Como adaptar a contabilidade para empresas às mudanças da Reforma Tributária?

Como empresário, você sabe que a contabilidade é uma das partes mais importantes para o funcionamento de um negócio. Ela cuida de diferentes frentes: pagamento de impostos, obrigações acessórias, emissão de guias, notas fiscais, entre outras.

Ela expande a visão da operação a curto, médio e longo prazo, além de evitar problemas sérios com os órgãos reguladores, como a Receita. E, por isso, você precisa realizá-la corretamente, mantendo o controle das suas movimentações financeiras.

Por isso, decidi reunir meus conhecimentos em contabilidade para empresas, como especialista em gestão financeira há mais de 17 anos, neste conteúdo. A seguir, você vai entender mais sobre o papel da contabilidade para empresas e como manter uma operação eficiente e funcional. Vamos lá?

O que é contabilidade para empresas?

A contabilidade para empresas diz respeito ao conjunto de processos que registra, organiza e interpreta todas as movimentações financeiras de um negócio, sejam entradas, saídas, obrigações fiscais, tributos, folha de pagamento e o patrimônio.

O processo de realizar a contabilidade se trata tanto de uma exigência legal quanto serve como uma ferramenta de gestão estratégica.

Quanto à obrigatoriedade, ela está no art. 1.179 da Lei 10.406/2002 (Código Civil):

“O empresário e a sociedade empresária são obrigados a seguir um sistema de contabilidade, mecanizado ou não, com base na escrituração uniforme de seus livros, em correspondência com a documentação respectiva, e a levantar anualmente o balanço patrimonial e o de resultado econômico.”

Essa determinação garante que a sua empresa, independentemente do porte ou regime tributário, precise de um processo contábil (por sistemas ou não) para se manter em conformidade com o Fisco. 

A principal exceção, neste caso, é o MEI, dispensado de escrituração contábil formal por ser um regime simplificado, embora a entrega dos documentos fiscais ainda seja obrigatória.

O que faz a contabilidade de uma empresa?

Apesar de o trabalho da contabilidade empresarial já ser bem conhecido, ele tem uma grande abrangência em sua atuação. Muitas pessoas que não são da área, inclusive, acabam não conhecendo a extensão do trabalho de um contador.

Mas, uma coisa posso garantir: a gestão contábil é estratégica e decisiva para o sucesso de um negócio.

De maneira geral, ela cumpre cinco funções fundamentais para o sucesso e a regularidade de um negócio:

• Escrituração contábil e registro de movimentações: controle do patrimônio por meio do registro cronológico e sistemático de todas as operações financeiras. Assim, identifica, mede e divulga os dados de todas as entradas e saídas da empresa;

• Apuração de impostos e regularização fiscal: aqui, os contadores realizam o cálculo e recolhimento de tributos como IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, ICMS e ISS (além dos futuros IBS e CBS), gerenciando os impostos corretos para pagamento, evitando complicações com a Receita Federal e sanções por falta de declaração de faturamento;

• Emissão de demonstrações e relatórios financeiros: os profissionais emitem documentos obrigatórios, como o Balanço Patrimonial, a DRE (que evidencia lucros ou prejuízos) e o EBITDA, que fornecem informações importantes para possíveis investidores e acionistas;

• Gestão de folha de pagamento e obrigações trabalhistas: organiza a folha de pagamento, cálculo de salários, encargos como INSS e FGTS, além do envio de informações ao eSocial;

• Planejamento e manutenção de plano tributário: realiza análise detalhada do regime tributário mais vantajoso (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Real), a fim de aplicar as melhores práticas legais para a redução da carga tributária.

Assim, com o fornecimento de indicadores e análises de fluxo de caixa, a contabilidade para empresas identifica tendências e cria planos de ação para contornar possíveis problemas fiscais e financeiros.

Com dados concretos sobre custos e rentabilidade, o contador apoia decisões assertivas voltadas à reestruturação, conformidade ou expansão do negócio.

Quais são as obrigações acessórias de uma empresa?

As obrigações acessórias são declarações periódicas exigidas pelo Fisco para comprovar que o seu negócio está operando em conformidade com a legislação.

É preciso preenchê-las corretamente e enviá-las de acordo com os prazos estabelecidos, para evitar multas e outras sanções administrativas.

