Cuidar do fluxo de caixa e dos recursos financeiros é fundamental para garantir a saúde financeira do seu negócio. Durante a realização do fechamento mensal de vendas, o empreendedor consegue ter uma visão geral dos dados da empresa, o que permite traçar um planejamento estratégico para o próximo mês.

Ao avaliar as contas, é comum identificar problemas de pagamento dos clientes, seja devido a atrasos, falhas ou situações inesperadas. É aí que entra a política de cobrança, uma etapa obrigatória no processo, pois, uma vez que você prestou um serviço, tem o direito de receber por ele.

Neste artigo, você vai entender o conceito de fechamento mensal de vendas e boas práticas atreladas a ela. Também vamos mostrar alguns recursos interessantes no processo de cobrança e que podem auxiliar na gestão financeira do seu negócio. Acompanhe!

Conteúdo

• O que é fechamento mensal de vendas?
• Como é realizado o fechamento mensal de vendas?
• Como otimizar o fechamento mensal?
• Como realizar uma cobrança?

O que é fechamento mensal de vendas?

O fechamento mensal de vendas é uma prática comum na rotina das empresas. Realizado no início de mês, ele tem o objetivo de registrar a movimentação dos 30 dias anteriores.

Trata-se de uma etapa fundamental na organização financeira da empresa e que fornece informações importantes sobre o desempenho do negócio.

Na prática, o fechamento mensal costuma ser executado pelo setor financeiro, em conjunto com o contador. O profissional de contabilidade fica responsável por lançar dados mais técnicos como aqueles relacionados à tributação.

O departamento financeiro, por sua vez, reúne e organiza notas fiscais, extratos bancários, contratos, comprovantes, dados e relatórios, que são enviados ao contador.

O procedimento de fechamento mensal pode variar de uma empresa para outra, mas, em linhas gerais, ele demanda a organização das seguintes informações:

• Ativos: relação dos bens das empresas, como títulos financeiros, mercadorias e demais recursos que façam parte do patrimônio.
• Passivos: obrigações da empresa, como salários, empréstimos, encargos, financiamentos, tributos e remunerações.
• Receitas: capital que entra na empresa em razão da atividade desenvolvida.
• Despesas: gastos rotineiros com luz, água, telefone, matéria-prima, internet, entre outros.
• Patrimônio: conjunto total de bens, obrigações e direitos.

Durante o fechamento mensal de vendas, o empreendedor pode identificar a ocorrência de baixas no faturamento em razão da inadimplência e é aqui que entra o processo de cobrança, como uma etapa importante na organização financeira do negócio.

Como é realizado o fechamento mensal de vendas?

No último dia do mês ou logo no início dele, a empresa precisa registrar toda a movimentação dos 30 dias anteriores e realizar o fechamento mensal de vendas. A ação é, geralmente, comandada pelas equipes financeira e contábil e pelo empreendedor.

Entre os documentos necessários para esse balanço estão contratos, notas fiscais, extratos bancários, comprovantes de pagamento e recebimento, movimentações de custos trabalhistas e relatórios financeiros e patrimoniais da empresa.

Como otimizar o fechamento mensal?

Como mencionado anteriormente, o fechamento mensal de vendas é parte fundamental no gerenciamento e estratégia do negócio.

Para otimizar o processo e para que seja realizado da maneira correta, é importante que todas as operações sejam registradas de forma simples e objetiva no decorrer do mês para evitar problemas e ausência de informações.

Neste sentido, vale a pena contar com um banco de dados eficiente que consiga armazenar o conjunto das informações de todos os clientes e vendedores.

Para uma empresa se manter saudável financeiramente (em posição de vantagem em relação à concorrência e, mais que isso, em sintonia com a legislação e normas reguladoras) deve estar preparada para lidar com todo o tipo de problema, principalmente a inadimplência.

Por isso, é importante que o empreendedor acompanhe, de perto, a saúde financeira, bem como as atividades de pagamento e recebimento, para planejar cada vez melhor as estratégias do negócio.

Como realizar uma cobrança?

Cobrar é preciso, mas nem sempre é uma tarefa simples. Afinal, além da questão do relacionamento com o cliente, a inadimplência pode acontecer pelos mais diversos motivos, tais como dificuldades financeiras, insatisfação, esquecimento, entre outros.

