É dever de qualquer empreendedor ou administrador de empresa organizar a documentação das vendas realizadas. Esses documentos garantem a segurança da empresa e dos consumidores.
Notas fiscais e recibos podem ser utilizados como garantia de transação entre empresas e consumidores, outros negócios ou profissionais.
Para saber o que são, quais os tipos de recibo, como criá-los e modelos de criação para envio e organização do financeiro, continue a leitura.
O que é um recibo de pagamento?
O recibo é um documento que comprova transações financeiras, que deve ser emitido em todo e qualquer pagamento. Ou seja, ele formaliza que a gestão de pagamento ou transferência aconteceu entre vendedor e comprador.
Geralmente, ele é emitido pelo beneficiário do valor — ou seja, por quem receberá o valor — para a segurança de quem está pagando. Esse documento pode ser feito e entregue para diversas situações e, geralmente, é expedido em duas cópias.
O recibo, apesar de ser um processo burocrático de organização da empresa, auxilia na gestão de recebíveis — além de confirmar as despesas do pagador.
A legislação brasileira determina alguns pontos sobre a emissão do documento, discorrendo sobre a obrigatoriedade e outras especificações para a legalidade do recibo.
O que diz a Lei sobre o recibo?
A Lei nº 8.846/94 discorre a respeito da emissão de documentos fiscais, garantindo que as empresas são obrigadas a enviar os diferentes tipos de recibo para os pagadores.
Veja o que diz o Art 1º da Lei:
A emissão de nota fiscal, recibo ou documento equivalente, relativo à venda de mercadorias, prestação de serviços ou operações de alienação de bens móveis, deverá ser efetuada, para efeito da legislação do imposto sobre a renda e proventos de qualquer natureza, no momento da efetivação da operação.
O Código Civil e o Procon garantem que o pagador tem o direito de receber uma documentação que comprove a quitação do valor, antes de realizar o pagamento. Além disso, também pode optar por não realizar a transferência até receber este valor.
Segundo a Lei, independente do tipo de recibo, ele pode ser feito em um modelo pré-definido, pela internet (por meio de notas fiscais) ou, ainda, feito à mão, para garantir o recebimento, tendo: valor da transação, data, forma de pagamento e o nome do fornecedor.
Qual a diferença entre recibo de pagamento e nota fiscal?
Tanto o recibo de pagamento quanto a nota fiscal são soluções importantes durante o processo de venda ou prestação de serviço. Esses documentos ajudam a confirmar a idoneidade das transações e permitem melhor controle para sua empresa.
Porém, embora sejam parecidos, esses registros não são iguais. Confira qual as principais diferenças entre eles:
- Recibo de pagamento: é um documento emitido pelo vendedor ou prestador de serviços para confirmar que uma transação financeira foi realizada. Ele geralmente inclui informações como o nome do pagador, do recebedor, o valor pago, a data e o motivo do pagamento, para comprovar que uma dívida foi quitada e serve como uma evidência de pagamento.
- Nota Fiscal: é um documento fiscal emitido pelo vendedor de mercadorias ou prestador de serviços para registrar uma transação comercial. Ela contém oferece informações detalhadas sobre a venda, incluindo os produtos ou serviços fornecidos, os valores unitários e totais, os impostos aplicáveis e os dados do comprador e do vendedor. É essencial para o registro contábil, o controle fiscal e o pagamento de impostos.
No Asaas, quando uma nota fiscal não pode ser emitida imediatamente, há a criação do Recibo Provisório de Serviços (RPS). Ele precisa ser convertido em nota fiscal após o prazo determinado pela prefeitura. No entanto, o número dessa RPS só ficará disponível caso já use algum sistema para emissão de notas.
Por que emitir recibo de pagamento?
Além de ser um instrumento legal, para assegurar ambas as partes de uma transação financeira, os diferentes tipos de recibo também facilitam a organização da empresa.
Afinal, é preciso estar atento ao fluxo de caixa, para garantir que o valor tenha sido recebido em dia. No entanto, há outros motivos para emitir ou solicitar a emissão do recibo de pagamento:
- Transparência e credibilidade: a emissão dos recibos demonstra transparência nas operações comerciais da empresa, transmitindo uma imagem de profissionalismo e confiabilidade aos clientes e parceiros de negócios.
- Registro e controle financeiro: servem como registros oficiais das transações realizadas pela empresa. Eles são essenciais para o controle financeiro, gestão de estoque e contabilidade para empresas, facilitando o acompanhamento e a análise das operações comerciais.
