Organizar as finanças da empresa do zero pode parecer um grande desafio, mas é essencial para garantir a sustentabilidade do negócio. Afinal, seguir as etapas do planejamento financeiro empresarial ajuda a manter o controle sobre receitas e despesas.
Segundo uma pesquisa da consultoria KPMG, 76% dos executivos relataram que previsões financeiras equivocadas já abalaram o valor de mercado de suas organizações. Isso reforça a importância de uma gestão financeira eficiente.
Continue lendo para descobrir 8 práticas indispensáveis para aprender como organizar as finanças da empresa e construir uma base sólida para o sucesso.
Quais os principais erros na gestão financeira?
Durante um processo complexo como o planejamento financeiro, é comum ocorrerem erros. Porém, esses erros podem custar caro para o negócio.
Muitos empreendedores sabem como organizar as finanças da empresa no caderno e ainda utilizam métodos tradicionais. No entanto, pode haver falhas humanas e erros prejudiciais ao negócio.
Por isso, é importante identificar quais são os principais erros cometidos na gestão financeira para então entender como evitá-los. Confira:
- Falta de controle financeiro: o controle financeiro é essencial para otimizar a organização, permitindo a alocação de recursos de forma estratégica e conforme as necessidades do negócio. Ele é indispensável para tomar decisões baseadas em dados concretos;
- Falta de prioridades organizacionais: é importante que a gestão conheça o mercado em que atua e identifique as atividades que mais impactam o negócio. Sem essas prioridades, aumentam os riscos de atrasos em pagamentos e prejuízos à reputação;
- Não separar contas pessoais e empresariais: misturar despesas pessoais com empresariais prejudica o controle financeiro e pode causar problemas fiscais. Essa prática dificulta a identificação dos lucros reais da empresa.
Como organizar as finanças da empresa?
Para garantir a estabilidade financeira da empresa, é necessário manter a organização do caixa em dia.
Para isso, existem algumas boas práticas e ferramentas que podem facilitar o trabalho. Confira como organizar financeiramente uma empresa:
1. Organize custos, receitas e despesas do negócio
Afinal, qual o primeiro passo para organizar as finanças? Para ter um bom controle do dinheiro, é necessário o registro assíduo de todas as movimentações financeiras da empresa. Portanto, separe os custos, as receitas e as despesas:
- Custos: divididos entre custos fixos e variáveis relacionadas ao produto. Os fixos são aqueles que não mudam e possuem pagamento recorrente (manutenção fixa de equipamentos, aluguel de fábrica, etc.). Os variáveis acompanham a alteração do valor da produção e da venda (matéria-prima, custos de embalagem, etc.);
- Despesas: divididas entre despesas fixas e variáveis relacionadas a empresa, englobando custos de administração, comercial e financeiro. As despesas fixas não mudam (impostos, taxas bancárias, etc.). As despesas variáveis mudam conforme as vendas (fretes e multas, imprevistos na produção, manutenções não programadas, etc.);
- Receitas: valor total gerado pelas atividades principais de negócio durante um determinado período. Ela representa a entrada bruta de recursos financeiros antes de quaisquer deduções, como custos, despesas ou impostos.
Um bom controle é resultado do registro das movimentações financeiras do negócio, seja no celular, em aplicativos ou softwares especializados.
O registro mensal fornece números e resultados importantes para o processo de tomada de decisão, como redução de custos e investimentos. Sem ele, a empresa fica à mercê da sorte, podendo entrar em colapso a qualquer momento.
2. Fique atento aos prazos do negócio
Ter os prazos de pagamentos e recebimentos bem organizados é importante para o bom funcionamento da empresa. Seja com fornecedores, funcionários ou contas de manutenção das máquinas, ter esse controle colabora para uma boa gestão de caixa.
Existem dois tipos de prazos para manter a atenção: o prazo de pagamento e o de recebimento.
- Prazo de pagamento: tempo médio que a empresa leva para pagar seus produtos, fornecedores ou prestadores de serviços. É contado, geralmente, em dias e considera o intervalo de tempo entre o dia em que a compra foi efetuada até a data de seu pagamento;
- Prazo de recebimento: tempo entre a venda de um produto ou serviço e o recebimento do dinheiro cobrado. É ideal ser calculado com prazo menor que o de pagamento. Dessa forma, não há riscos de não pagar as contas.
3. Realize a gestão de estoque e de fornecedores
Para colaborar com a organização financeira da empresa, é necessário ter bastante atenção e saber como fazer controle de estoque.
É por meio dele que será possível prever os gastos com produtos e, assim, avaliar qual a necessidade de compra das mercadorias. Dessa forma, há como evitar grandes prejuízos e a falta de produtos.
O uso de softwares é fundamental nessa etapa. O Asaas, por exemplo, possui um ERP gratuito na nuvem para cuidar do financeiro do negócio. É possível criar propostas comerciais, organizar o estoque e emitir notas fiscais em um único sistema.
Além disso, saber como negociar com fornecedores pode trazer novas oportunidades de economia para a empresa. Utilizando esse mecanismo, há como propor parcerias que sejam vantajosas para ambos os lados.
Para isso funcionar, lembre-se de planejar movimentos e interações, principalmente com os representantes dessas empresas. Busque também sempre manter um relacionamento estável e saudável com eles.
4. Defina o orçamento anual da empresa
Definir o orçamento anual da empresa é uma tarefa que pode trazer vários pontos positivos.