Apesar de ser um problema inevitável, a forma como será realizada a cobrança vai fazer toda a diferença. Dessa forma, o ideal é que a empresa conheça bem o seu cliente, procure entender quais são as suas necessidades no momento e seja discreta, atenciosa e cordial.

Por exemplo, é possível flexibilizar o preço ou o prazo de pagamento. Estabelecer parcerias e cultivar boas relações, além de fidelizar o cliente, contribuirá para que ele não fique inadimplente novamente.

Outra dica é realizar a primeira cobrança por e-mail. Esse é um meio impessoal e a pessoa não ficará constrangida, principalmente se o problema dela estava relacionado à desorganização pessoal.

Além disso, para manter as finanças da empresa em dia, sem prejudicar sua relação comercial com essas pessoas e/ou empresas, há excelentes dicas que podem ser muito úteis na hora de cobrar um pagamento. Confira abaixo:

1. Mantenha uma equipe focada no pós-vendas

A relação com o consumidor deve ultrapassar o processo de vendas. Isso porque, além de estabelecer uma comunicação mais pessoal com seu público, é possível evitar problemas de inadimplência.

A equipe deve estar preparada para agendar contato com o cliente após a conclusão da venda e alguns dias antes do vencimento do pagamento. Aborde o cliente falando sobre o produto/serviço e sua satisfação. Por exemplo:

• Como tem sido a sua experiência com o nosso produto?
• Você foi bem atendido pelo vendedor?
• As condições de pagamento são favoráveis ou há algo que possamos fazer?

Isso dará margem para a empresa agir em casos onde os clientes não estão aptos a pagar, evitando problemas maiores no futuro.

2. Utilize boletos e aposte no online

Os boletos são uma ótima forma de identificar se o pagamento caiu ou não em sua conta. Além disso, eles reduzem as chances de atraso por parte dos clientes, já que há cobrança de juros e multa.

Enviar os boletos por e-mail, por exemplo, pode ser uma ótima oportunidade para reforçar e lembrar as pessoas de realizarem o pagamento. Existe, ainda, a opção de adicionar um lembrete na agenda do computador ou celular por meio do envio do e-mail.

3. Use a tecnologia a seu favor

Atualmente, diversos softwares de gestão empresarial ajudam os empreendedores a monitorar o negócio mais de perto. Com um controle mais rígido em relação aos vencimentos e recebimentos, é possível tomar ações imediatas e evitar problemas com a burocracia e a inadimplência dos clientes.

Além disso, os softwares também ajudam a controlar o tipo de pagamento (seja em cartão de crédito, débito, boleto, Pix, à vista, parcelado ou recorrente). Neste caso, a chance de acontecerem erros e problemas diminui, já que há uma gestão mais eficiente do histórico do cliente e dos recebimentos.

Vale lembrar que a organização rigorosa é de extrema importância para manter um controle financeiro eficiente.

4. Converse com o seu cliente

Pagamentos em atraso impactam diretamente no fechamento mensal de vendas, já que implicam em alterações no balanço. Para evitar esse tipo de problema, o ideal é conversar frequentemente com seu cliente.

Enviar informativos frequentes, como newsletters, sobre inadimplência, contestação e outras informações interessantes para ele, que envolvam seus produtos e serviços, pode ser uma forma de mostrar que você se preocupa.

5. Esteja atento ao tom de comunicação

Esta é uma dica que pode fazer toda a diferença na cobrança de clientes inadimplentes. De forma geral, salvo situações pontuais, o cliente que realiza compras e atrasa o pagamento tem intenção de pagar sua dívida.

A empresa precisa ter isso em mente sempre que se depara com uma situação envolvendo atraso nos pagamentos. Por isso, o tom de comunicação deve ser um ponto de atenção.

Antes de iniciar o processo de cobrança, a empresa precisa partir do pressuposto que o atraso está relacionado a alguma situação atípica que tenha influenciado no atraso do pagamento até a data do vencimento.

Nesse contexto, o tom de comunicação deve ser receptivo. Durante a conversa é importante ouvir com atenção as justificativas, mostrando-se receptivo, compreensivo e empático frente ao relato do cliente que está em débito.

Esta habilidade precisa ser desenvolvida pelos profissionais responsáveis pela cobrança. A escuta ativa, por exemplo, compreende a atenção à linguagem verbal e não verbal.

