Dicas de gestão financeira para médicos: entenda como gerenciar seu consultório

Embora a formação médica seja focada na excelência clínica, é igualmente importante compreender e dominar os princípios da gestão financeira para garantir o sucesso e a sustentabilidade do seu consultório ou clínica médica. 

Afinal, médicos, muitas vezes, também enfrentam desafios financeiros, como a complexidade da carga tributária, obrigações fiscais e a necessidade de equilibrar a prestação de cuidados com o gerenciamento de finanças.

Neste artigo, vamos explorar algumas dicas importantes de gestão financeira para médicos, permitindo que seu consultório possa oferecer o melhor atendimento aos seus pacientes enquanto mantêm a saúde financeira em dia.

Qual é a importância da gestão financeira para médicos?

Para qualquer modelo de empresa, a gestão financeira atua como o centro que permite que as finanças sejam uma força para a operação – e não um problema.

Sendo assim, existem diversas áreas essenciais para os consultórios e clínicas médicas que dependem de uma boa gestão financeira. 

Entre as principais funções da gestão financeira está:

• Fluxo de caixa: ferramenta que controla todas as entradas e saídas financeiras da instituição, realizando registros e relatórios automáticos – quando disponível em um sistema;

• Contabilidade: área responsável pelos procedimentos fiscais relacionados às finanças da clínica, como imposto de renda, relatórios e adequação às leis vigentes. Normalmente, os termos gestão financeira, organização financeira e contabilidade são usados como sinônimos;

• Planejamento tributário: conjunto de estratégias e ações com o objetivo de reduzir a carga tributária de uma empresa de forma completamente legal (dentro das leis vigentes).

Importância da gestão financeira para clínicas

A gestão financeira é uma pedra angular na administração de clínicas médicas, garantindo o seu sucesso contínuo e na capacidade de prestar atendimento médico de qualidade. 

Clínicas enfrentam desafios financeiros específicos, como aquisição de equipamentos médicos caros, contratação de pessoal especializado e conformidade com regulamentos rigorosos do setor de saúde. 

Além disso, o gerenciamento eficiente das finanças é essencial para criar estratégias de crescimento a longo prazo e garantir que a clínica seja um ambiente sustentável onde os pacientes possam receber tratamentos de alto nível.

Quando executada da forma correta, essa gestão permite que as clínicas expandam suas operações e mantenham a conformidade com os padrões regulatórios, resultando em uma experiência mais saudável e bem-atendida.

Importância da gestão financeira para consultórios

Nos consultórios médicos, a gestão financeira desempenha um papel crucial. Ela começa com a organização das finanças pessoais e profissionais dos médicos, garantindo que a renda e as despesas sejam controladas separadamente. 

Além disso, a gestão financeira ajuda os médicos a manterem registros precisos de pacientes e serviços prestados, o que é essencial tanto para fins médicos quanto fiscais.

Com finanças sob controle, os profissionais de saúde podem focar mais em suas práticas clínicas, garantindo um atendimento de qualidade aos pacientes e fortalecendo sua posição no mercado. 

Por isso, uma boa gestão financeira permite que os consultórios médicos mantenham um equilíbrio sólido entre as responsabilidades financeiras e a prestação de cuidados médicos excepcionais.

Como fazer gestão financeira para médicos?

Sendo a gestão financeira um elemento tão importante para dar dinamismo e potencializar resultados do trabalho do consultório ou clínica médica, ela não pode ser feita de qualquer maneira.

É muito importante que estabelecer essa gestão esteja dentro do seu plano de negócios – independente do modelo de atuação, como clínica ou consultório particular. Para isso, confira as dicas que separamos para fazer uma boa gestão financeira:

1. Escolha o regime tributário ideal

 A escolha do regime tributário é um passo crucial na gestão financeira para médicos. Optar pelo regime mais adequado pode resultar em economias significativas. 

Profissionais autônomos geralmente têm a opção entre o Simples Nacional e o Lucro Presumido, e a decisão deve ser baseada nas características de sua prática médica e no volume de receitas. 

Um erro na escolha do regime pode levar a encargos tributários excessivos ou a problemas fiscais, tornando essa decisão uma das mais importantes na gestão financeira.

2. Fique de olho na ocupação das salas

Manter um controle eficiente da ocupação das salas de atendimento é essencial para médicos que compartilham espaços em clínicas ou consultórios. 

Um calendário organizado ajuda a evitar desperdícios de tempo e espaço, otimizando a agenda de consultas e procedimentos. 

