Nenhum negócio sobrevive sem planejamento financeiro e orçamentário. Nesse processo, é preciso analisar todo o fluxo de caixa, com a gestão de receitas e despesas, entendendo tudo o que é necessário para manter uma empresa em funcionamento.
Esse processo é imprescindível, uma vez que é comum encontrar empresas que se concentram somente em aumentar a receita, mas ignoram o impacto das despesas fixas no resultado. Por isso, gerir as despesas torna-se indispensável para qualquer gestor, seja em uma empresa pequena ou uma grande companhia.
Nas próximas linhas, explicaremos o que são despesas fixas, para que servem, quem é impactado por elas e como se relacionam com outros conceitos fundamentais da gestão financeira. Continue a leitura!
O que são despesas fixas?
As despesas fixas são custos que se mantêm estáveis ao longo do tempo, sem depender e ter relação direta com o volume de produção ou de vendas.
Em termos simples, portanto, tratam-se das contas que a empresa precisa pagar todo mês, independentemente das vendas e da prestação dos serviços.
Um ponto importante é que despesas fixas não significam custos imutáveis. O aluguel, por exemplo, pode ser renegociado, assim como contas de serviços, que podem mudar de acordo com o consumo. O que as caracteriza é a recorrência e a previsibilidade.
Ter clareza sobre esse conjunto de despesas é essencial para calcular o custo fixo e variável mensal empresarial e projetar cenários financeiros.
Diferença entre despesas fixas e variáveis
As despesas variáveis são aquelas que dependem principalmente das vendas e números da produção. Nesse caso, o valor que deve ser pago pode ser alterado conforme os indicativos.
Diferentemente da primeira situação, em que é possível mensurar todos os gastos, aqui o melhor é contar com uma estimativa, que pode ser alterada conforme a produtividade.
Alguns exemplos de despesas variáveis:
- Reembolso dos custos empresariais;
- Gastos com entregas;
- Multa por atrasos na entrega;
- Imposto por venda;
- Manutenção;
- Compra de mercadorias e matérias-primas;
- Comissão dos colaboradores.
Quais são os tipos de despesas fixas?
As despesas fixas variam de acordo com o segmento e o porte da empresa. Além das obrigações que o negócio cumpre periodicamente.
É possível até traçar um paralelo entre a vida de pessoa física e jurídica: existem obrigações mensais que você deve pagar na sua casa, certo? Conta de luz, água, aluguel, condomínio, IPTU, entre outros. O mesmo acontecerá com a empresa.
Alguns dos tipos de despesas fixas são:
- Aluguel/financiamento e condomínio: é preciso considerar as contas do espaço físico, seja uma loja, um escritório ou uma fábrica. Este costuma estar entre os maiores custos fixos.
- Salários e encargos trabalhistas: a folha de pagamento pode ser considerada a maior despesa fixa dos negócios. Inclui não só os salários, mas também encargos sociais, FGTS e benefícios obrigatórios.
- Serviços essenciais: pagamento de contas de energia elétrica, água, telefonia e internet, indispensáveis para manter a operação funcionando.
- Contratos recorrentes: neste caso, são gastos periódicos, essenciais para o funcionamento da empresa. Incluem serviços de contabilidade para empresas, segurança, limpeza, manutenção, softwares de gestão e licenças de uso.
- Seguros: aqui entram diversos serviços de prevenção que a empresa pode contratar, como proteção patrimonial, seguro de veículos, responsabilidade civil e seguros de vida empresariais.
- Despesas financeiras fixas: incluem outros gastos financeiros da empresa, como parcelamentos ou financiamentos com valores mensais constantes.
- Tributos recorrentes: dependendo do regime tributário, alguns impostos fixos (como Simples Nacional) entram nessa categoria.
Leia mais: como reduzir os custos na empresa?
Para que servem as despesas fixas?
As despesas fixas garantem que a empresa continue funcionando e esteja preparada para gerar receita. Funcionam como a base na qual todas as operações acontecem.
Se pensarmos em uma metáfora, são como a manutenção de um carro: mesmo quando não está em movimento, ele precisa de combustível, revisões e seguro para continuar apto a rodar.
O mesmo acontece com a empresa. Independente do período, seja de alta ou de baixa, as despesas continuam entrando, para sustentar o negócio: salários, contas de serviços, etc.
Além disso, ter o controle dessas despesas auxilia na criação de um planejamento financeiro mais seguro e assertivo para o futuro do negócio.