Veja algumas das obrigações acessórias que a sua empresa pode ter:

Essas são algumas das obrigações acessórias. Se aceita uma dica, sempre contate um contador especialista para entender a fundo o impacto de cada documento em seu negócio.

Porém, posso garantir que o descumprimento da entrega das obrigações acessórias gera multas automáticas que podem superar o valor do próprio imposto devido.

Quais os regimes tributários disponíveis no Brasil?

A escolha do regime tributário é, sem dúvida, uma das decisões mais estratégicas que você, enquanto empresário, deve tomar.

Não se trata apenas de cumprir uma obrigação burocrática, mas de definir o custo operacional da sua empresa, sua competitividade no mercado e até a sua capacidade de investimento.

No Brasil, temos três opções principais, cada uma com regras e características distintas:

1. Simples Nacional

É o regime mais popular entre micro e pequenas empresas (ME e EPP) devido ao seu caráter simplificado e à redução de encargos.

O Simples foi pensado para quem fatura até R$ 4,8 milhões e busca uma forma simplificada de recolher os tributos.

Por meio do Documento de Arrecadação do Simples Nacional, o DAS, unifica oito impostos (federais, estaduais e municipais) em uma única guia de pagamento mensal. Essa ideia, inclusive, é utilizada também pelos MEIs (que pagam o DAS-Mei), de forma simplificada.

Ele é uma ótima opção porque, além de desburocratizar a rotina fiscal, costuma reduzir a carga tributária inicial para negócios que estão começando ou que operam com margens de lucro enxutas.

Mais à frente neste conteúdo, vou te explicar alguns impactos que a nova Reforma Tributária trouxe para empresas do Simples e para os demais regimes tributários, combinado? Continue a leitura!

2. Lucro Presumido

Esta opção é ideal para você se o seu negócio já está mais avançado, alcançando faturamento mais alto (até R$ 78 milhões) e lucro, e já possui margens superiores às “presumidas” pela legislação. E o que isso quer dizer?

O governo utiliza uma margem de lucro pré-estabelecida (baseada na sua atividade) para calcular o IRPJ e a CSLL. Você paga o imposto com base nesse valor “presumido”, independentemente de ter lucrado mais ou menos.

Então, se a sua margem de lucro real for superior à margem presumida pelo Fisco, você acaba pagando menos imposto do que pagaria se estivesse no Lucro Real.

É uma excelente alternativa para empresas com alta lucratividade e que mantenham o planejamento tributário atualizado.

3. Lucro Real

Já o Lucro Real é o regime mais completo e, consequentemente, o mais rigoroso. Aqui, a empresa paga imposto sobre o lucro que efetivamente obteve no balanço contábil.

Esse regime é obrigatório para empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões e para setores específicos, como o financeiro (bancos, seguradoras, cooperativas de crédito).

Diferente do Lucro Presumido, sua apuração baseia-se no lucro contábil real, após ajustes de adições e exclusões fiscais.

Embora exija um controle contábil detalhado e maior complexidade nas obrigações acessórias, é o regime mais “justo” para empresas com margens apertadas ou operacionais.

Diferente dos outros, permite a compensação de prejuízos fiscais de anos anteriores, o que é um diferencial estratégico poderoso para abater lucros futuros em negócios cíclicos ou em expansão.

4. Lucro Arbitrado

O Lucro Arbitrado é uma forma de apuração da base de cálculo do IRPJ e da CSLL aplicada pela Receita Federal quando a empresa não mantém a escrituração contábil regular.

Ou, ainda, é a opção quando os registros são imprestáveis, extraviados ou destruídos. Ele funciona como uma medida de exceção e não como uma opção estratégica de planejamento tributário.

A ideia é que, se por exceção ou urgência, sua empresa se enquadrar neste regime, v ocê se prepare para regularizar a escrituração para sair dele o quanto antes.

Como decidir qual regime tributário escolher?

A escolha do melhor regime tributário depende do momento da sua empresa, já que não é permanente.

Então, por exemplo, você pode começar a sua empresa no Simples e, à medida que o negócio pega tração e cresce, você pode migrar para outro regime.

O segredo é ter um contador ao seu lado para realizar simulações anuais e entender a melhor hora de migrar.

Com os dados contábeis em mãos, é possível analisar o impacto financeiro de cada regime no seu bolso e garantir que sua empresa esteja segura.

Vale ressaltar que o Microempreendedor Individual (MEI) possui uma dinâmica própria. Por ser um regime simplificado voltado a pequenos empreendedores, ele não entra na escolha dos regimes tradicionais (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real).

