O crescimento de uma empresa exige uma constante melhoria dos processos de venda, controle de recursos e gestão financeira. Ou seja, para manter uma expansão saudável, o negócio precisa estar preparado para otimizar diferentes áreas.
E essa constante melhoria também deve envolver a contabilidade para empresas. Afinal, um dos aspectos mais importantes desse processo é a manutenção e controle dos compromissos fiscais, como a emissão de notas fiscais.
Sendo assim, neste artigo explicaremos o que é nota fiscal e como e quem deve emitir, além de tirar outras dúvidas práticas a respeito desse documento. Continue lendo!
O que é nota fiscal?
As notas fiscais são documentos que certificam uma prestação de serviço ou venda de um produto para um determinado cliente. Ela pode ser emitida para clientes finais, para fornecedores e outras empresas que se relacionam com um negócio.
Ela é emitida todas as vezes que ocorre uma transação entre comprador e vendedor, seja no físico ou digital. Além disso, a nota fiscal também pode se tornar um recibo, servindo com validade jurídica e fiscal.
A nota fiscal pode ser emitida de forma eletrônica, através dos sistemas das prefeituras na qual a empresa está estabelecida ou pelo sistema do Governo, em casos de Microempreendedores Individuais. Todas as cidades brasileiras já aderiram ao documento digital, embora cada uma possua um modelo próprio de sistema.
Existem alguns tipos de nota fiscal mais comuns de se encontrar para manter a gestão financeira de um negócio. Explicaremos brevemente sobre os principais tipos.
Principais tipos de nota fiscal
Antes de continuar aprofundando nos benefícios que a emissão de nota fiscal traz para o negócio, precisamos explicar as diferenças entre os tipos de nota fiscal. Afinal, as siglas e diferentes tipos de nota muitas vezes confundem os empreendedores e podem acarretar problemas para seus negócios.
As mais comumente utilizadas por diversos nichos e tipos de serviços são:
- Nota fiscal de produto ou mercadoria eletrônica (NF-e): as notas fiscais eletrônicas são o tipo mais comum de nota, emitidas por empresas que oferecem e vendem produtos variados, sejam eles físicos ou virtuais. Esse tipo de nota recolhe impostos de ICMS, de circulação de mercadorias.
- Nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e): a nota fiscal de serviço é utilizada por prestadores de serviço, podendo ser emitidos para empresas ou pessoas físicas. Esse tipo de nota é municipal, e cada prefeitura pode exigir e adotar regras diferentes.
- Nota fiscal avulsa (NFA-e): essa nota tem o mesmo objetivo da nota fiscal normal, mas ela serve para empresas ou pessoas físicas que não realizam a venda ou prestação de serviço com frequência. É indicado para quem não possui CNPJ, para MEIs ou para empresas com baixa emissão.
- Nota fiscal de consumidor eletrônica (NFC-e): esse tipo de nota é voltada para o varejo, para registrar as transações entre a empresa e o consumidor final. Ela substitui o cupom fiscal, por exemplo. Cada estado pode seguir regras diferentes para a emissão.
- Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e): esse documento é obrigatório para prestadores de serviços de transporte. Assim, é responsabilidade da transportadora, e é essencial para a circulação legal das mercadorias.
Quem tem que emitir nota fiscal?
Após entender o que é nota fiscal e os principais tipos, é fundamental saber que qualquer empresa que faz comercialização de produtos ou serviços é obrigada a emitir notas fiscais.
Pode-se encontrar a determinação de obrigatoriedade na Lei Nº 8.846/94, que aborda a emissão de documentos fiscais e como a Receita Federal atua na regulamentação. No Art. 1º, é possível encontrar:
A emissão de nota fiscal, recibo ou documento equivalente, relativo à venda de mercadorias, prestação de serviços ou operações de alienação de bens móveis, deverá ser efetuada, para efeito da legislação do imposto sobre a renda e proventos de qualquer natureza, no momento da efetivação da operação.
A não emissão dos documentos fiscais enquadra-se no crime de sonegação fiscal, e prevê multas, apreensão de mercadorias/produtos e, até mesmo, pena de reclusão de 6 meses a 1 ano.
Existe uma exceção: para quem está pensando em abrir um MEI e se tornar microempreendedor individuais, as vendas para pessoas físicas não necessitam da emissão de nota, a não ser quando há a exigência por parte do cliente.
Qual é o prazo para emissão da NFS-e?
Não existe um prazo limite para emissão da NFS-e, porém, o mais indicado é que ela seja emitida logo após a prestação do serviço.
Isso garante um risco menor em relação à manutenção das obrigações fiscais do seu negócio, assim como de uma visita do Fisco — que pode acarretar multas no caso da falta da emissão de notas corretas.
