Especialmente se a empresa é pequena, o gestor precisa entender pelo menos um pouco de produção, vendas, logística e finanças para tocar o negócio satisfatoriamente. E um dos conhecimentos mais básicos que um empreendedor precisa dominar diz respeito aos tipos de recibos disponíveis no mercado.
É por isso que, no post de hoje, vamos falar sobre os 4 principais tipos de recibos e para que cada um serve, além de dar algumas dicas sobre como realizar seu preenchimento.
Pronto para essa aula? Então vamos lá:
O que é um recibo?
Um recibo é um documento escrito que atesta o recebimento de pagamento, mercadorias, serviços ou qualquer coisa de valor.
Ele é uma prova de que uma transação comercial ou financeira ocorreu e geralmente contém informações importantes, como a data da transação, o valor recebido, uma descrição do que foi pago e a identificação das partes envolvidas na transação.
Qual a diferença entre recibo de pagamento e nota fiscal?
Tanto o recibo de pagamento quanto a nota fiscal são soluções importantes durante o processo de venda ou prestação de serviço. Esses documentos ajudam a confirmar a idoneidade das transações e permitem melhor controle para sua empresa.
Porém, embora sejam parecidos, esses registros não são iguais. Confira qual as principais diferenças entre eles:
Recibo de Pagamento
O recibo de pagamento é um documento emitido pelo vendedor ou prestador de serviços para confirmar que uma transação financeira foi realizada.
Ele geralmente inclui informações como o nome do pagador, do recebedor, o valor pago, a data e o motivo do pagamento.
O recibo de pagamento é usado para comprovar que uma dívida foi quitada e serve como uma evidência de pagamento.
Nota Fiscal
A nota fiscal é um documento fiscal emitido pelo vendedor de mercadorias ou prestador de serviços para registrar uma transação comercial.
Ela contém informações detalhadas sobre a venda, incluindo os produtos ou serviços fornecidos, os valores unitários e totais, os impostos aplicáveis e os dados do comprador e do vendedor.
A nota fiscal é essencial para o registro contábil, o controle fiscal e o pagamento de impostos.
Por que emitir recibo e nota fiscal?
Micro e pequenas empresas devem emitir recibo e nota fiscal por diversas razões cruciais:
- Obrigatoriedade Legal: As normas fiscais e tributárias brasileiras exigem que todas as empresas, independentemente do seu porte, emitam notas fiscais para registrar suas transações comerciais. Não cumprir essa obrigação pode resultar em penalidades legais e multas.
- Transparência e Credibilidade: Emitir recibo e nota fiscal demonstra transparência nas operações comerciais da empresa, transmitindo uma imagem de profissionalismo e confiabilidade aos clientes e parceiros de negócios.
- Registro e Controle Financeiro: As notas fiscais e recibos servem como registros oficiais das transações realizadas pela empresa. Eles são essenciais para o controle financeiro, gestão de estoque e contabilidade, facilitando o acompanhamento e a análise das operações comerciais.
- Acesso a Benefícios Fiscais: Ao emitir notas fiscais, às micro e pequenas empresas podem ter acesso a benefícios fiscais, como créditos tributários, que podem ajudar a reduzir a carga tributária e os custos operacionais.
- Evitar Problemas Futuros: A emissão de notas fiscais e recibos ajuda a evitar problemas futuros relacionados a fraudes, sonegação de impostos e litígios comerciais. Ela proporciona uma base sólida de documentação para comprovar as transações comerciais da empresa.
Quais são os tipos de recibo?
Existem vários tipos de recibos, dependendo do contexto ou da natureza da transação. Alguns dos tipos mais comuns de recibos incluem:
1. Recibo Básico
Um recibo básico pode ser usado para várias finalidades, que vão desde a retirada de dinheiro do caixa da empresa para uma compra pequena até a entrega de prêmios em um sorteio, por exemplo.
Nesses casos e em muitos outros, o recibo básico serve como garantia e registro daquela transação. Por isso, esse acaba sendo o mais útil dos tipos de recibos.
Então é bom saber que o preenchimento de um recibo básico precisa incluir alguns dados principais:
- Nome da empresa, nome das pessoas envolvidas — quem dá e quem recebe —, motivo da transação, além de data e assinaturas.
- Você ainda pode incluir um número no recibo, local, carimbo da empresa e testemunhas. E não se esqueça de sempre fazer várias cópias, uma para os registros da empresa e outras para as pessoas que assinaram.