No entanto, o MEI deve monitorar constantemente seu faturamento para identificar o momento ideal de desenquadramento, garantindo uma transição tranquila para um regime tributário mais robusto à medida que o negócio escala.

Mas tem mais uma coisa que precisamos falar: com a nova Reforma Tributária, todos os regimes passarão por alterações para a adequação. Vou explicar mais sobre as mudanças do processo a seguir.

O que muda na contabilidade das empresas com a Reforma Tributária?

A Emenda Constitucional 132/2023 e a Lei Complementar 214/2025 aprovaram a maior reforma do sistema tributário brasileiro em décadas.

Ela impacta diretamente a tributação das empresas e, consequentemente, a gestão contábil, uma vez que as mudanças são estruturais e exigem preparação imediata.

Abaixo, vou explicar algumas das mudanças. Mas já te adianto que a maior delas se concentra na unificação dos tributos atuais para o IVA Dual, visando à simplificação da coleta das alíquotas de impostos.

Veja o que muda:

Outro ponto importante sobre a Reforma Tributária é a possibilidade de utilização de créditos tributários. O imposto gerado gera créditos, que podem ser abatidos em toda a cadeia, diminuindo a carga para empresas de diferentes regimes.

A exceção fica com as empresas do Simples Nacional, que podem optar por seguir com o recolhimento simplificado ou podem gerar os créditos “por fora” do Simples, garantindo maior vantagem competitiva na negociação com outras empresas.

A Reforma passará por um período de transição, previsto para começar em 2026, e segue com as alterações até 2033. Veja:

O que a sua empresa precisa fazer para adequar a contabilidade à Reforma?

A adequação da Reforma Tributária é um processo inevitável, já que as mudanças alteram a lógica tributária do país.

Com a mudança dos impostos, tudo que é impactado por eles também vai sofrer alterações: notas fiscais, sistemas automatizados, o planejamento tributário, entre outros pontos.

Além dos impactos também permearem diferentes segmentos e regimes tributários, com diferentes processos, até mesmo no aumento da carga tributária. 

Por isso, para se adaptar às mudanças, você deve:

• Atualizar ERPs e sistemas de gestão para emitir notas fiscais com os novos campos de IBS e CBS a partir de 2026;

• Revisar o planejamento tributário com o contador, para entender qual será o regime mais vantajoso sob o novo sistema;

• Compreender o split payment: no novo modelo, o valor dos tributos (IBS e CBS) é automaticamente retido e recolhido ao Fisco no momento da liquidação financeira, impactando diretamente o fluxo de caixa;

• Treinar a equipe financeira sobre o novo modelo de apuração e os direitos de crédito do IBS e CBS.

A Reforma Tributária tem impactos distintos por segmento. Advogados, associações sem fins lucrativos e profissionais liberais, como nutricionistas, por exemplo, têm particularidades, e falo mais delas nos conteúdos a seguir:

• Contabilidade para advogado;
• Contabilidade para associações sem fins lucrativos;
• Contabilidade para nutricionistas.

Como a tecnologia apoia a contabilidade empresarial?

Com todas as mudanças que o sistema contábil passa constantemente – a última sendo a Reforma Tributária, por exemplo – realizar todos os processos manualmente acaba sendo um problema.

Tanto por erros manuais, planilhas descentralizadas, retrabalho, quanto pelo tempo que você vai levar para se adequar a todos os processos obrigatórios. Isso sem contar com possíveis problemas com o Fisco devido à imprecisão das informações.

Por isso, vejo que o trabalho manual pode facilmente ser substituído pela tecnologia, que já é um requisito básico para uma contabilidade eficiente e segura.

Ao adotar a tecnologia, a contabilidade passa a ser mais consultiva e estratégica. Sistemas integrados permitem que o fluxo financeiro, como cobranças, pagamentos e conciliações, converse diretamente com a escrituração contábil.

Isso não apenas agiliza o fechamento mensal, mas garante que os dados estejam íntegros para o cumprimento das obrigações acessórias.

E plataformas financeiras e operacionais, como a do Asaas, por exemplo, devem oferecer todos esses benefícios para garantir a conformidade contábil.

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Para facilitar essa transformação, o Asaas oferece um ERP gratuito e integrado à sua plataforma de gestão financeira.

