Apesar de toda a burocracia que envolve a organização fiscal de uma empresa, o controle e organização de emissão de documentos fiscais é muito importante para os processos financeiros.
Afinal, são diversos documentos que a contabilidade para empresas precisa para realizar o manejo correto das obrigações da empresa. Entre eles, destaca-se o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, mais conhecido como Danfe.
Ele é importante para diversas etapas pós-transações empresariais. Pensando nisso, neste artigo, explicaremos como emitir Danfe com praticidade e segurança operacional, além de outras particularidades do documento. Veja a seguir!
Qual a diferença entre DANFE e Nota Fiscal?
Enquanto a Nota Fiscal Eletrônica é um documento fiscal digital, o Danfe é a versão visual da do documento, que visa o melhor acompanhamento das informações contidas na NF-e, principalmente durante o transporte de mercadorias.
Assim, a principal diferença reside no formato: a NF-e é eletrônica e armazenada digitalmente, enquanto o DANFE é a sua representação visual simplificada.
Além disso, é importante destacar que o DANFE, por si só, não possui validade fiscal. Afinal, seu propósito é servir somente como uma representação gráfica da NF-e, permitindo a identificação rápida das informações contidas no documento.
O Danfe substitui a Nota Fiscal?
Não, a emissão do Documento Auxiliar não substitui a emissão da nota fiscal. Eles são relacionados, ou seja, só é possível gerar um Danfe a partir de uma NF-e.
A emissão da NF-e é obrigatória em diversas operações comerciais, e é ela que detém o valor fiscal e jurídico das transações.
Já o DANFE, por ser somente uma representação gráfica da NF-e, reorganiza as informações de uma forma simplificada.
Continue a leitura: principais tipos de nota fiscal.
Para que serve a emissão do DANFE?
Esse documento é muito importante para a gestão fiscal de toda empresa. Sua principal função é melhorar a disposição das informações de uma NF-e, para facilitar a identificação das mercadorias no processo de transporte.
Instituída pelo Ajuste SINIEF n. 7 de 30 de setembro de 2005 que, em sua cláusula nona, assim dispõe:
Fica instituído o Documento Auxiliar da NF-e – DANFE, conforme leiaute estabelecido no MOC, para acompanhar o trânsito das mercadorias acobertado por NF-e ou para facilitar a consulta prevista na cláusula décima quinta.
Pense na seguinte situação: ao comprar uma passagem de avião, é emitida uma passagem, com o nome e demais informações do passageiro, certo? Ela garante ao comprador o direito de embarcar e seguir viagem.
O mesmo acontece com as mercadorias. Para transitarem do centro de distribuição do vendedor para o comprador, elas precisam de um documento que as identifique. Esse documento é o Danfe, que traz todas as informações necessárias sobre o que está sendo transportado.
Na Danfe, então, estão os dados de emitente, destinatário, produto (quantidade, peso, valor), além de outras informações fiscais, como alíquotas incidentes, valores, etc.
O DANFE também é importante para:
- Consultar a validade da nota fiscal eletrônica: por meio da chave de acesso presente no documento, é possível acessar plataformas específicas disponibilizadas pelos órgãos competentes e verificar a autenticidade e vigência de uma NF-e.
- Verificar a existência de cartas de correção: caso haja algum erro na emissão da NF-e, o emitente pode aplicar uma carta de correção para realizar ajustes em informações específicas. Ao consultar a versão online do Danfe, é possível verificar possíveis mudanças.
- Consultar uma nota fiscal sem a chave de acesso: essa funcionalidade é valiosa em situações em que o acesso à chave de forma física é impraticável ou quando se necessita de agilidade na verificação de determinada NF-e.
Quem deve emitir o web DANFE?
A responsabilidade da geração do Danfe recai sobre o emissor da NF-e, que pode ser tanto uma empresa quanto uma pessoa física, dependendo do contexto da operação.
Portanto, sempre que uma Nota Fiscal Eletrônica é gerada, o Danfe é automaticamente produzido e pode ser impresso a qualquer momento.
É importante destacar que o documento não é aceito em todas as situações, sendo especialmente relevante em operações de circulação de mercadorias, seja em transações interestaduais ou nas quais o destinatário exija a apresentação de documentos físicos.
Assim, a obrigatoriedade de emitir o DANFE está relacionada ao tipo de operação e às exigências legais envolvidas.
Quais são as informações necessárias para gerar DANFE?
Para gerar DANFE, é preciso ter em mãos uma série de informações, também importantes para o momento de emissão da nota fiscal.
Com essas informações, é possível ter uma visão resumida dos dados para a emissão da Nota Fiscal Eletrônica.
Entre as informações essenciais que devem constar no DANFE, as principais são:
- Dados do emitente: razão social, CNPJ, endereço e Inscrição Estadual (IE) do emissor;
- Dados do destinatário: nome ou Razão Social, CNPJ/CPF do destinatário e endereço;
- Descrição dos produtos ou serviços: descrição detalhada de cada item, com suas quantidades, valores unitários e totais e código NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) dos produtos;
- Informações tributárias: valor total dos impostos incidentes sobre a operação e alíquotas e bases de cálculo dos tributos;
- Dados da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): número e série da NF-e, data de emissão e chave de acesso, o código numérico que possibilita a consulta da NF-e no site da Secretaria da Fazenda;
- Informações complementares: quaisquer outros dados que possam ser relevantes para a operação ou fiscalização, como mensagens de interesse fiscal;
- QR code: o DANFE deve conter um QR code que, ao ser escaneado, direciona para a página de consulta da NF-e, proporcionando agilidade na verificação de sua autenticidade.