Esse documento pode ser feito por você mesmo, no seu computador, porém, as papelarias costumam vender um bloco de recibos básicos que já vêm com os espaços corretos para seu preenchimento, facilitando o serviço.
E a grande vantagem desses blocos é que eles têm canhoto, facilitando o controle financeiro a cada fim de ciclo.
2. Recibo de Aluguel
Esse modelo é utilizado para comprovar que você pagou ou recebeu o pagamento devido pelo aluguel de um imóvel ou de qualquer equipamento. Especialmente se você é o locatário, nunca se esqueça de solicitar esse recibo, pois ele pode evitar cobranças indevidas no futuro.
O preenchimento de um recibo de aluguel é muito parecido com o de um recibo básico. Se atente ao preenchimento correto:
- No recibo de aluguel, é essencial descrever qual é o período de locação que está sendo quitado.
Quando arquivar esses recibos, guarde todos juntos e na ordem do período pago ou recebido, facilitando o controle.
3. Recibo de Compra e venda
O recibo de compra e venda, por sua vez, é bem mais específico do que o básico, empregado nomeadamente para confirmar o pagamento de uma determinada quantia em troca de um produto.
Por mais que você possa usar o modelo básico como referência para fazer um recibo de compra e venda, vale a pena incluir o máximo possível de dados sobre as condições do produto vendido, como:
- Tamanho, cor, estado, quaisquer defeitos e se a mercadoria é nova ou usada.
Quanto mais informações o recibo contiver a respeito do produto, mais você estará protegido contra reclamações, caso seja o fornecedor, e contra golpes, caso seja o comprador.
4. Nota promissória
Diferentemente dos outros tipos de recibos, a nota promissória não confirma que um pagamento foi feito, mas, sim, garante que a pessoa se compromete a fazê-lo no futuro, em uma data que vem definida nesse título de crédito. Assim, quando o pagamento é feito, a nota é devidamente quitada.
Como esse documento firma um compromisso, é preciso tomar cuidado redobrado quando for preenchê-lo. O principal na hora de fazer uma nota promissória é esclarecer todas as condições do pagamento, são eles:
- Prazo, valor e forma. É importante incluir aí também quais são as consequências caso essas condições não sejam cumpridas.
Para agilizar ao máximo o dia a dia da sua empresa, você pode criar modelos próprios de recibos e deixá-los guardados em seu computador, otimizando tanto sua organização financeira quanto a organização de seu escritório. Não é uma mão na roda?
Quais razões para guardar o recibo de pagamento?
Uma vez que sua empresa tenha realizado uma venda e emitido o recibo de pagamento, é importante guardar esses documentos. Isso garante maior estabilidade e segurança para seu controle de transações.
Confira todos os motivos pelos quais é importante guardar os recibos de pagamento:
Comprovação de Pagamento
O recibo de pagamento serve como uma evidência documental de que uma obrigação financeira foi cumprida, seja por meio de uma compra, pagamento de serviço ou quitação de dívidas.
Controle Financeiro
Manter os recibos de pagamento ajuda no controle financeiro pessoal ou empresarial, permitindo acompanhar os gastos, identificar pagamentos duplicados ou incorretos e garantir que todas as obrigações financeiras sejam cumpridas.
Garantia e Assistência
Em transações de compra de bens ou contratação de serviços, o recibo de pagamento pode ser necessário para acionar garantias, obter assistência técnica ou solicitar reembolsos em caso de problemas com o produto ou serviço adquirido.
Contabilidade e Impostos
Os recibos de pagamento são importantes para a contabilidade e o pagamento de impostos, pois servem como documentação para registrar despesas e deduções fiscais.
Litígios e Disputas
Em situações de litígio ou disputa, o recibo de pagamento pode ser usado como prova em processos judiciais para resolver disputas sobre pagamentos, acordos contratuais ou responsabilidades financeiras.
Leia mais sobre litígios e disputas e aprenda Como calcular honorários advocatícios.
E então, ficou um pouco mais fácil entender os diversos tipos de recibos agora? Para facilitar a emissão de nota fiscal, o Asaas oferece as melhores ferramentas de automação financeira. Por meio desse sistema, você consegue emitir cobranças, acompanhar pagamentos e gerenciar contratos por um único lugar.
