Na vida de uma empresa nem tudo são flores. Muitas vezes um empreendedor se depara com percalços financeiros e dificuldade no controle de gastos empresarial.
Para enfrentar esses momentos, é fundamental desenvolver um plano de negócios eficiente, que defina metas e consiga abranger todas as necessidades empresariais.
Por isso, neste artigo trouxemos um guia com as principais dicas e boas práticas para que seu negócio consiga controlar as despesas e gastos e aumente sua eficiência operacional. Continue lendo!
Qual a importância de fazer o controle financeiro da empresa?
A manutenção de registros financeiros adequados ajuda a empresa a cumprir suas obrigações fiscais de maneira precisa e a evitar multas e penalidades.
Além disso, manter registros detalhados de todas as despesas é essencial. Isso inclui despesas operacionais, pagamentos a fornecedores, salários e outros custos.
Por isso, a gestão financeira ajuda a prevenir desperdícios. Ao fazer o controle de gastos, a empresa pode identificar e eliminar desperdícios e despesas não essenciais, preservando recursos valiosos.
Como a gestão financeira ajuda a controlar os gastos empresariais?
Fazer o controle de gastos empresariais é um componente central da gestão financeira. Para isso, a empresa pode adotar várias práticas, incluindo a elaboração de um orçamento.
A criação de um orçamento é o primeiro passo para controlar as despesas, envolvendo a estimativa de receitas e despesas futuras e a alocação eficaz de recursos.
Por fim, a gestão financeira é crucial para a gestão do fluxo de caixa. Isso envolve garantir que a empresa tenha capital disponível para atender a obrigações financeiras e aproveitar oportunidades de negócios.
É possível uma empresa ter lucro e não ser rentável?
Sim, uma empresa pode registrar lucro e ainda não ser rentável. A rentabilidade é uma métrica que considera todas as despesas, incluindo as despesas operacionais, impostos, juros e depreciação, ao calcular o lucro.
O lucro, por outro lado, refere-se ao valor bruto excedente das receitas em relação aos custos diretos.
Uma empresa pode ter um alto volume de vendas e registrar lucros, mas se os custos indiretos forem excessivos, como aluguel, salários, juros de empréstimos e depreciação, a rentabilidade pode ser negativa.
Portanto, a rentabilidade é uma medida mais abrangente da saúde financeira de uma empresa, levando em consideração todas as despesas que afetam seu resultado final.
Quais os maiores desafios do controle de gastos empresarial?
Conforme uma empresa cresce e se desenvolve, a gestão se depara com inúmeros desafios financeiros. Isso acontece porque a complexidade dos negócios aumentam, exigindo que a empresa solucione demandas e aumente sua eficiência.
Para isso, é fundamental conhecer quais são os principais desafios enfrentados pelas empresas no campo do controle financeiro. Confira:
Visibilidade limitada das finanças
Para muitas empresas, especialmente aquelas com operações complexas, obter uma visão completa e clara das despesas pode ser desafiador.
A falta de uma visibilidade pode resultar em decisões financeiras desinformadas. Para superar esse desafio, é importante implementar sistemas de rastreamento de despesas que agreguem informações de diferentes departamentos e fontes em um único local.
Despesas não planejadas
As despesas não planejadas, muitas vezes chamadas de “gastos extraordinários”, são um desafio comum. Isso pode incluir reparos de emergência, substituição de equipamentos ou custos associados a eventos imprevistos.
Para mitigar esse desafio, as empresas podem criar reservas orçamentárias para contingências e manutenção preventiva de ativos para minimizar a ocorrência de despesas não planejadas.
Ocorrência frequente de erros humanos
A entrada manual de despesas e a falta de automação podem resultar em erros na contabilização e no relato de despesas.
Esses erros podem levar a imprecisões contábeis e prejuízos financeiros. Investir em sistemas de gestão de despesas automatizados pode ajudar a reduzir erros humanos, garantindo a precisão das informações.
Falta de políticas claras para empresa
A falta de políticas de despesas bem definidas e aplicadas de forma consistente pode levar a gastos excessivos.
As políticas devem especificar o que é permitido e o que não é, limites de gastos e procedimentos para aprovação de despesas. Além disso, a comunicação eficaz das políticas aos funcionários é crucial.
Falta de tecnologias adequadas
A ausência de ferramentas e sistemas automatizados para rastrear e gerenciar despesas pode resultar em processos manuais demorados. Investir em software de gestão de despesas pode simplificar a entrada de despesas, aprovações, rastreamento e relatórios.