Porém, se existir algum impeditivo para a emissão imediata da NFS-e, sua empresa pode optar pelo Recibo Provisório de Serviços (RPS), um documento que substitui a nota por até 10 dias, contados a partir da sua emissão.
O que precisa para emitir nota fiscal?
Apesar de ser um documento importante para os processos fiscais do negócio, a emissão da nota fiscal não é nada complicado. Atualmente, existem diversas plataformas de pagamento que já realizam a emissão.
Porém, quanto mais a gestão conhecer os processos envolvidos na emissão de nota fiscal, mais prático será determinar melhorias e otimizações para executar esse processo na sua empresa.
Além disso, podem existir custos e cálculos importantes nessa etapa, como na aplicação das alíquotas, que também impactam nos lucros do seu negócio. Confira:
1. Obtenha um Certificado Digital
Para realizar a emissão de notas fiscais no sistema eletrônico, como a NFS-e, a empresa precisa emitir um Certificado Digital. Essa ferramenta é utilizada para garantir a segurança e autenticidade de emissões de notas, mantendo um controle mais apurado para o Fisco.
Também é possível acessar o Portal de Gestão NFS-e e criar seu cadastro na plataforma. No entanto, para obter esse documento, é preciso ter uma Autoridade Certificadora credenciada.
2. Fique atento a data de competência e data de emissão
Para realizar a emissão da a nota fiscal, também é importante estar atento para a data de competência e data de emissão. A primeira é referente ao dia em que o serviço foi prestado para o cliente.
Essa é uma particularidade que varia conforme a prefeitura, mas a maioria dos municípios trabalha com essa data.
Por outro lado, a data de emissão corresponde com o dia exato no qual sua nota fiscal de serviço está sendo enviada para o sistema da prefeitura. É importante estar atento para essas datas, já que algumas prefeituras permitem a diferença de 10 dias entre a data de emissão e a data de competência.
3. Preencha corretamente os dados para emissão de nota fiscal
Assim, ao entender o que é nota fiscal, é preciso conhecer os dados corretos para a emissão. Toda nota precisa de algumas informações necessárias a serem inseridos nas notas.
Vale ressaltar que um programa para emitir notas fiscais automáticas consegue executar essa tarefa com maior rapidez, aliviando sua equipe dessa e de outras tarefas burocráticas e demoradas.
De maneira geral, os dados para emissão de nota fiscal são:
- Valor total do serviço ou do produto/mercadoria;
- Dados do destinatário e remetente;
- Dados adicionais e informações complementares (se necessário);
- Endereço do destinatário e remetente;
- Descrição do serviço ou do produto
- CNPJ e Inscrição Estadual do destinatário e remetente;
- Tributos que vão incidir sobre os serviços prestados.
4. Calcule os impostos comuns das notas fiscais
Os impostos são parte fundamental de entender para manter em dia seus compromissos financeiros e obrigações da sua empresa com o Fisco. As notas fiscais também são parte do pagamento e controle dos tributos.
Por isso, compreender os impostos que estão relacionados às notas fiscais é muito importantes para a empresa ter segurança e controle sobre seus recebimentos.
- Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS): tributo estadual aplicado sobre a venda de produtos e mercadorias. A alíquota varia conforme o estado e o tipo de produto.
- Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS): tributo municipal cobrado sobre a prestação de serviços. A alíquota varia entre 2% e 5%, conforme a cidade e o tipo de serviço prestado.
- Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI): tributo federal aplicável a produtos industrializados. É cobrado sobre o valor do produto e varia conforme o tipo de mercadoria.
- Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins): tributo federal que incide sobre a receita bruta da empresa. As alíquotas são de 3% no regime cumulativo e 7,6% no regime não cumulativo.
- Programa de Integração Social (PIS): também é um tributo federal cobrado sobre o faturamento. As alíquotas são de 0,65% no regime cumulativo e 1,65% no regime não cumulativo.
- Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL): tributo federal que incide sobre o lucro da empresa e ajuda a financiar a seguridade social. As alíquotas variam entre 9% e 20%, dependendo do regime de tributação.
5. Utilize um sistema de emissão automática de nota fiscal
É possível escolher um sistema de automação que torne sua emissão de notas fiscais mais rápida e fácil. Isso evita esquecimento, erros de processo e atrasos que podem custar multas e juros para a empresa. Além de se tornar mais prático em caso de aumento de vendas.
Um sistema de automação como o Asaas pode tornar a rotina empresarial mais eficiente. Na plataforma da conta digital, é possível automatizar as notas fiscais de serviço no momento da criação de uma cobrança!
Assim, após o pagamento, a NFS-e já ficará emitida e será compensada pelos órgãos responsáveis.
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