O conhecimento dessas despesas solidifica a credibilidade da empresa, por meio do pagamento em dia de salários, fornecedores e contratos reforça a imagem de uma empresa sólida.
Continue a leitura: como manter as contas em dia?
O que as despesas fixas podem afetar?
Embora pareçam somente números no balancete empresarial, as despesas fixas podem impactar diretamente a saúde financeira do negócio.
Afinal, elas continuarão sendo cobradas mensalmente e, sem a devida organização, pode afetar diretamente a relação com diversos stakeholders, desde colaboradores até parceiros, fornecedores, etc.
Por isso, os gestores precisam acompanhar esses custos de perto para evitar que cresçam mais rápido que a receita. Isso evita problemas sérios de fluxo de caixa.
Mas, é importante ressaltar que imprevistos podem acontecer e, em algum momento, as despesas podem chegar primeiro do que a receita. Sem capital de giro, isso pode se tornar um problema.
Para isso, a empresa deve se preparar com previsões de caixa. Caso seja inevitável, é possível usar as linhas de crédito como ação emergencial. Existem algumas mais acessíveis, como a antecipação de recebíveis.
Ela adianta o recebimento de pagamentos futuros, que já integrariam o caixa da empresa. Por isso, costumam ter taxas mais acessíveis. Conheça a antecipação de recebíveis do Asaas.
Lembre-se: controlar as despesas fixas não se trata somente de entender e acompanhar os números, mas também cuidar da confiança do ecossistema ao redor da empresa.
Veja mais: como fazer um planejamento financeiro empresarial?
Como as despesas fixas se relacionam com a gestão do fluxo de caixa?
O fluxo de caixa é uma das ferramentas mais poderosas da gestão financeira. Ele demonstra todas as entradas e saídas de recursos do negócio.
Assim, oferece mais controle para a gestão desses ativos. Nesse processo de acompanhamento, as despesas fixas assumem papel central, já que representam compromissos inadiáveis que devem ser cobertos mês a mês.
Esses dois conceitos são completamente relacionados e interligados, considerando alguns critérios, como:
- Previsibilidade de receita e despesa: como as despesas fixas são recorrentes, permitem projetar desembolsos futuros com maior segurança;
- Cálculo do ponto de equilíbrio: é a partir das despesas fixas que se define o faturamento mínimo para que a operação não dê prejuízo;
- Formação de reservas financeiras: conhecer esse valor ajuda a planejar fundos de emergência, considerando as despesas de um período, seja mensal, trimestral, etc.;
- Gestão de riscos: ao acompanhar as despesas fixas no fluxo de caixa, fica mais fácil perceber quando os custos estão crescendo além do ideal.
Com ferramentas de gestão, como o Asaas, esse processo se torna ainda mais estratégico, uma vez que o sistema emite relatórios financeiros automatizados para o controle.
Além disso, permite que a empresa centralize pagamentos e recebimentos, oferecendo uma comparação de despesas fixas com receitas e margens de forma clara e prática.
É essencial saber sobre despesas fixas para a gestão financeira?
É muito importante ter o conhecimento fixo para realizar, por completo, a gestão financeira de uma empresa.
Conhecer e controlar despesas fixas é indispensável para a saúde e sustentabilidade do negócio a curto, médio e longo prazo.
Assim, ter o controle e manter o acompanhamento das despesas permite à empresa:
- Avaliar a viabilidade do modelo de negócio;
- Identificar oportunidades de redução de custos;
- Evitar endividamentos desnecessários;
- Ganhar confiança de investidores, bancos e parceiros;
- Sustentar decisões de expansão, contratação e investimento.
Empresas que não acompanham de perto suas despesas fixas correm o risco de “crescer quebrando”, ou seja, aumentar o faturamento sem lucratividade, porque os custos fixos consomem toda a margem.
Ao adotar boas práticas de gestão e contar com ferramentas digitais como o Asaas, as empresas ganham controle, organização e capacidade de crescer de forma sólida.
A plataforma do Asaas é o local ideal para gestores que desejam acompanhar as entradas e saídas com facilidade e eficiência. Por meio da gestão integrada de cobranças e recebimentos pela plataforma, você alcança o equilíbrio entre receitas e despesas fixas.
Informações e relatórios de cobranças ficam acessíveis em poucos cliques, incluindo o recurso da antecipação de recebíveis, em caso de desencontros no caixa empresarial.
Com os recursos do Asaas, é possível acompanhar o desempenho financeiro da empresa em um só lugar. Crie sua conta digital Asaas e comece agora a realizar o controle de suas despesas fixas!