9 dicas para organizar agenda de trabalho e ser mais produtivo

A rotina de qualquer empreendedor é um grande desafio, com uma agenda diária cheia e, muitas vezes, com reuniões e compromissos inadiáveis. No entanto, sem uma organização, é muito comum que o estresse e as responsabilidades tenham um peso maior na rotina. 

Nesse sentido, fazer um planejamento é fundamental para não se perder com as responsabilidades do dia-a-dia. Ter uma agenda e também utilizar de outros sistemas de organização são algumas das opções disponíveis para organização da rotina. 

Diante dessa realidade e visando auxiliar na organização da rotina empresarial, preparamos um conteúdo exclusivo, com dicas de como organizar agenda de trabalho, para deixar os dias mais eficientes e produtivos. 

O que é a organização no trabalho?

A organização no trabalho refere-se, como o nome sugere, a métodos e práticas de planejar as demandas e tarefas a serem executadas durante o dia. 

Elas passam desde as orientações básicas para a realização do trabalho, até o uso de estruturas e ferramentas para garantir a entrega da demanda. 

A organização do trabalho também orienta não só o empreendedor, mas como os funcionários em questões da gestão de negócios, como: o que deve ser feito, qual o objetivo de uma demanda, até quando deve ser entregue, quem deve realizá-la, a melhor forma de atingir o resultado, etc. 

Essa organização pode partir de uma simples lista de tarefas, até um quadro organizado com todas as demandas e direcionamentos. As agendas de trabalho, neste caso, também são ótimas ferramentas de organização. 

Por que é importante organizar a agenda diária?

A agenda de trabalho, apesar de parecer um processo trabalhoso a primeira vista, pode ser essencial para o cumprimento de prazos e para a produtividade.

Essa agenda, que pode ser tanto física, quanto digital, norteará as demandas, reuniões e compromissos, de maneira que tudo tenha o seu tempo de ser realizado. 

Ela pode ser dividida de algumas formas: diária, pela semana ou pelo mês. Assim, é possível obter a visão micro e macro das obrigações, direcionar tarefas a serem feitas a cada dia e manter o foco nos objetivos do dia. 

Ao entender como organizar agenda de trabalho, é possível alcançar: 

• Maior produtividade: quando as demandas têm dia e hora para acontecer, é possível focar em uma função por vez, garantindo maior qualidade nas entregas; 

• Menos estresse: com essa organização, é possível saber como e por onde começar o trabalho, elencando do mais para o menos urgente, e manter-se em dia com as entregas; 

• Maior engajamento: os funcionários não se perdem nas entregas, e podem contribuir da melhor forma possível com base na agenda de trabalho. 

Com os benefícios de criar e manter agenda profissional, é importante entender como começar a gestão de agenda e organizar todos os pontos para o processo ser assertivo. 

9 dicas de como organizar agenda de trabalho

Entender como organizar uma agenda de trabalho é fundamental para que todos os compromissos e obrigações de um dia sejam cumpridos. Afinal, entregar todas as obrigações proporciona aquela sensação de deve cumprido ao final do dia, o que é ótimo para manter a produtividade. 

Assim, para organizar a agenda profissional, é importante seguir as dicas que estarão abaixo. Vale ressaltar, porém, que a ideia é que o máximo dos pontos elencados sejam colocados em prática. 

1. Anote todas as obrigações

O primeiro passo para o profissional se organizar melhor é anotar todas as obrigações — preferencialmente, em uma agenda. Isso minimiza as chances de esquecer algum compromisso e ainda dará a possibilidade de consultar as tarefa ou observar os detalhes de seus afazeres.

Essa prática deve ser feita diariamente. A anotação pode ser feita no dia anterior ou, no máximo, de manhã cedo, antes de uma reunião, por exemplo. 

Quanto mais antecedência, mais tempo ficará disponível para elaborar o planejamento, e menores são as chances de esquecimento. 

2. Defina bem as prioridades

Outra ação importante para o profissional se organizar melhor é traçar uma boa definição de suas prioridades, percebendo quais tarefas são realmente essenciais e quais não são. 

É importante elencar a urgência e prioridade das entregas e deixá-las para o momento mais produtivo do dia, para serem feitas com o máximo de qualidade e eficiência. 

Quando estiver definindo a lista, determine quais são os assuntos de maior relevância. Uma boa ideia é colocar números à frente dos afazeres, em ordem crescente de relevância. Não gaste horas a mais e nem priorize temas que pouco tendem a aumentar a sua produtividade, por exemplo.

