Estruturar os processos financeiros de uma empresa é um passo adotado por empresários que visam crescer e atingir a excelência operacional. Para isso, é importante criar um planejamento estratégico que foque em otimizar setores e procedimentos da sua empresa.
Ao estabelecer uma visão concisa sobre os objetivos do seu negócio e os passos para chegar até a sua meta, você pode reduzir custos operacionais. Além disso, você também pode padronizar tarefas, priorizar as principais demandas e aumentar a qualidade dos serviços e produtos oferecidos.
Esse movimento organizacional, além de tornar as estruturas e processos organizacionais da sua empresa mais eficientes, também aumenta a satisfação dos seus colaboradores. E, com o tempo, pode gerar impacto tanto na satisfação do cliente quanto na sua estruturação financeira.
Neste artigo, ensinamos a otimizar os processos do setor financeiro da sua empresa, para melhorar seus resultados e impulsionar seu negócio. Continue lendo!
Qual é a importância de ter um departamento financeiro bem estruturado?
O departamento financeiro é o coração do seu negócio. Esse setor precisa ser bem estruturado e funcional para que as outras áreas também funcionem corretamente.
Além disso, ao compreender a situação financeira da sua empresa, você pode definir metas importantes e determinar o foco da sua organização. É através desse conhecimento estratégico, por exemplo, que sua empresa pode definir as prioridades operacionais.
Confira outras vantagens que implementar melhorias no departamento financeiro pode trazer para a sua rotina empresarial:
Melhora na distribuição dos recursos financeiros
A partir de uma boa gestão financeira, você pode distribuir melhor os recursos da sua empresa. Com organização e a partir da definição de metas, seu time financeiro pode direcionar investimentos onde são mais necessários.
Seja um investimento no desenvolvimento do time ou na melhora dos produtos e serviços oferecidos, você também pode impulsionar uma área do seu negócio, aumentando ou capacitando seu time.
Todos esses recursos distribuídos com inteligência acabam impactando nas metas e trazendo retorno para sua marca.
Redução de falhas, erros e inconsistências nos processos
Seu time financeiro administra a gestão dos recursos que entram e saem da sua empresa.
Portanto, é essencial que não ocorram erros e inconsistências dentro desse setor e na sua rotina. Por isso, é importante que todos os processos sejam claros e bem definidos.
Aumento da produtividade
Processos financeiros bem organizados ajudam a melhorar a produtividade do seu time. Afinal, eles não precisarão se preocupar com retrabalhos ou tentar criar metodologias novas para trabalhar.
Padronizando seus processos financeiros, seu time pode focar no desenvolvimento das tarefas corretas. Além disso, eles também podem otimizar os processos já existentes, dando ainda mais agilidade para seu trabalho.
Facilidade em treinar colaboradores
Com a padronização dos seus processos financeiros, você também facilita o treinamento de novos colaboradores.
Seu time também não sofre com a mudança de outros colaboradores ou a saída de funcionários, já que os processos se mantêm claros para todos.
Isso melhora a gestão do time, otimizando o tempo de capacitação e agilizando a distribuição de tarefas internas.
Mais transparência nos processos
Além da agilização do treinamento de novos colaboradores, para todos os membros da sua empresa a gestão financeira fica mais clara.
Isso é importante, já que conversar sobre as metas e objetivos do seu negócio com seus colaboradores é importante para uma boa gestão interna.
Ao entender como estão as finanças, investimentos e recursos do seu negócio, seus funcionários podem trabalhar com mais confiança. Além disso, outros setores compreendem melhor quais recursos podem utilizar para alocar em suas áreas.
Um exemplo é o time de marketing que pode repriorizar suas estratégias a partir dessas informações financeiras. Com foco nos objetivos da sua marca e recursos disponíveis, é possível optar por investimentos mais agressivos em campanhas pagas ou trabalhar com marketing orgânico.
Melhoria na experiência do cliente
Os processos financeiros bem organizados e definidos também podem impactar na experiência com seu cliente. Afinal, diminuir erros com a gestão de caixa também pode ser um fator decisivo para melhorar o atendimento.
A partir disso, você evita erros de cobrança, entendendo também as oportunidades de oferecer descontos e métodos de pagamento para seus consumidores.
Redução dos custos
Ao compreender melhor sua estrutura financeira, você e sua equipe também podem entender quais as oportunidades de otimização.
Por exemplo, você pode entender onde é possível cortar custos em seu negócio, investindo recursos em movimentos mais lucrativos. Essa padronização pode levar a entender se todas as áreas estão trabalhando organizadas e com eficiência.
