Empresas de todos os portes enfrentam um desafio comum: como cobrar clientes inadimplentes sem comprometer o relacionamento comercial e sem descumprir a legislação vigente.
A inadimplência impacta diretamente o fluxo de caixa, prejudica o crescimento sustentável e aumenta o risco financeiro da operação. Por isso, saber como conduzir um processo de cobrança estruturado, eficiente, humanizado e legal é uma habilidade estratégica para qualquer negócio.
Este guia responde com um passo a passo prático de como realizar a cobrança de clientes inadimplentes. A seguir, mostraremos técnicas de abordagem, automação de processos financeiros e dicas para estruturar sua régua de cobrança, otimizando a gestão de contas a receber.
Qual a função da cobrança de clientes?
A cobrança de clientes tem como principal objetivo garantir o recebimento de pagamentos de forma estruturada, reduzindo o índice de inadimplência financeira e melhorando a gestão financeira da empresa.
Esse processo pode envolver desde a cobrança preventiva, com avisos de vencimento, até ações de cobrança reativa, como a negociação de dívidas ou, em último caso, medidas judiciais.
Por que é importante ter controle sobre a cobrança?
Segundo o Mapa da Inadimplência do Serasa, mais de 77,8 milhões de brasileiros se encontram em situação de inadimplência em 2025. Os principais motivos são:
- Endividamento acima da renda;
- Falta de educação financeira;
- Uso indevido de crédito.
Frente a esse cenário, o controle de cobrança permite à empresa atuar de forma preventiva e assertiva, sem comprometer o relacionamento com o cliente e mantendo a saúde financeira do negócio.
Benefícios do controle de cobrança:
- Redução da inadimplência: lembretes e negociações antecipadas reduzem atrasos;
- Previsibilidade de receita: mais transparência para projeções e investimentos;
- Automação de processos financeiros: menos esforço manual, mais produtividade;
- Fidelização: clientes sentem que há flexibilidade e respeito nas abordagens.
Como fazer a cobrança de clientes: passo a passo
Para cobrar um cliente com eficiência, empatia e legalidade, é necessário seguir uma abordagem estruturada, como as apresentadas a seguir:
1. Entenda a causa do atraso
Antes de falar em valores, pergunte: “Houve algum imprevisto no pagamento?”.
Essa pergunta, por mais simples que pareça, demonstra empatia e ajuda a encontrar soluções realistas em um processo de cobrança humanizada.
2. Use linguagem respeitosa
Evite termos como “dívida” ou “inadimplente”. Prefira expressões como “valor pendente”, “pagamento em aberto” ou “saldo em atraso”. Isso suaviza a abordagem e melhora o relacionamento com o cliente.
3. Negocie alternativas
Ofereça parcelamentos, prorrogação de vencimentos ou descontos para pagamento à vista.
A flexibilidade de negociação aumenta as chances de recuperação de valores. Mas sempre ofereça essas condições especiais considerando as possibilidades da empresa.
4. Evite ameaças ou constrangimentos
Conforme esclarecido no art. 71 do Código de Defesa do Consumidor, é crime constranger, ameaçar ou expor o cliente ao ridículo durante o processo de cobrança.
Portanto, sempre siga para uma abordagem amigável, tentando entender os motivos da falta do pagamento e propondo opções que sejam viáveis para ambas as partes.
5. Formalize acordos com clareza
Todo acordo deve ser registrado com prazos, valores e consequências do não pagamento. Um contrato transparente reduz disputas futuras e fortalece a segurança jurídica da cobrança.
Quando aplicar a cobrança judicial?
Se todas as tentativas de cobrança amigável forem esgotadas, a empresa pode recorrer à justiça.
A cobrança judicial deve acontecer somente após diversas tentativas falhas. Isso respalda a empresa no momento da judicialização, além de dar diversas opções aos clientes. As principais ações são:
- Ação de execução: títulos com força executiva (cheques, duplicatas, confissões de dívida);
- Ação monitória: para títulos vencidos e não executáveis;
- Ação de cobrança comum: quando não há documentos suficientes;
- Pedido de falência: para empresas inadimplentes sem negociação viável.
A cobrança judicial é um passo extremo e deve ser precedido de uma estratégia de negociação extrajudicial, sempre respeitando a legislação.
Como usar a tecnologia para automatizar a cobrança de clientes
A automação da cobrança é uma das formas mais eficientes de reduzir inadimplência e aumentar a produtividade.
Com um sistema de cobrança recorrente e digital, é possível:
- Enviar boletos bancários e links de pagamento automaticamente;
- Programar lembretes de cobrança por e-mail, SMS e WhatsApp;
- Emitir segunda via com juros e multa atualizados;
- Controlar inadimplência em tempo real.
Como escolher um bom sistema de cobrança de clientes?
Toda empresa pode e deve utilizar um sistema de cobrança de clientes. Ao procurar uma plataforma de adequada, é preciso analisar se ela oferece:
- Geração automática de boletos e links de pagamento;
- Envio multicanal: e-mail, SMS, WhatsApp;
- Relatórios de inadimplência e gestão de contas a receber;
- Suporte técnico eficiente e confiável;
- Integração com sistemas financeiros (ERP, CRM).
O Asaas é uma plataforma completa de automação financeira, ideal para empresas que desejam escalar a operação sem perder o controle sobre pagamentos, inadimplência e relacionamento com o cliente.
Com o Asaas, é possível usufruir de diversos recursos de gestão financeira, que tornarão o processo de cobrança mais simples e ágil.
Além de usufruir de uma régua de cobrança completa e gratuita, para personalizar o envio de notificações de cobrança de acordo com o perfil do cliente.
Conheça a régua de cobrança do Asaas
A régua de cobrança do Asaas é um fluxo automatizado de comunicação financeira com o cliente, antes e depois do vencimento de uma fatura.
A padronização desse processo reduz esquecimentos e aumenta a taxa de recuperação de crédito.
Veja como personalizar a régua de cobrança:
- 5, 10, 15 dias antes do vencimento: avisos de vencimento por e-mail, SMS e WhatsApp;
- No dia do vencimento: lembrete automático com link de pagamento;
- 3, 7, 15, 30 dias após o vencimento: alertas com condições de renegociação;
- 30+ dias: aviso de negativação nos órgãos de proteção ao crédito, e aplicação de medidas judiciais, se necessário.
Ela pode ser personalizada conforme o perfil do cliente e o valor da fatura, integrando a comunicação com um sistema de gestão financeira.
Se o objetivo é receber em dia sem desgastar relações, a cobrança amigável e digital é o melhor caminho. E, para isso, utilize o recurso de régua de cobrança do Asaas para transformar completamente a sua gestão de recebíveis.