Desenvolvido para centralizar todas as suas operações em um só lugar, ele atua como uma ponte entre a gestão do dia a dia e a contabilidade, garantindo que a informação flua sem atrito.

Com o ERP do Asaas, você vai muito além de apenas gerar cobranças. Você realiza:

• Gestão operacional completa: controle de estoque, contas a pagar e receber, e fluxo de caixa automatizado em um só lugar;

• Emissão de documentos fiscais: emissão de notas fiscais de produto e serviço integrada diretamente ao processo de venda, já adaptadas às mudanças da Reforma Tributária;

• Conformidade em tempo real: com dados centralizados, a conciliação contábil torna-se muito mais ágil, garantindo que o seu contador tenha acesso a informações precisas e organizadas, sem a necessidade de digitação manual de documentos;

• Eficiência sem custo extra: ao utilizar uma plataforma que já integra cobranças e gestão, você elimina a necessidade de múltiplos sistemas desconectados e reduz custos operacionais, otimizando tanto o seu tempo quanto a qualidade das informações entregues à contabilidade.

Essa integração permite que o seu contador ou sua equipe foquem menos na conferência dos dados e mais na análise estratégica do seu negócio, apoiando o seu crescimento sustentável e organizado.

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Perguntas frequentes sobre contabilidade para empresas

Toda empresa é obrigada a ter contador?

Sim, com exceção do MEI. O art. 1.179 do Código Civil exige escrituração contábil e balanço anual para empresários e sociedades empresárias. Porém, mesmo que não seja obrigatório, o MEI pode se beneficiar do auxílio de um contador para manter as suas obrigações em dia.

Quanto custa um contador para pequenas empresas?

Os valores podem variar de acordo com o tamanho do escritório, especificidade do serviço, região do país e tempo de experiência do profissional.

Porém, escritórios tradicionais para empresas no Simples Nacional cobram entre R$ 300 e R$ 800/mês. Contabilidades digitais têm mensalidades a partir de R$ 100 para MEI e entre R$ 200 e R$ 500 para pequenas empresas.

O que é planejamento tributário?

O planejamento tributário trata-se de uma análise minuciosa e estratégica voltada à identificação das melhores práticas legais e do enquadramento tributário mais vantajoso, visando reduzir a carga de impostos e otimizar os custos operacionais do seu negócio em total conformidade com a legislação vigente.

O que é split payment na Reforma Tributária?

O split payment da Reforma Tributária é o mecanismo criado pela Receita Federal, pelo qual o valor dos tributos (IBS e CBS) é automaticamente separado e recolhido ao Fisco no momento do pagamento da operação, sem que o vendedor precise fazer esse recolhimento separadamente.

Essa proposta vai desburocratizar o pagamento de tributos, garantindo que o processo de recolhimento de impostos seja mais simples para o país inteiro. Porém, ele altera o fluxo de caixa das empresas, o que vai necessitar de uma adaptação fiscal por parte da contabilidade.

Qual o prazo para guardar documentos contábeis?

O prazo geral recomendado é de 5 anos, embora não tenha nenhuma determinação legal quanto a isso. Documentos trabalhistas (folha de pagamento, FGTS) têm prazo de até 30 anos, conforme a legislação previdenciária.

O que é o SPED e quais sistemas fazem parte dele?

O SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) é a plataforma da Receita Federal que centraliza o envio eletrônico das obrigações contábeis e fiscais das empresas.

Os principais módulos são:

• ECD (Escrituração Contábil Digital, substitui os livros Diário e Razão em papel);
• ECF (Escrituração Contábil Fiscal, apura IRPJ e CSLL);
• EFD ICMS/IPI (escrituração fiscal estadual);
• EFD Contribuições (apura PIS e COFINS). 

Todos são transmitidos digitalmente com certificado A1 ou A3 e têm prazo e penalidade próprios por atraso.

O que são DRE, Balanço Patrimonial e DMPL?

São as três principais demonstrações contábeis obrigatórias. A DRE (Demonstração do Resultado do Exercício) mostra se a empresa teve lucro ou prejuízo em um período.

O Balanço Patrimonial evidencia o que a empresa possui (ativos), o que deve (passivos) e o patrimônio líquido dos sócios.

A DMPL (Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido) registra as variações no capital social, reservas e lucros acumulados ao longo do exercício. Juntas, formam a base do relatório anual exigido pelo Código Civil.