Engajamento dos colaboradores
Como comentamos, esse trabalho de padronização também impacta em outras áreas. Melhorando a clareza e fluxo de informações sobre dados financeiros, você pode influenciar outras áreas a trabalhar com mais eficiência.
Ao entender melhor quais os principais objetivos da empresa, diferentes áreas podem colaborar com seu plano de negócio. Resultando em um melhor investimento dos seus esforços e habilidades, a partir de metas bem definidas e OKRs.
Você também pode usar dados financeiros para indicar as tarefas que estão influenciando positivamente a conquista de metas e recompensar seus colaboradores.
Melhoria da relação com fornecedores
Assim como você pode impactar na experiência dos clientes, seus fornecedores podem ser beneficiados com uma melhora na sua gestão financeira.
Você pode otimizar seu fluxo de reposição de estoque e entender se a terceirização de demandas estão sendo positivas para seus objetivos.
Você também evita erros em pedidos e melhora o fluxo de emissão de notas fiscais, recibos e pagamentos. Esses procedimentos também evitam lentidão no momento de realizar solicitações e colocam as pessoas certas em contato com seus fornecedores.
Redução das redundâncias nos processos
Organização e transparência trazem apenas vantagens para seu negócio. Com a padronização, você evita que sua empresa caia em redundâncias em processos.
Falta de clareza no momento de estabelecer metas ou realizar investimentos acabam por engessar seu desenvolvimento.
É essencial ter clareza das prioridades no seu negócio, ao cobrar clientes, pagar fornecedores ou lidar com investimentos internos.
Quais são os principais processos financeiros?
Desenvolver melhorias para seu departamento financeiro é sempre muito importante. Afinal, esse setor é responsável por procedimentos administrativos dentro do seu negócio. Demandas como análise, planejamento e controle de atividades financeiras estão entre suas funções.
Com uma boa gestão, esse setor consegue impactar diretamente nos resultados da sua organização. Afinal, eles atuam para gerir seu patrimônio e controlar tanto pagamentos quanto os recebimentos realizados.
Por isso, após entender o que é o processo financeiro, seu time de gestão precisa estar alinhado sobre a função dos principais processos da sua empresa:
1. Administração de estoque
Com uma boa administração do fluxo de caixa, sua empresa consegue um melhor controle financeiro de entradas e saídas. Com isso, você sabe qual produto tem maior demanda e quais precisam de um investimento para vender mais.
Você também pode usar esse controle para definir promoções, realizar queimas de estoque ou criar combos de produto, a partir de estratégias de upsell.
2. Aplicação de recursos financeiros
Um negócio em crescimento apresenta diversos desafios. Conforme a empresa ganha espaço no mercado e recebe mais colaboradores, pode ser difícil enxergar todas as áreas que demandam atenção.
Assim, estruturar processos financeiros bem estabelecidos ajuda a enxergar os setores que demandam mais investimentos. Da mesma forma, você pode identificar quais áreas não estão conseguindo contribuir com suas metas.
Ou seja, você consegue ter uma visão mais assertiva dos desempenhos e necessidades dos diferentes setores internos. E também consegue melhorar essa visão impacta diretamente na eficiência do seu negócio.
3. Controle do fluxo de caixa
O controle do fluxo de caixa é uma operação essencial para estruturação de processos de qualquer negócio. É através dele que sua empresa entende como está a saúde financeira do negócio e pode tomar decisões estratégicas para o futuro.
O fluxo de caixa influencia no desenvolvimento de metas, contratações, investimentos em campanhas e reposições de estoque. Ela acaba se tornando uma régua para o desenvolvimento contínuo do seu negócio.
Por isso, essa função precisa estar organizada e muito clara para o time financeiro.
4. Contas a pagar e contas a receber
Como o próprio nome sugere, esse processo tem a função de controlar os recursos devidos pela empresa, assim como os créditos a receber.
Sendo uma atividade suporte ao fluxo de caixa, é fundamental que esteja tão bem definida e organizada como outras demandas. Através dela, inclusive, que seu negócio pode entender os formatos de pagamento que estão sendo recebidos, como em dinheiro, crédito ou boleto bancário.
Isso também oferece uma visão importante sobre as interações com os clientes e quais formatos de pagamento são mais atraentes para eles.
5. Captação de recursos
Após realizar o fluxo de caixa e estabelecer os procedimentos de controle financeiro, você pode identificar que sua empresa precisa de recursos.