3. Use as listas para organizar agenda profissional

Ao definir as prioridades, use listas para garantir que elas não sejam esquecidas — e para marcar quando elas forem entregues. Comece pelas atividades recorrentes e importantes, como contato com os clientes, pagamentos mensais, etc. 

Depois, organize as tarefas por prioridades, separando o que precisa ser feito em cada dia e o que é mais flexível. Para finalizar essa etapa, crie Checklist com o que deve ser concluído e aproveite para assinalar, no papel, quando cumprir essas tarefas. 

4. Não ignore os detalhes

Outra atitude primordial para o profissional se organizar melhor é dar o devido valor para os detalhes. Mesmo com a necessidade de manter uma perspectiva abrangente no seu dia a dia, é preciso dar uma atenção especial para alguns pormenores.

Procure descrever os seus compromissos de forma detalhada e sistemática, para nada ser deixado para trás. Assim, as obrigações serão cumpridas com assertividade e qualidade, sem a necessidade de refação. 

5. Planeje a longo prazo

Organizar o tempo é mais difícil se pensarmos apenas nos momentos imediatos. Por isso, planejar a longo prazo é sempre uma boa estratégia, mesmo que seja preciso fazer mudanças eventuais na sua lista de compromissos.

Assim, é possível ter a ideia do que é necessário finalizar e de quais serão os períodos mais conturbados. Isso é especialmente positivo para aquelas pessoas que têm mania de deixar tudo para a última hora. 

Por exemplo, ao escolher cumprir apenas uma tarefa indispensável nos primeiros dias da semana, é possível saber ao certo o número de dias pelos quais poderá distribuir o restante de seus compromissos. Isso reduz a pressão e o desgaste do seu ofício.

6. Conte com os aplicativos de organização de agenda de trabalho

A tecnologia pode ser uma forte aliada para organizar agenda de trabalho. Para modernizar ainda mais esse processo de organização do dia a dia, utilize aplicativos instalados no smartphone ou tablet. 

A maioria desses programas é integrado, fornecendo a função de calendário e agenda, com lembretes, listas de tarefas e anotações.

O próprio Google oferece a ferramenta Google Agenda, que é gratuita e integra seu e-mail no computador, sincronizando seu dispositivo móvel, com lembretes personalizados por e-mail, SMS ou pop-up, por exemplo.

7. Organize o seu espaço

É muito importante, também, ter um espaço organizado e específico para o cumprimento adequado das tarefas, tanto no trabalho quanto em casa. Um ambiente limpo e sem bagunça diminui a perda de tempo com distrações.

Documentos importantes, por exemplo, devem ser guardados em gavetas de fácil acesso, porém seguras, para evitar a perda. Além disso, vale a pena apostar nos documentos digitais, que não gastam papel ou espaço e ficam acessíveis a um clique, em qualquer local que tenha conexão com a internet.

Essa organização deve ser feita tanto para a vida pessoal, quanto para a empresa. Afinal, é preciso manter toda a documentação em dia, separada, com todas as informações necessárias a respeito de transações, movimentações, etc. 

8. Divida bem o seu tempo

É fundamental que dividir o tempo entre trabalho, lazer e família. Não dá para sacrificar um ou outro; então, organize-se para não prejudicar estes pilares de vida. Se trabalha em horário comercial, não leve trabalho para casa fora desse período.

Já se a agenda tem mais flexibilidade ou imprevisibilidade, separe momentos do dia para passar com a família e os amigos. Também é importante não exagerar na quantidade de compromissos. Muitas vezes, pecamos por querer fazer tudo de uma vez e, como consequência, acabamos não realizando nada.

9. Estipule uma hora para terminar

Especialmente quando se começa a empreender ou quando trabalha como autônomo, a tentação de esticar o período de expediente é imensa. No entanto, por mais que seja difícil, é muito importante estipular uma hora para terminar e, principalmente, cumprir essa determinação.

Aumentar demasiadamente as horas de trabalho não terá os efeitos que imaginados, pois invariavelmente haverá uma queda no desempenho devido ao cansaço e ao estresse. 

Para alcançar melhores resultados, é importante que reconhecer os limites e ter boas ferramentas de trabalho e organização. 

Entender como organizar agenda de trabalho é um processo um pouco complicado, mas com as dicas certas, torna o resultado mais recompensador, já que os benefícios são percebidos diariamente. 

Para continuar aprendendo sobre empreendedorismo, leia nosso guia completo sobre Ferramentas para empreendedores e descubra todas aquelas essenciais para a rotina de trabalho.