- Evitar problemas futuros: a emissão dos recibos ajuda a evitar problemas futuros relacionados a fraudes, sonegação de impostos e litígios comerciais. Ela proporciona uma base sólida de documentação para comprovar as transações comerciais da empresa.
Quais são os tipos de recibo?
Existem vários tipos de recibos, que devem ser emitidos dependendo do contexto ou da natureza da transação, até mesmo do padrão que a empresa segue para emissão.
No entanto, é importante conhecer alguns tipos de recibo para implementar em transações. Os modelos de recibo mais comuns que podem ser mencionados são:
1. Modelo de recibo básico
Um recibo básico pode ser usado para várias finalidades, que vão desde a retirada de dinheiro do caixa da empresa, para uma compra pequena, até a entrega de prêmios em um sorteio, por exemplo.
Nesses casos e em muitos outros, o recibo básico serve como garantia e registro daquela transação. Por isso, esse acaba sendo o mais útil dos tipos de recibo.
Então é bom saber que o preenchimento de um recibo básico precisa incluir alguns dados principais:
- Nome da empresa, nome das pessoas envolvidas — quem paga e quem recebe —, motivo da transação, além de data e assinaturas.
- Ainda é possível incluir um número no recibo, local, carimbo da empresa e testemunhas.
Esse documento pode ser feito pelo próprio pagador, porém, as papelarias costumam vender um bloco de recibos básicos que já vêm com os espaços corretos para o preenchimento.
E a grande vantagem desses blocos é que eles têm canhoto, facilitando o controle financeiro a cada fim de ciclo.
2. Modelo de recibo de aluguel
Esse modelo é utilizado como comprovante de pagamento ou recebimento do pagamento do aluguel de um imóvel, ou de qualquer equipamento. Especialmente para o locatário, é fundamental nunca esquecer de solicitar, para evitar cobranças indevidas no futuro.
O preenchimento de um recibo de aluguel é muito parecido com o de um recibo básico. Se atente ao preenchimento correto, uma vez que é essencial descrever qual é o período de locação que está sendo quitado.
Quando arquivar esses recibos, guarde todos juntos e na ordem do período pago ou recebido, facilitando o controle.
3. Recibo de compra e venda
O recibo de compra e venda, por sua vez, é bem mais específico do que o básico, empregado nomeadamente para comprovar o pagamento de uma determinada quantia em troca de um produto.
Por mais que seja possível utilizar o modelo básico como referência para fazer um recibo de compra e venda, vale a pena incluir o máximo possível de dados sobre as condições do produto vendido, como: tamanho, cor, estado, quaisquer defeitos e se a mercadoria é nova ou usada.
Quanto mais informações o recibo contiver a respeito do produto, mais proteção a empresa pode ter contra reclamações, caso seja o fornecedor, e contra golpes, caso seja o comprador.
4. Nota promissória
Diferentemente dos outros tipos de recibos, a nota promissória não confirma que um pagamento foi feito, mas, sim, garante que a pessoa se compromete a fazê-lo no futuro, em uma data que vem definida nesse título de crédito. Assim, quando o pagamento é feito, a nota é devidamente quitada.
Como esse documento firma um compromisso, é preciso tomar cuidado redobrado ao preenchê-lo. O principal na hora de fazer uma nota promissória é esclarecer todas as condições do pagamento.
Assim, é preciso preencher corretamente o prazo, valor e forma de pagamento. É importante, também, incluir quais são as consequências caso essas condições não sejam cumpridas.
Para agilizar ao máximo o dia a dia da empresa, é possível criar modelos próprios de recibos e deixá-los guardados em seu computador, otimizando tanto sua organização financeira quanto a organização de seu escritório.
5. Recibo de prestação de serviços de pessoa autônoma (RPA)
Ambos os tipos de prestação de serviço também exigem a emissão deste tipo de recibo específico. Uma vez que profissionais autônomos que não possuem CNPJ não podem emitir notas fiscais, essa documentação é essencial para os direitos do trabalhador autônomo.
Além disso, estes tipos de recibo também garantem a regulamentação de impostos destes profissionais. Com isso, o próprio contratante deve realizar o cálculo dos impostos para o próprio RPA.
Com isso, o recibo também deve conter algumas informações essenciais, como: dados do pagador e do recebedor, valor bruto e líquido (após o desconto das alíquotas de impostos), entre outros pontos essenciais para confirmar a prestação do serviço.
Entender a importância da emissão desses documentos fiscais é muito importante para garantir uma boa gestão do negócio. Para continuar aprendendo a respeito dessa documentação fiscal, continue a leitura em como emitir DANFE.