Nesse caso, a busca pela captação de recursos externos pode ser uma solução importante para manter seu negócio avançando e em crescimento.
Aqui se torna necessário ter as contas e processos de negócio bem organizados para atrair investidores.
6. Demonstração de resultados
Ao cruzar informações sobre receitas, custos e resultados da sua empresa, você pode realizar uma demonstração de resultados.
Esse processo determina quais foram os resultados líquidos da sua organização, com informações concretas sobre lucros e perdas.
Ele é muito importante para que gestores e colaboradores entendam com transparência a situação do negócio e qual caminho a empresa deve seguir.
7. Faturamento
O faturamento é outra demanda importante dos processos financeiros. Afinal, ele controla atividades como emissão de notas fiscais, controle de vendas, baixa de estoque e gerenciamento de contas a pagar e receber.
Esse é mais um dos processos importantes para compreender a saúde financeira do seu negócio. Assim como outros, ele pode ser a chave para entender o valor que sua empresa entrega ao cliente e como otimizar essa experiência.
8. Gestão orçamentária
Em diversos tópicos, nós citamos o uso de processos financeiros para criação de metas e objetivos. Na gestão orçamentária é exatamente isso que acontece.
Aqui são feitas projeções para o futuro da sua empresa, a partir do desempenho financeiro estabelecido. Essa função é essencial dentro do seu plano de negócios e da construção de uma estratégia de longo prazo para sua organização.
Você deve ter um procedimento transparente e assertivo para entender a geração de receita e como aplicá-la nas prioridades da empresa.
9. Gestão de crédito e cobrança
Através da gestão de cobranças, você pode analisar a capacidade de pagamento dos seus consumidores.
Essa é uma ferramenta que permite entender quais clientes podem receber crédito para pagamentos a prazo e quais acarretam riscos para seu negócio.
Você também pode identificar clientes inadimplentes e estabelecer estratégias de cobrança para recuperar o dinheiro.
10. Planejamento financeiro
Cada organização tem diferentes necessidades e demandas, mas o planejamento financeiro acaba sendo uma etapa de todas elas. Afinal, é com ele que sua empresa define a estrutura do negócio e busca soluções de financiamentos ou investimentos.
Os resultados dos esforços de todos os colaboradores e da sua gestão podem ser medidos através das finanças do seu negócio. Por isso, é importante que exista clareza no fluxo de informações pertinentes a ela.
O ponto central, que merece atenção, é que as finanças do seu negócio precisam estar baseadas em um processo bem estruturado. A padronização garante a eficiência diária, dando mais segurança e precisão nas atividades do seu negócio.
Seja através do fluxo de caixa, planilhas de gastos ou outras ferramentas, tudo que envolve as entradas e saídas merece uma atenção maior dos seus esforços de planejamento.
Quais são os benefícios da automatização dos processos financeiros?
Se o foco da sua empresa é crescer no mercado, entregando mais qualidade e eficiência, investir na automação de processos financeiros é fundamental.
Afinal, a automatização evita a interferência humana e diminui a possibilidade de erros e atrasos em processos importantes.
A automatização também é uma ferramenta funcional contra a burocratização de procedimentos importantes, além de melhorar a comunicação interna. Investir na automação de processos financeiros evita atrasos e impacta diretamente na priorização de demandas relevantes.
Confira outras vantagens da automatização de processos financeiros para sua empresa:
Ajuda a reduzir o tempo de execução das tarefas
A otimização de tempo é uma das maiores vantagens da otimização de processos financeiros, embora não seja a única.
Afinal, reduzir o tempo da sua equipe gastos com procedimentos burocráticos e exaustivos permite que eles foquem em demandas com maior prioridade.
A melhora na execução de tarefas, acaba por impactar outros procedimentos dentro do seu time financeiro, trazendo mais agilidade para sua rotina.
Reduzir quantidade de envolvidos no processo
Ao lidar com processos manuais, muitas vezes as demandas acabam sendo entregues para diferentes colaboradores. Isso pode criar um ruído de comunicação, ocasionando falhas e erros de execução em tarefas importantes.
Logo, a automação permite centralizar essas demandas. Isso evita excesso de envolvidos e melhora a comunicação do que está sendo executado, como e quando.
Reduz o envio de e-mails e o trânsito de informações desnecessárias
Esse procedimento também torna as rotas de informação mais assertivas. O excesso de envolvidos acarreta maior demora para a execução das tarefas e também na priorização de demandas essenciais.