Quando você estabelece um teto de gastos e define os direcionamentos financeiros, fica mais fácil prever e, assim, separar a quantia que será investida no negócio, sem prejudicar a saúde financeira.
Vale ressaltar que, toda empresa deve fazer investimentos. Porém, essas movimentações devem ser muito bem calculadas para evitar instabilidade financeira no negócio.
Quando for pensar no orçamento anual da empresa, visualize todas as ideias, as campanhas e as possíveis mudanças que podem ser realizadas durante o ano. Dessa forma, é possível criar um planejamento financeiro mais sólido e eficiente.
5. Organize o fluxo de caixa empresarial
Outro ponto importante para as atividades financeiras é a organização do fluxo de caixa. Basicamente, essa ferramenta tem o objetivo de mostrar o saldo atual disponível na conta da empresa e, ainda, colabora com a projeção de lucros e gastos.
Existem algumas ações essenciais para deixar o fluxo de caixa ainda mais organizado:
Controle as contas a pagar e a receber
Faz parte de todo bom empreendedor ter o controle de contas a receber e a pagar. Isso porque, a partir desse monitoramento, fica mais fácil entender o quanto de dinheiro há em caixa e o quanto precisará para pagar dívidas.
Essa organização traz uma visão mais ampla do caixa da empresa, evitando o acúmulo ou não pagamento de contas. Ela também estabelece um controle maior sobre os recebimentos, ajudando no controle de inadimplência.
Registro diário de entradas e saídas
Para colaborar com esta tarefa, é importante registrar diariamente todas as entradas e saídas do caixa. Isso facilitará o controle do dinheiro e pode apontar quais os dias com maior lucro ou menor, colaborando na criação de novas campanhas e direcionamentos.
Um mecanismo que pode facilitar a organização é a produção de planilhas. Existem vários sites e softwares que fornecem esse tipo de ferramenta gratuitamente.
Baixe uma planilha gratuita de fluxo de caixa e mantenha tudo organizado para garantir a saúde financeira do seu negócio.
Análise diária do saldo e em períodos futuros
Fazendo o registro das entradas e saídas, é possível analisar o saldo do caixa diariamente.
Dessa forma, será possível acompanhar de perto todas as variações e compreender quais os melhores e os piores dias de vendas, quais as campanhas que dão certo ou não, quais feriados são melhor aproveitados, etc.
Tendo esse controle em dia, ficará mais fácil enxergar as projeções da empresa e precaver possíveis prejuízos.
Tomada de decisões em situação deficitária ou superavitária
Um empreendedor está sempre tomando decisões. Por isso, é importante conhecer muito bem o negócio. Quando o assunto tem relação com o financeiro, há alguns macetes para não sair no prejuízo.
Quando o saldo do caixa for positivo (superavitário), busque por investimentos que tragam mais lucro. Se o saldo estiver negativo (deficitário), analise o capital de giro e pense em ações que podem recuperar o financeiro da empresa.
6. Priorize o pagamento das dívidas da empresa
Um dos maiores medos enfrentados pelos empreendedores é a declaração de falência. Esse é um assunto muito delicado, principalmente se a empresa não está tendo o retorno financeiro almejado.
Para que isso não ocorra, priorize o dinheiro, na medida do possível, para o pagamento de dívidas. Isso pode ser crucial para a continuação da empresa.
7. Conheça o capital de giro do negócio
De modo geral, o capital de giro é a diferença entre o saldo positivo em caixa e a soma das dívidas para pagar. Conhecer esse mecanismo faz toda a diferença para a saúde e o planejamento financeiro empresarial.
Sabendo o que é capital de giro e que ele está positivo, é possível pagar os consumidores, fazer investimentos, estocar matérias-primas para a produção de mercadoria, etc. Se negativo, há como pensar em exemplos de estratégias financeiras que melhorem esses resultados.
Existem algumas ferramentas que podem colaborar com a empresa quando o capital de giro estiver no negativo. Uma das melhores soluções é a antecipação de recebíveis.
Conseguindo esse adiantamento, não será mais necessário acumular dívidas e ainda ter o capital de giro com saldo positivo.
8. Contrate um software de controle financeiro para empresas
Por fim, para organizar as finanças da empresa, é fundamental contar com um software de gestão financeira. Ele possui ferramentas essenciais para organizar e otimizar o financeiro do negócio.
Veja abaixo os aspectos essenciais para encontrar o melhor software de gestão financeira para sua empresa:
- Gestão de recebíveis: verifique se o software inclui a gestão de recebíveis, permitindo identificar quais clientes pagaram ou estão inadimplentes;
- Controle de fluxo de caixa: avalie se o software oferece monitoramento eficiente do fluxo de caixa. Assim, há como facilitar análises financeiras para tomadas de decisão;
- Gestão financeira completa: o software deve atender às necessidades financeiras do seu negócio, viabilizando uma gestão completa centralizada;
- Antecipação de recebíveis: cheque se é possível solicitar o adiantamento de valores já previstos;
- Automação de pagamento e cobrança: analise se há automação de pagamentos a fornecedores e prestadores de serviço. Além disso, também verifique se facilita cobranças automáticas de clientes, reduzindo inadimplência e esforço manual.
O Asaas, por exemplo, oferece as melhores ferramentas financeiras para o seu negócio, automatizando processos e dando mais autonomia para gerenciar os pagamentos.
Por meio do sistema, você consegue emitir cobranças, notas fiscais e gerenciar contratos em um único lugar.
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