Fraudes e abusos financeiros
Funcionários desonestos podem se envolver em fraudes relacionadas a despesas, como submeter despesas falsas ou inflar valores.
Implementar auditorias regulares e análise de despesas pode ajudar a identificar comportamentos fraudulentos e prevenir abusos.
Compliance com regulamentação
A conformidade com regulamentações fiscais e contábeis é crucial. Não cumprir essas regulamentações pode resultar em penalidades financeiras e problemas legais.
Por isso, manter registros precisos, seguir as políticas contábeis e cumprir as obrigações fiscais é fundamental para evitar complicações legais e evitar grandes rombos financeiros para o negócio.
Mau controle de Fluxo de Caixa
O controle de despesas está intimamente ligado ao controle do fluxo de caixa. O desafio é garantir que as despesas estejam alinhadas com a capacidade de pagamento da empresa, evitando problemas de liquidez.
Sendo assim, a elaboração de um plano de fluxo de caixa eficaz é essencial para garantir a sustentabilidade financeira da empresa.
Você pode utilizar um ERP, como o Base by Asaas, para fazer o controle de fluxo de caixa da sua empresa.
Como controlar os gastos da empresa?
Manter o controle de gastos empresarial é essencial para o sucesso de qualquer negócio. Uma gestão financeira sólida é a base de uma operação eficiente e sustentável.
Mas desenvolver um sistema de controle de gastos pode ser uma enorme desafio. Por isso, confira algumas dicas para desenvolver uma cultura para controlar suas despesas, cortar gastos e tornar sua rotina financeira mais assertiva:
1. Crie um planejamento financeiro
Um dos pilares do controle de gastos é estabelecer um planejamento financeiro sólido. Isso envolve a criação de um orçamento que detalhe suas receitas, despesas e objetivos financeiros.
Um planejamento bem elaborado proporciona uma visão clara de suas finanças e ajuda a guiar suas decisões financeiras.
Além disso, um planejamento financeiro permite que a empresa se antecipe a possíveis desafios e aproveite oportunidades estratégicas.
2. Estabeleça metas realistas
Metas financeiras bem definidas são essenciais para manter o foco e a disciplina na gestão de gastos.
Essas metas podem abranger uma variedade de áreas, desde o controle de custos até o aumento das receitas. No entanto, é fundamental que essas metas sejam realistas e mensuráveis.
Uma vez que você tenha definido suas metas, estabeleça alguns indicadores financeiros que permitam ao seu negócio acompanhar os resultados e redirecionar suas metas.
3. Comece pelo controle do caixa
Uma etapa fundamental no controle de gastos é manter uma gestão rigorosa do caixa da empresa. Isso envolve o acompanhamento detalhado das entradas e saídas de dinheiro.
O controle do caixa é crucial para garantir que a empresa tenha liquidez para atender às obrigações financeiras e imprevistos. Além disso, ele é um indicador preciso da saúde financeira da empresa e ajuda a evitar situações de falta de capital.
4. Classifique seus custos e receitas
Para entender onde seu dinheiro está sendo gasto, é importante classificar seus custos e receitas. Categorize suas despesas em áreas como despesas operacionais, custos de produção, folha de pagamento e investimentos.
Essa classificação torna mais fácil identificar áreas onde é possível economizar, reduzir custos e otimizar o uso dos recursos. Também permite uma análise mais precisa das fontes de receita e despesas que mais impactam a empresa.
5. Planeje os pagamentos e recebimentos
O planejamento de pagamentos e recebimentos é essencial para manter o fluxo de caixa saudável. Determine datas de pagamento e recebimento, levando em consideração os prazos concedidos por fornecedores e os termos de pagamento de clientes.
Isso ajuda a evitar atrasos nos pagamentos, bem como a identificar períodos de picos e vales no caixa.
6. Análise o capital de giro
O capital de giro é o valor disponível para as operações do dia a dia, incluindo o pagamento de despesas e fornecedores. Analisar seu capital de giro é fundamental para entender a saúde financeira da empresa.
Certifique-se de que há capital suficiente para manter as operações e faça ajustes conforme necessário.
7. Seja parceiro de seus fornecedores
Uma relação saudável com fornecedores pode beneficiar sua empresa. Estabeleça um diálogo aberto com eles para negociar prazos, descontos e condições de pagamento favoráveis.
Quando possível, construa parcerias estratégicas que possam resultar em economias significativas.
8. Revise seu estoque
O estoque é um ativo significativo para seu negócio e seu gerenciamento eficaz é essencial para controlar gastos.
