Saber como administrar financeiramente um restaurante vai além de preparar bons pratos e oferecer um atendimento de qualidade. Um estudo feito pelo Instituto Foodservice Brasil, calculou que os brasileiros gastaram R$ 216,2 bilhões com alimentação fora de casa em 2022.
Para Sérgio Marcondes, cofundador e CEO da Linked Gourmet, apesar do cenário favorável, a concorrência é grande. Portanto, aprimorar a gestão é fundamental para otimizar processos e melhorar a eficiência do negócio.
Continue lendo para descobrir as principais práticas para manter a saúde financeira de um restaurante e quais são as ferramentas indispensáveis para alcançar o sucesso no mercado.
Qual a importância da gestão financeira em um restaurante?
A gestão financeira para restaurantes é fundamental para que o proprietário faça escolhas estratégicas. Algumas delas incluem redução de custos, ajuste de preços no cardápio ou otimização dos processos internos.
Com uma visão clara das finanças, o gestor consegue antecipar períodos de menor movimento e planejar ações que atraem mais clientes, como promoções e campanhas de marketing.
Além disso, uma boa gestão garante que os pagamentos estejam sempre em dia, seja com fornecedores, funcionários ou impostos. Dessa forma, há como evitar problemas com dívidas, além de assegurar a sustentabilidade do negócio.
Outro benefício importante é o planejamento de investimentos futuros. Por exemplo, é possível ampliar o espaço, modernizar equipamentos ou implementar soluções digitais.
Com um controle financeiro eficiente, o gestor sabe exatamente quando e quanto pode investir, sem comprometer o equilíbrio da operação.
Em contrapartida, a má administração financeira pode causar riscos ao negócio, como:
- Penalidades por atrasos de tributos ou falhas contábeis;
- Despesas desnecessárias e investimentos equivocados;
- Falta de rentabilidade ou risco de falência;
- Dificuldade em expandir ou enfrentar crises inesperadas;
- Juros elevados na obtenção de crédito;
- Ações judiciais por não cumprimento de obrigações fiscais.
Desse modo, mais que apenas monitorar contas, uma gestão financeira eficaz cria uma base sólida para o crescimento sustentável de um restaurante a longo prazo.
Quais ferramentas de gestão financeira um restaurante deve ter?
Para garantir o sucesso na administração de um restaurante, é crucial utilizar ferramentas que organizem as finanças, otimizem o uso de recursos e melhorem a experiência dos clientes.
Vale ressaltar que, desde o controle do fluxo de caixa até a automação dos pedidos, as soluções digitais são fundamentais para manter uma operação centralizada e lucrativa.
Confira abaixo algumas das principais ferramentas que todo restaurante deve considerar para garantir uma gestão mais eficaz.
Planilhas
Ferramenta que ajuda a centralizar e organizar as informações essenciais das operações do restaurante. Alguns exemplos incluem:
- Planilha de fluxo de caixa;
- Planilha de custos de um restaurante;
- Planilha de controle de estoque;
- Planilha controle de desperdícios;
- Planilha de controle financeiro;
- Planilha de precificação de cardápio.
Soluções de pagamento integradas
Facilitam e integram diferentes meios de pagamento. Plataformas, como o Asaas, oferecem emissão de cobranças e o monitoramento dos recebimentos de forma centralizada e eficiente.
API de pagamentos
A API de pagamento permite a integração de diferentes métodos de pagamento e outras ferramentas para escalar processos, além de oferecer uma estrutura completa para a administração financeira.
Sistema ERP
Integra todas as áreas do restaurante, como finanças, estoque e compras. É possível ter uma visão ampla do desempenho do negócio em tempo real. O Base by Asaas, por exemplo, é um ERP que centraliza toda a gestão financeira em um único sistema.
Como administrar financeiramente um restaurante?
Para uma gestão financeira eficaz, é essencial adotar uma série de práticas que vão além do dia a dia operacional.
Desde a revisão constante do plano de negócios até a implementação de soluções tecnológicas, cada ação contribui para manter o restaurante no caminho certo. Afinal, elas evitam desperdícios e maximizam os lucros.
Veja abaixo as principais estratégias para cuidar do financeiro de um restaurante:
1. Revise o plano de negócios do restaurante
A base de qualquer empreendimento de sucesso é um plano de negócios bem estruturado. Ao revisá-lo, é possível garantir o alinhamento com a missão e os objetivos do restaurante.
