Veja 4 recursos para cobrança e fechamento mensal de vendas

 

Cuidar do fluxo de caixa e dos recursos utilizados é fundamental para garantir a saúde financeira do seu negócio. Durante a realização do fechamento mensal de vendas, o gestor tem uma visão geral dos dados da empresa, das falhas e omissões, o que permite traçar um planejamento estratégico para o próximo mês.

Ao avaliar as contas, é comum identificar problemas de pagamento dos clientes, seja devido a ocorrência de atrasos, falhas ou situações inesperadas. É aí que entra a política de cobrança, uma etapa obrigatória no processo, pois, uma vez que você prestou um serviço, tem o direito de receber por ele.

Como realizar uma cobrança?

Cobrar é preciso, mas nem sempre é uma tarefa simples. Afinal, além da questão do relacionamento com o cliente, a inadimplência pode acontecer pelos mais diversos motivos, tais como dificuldades financeiras, insatisfação, esquecimento, entre outros.

Apesar de ser um problema inevitável, a forma como será realizada a cobrança pode fazer toda a diferença. Por isso, o ideal é que a empresa conheça bem o seu cliente, procure entender quais são as suas necessidades no momento e seja discreta, atenciosa e cordial.

Por exemplo, é possível flexibilizar o preço ou o prazo de pagamento. Estabelecer parcerias e cultivar boas relações, além de fidelizar o cliente, contribuirá para que ele não fique inadimplente novamente.

Outra dica é realizar o primeiro contato de cobrança por e-mail. Esse é um meio impessoal e a pessoa não ficará constrangida, principalmente se o problema dele estava relacionado à desorganização pessoal.

Além disso, para manter as finanças da empresa em dia, sem prejudicar sua relação comercial com essas pessoas e/ou empresas, há excelentes dicas que podem ser muito úteis na hora de cobrar um pagamento. Confira abaixo:

1. Mantenha uma equipe focada no pós-vendas

A relação com o consumidor deve ultrapassar o processo de vendas. Isso porque, além de estabelecer uma comunicação mais pessoal com seu público, é possível evitar problemas de inadimplência.

A equipe deve estar preparada para agendar contato com o cliente após a conclusão da venda e alguns dias antes do vencimento do pagamento. Aborde o cliente falando sobre o produto/serviço e sua satisfação. Por exemplo:

  • como tem sido a sua experiência com o nosso produto?
  • você foi bem atendido pelo vendedor?
  • as condições de pagamento são favoráveis ou há algo que possamos fazer?

Isso dará margem para a empresa agir em casos onde os clientes não estão aptos a pagar, evitando problemas maiores no futuro.

2. Utilize boletos e aposte no online

Os boletos são uma ótima forma de identificar se o pagamento caiu ou não em sua conta. Além disso, eles reduzem as chances de atraso por parte dos clientes, já que há cobrança de juros e multa.

Enviar os boletos por e-mail, por exemplo, pode ser uma ótima oportunidade para reforçar e lembrar as pessoas de realizarem o pagamento. Existe, ainda, a opção de adicionar um lembrete na agenda do computador ou celular por meio do envio do e-mail.

3. Use a tecnologia a seu favor

Atualmente, diversos softwares de gestão empresarial ajudam os empreendedores a monitorar o negócio mais de perto. Com um controle mais rígido em relação aos vencimentos e recebimentos, é possível tomar ações imediatas e evitar problemas com a burocracia e a inadimplência dos clientes.

Além disso, os softwares também ajudam a controlar o tipo de pagamento (seja em cartão de crédito, boleto, à vista, cheque ou parcelado de diversas maneiras). Neste caso, a chance de acontecerem erros e problemas diminui, já que há uma gestão mais eficiente do histórico do cliente e dos recebimentos.

Vale lembrar que a organização rigorosa é de extrema importância para manter um controle financeiro eficiente.

4. Converse com o seu cliente

Pagamentos em atraso impactam diretamente no fechamento mensal de vendas, já que implicam em alterações no balanço. Para evitar esse tipo de problema, o ideal é conversar frequentemente com seu cliente, de forma precavida.

Enviar informativos frequentes, como newsletters, sobre inadimplência, contestação e outras informações interessantes para ele, que envolvam seus produtos e serviços, pode ser uma forma de mostrar que você se preocupa.

Como é realizado o fechamento mensal de vendas?

No último dia do mês ou logo no início dele, a empresa precisa registrar toda a movimentação dos 30 dias anteriores e realizar o fechamento mensal de vendas. A ação é, geralmente, comandada pelas equipes financeiras, contábeis e pelo gestor.

Entre os documentos necessários para esse balanço, estão contratos, notas fiscais, extratos bancários, comprovantes de pagamento e recebimento, movimentações de custos trabalhistas e relatórios financeiros e patrimoniais da empresa.

Otimização do fechamento

Como mencionado anteriormente, o fechamento mensal de vendas é parte fundamental no gerenciamento e estratégia do negócio.

Para otimizar o processo e para que seja realizado da maneira correta, é importante que todas as operações sejam registradas de forma simples e objetiva no decorrer do mês para evitar problemas e ausência de informações.

Neste sentido, vale a pena contar com um banco de dados eficiente que consiga armazenar o conjunto das informações de todos os clientes e vendedores.

Para uma empresa se manter saudável financeiramente (em posição de vantagem em relação à concorrência e, mais que isso, em sintonia com a legislação e normas reguladoras) deve estar preparada para lidar com todo o tipo de problema, principalmente a inadimplência.

Por isso, é importante que o gestor acompanhe, de perto, a saúde financeira, bem como as atividades de pagamento e recebimento, a fim de planejar cada vez melhor as estratégias do negócio.

Ao colocar as dicas acima em prática, a tendência é que a rentabilidade do negócio aumente, reduzindo a inadimplência. A empresa também tem ganhos em relação à produtividade e melhoria de processos.

Além disso, ao conhecer os clientes, é possível propor ações específicas para cada um deles no que se refere a pagamentos. Dessa forma, além de conseguir fazer um fechamento mensal de vendas completo, a empresa consegue obter um importante diferencial competitivo.

Gostou das nossas dicas para cobrança e fechamento mensal de vendas? Assine a nossa newsletter e fique ligado em todas as novidades!

Gerar boleto

Esteja sempre bem informado sem pagar nada!

Cadastre-se e receba um e-mail semanal com as últimas novidades do blog.