Como emitir DANFE?
Para emitir DANFE, é preciso seguir alguns passos e assegurar a geração adequada do documento, contribuindo para a eficiência logística e a conformidade fiscal da empresa.
Vale ressaltar que a consulta e a impressão do Danfe são atividades que demandam atenção, pois a precisão dessas informações é crucial para evitar problemas e garantir a transparência nas operações.
Confira o passo a passo para a geração do Danfe:
1. Use o mesmo emissor da NF-e
Para gerar a Danfe, utilize o mesmo programa para emitir nota fiscal. Geralmente, o DANFE é emitido automaticamente no processo de emissão da NF-e.
Por exemplo, no Asaas, são enviados ambos os documentos após a geração de uma nota fiscal.
2. Selecione a NF-e correspondente
No software emissor, selecione a NF-e correspondente à operação para a qual é necessário gerar DANFE. Verifique se todas as informações da NF-e estão corretas, pois o DANFE refletirá esses dados.
3. Baixe ou imprima o Web DANFE
Busque a opção de impressão do DANFE, tanto para prosseguir com o processo ou para baixar a versão digital, em PDF. Certifique-se de escolher o layout adequado, pois o documento possui um formato específico para facilitar a leitura durante o transporte.
4. Consulte o documento sempre que necessário
O DANFE deve acompanhar a mercadoria durante o transporte, e a sua consulta pode ser necessária em diferentes etapas da operação logística.
Certifique-se de que o DANFE está sempre disponível, seja em versão impressa ou eletrônica, para evitar contratempos durante fiscalizações ou conferências de carga.
Modelo de Danfe
Embora os softwares e plataformas de geração de nota fiscal, como o Asaas, já ofereçam a verão digital para impressão, é importante conhecer o Danfe.
Afinal, em muitos casos, é preciso gerenciar as informações da nota e, com os modelos, é possível decidir quais são as informações cruciais para adicionar, como preencher os campos, etc.
Por isso, separamos um modelo de Danfe, com base no documento emitido pelo Asaas.
Nele, constam todas as informações essenciais, como: chave de acesso, série da NF-e correspondente, informações do emitente e destinatário, além de informações sobre alíquotas de impostos.
É importante que a Danfe também possua um campo para o preenchimento das informações de transporte, como: tipo e placa do veículo, empresa responsável, peso, valor, etc.
Qual é o melhor sistema para gerar DANFE?
Existem diversos sistemas, atualmente, que permitem a geração de Danfes. Seja de sistemas próprios de prefeituras municipais, ou pelo sistema do Governo Federal.
Além disso, softwares de plataformas que realizam a emissão também são boas opções no mercado, uma vez que oferecem outros recursos de gestão financeira atrelados.
Um exemplo dessas plataformas é o Asaas. Com integração com mais de 1.000 prefeituras, o software garante que os protocolos e envios de notas sejam realizados conforme as legislações vigentes para cada município.
Gere Danfes pelo Asaas
O ecossistema financeiro do Asaas permite a emissão de notas fiscais de serviço, por meio da conta digital. Mas, também é possível emitir outros documentos, por meio do sistema ERP integrado.
Assim, pelo Asaas, é possível usufruir de:
- Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e): voltada para serviços. Cada prefeitura possui regras específicas, e é necessário um cadastro ou certificado digital no site da prefeitura para emissão. Elas podem ser emitidas automaticamente, após a criação de cobranças.
- Nota Fiscal Avulsa (NFA-e): nota fiscal de serviço sem vinculação a uma cobrança.
Já pelo ERP do Asaas, existem outras notas fiscais agregadas:
- Nota Fiscal de Produtos (NF-e): a NF-e registra as transações comerciais entre empresas de forma digital. Ela é essencial para a gestão fiscal, oferece agilidade e segurança, e contém informações detalhadas sobre produtos, valores e tributos;
- Nota Fiscal de Entrada: registra as compras realizadas pela sua empresa, e não suas suas vendas. Esse modelo de nota auxilia no controle financeiro interno, controle de estoque e também no planejamento interno da produção;
- Nota fiscal complementar: é emitida quando há a necessidade de complementar ou retificar informações em uma nota fiscal anterior, seja para correção de dados ou inclusão de informações adicionais;
- Nota Fiscal de Consumidor eletrônica (NFC-e): é um tipo de nota emitido para registrar as vendas diretas feitas ao consumidor final. É parecida com a NF-e. Ela simplifica o processo de emissão, sendo uma opção muito eficiente para estabelecimentos comerciais de diferentes nichos.
O sistema de emissão do Asaas conta com tecnologia para desburocratizar processos diários, como a geração de notas fiscais e Danfes.
Além de incluir outros recursos na plataforma, gerando uma redução significativa de custos operacionais para o negócio. Com a automação do processo, também minimiza riscos de erros manuais durante o preenchimento das notas, no cadastro dos clientes e outras movimentações financeiras.
Para emitir, basta criar uma cobrança no Asaas, preencher todas as informações e aguardar a emissão automatizada após o pagamento da pendência. Ou, ainda, buscar no Menu principal a opção de “Notas Fiscais” e emitir o documento de forma avulsa.
Para otimizar o processo de gerações de Danfes, conheça melhor o sistema de emissão de notas fiscais do Asaas!