Isso não apenas melhora a eficiência dos atendimentos, mas também maximiza a receita, garantindo que cada espaço seja usado de maneira eficaz.

3. Tenha um bom controle de estoque

Seja em relação a produtos e medicamentos, ou para equipamentos de uso diário, é muito importante controlar o estoque das clínicas e consultórios. 

Os produtos de uso diário não podem faltar, e a gestão ajuda a evitar desperdícios, garantindo que os produtos estejam sempre disponíveis para uso e otimizar os custos de aquisição. 

Uma gestão de estoque eficaz também pode prevenir a falta de produtos essenciais, além de permitir uma antecipação e permitir uma melhor negociação com fornecedores.

4. Estabeleça uma reserva de emergências

Assim como em qualquer negócio, os médicos podem enfrentar imprevistos financeiros. 

Manter uma reserva de emergência é uma precaução para garantir que as finanças não sejam afetadas negativamente em caso de problemas, como despesas inesperadas, problemas de saúde ou redução temporária na receita. 

Ter uma reserva financeira disponível proporciona segurança e tranquilidade.

5. Controle as entradas de receita

Registrar todas as entradas de receita é fundamental para médicos. Isso inclui honorários médicos, pagamentos de planos de saúde, valores provenientes de procedimentos e outros tipos de remuneração. 

Um controle rigoroso ajuda a evitar a perda de receita devido a esquecimentos ou falhas no faturamento. Além disso, permite uma visão clara da saúde financeira da prática médica, facilitando o planejamento de gastos e investimentos.

6. Controle as saídas e despesas

Manter um registro detalhado das despesas profissionais é tão importante quanto controlar as receitas. Isso inclui aluguel de consultórios, salários de funcionários, despesas médicas, custos de operação e outros gastos relacionados à prática médica. 

Uma gestão eficaz das despesas pode ajudar a identificar áreas para economia e garantir que os recursos sejam alocados de maneira eficiente.

7. Estabeleça regras claras para os demais médicos

Se você compartilha espaço ou serviços com outros médicos em uma clínica ou consultório compartilhado, é crucial estabelecer regras claras e contratos bem definidos desde o início. Isso pode evitar mal-entendidos financeiros, conflitos e problemas futuros. 

Ter acordos por escrito que definam claramente responsabilidades financeiras, compartilhamento de custos e divisão de receitas é essencial para uma parceria bem-sucedida.

8. Tenha uma equipe confiável

Contar com uma equipe de funcionários confiável e bem treinada é vital para a gestão eficaz de um consultório médico. 

Funcionários competentes podem ajudar a melhorar a eficiência operacional, oferecer um atendimento de alta qualidade aos pacientes e evitar erros que podem ser dispendiosos em termos financeiros e de reputação.

Isso também irá possibilitar um bom controle dos processos financeiros da clínica, permitindo que as atividades rotineiras aconteçam de modo adequado.

9. Avalie a terceirização de serviços

Terceirizar serviços não essenciais, como contabilidade, limpeza ou serviços administrativos, pode ser uma parte importante do seu planejamento estratégico inteligente para economizar tempo e recursos financeiros. 

Avalie cuidadosamente quais tarefas podem ser terceirizadas para manter o foco nas atividades médicas essenciais. A terceirização pode ser uma solução eficaz para reduzir a carga de trabalho administrativo e os custos operacionais.

10. Estabeleça metas e métricas para avaliar o desempenho

Alguns modelos de negócios, como uma clínica ou consultório médico, muitas vezes não definem metas – por terem um caráter mais comunitário ou que focam no cuidado humano. Porém, é muito importante que sua clínica ou consultório tenham metas.

Além disso, essas metas precisam ser acompanhadas e avaliadas. Por isso, estabeleça alguns indicadores que permitam sua gestão acompanhar o progresso do trabalho médico e invista em melhorias.

11. Conta com um sistema de gestão financeira

Utilizar um software de gestão financeira específico para médicos pode simplificar significativamente o controle das finanças. 

Essas ferramentas oferecem recursos como controle de despesas, faturamento, agendamento de consultas, registro de pacientes e relatórios financeiros detalhados. 

O Asaas é um conta digital voltada para auxiliar todos os tipos de empresas a tornarem sua gestão financeira mais eficiente, desburocratizando processos e oferecendo as ferramentas certas para gerir o negócio.

Com o Asaas, sua clínica ou consultório dispõe de ferramentas para emitir notas fiscais, cadastrar clientes, fazer notificações de pagamento e ainda oferecer diferentes meios de pagamento.

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