Evite o excesso de estoque, pois isso pode amarrar capital desnecessariamente. Ao mesmo tempo, assegure-se de que o estoque esteja alinhado com a demanda para não perder vendas devido à falta de produtos.
9. Crie estratégias de marketing mais eficientes
Uma estratégia de marketing eficaz pode impulsionar as vendas e o crescimento da empresa, ao mesmo tempo em que controla os gastos.
Isso envolve a identificação de canais de marketing de alto desempenho e o direcionamento de recursos para eles. A análise de retorno sobre o investimento em marketing ajuda a eliminar despesas ineficazes.
10. Não misture as contas pessoais com as da empresa
Manter contas pessoais e empresariais separadas é fundamental para a gestão financeira adequada. A mistura de finanças pessoais e empresariais torna difícil rastrear despesas e receitas.
Além disso, pode causar problemas legais e fiscais. Por isso, separe suas finanças e siga um sistema de registro claro.
11. Utilize estratégias para reduzir impostos legalmente
A otimização tributária é uma prática importante para controlar gastos. Conheça as leis fiscais que se aplicam ao seu negócio e identifique oportunidades legais para reduzir sua carga tributária.
Isso pode incluir deduções, créditos fiscais e planejamento tributário estratégico.
12. Melhore sua gestão de preços
Uma gestão de preços eficaz pode aumentar a lucratividade da empresa. Analise seus custos, concorrência e a demanda do mercado para definir preços competitivos.
Estratégias de precificação dinâmica e pacotes de produtos também podem ser utilizadas para otimizar os resultados financeiros.
13. Tenha uma reserva para emergências
Contar com uma reserva para emergências é uma prática financeira sólida.
Essa reserva, muitas vezes chamada de “colchão financeiro”, é um fundo de contingência que pode ajudar a empresa a lidar com imprevistos, como crises econômicas, despesas inesperadas ou problemas operacionais.
Ter um colchão financeiro reduz a pressão sobre o fluxo de caixa e evita a necessidade de recorrer a empréstimos onerosos em situações de emergência.
14. Acompanhe o desempenho financeiro da empresa
O acompanhamento constante do desempenho financeiro é crucial para manter o controle de gastos empresarial.
Isso envolve a análise regular de demonstrativos financeiros, relatórios de fluxo de caixa e indicadores-chave de desempenho.
Essa análise ajuda a identificar tendências, áreas de melhoria e oportunidades para ajustar a estratégia financeira da empresa.
15. Utilize um sistema de gestão financeira
A implementação de um sistema de gestão financeira automatizado é uma etapa fundamental para simplificar e melhorar o controle de gastos.
Esses sistemas permitem que a empresa registre e rastreie suas transações financeiras, gerencie orçamentos, acompanhe receitas e despesas e automatize tarefas financeiras recorrentes.
Eles também oferecem relatórios detalhados e insights que facilitam a tomada de decisões informadas.
Faça o controle de gastos e gestão financeira completa com o Asaas!
Para manter o controle financeiro, sua empresa precisa contar com as principais ferramentas e sistemas disponíveis do mercado. E a melhor conta digital para auxiliar seu controle de gastos é o Asaas.
Com o Asaas você pode gerenciar as finanças do seu negócio com praticidade e eficiência. Através do Asaas você seu negócio pode:
- Emitir notas fiscais: as notas fiscais são essenciais para manter em dia as obrigações fiscais da sua empresa. Por isso, o Asaas automatiza a emissão de notas e elimina as burocracias para sua empresa.
- Receber pagamentos: receber pagamentos é fundamental para manter as finanças sob controle dentro da sua empresa. Por isso, o Asaas garante um controle total dos seus pagamentos e permite uma movimentação eficiente dos seus recursos.
- Notificar devedores: para manter seus pagamentos em dia, é fundamental contar com um sistema que informa os clientes da necessidade de pagamento. Por isso, o Asaas possui função de mensageria, através de SMS, WhatsApp e e-mail.
- Oferecer os principais meios de pagamento: para aumentar sua capacidade de vender e gerar lucros, o Asaas permite que você ofereça os principais meios de pagamento disponíveis no mercado: como o Pix, o cartão de crédito e boleto bancário.
- Ter visibilidade sobre suas finanças: além disso, com o Asaas você aumenta a visibilidade da sua situação financeira e ganha mais insumos para tomar decisões estratégicas para o futuro do negócio.
Se você quer a ajuda do Asaas para a sua empresa crescer, abra a sua conta e tenha uma gestão de gastos mais eficiente no seu negócio!