Nesse documento, é essencial definir metas financeiras claras, como faturamento esperado, margem de lucro e capital de giro necessário. Normalmente, é dividido em sete etapas:
- Sumário executivo: visão geral do negócio, incluindo missão, visão e objetivos;
- Análise de mercado: estudo do público-alvo, concorrência e tendências de mercado;
- Plano de marketing: estratégias para divulgação, promoção e posicionamento do negócio;
- Plano operacional: detalhamento das operações diárias, localização e logística;
- Plano financeiro: projeções de receitas, despesas, fluxo de caixa e investimentos;
- Plano de recursos humanos: estrutura da equipe, funções e estratégias de contratação;
- Análise de riscos: identificação dos principais riscos e planos de mitigação.
Ao revisar o plano de negócios periodicamente, há como identificar se as metas estabelecidas estão sendo alcançadas e, se necessário, fazer ajustes nas estratégias. Esse processo permite o foco no crescimento, além de evitar surpresas financeiras ao longo do tempo.
2. Mantenha as licenças e vistorias do restaurante em dia
Um dos erros mais comuns que restaurantes enfrentam é a negligência com licenças e vistorias.
Essas obrigações legais, quando não atendidas, podem gerar multas e até o fechamento do estabelecimento. Por isso, mantenha todas as licenças, alvarás e vistorias sanitárias em dia.
Manter essa documentação atualizada não só evita problemas legais, mas também passa segurança para clientes e investidores.
Um restaurante que cumpre todas as exigências legais tem mais chances de conquistar a confiança dos frequentadores e de ter sucesso a longo prazo. Portanto, é crucial ter as seguintes exigências em dia:
- Alvará de funcionamento;
- Cadastro Municipal de Vigilância em Saúde (CMVS);
- Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB);
- CNPJ regular;
- IPTU do imóvel;
- Cópia do contrato de locação ou compra e venda do imóvel;
- Procedimentos Operacionais Padrões (POPs);
- Manual de Boas Práticas de Fabricação;
- Folha espelho do IRPF;
- Registro de compra dos alimentos;
- Outros documentos exigidos pela prefeitura da cidade específica.
3. Atualize o fluxo de caixa constantemente
O fluxo de caixa mostra todas as entradas e saídas de dinheiro do restaurante e é a principal ferramenta para tomar decisões financeiras.
Por isso, é imprescindível mantê-lo sempre atualizado, registrando as receitas diárias e todas as despesas, sejam elas operacionais ou extraordinárias.
Ao fazer esse controle diariamente, há como saber a real capacidade de investimento, além de identificar possíveis períodos de baixa receita e se preparar para eles.
Lembre-se: um fluxo de caixa desatualizado pode resultar em decisões equivocadas e, eventualmente, causar problemas de liquidez.
4. Faça o controle de estoque com frequência
Saber como fazer controle de estoque é crucial na gestão de um restaurante. Uma má administração de estoque pode levar a perdas significativas, seja por desperdício de alimentos ou falta de produtos essenciais para o preparo dos pratos.
Portanto, conheça as receitas, realize inventários frequentes e use um sistema de controle de estoque para monitorar o nível dos produtos.
Assim, é possível evitar tanto a falta quanto o excesso de mercadorias. Além disso, ao ajustar o estoque com base no volume de vendas, há como planejar melhor as compras e negociar condições mais vantajosas com os fornecedores.
É fundamental utilizar um sistema automatizado para controlar o estoque. No ERP do Asaas, por exemplo, a gestão de estoque é simplificada e automatizada. Nele, as informações podem ser acessadas de qualquer lugar, devido ao funcionamento em nuvem
5. Reduza custos ou invista recursos no restaurante
Em momentos de crise ou baixa nas vendas, a redução de custos pode ser essencial para a sobrevivência do restaurante. Analise todas as despesas e identifique o que é possível cortar sem comprometer a qualidade do serviço e dos pratos. Essas são algumas recomendações:
- Revisões periódicas na equipe para garantir eficiência;
- Implementação de equipamentos inteligentes e sustentáveis, que ajudem a reduzir os custos operacionais;
- Minimizar desperdícios com os alimentos, a principal matéria-prima do restaurante.
Por outro lado, se as finanças estiverem saudáveis e houver oportunidades de crescimento, investir recursos pode ser a melhor decisão.
Isso pode incluir a modernização de equipamentos, reforma do espaço físico ou até a ampliação da equipe. A chave é identificar o momento certo para economizar e o momento certo para investir.
6. Automatize os pedidos com cardápio digital
A automatização dos pedidos com um cardápio digital traz vários benefícios para o restaurante, como a redução de erros e o aumento da eficiência no atendimento.
