantes. Quanto mais detalhes você souber do seu cliente, melhor para sua empresa.
2. Crie boas condições de pagamento
Outra etapa importante para conseguir manter o controle é criar boas condições de pagamento para os clientes.
Por exemplo, um pagamento parcial antecipado, além de garantir a movimentação do fluxo de caixa, também facilita o controle de inadimplência.
Outras coisas também auxiliam no seu controle financeiro, como: descontos em pagamentos à vista, possibilidade de parcelamento sem juros, etc.
Para que isso seja visto como algo bom para o cliente, você pode oferecer promoções ou descontos. Este tipo de estratégia pode colaborar com o equilíbrio e saúde do seu fluxo de caixa.
3. Ofereça formas de pagamento mais seguras para seu negócio
Diversificar meios de pagamento aumenta as chances de recebimento e melhora a experiência do cliente.
Escolher métodos de pagamento, que sejam seguros e fáceis, pode favorecer o processo de controle dessas entradas. Os métodos de pagamento mais comuns no mercado são:
Plataformas de pagamento como o Asaas, por exemplo, oferecem a maioria dessas formas de pagamentos em um só lugar, disponíveis para a escolha na criação de cobranças.
4. Negocie prazos de pagamento estrategicamente
Os prazos de pagamento devem ser negociados conforme os vencimentos das suas obrigações fiscais e financeiras empresariais. Isso fará com que sua empresa não sofra prejuízos graves com fornecedores ou colaboradores.
Existem algumas datas que são mais comuns de pagamento, geralmente no início ou no final do mês. Você pode utilizá-las como base para essa decisão também.
Para ter uma garantia maior de pagamento, a empresa pode estabelecer juros e multa para os casos de atraso. Assim, caso haja alguma pendência em aberto, a empresa será recompensada pelos dias que ficou sem receber.
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5. Utilize ferramentas de combate à inadimplência
Infelizmente, nem todos os clientes vão honrar seus compromissos, o que pode causar grandes prejuízos para a empresa. Em julho de 2025, o Brasil registrou 78,2 milhões de cidadãos inadimplentes, segundo o Mapa da Inadimplência do Serasa Experian.
Para evitar essa situação, há alguns mecanismos que podem ser utilizados para o controle de inadimplência.
Um exemplo é a consulta de clientes em órgãos de proteção de crédito antes de fechar um contrato. Ou, ainda, a negativação do CPF ou CNPJ deste cliente, visando reaver os valores pendentes.
No Asaas, é possível usufruir desses dois recursos de crédito com a parceria entre a fintech e o Serasa. As ferramentas e informações ficam disponíveis na plataforma, mediante pagamento de taxas. Veja como funciona:
- Consulta Serasa: você pode consultar informações cadastrais, pendências financeiras e o score de crédito de seus clientes. Com isso, avalie a saúde financeira do seu cliente antes de fechar uma venda, entendendo se ele será um pagador confiável.
- Negativação Serasa: tem o objetivo de recuperar os valores de produtos ou serviços que não foram pagos. De modo geral, essa é uma forma de avisar o mercado sobre os consumidores que não cumprem com os prazos de pagamentos. Quando a empresa escolhe pela negativação no Serasa, significa que as formas de negociações aplicadas não tiveram efeito.
6. Cobre sempre que for necessário
No mercado, sempre irão existir consumidores que vão se esquecer ou atrasar o pagamento, seja pela má-fé ou por esquecimento. Para que essa situação não se agrave, cobre seu cliente sempre que for necessário.
Por meio do controle de pagamentos de clientes, estabeleça datas para enviar lembretes de cobrança da dívida ao cliente. Existem ferramentas, como a régua de cobranças, que realiza esse processo automaticamente.
Assim, ao notificar seu cliente sobre uma data de vencimento próxima ou uma fatura já atrasada, você pode fazer com que ele pague mais rapidamente.
Uma dica importante sobre a cobrança é considerar as normativas previstas no Código de Defesa do Consumidor, Lei 8.078. O artigo 42 trata sobre o processo de cobrança:
“Na cobrança de débitos, o consumidor inadimplente não será exposto a ridículo, nem será submetido a qualquer tipo de constrangimento ou ameaça.”
Portanto, neste processo, mantenha em mente que a prioridade é manter um bom relacionamento com o cliente, sendo cordial, enquanto tenta reaver os valores em aberto.
7. Mantenha o acompanhamento dos recebimentos
Esse processo pode ser feito de diversas formas: uma planilha, sistemas especializados, até mesmo anotando as entradas.
Mas, lembre-se sempre de utilizar uma alternativa que continue sendo prática mesmo com o negócio em crescimento. Com o tempo, anotações em um caderno, por exemplo, podem acabar se tornando um trabalho extra.
Plataformas especializadas, como o próprio Asaas, facilitam a gestão. Além de manter o controle do fluxo de caixa, ainda é possível entender quais cobranças estão em aberto, com compensação próxima, atrasadas, etc.
Com a automação de processos, ainda, é possível integrar outros sistemas que a sua empresa usa (como ERPs, de controle de estoque, emissão de notas, e-commerces, etc.), à sua conta Asaas. Isso pode ser feito com a robusta API de pagamentos, intuitiva e fácil de utilizar.
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Quais as ferramentas mais indicadas para auxiliar no pagamento de clientes?
Existem ferramentas que podem ser utilizadas para a gestão de pagamento de clientes. Além de trazer mais organização para o seu caixa, elas podem colaborar com a diminuição da inadimplência e contribuir para um melhor relacionamento com seus clientes.
Além das planilhas de organização ou sistemas que auxiliam no processo de cobrança, existe uma ferramenta muito importante: a régua de cobrança.
Ela tem o objetivo de reduzir a inadimplência, padronizar e organizar as etapas de cobrança da empresa. Por meio dela, você estabelece quando e como acontecerão os envios dos lembretes.
Essa ferramenta pode ser utilizada em duas etapas. Confira:
- Cobrança preventiva: a cobrança preventiva é feita antes do vencimento da cobrança. Ela é utilizada para prevenir o atraso do pagamento. Geralmente, é enviada na semana do vencimento, como um lembrete.
- Cobrança reativa: essa modalidade de cobrança é utilizada quando a preventiva não funciona. Ou seja, podem ser enviadas mensagens já desde o primeiro dia após o vencimento, também sendo importantes caso decida partir para a negativação do cliente.
A régua de cobrança, garante que o seu cliente receba as notificações por diversos meios, em diferentes períodos do processo de cobrança.
No Asaas, é possível configurá-la, enviando mensagens por e-mail, SMS, WhatsApp, ligações telefônicas e pelo Correio.
Conheça a régua de cobrança do Asaas e transforme o processo de controle de pagamentos de seus clientes.