Com menos e-mails de resposta e um trânsito mais dinâmico de informações e respostas, a automação acaba tornando as execuções mais diretas e eficientes.
Reduz erros humanos
Ser dinâmico e assertivo é essencial para qualquer empresa. Reduzir erros e otimizar cada etapa dos processos prioritários leva à excelência operacional tão buscada pelas empresas em crescimento.
A automação acaba sendo uma ferramenta essencial para essa parte do processo, já que além de otimizar o tempo demandado, ela também reduz erros e custos.
Traz produtividade para toda a cadeia produtiva
Quando falamos sobre impacto dos processos do setor financeiro, citamos inúmeras vezes os impactos que eles geram para todo seu negócio.
Toda a cadeia produtiva da sua empresa se beneficia com uma gestão financeira mais organizada, precisa e transparente. Evitar ruídos nesse setor colabora para que outros times também trabalhem com maior eficiência.
Eventualmente, os benefícios da produtividade na gestão financeira se estendem à experiência junto a clientes e fornecedores. Isso acaba retornando como lucro para seu fluxo de caixa e demonstra assertividade no trabalho realizado pelo time financeiro.
Como montar um processo financeiro?
Após abordar a teoria da construção do processo financeiro podemos falar, na prática, quais as etapas do processo de gestão financeira e como eles funcionam dentro do seu negócio.
Cada empresa pode optar por priorizar diferentes etapas do processo de estruturação, de acordo com suas necessidades. Para definir seus processos financeiros, você precisa primeiro avaliar quais são as principais demandas da sua empresa.
Esse procedimento deve considerar:
- Qual a missão do processo estruturado;
- Quem são os responsáveis pelo processo;
- Quando ele começa e termina;
- Quais colaboradores atuam dentro desses processos e em quais áreas;
- Quais são as principais atividades mapeadas;
- Qual resultado seus times devem alcançar ao final de todo esse fluxo.
A partir da resposta dessas perguntas você terá o necessário para começar a estruturar e implementar um fluxo mais eficiente dos processos financeiros na sua organização.
Confira a seguir por onde começar:
Faça o mapeamento dos processos
O mapeamento de processos financeiros é o primeiro passo na sua jornada de estruturação. Antes de planejar a organização do seu negócio, você precisa identificar quais atividades são realizadas no seu negócio e por quem são realizadas.
Já comentamos sobre como uma empresa precisa trabalhar integrada e como a gestão financeira auxilia para que isso aconteça com eficiência.
O mapeamento financeiro ajuda a analisar quais processos realizados são mais complexos. Além de analisar quais problemas constantes seus times enfrentam e quais as deficiências do negócio.
Ao entender como a empresa funciona, você pode aplicar correções em algumas etapas e impulsionar o funcionamento de outras.
Desenhe o fluxo ideal desses processos
Após o mapeamento, você terá as informações necessárias para criar um fluxograma financeiro para sua empresa. Essa ferramenta consiste em uma representação gráfica dos processos pretendidos pelo seu time de gestão financeira.
Aqui são ilustrados todas as etapas ou atividades previstas para o processo. Além dos indicadores de sucesso e quais profissionais estarão envolvidos nas diferentes etapas.
Podemos pensar no fluxograma como uma representação do caminho que deve ser percorrido para alcançar seus objetivos.
Construa e siga o fluxograma
Com o fluxograma, você terá um levantamento de cada fase que será executada dentro dos seus processos financeiros. Para que essa etapa estratégica funcione, é importante reunir todos os envolvidos para um alinhamento.
Assim, todos os colaboradores terão uma melhor compreensão dos seus papéis em cada etapa e como podem ajudar a atingir os objetivos do negócio.
Você deve desenvolver essa ferramenta para orientar seu time durante as tomadas de decisão, criando fluxogramas de processo de faturamento, além dos fluxogramas para contas a pagar e receber.
Contrate um software de gestão financeira
Sem a automação desses procedimentos, pode ser muito difícil atingir a eficiência necessária dentro da sua organização. Por isso, um software ou uso de sistemas financeiros para empresas, assim como o Asaas, pode ser a saída para seu negócio se posicionar com mais competitividade no mercado.
O Asaas oferece uma solução completa para suas demandas financeiras, com inúmeras vantagens que vão do nível estratégico ao operacional. Nosso suporte pode impulsionar os resultados da sua organização e ajudar no cumprimento das suas metas e objetivos.
Não deixe de conferir todas as vantagens que a conta digital do Asaas pode oferecer para otimizar sua gestão financeira!