Com o uso de um cardápio digital, os clientes podem visualizar as opções de pratos, fazer pedidos e pagar diretamente pelo celular, reduzindo o tempo de espera. Todos esses fatores contribuem para a satisfação do cliente e, consequentemente, aumentam o ticket médio.
Além disso, a automatização permite que você colete dados sobre as preferências do público, auxiliando na criação de campanhas de marketing personalizadas e na otimização do cardápio.
7. Tenha uma precificação de cardápio correta
Definir o preço dos pratos é uma arte que envolve mais do que calcular o custo dos ingredientes. A precificação deve levar em conta:
- Valor percebido pelo cliente;
- Margem de lucro desejada;
- Custos operacionais;
- Concorrência no mercado.
Por exemplo, uma lanchonete que atende trabalhadores de escritórios durante o horário de almoço, provavelmente terá um cardápio com preços mais acessíveis e refeições rápidas.
Já um restaurante gourmet, focado em jantares sofisticados para ocasiões especiais, costuma oferecer pratos mais elaborados e valores mais altos.
Portanto, essa análise é crucial para garantir que o restaurante seja lucrativo. Se os preços forem muito altos, os clientes podem se afastar. Em contrapartida, se forem muito baixos, o restaurante pode não conseguir cobrir todos os custos.
Por isso, é importante revisar periodicamente o cardápio, e ajustar os preços conforme a realidade do mercado e os custos envolvidos.
Baixe o guia prático para precificação de produtos e serviços.
8. Usufrua do marketing digital para restaurantes
O marketing digital é uma ferramenta poderosa para atrair novos clientes e fidelizar aqueles que já conhecem o restaurante. Lembre-se que, atualmente, as redes sociais são as melhores plataformas para divulgar uma marca.
Poste conteúdos, invista em anúncios online e programas de fidelidade para aumentar a presença digital e alcançar um público maior.
Vale ressaltar que, campanhas de marketing digital bem estruturadas podem gerar um grande retorno com baixo investimento, além de fortalecer a imagem da marca. Alguns exemplos de conteúdos são:
- Fotos e vídeos dos pratos;
- Vídeo mostrando os detalhes do ambiente;
- Apresentação da equipe;
- Explicação da inspiração para cada prato.
9. Evite desperdícios no restaurante
O desperdício é um dos maiores inimigos do lucro de um restaurante. Desde ingredientes que estragam até a produção excessiva de pratos, ele pode consumir uma parte significativa da rentabilidade.
A junção de produtos perecíveis e a má gestão das datas de validade, pode ocasionar sérios problemas para o estabelecimento.
Para minimizar esse problema, faça um planejamento de compras bem detalhado, alinhado com as vendas reais. Outra ação fundamental é treinar a equipe para maximizar o aproveitamento de recursos.
O controle rigoroso do estoque e a padronização de porções também são medidas eficazes para reduzir o desperdício.
Para economizar, utilize equipamentos que consomem menos energia e água. Além disso, sempre que não estiverem em uso, mantenha-os desligados.
10. Tenha um sistema de gestão financeira para restaurantes
Um sistema de gestão financeira integrado é essencial para manter todas as operações do restaurante em ordem.
Com uma conta digital integrada a um ERP, como a do Asaas, é possível organizar e automatizar diferentes áreas, como controle financeiro, gestão de estoque, vendas e compras.
O Asaas centraliza todos os processos em uma única plataforma, permitindo aos gestores uma visão clara do funcionamento do restaurante em tempo real.
No Asaas, por exemplo, existem diversas funcionalidades vantajosas para o financeiro do negócio:
- Emissão de notas fiscais: automatizada e em pouco segundos;
- Contas a pagar e receber: organização dos recebíveis, pagamentos e despesas;
- Controle de estoque automático: previsão sobre a entrada de itens no estoque e atualização do fluxo de caixa;
- Fluxo de caixa: informações centralizadas em um único sistema e análise de movimentações financeiras em tempo real;
- Propostas comerciais: elaboração rápida e profissional;
- Integração facilitada com API de pagamento: aplicável em qualquer sistema;
- Pedido de compra: há como reservar dinheiro no caixa da empresa antes de efetuar a compra para ter previsibilidade nos gastos.
Além disso, ao abrir uma conta digital no Asaas, o restaurante também pode contar com um gateway de pagamentos para aceitar todas as bandeiras de cartão e receber pagamentos instantâneos via Pix.
Abra sua conta digital no Asaas agora mesmo e usufrua de todos esses recursos para uma melhor gestão financeira na sua empresa!