Ao identificar uma atitude agressiva por parte do cliente, a pessoa que está promovendo a cobrança deve fazer comentários que ajudem a tranquilizar o cliente e favoreçam a negociação.

Uma postura e comunicação adequadas farão com que o cliente perceba que a empresa realmente quer ouvir o outro lado e encontrar um ponto de solução para o problema. Esse tipo de postura ajuda muito no processo de cobrança e contribui para que o cliente se sinta à vontade em negociar e resolver o problema.

6. Elimine qualquer tipo de conflito

Seguindo a linha da dica anterior, a cobrança não pode ser um momento de conflito entre a empresa e o cliente inadimplente. Por isso, no momento em que forem feitos os contatos, esteja atento para não ter qualquer atitude que faça com que o cliente se sinta desconfortável ou acuado.

Caso identifique uma situação de conflito, o cliente poderá adotar uma postura defensiva o que vai trazer empecilhos para a negociação.

Lembre-se de que, por lei, o consumidor não pode ser constrangido e nem ser tratado de forma grosseira, rude ou constrangedora no momento de ser cobrado por uma dívida.

É interessante que a empresa, nesse momento, adote uma mensagem mais amigável, para que o cliente sinta confiança ao saber que pode negociar o débito ou que sinta que está sendo lembrado.

Dessa forma, a dica é evitar qualquer tipo de tensão ou conflito, cabendo a empresa se posicionar sempre como uma aliada, parceira do cliente e não como adversária.

O cliente precisa entender que o objetivo de empresa é receber, ajudando o cliente a eliminar o problema que possa eventualmente estar impedindo o pagamento das obrigações assumidas.

7. Crie uma política de cobrança

Por fim, uma prática recomendada por especialistas, e que pode ser implementada em empresas de diferentes portes e segmentos, é a adoção de uma política de cobrança.

A política de cobrança consiste na adoção de práticas e processos padronizados, onde a empresa planeja como reduzir o risco de atrasos e estabelece quais serão as medidas adotadas caso ocorram atrasos nos pagamentos. Ela também está associada ao uso de uma ferramenta chamada régua de cobrança.

Uma régua de cobrança é uma ferramenta estratégica que facilita o recebimento de dinheiro. Ela é composta por uma sequência de eventos, que especifica as datas e formas de cobrança, contribuindo para cobrar os clientes de forma sistemática. 

A estratégia adotada dependerá das particularidades do negócio e do tipo de cliente atendido. Assim, a sua elaboração consiste na análise de três fatores principais: identificação do momento em que se dará o contato, avaliação do perfil dos clientes e escolha da ferramenta de comunicação.

Criar uma política de cobrança ajuda na redução do índice de inadimplência, pois contribui para que a empresa tenha um controle sobre os clientes e suas dívidas.

Investir em ações de pré-venda, envio de lembretes antes do vencimento e manutenção do contato e do relacionamento minimizam o impacto financeiro causado por atrasos no pagamento.

A empresa deve ter o controle sobre produtos ou serviços que foram adquiridos pelos clientes, valor devido e prazos para pagamento.

Uma estratégia interessante para manter a organização do processo de cobrança pode ser criar uma planilha de clientes negativados com dados como: valor da dívida, data do vencimento, quantidade de contatos realizados, status atual da negociação, motivos alegados para o não pagamento.

A tecnologia pode ajudar neste processo, desde o estabelecimento de uma política de cobrança até a organização dos clientes inadimplentes. Existem hoje no mercado sistemas que permitem organizar o calendário de cobranças e até enviar mensagens automáticas para clientes inadimplentes.

Ao colocar as dicas acima em prática, a tendência é que a rentabilidade do negócio aumente, reduzindo a inadimplência. A empresa também tem ganhos em relação à produtividade e melhoria de processos.

Além disso, ao conhecer os clientes, é possível propor ações específicas para cada um deles no que se refere a pagamentos. Dessa forma, além de conseguir fazer um fechamento mensal de vendas completo, a empresa consegue obter um importante diferencial competitivo.

Gostou deste artigo sobre cobrança e fechamento mensal? Então aproveite para conferir estas dicas de como cobrar devedores e evitar calotes e melhore a saúde financeira da sua empresa.