A emissão de documentos fiscais é uma etapa crucial em qualquer transação comercial, e entre os elementos fundamentais desse processo está o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, mais conhecido como DANFE.
Como o DANFE é uma etapa importante das obrigações fiscais da sua empresa, neste artigo, vamos explicar os detalhes sobre o que é o DANFE, por que ele é essencial e como ele funciona para garantir uma gestão tributária eficaz do seu negócio.
Por fim, também iremos guiar sua gestão sobre como emitir DANFE com praticidade e segurança operacional. Continue lendo!
O que é o DANFE?
O DANFE, uma sigla para “Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica”, é uma ferramenta importante no universo da documentação fiscal.
Instituída pelo Ajuste SINIEF n. 7 de 30 de setembro de 2005 que, em sua cláusula nona, assim dispõe:
Cláusula nona Fica instituído o Documento Auxiliar da NF-e – DANFE, conforme leiaute estabelecido no MOC, para acompanhar o trânsito das mercadorias acobertado por NF-e ou para facilitar a consulta prevista na cláusula décima quinta.
Ele é uma representação gráfica simplificada da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), possibilitando a visualização das informações essenciais da transação de forma física, especialmente em situações que demandam a presença de documentos impressos.
O DANFE é gerado automaticamente no processo de emissão da NF-e e contém dados cruciais, como a descrição das mercadorias, valores, impostos, identificação do emitente e do destinatário, entre outros.
Ele atua como um documento complementar, facilitando a conferência das informações por todos os envolvidos na cadeia logística.
O que é XML?
Falando sobre DANFE, um termo comum que surge como dúvida é o XML. Porém, esse termo se refere apenas ao formato do arquivo das notas fiscais eletrônicas.
Mesmo não sendo obrigatório manter o DANFE, manter o XML é importante para conseguir as informações deste documento em caso de perda da NF-e, já que a chave de acesso impressa no DANFE permite a realização de um novo download do documento.
Ou seja, o XML é uma garantia digital que você poderá imprimir o DANFE novamente, caso sua primeira impressão dê errado.
Para que serve a emissão do DANFE?
Conforme explicado, o DANFE é uma solução prática para que todas as partes envolvidas dentro de uma transação possuam as informações essenciais da nota fiscal, como clientes ou fornecedores.
Ele é muito utilizado para ser transportado junto com produtos, após uma venda. É uma garantia do registro de informações eletrônicas. Mas, além disso, o DANFE também é importante para:
Consultar a validade da nota fiscal eletrônica
Por meio da chave de acesso presente no DANFE, é possível acessar plataformas específicas disponibilizadas pelos órgãos competentes e verificar a autenticidade e vigência de uma NF-e.
Essa funcionalidade é de suma importância para compradores, vendedores e demais partes envolvidas nas transações comerciais, assegurando a integridade e legalidade dos documentos fiscais.
Verificar a existência de cartas de correção
Outra utilidade significativa do DANFE online é possibilitar a verificação da existência de cartas de correção.
Caso haja algum equívoco na emissão da NF-e, o emitente pode aplicar uma carta de correção para realizar ajustes em informações específicas. O DANFE online, ao ser consultado, permite identificar se houve alguma correção posterior à emissão, fornecendo transparência e clareza na operação.
Consultar uma nota fiscal sem a chave de acesso
O DANFE online oferece a conveniência de consultar uma Nota Fiscal Eletrônica mesmo na ausência da chave de acesso.
Essa funcionalidade é valiosa em situações em que o acesso à chave de forma física é impraticável ou quando se necessita de agilidade na verificação de determinada NF-e.
Isso contribui para facilitar a rotina de diversas partes interessadas, incluindo transportadores, destinatários e órgãos fiscalizadores, garantindo a eficiência no acompanhamento das operações.
Quem deve emitir o DANFE online?
A responsabilidade pela emissão do DANFE recai sobre o emissor da NF-e, que pode ser tanto uma empresa quanto uma pessoa física, dependendo do contexto da operação.
Portanto, sempre que uma Nota Fiscal Eletrônica é gerada, o DANFE é automaticamente produzido e pode ser impresso para acompanhar o transporte da mercadoria, permitindo a conferência das informações durante o trajeto.
É importante destacar que o DANFE não é utilizado em todas as situações, sendo especialmente relevante em operações de circulação de mercadorias, seja em transações interestaduais ou nas quais o destinatário exija a apresentação de documentos físicos.
Assim, a obrigatoriedade de emitir o DANFE está relacionada ao tipo de operação e às exigências legais envolvidas.
Qual a diferença entre DANFE e Nota Fiscal?
Enquanto a NF-e é um documento digital, o DANFE tem a função de facilitar a visualização e o acompanhamento das informações contidas na NF-e durante o transporte de mercadorias.
Assim, a principal diferença reside no formato: a NF-e é eletrônica e armazenada digitalmente, enquanto o DANFE é a sua representação em papel.
Além disso, é importante destacar que o DANFE não possui validade fiscal por si só, sendo seu propósito servir como uma representação gráfica da NF-e, permitindo a identificação rápida e fácil das informações contidas no documento eletrônico.
O DANFE substitui a Nota Fiscal?
Não, o DANFE não substitui a Nota Fiscal, mas atua como um documento auxiliar. A Nota Fiscal Eletrônica é o documento fiscal oficial e tem validade jurídica, sendo gerada e armazenada eletronicamente.
O DANFE, por sua vez, é utilizado para acompanhar o transporte das mercadorias e facilitar a conferência das informações da NF-e durante o trajeto.
A emissão da NF-e é obrigatória em diversas operações comerciais, e é ela que detém o valor fiscal e jurídico das transações. Já o DANFE, por ser uma representação gráfica da NF-e, permite a visualização das informações de forma simplificada.
Quais são as informações necessárias para emitir DANFE?
Para cumprir seu propósito, o DANFE deve conter uma série de informações relevantes, proporcionando uma visão resumida dos dados presentes na Nota Fiscal Eletrônica. Entre as informações essenciais que devem constar no DANFE, as principais são:
1. Dados do Emitente:
- Razão Social e CNPJ do emissor da NF-e.
- Inscrição Estadual (IE) do emissor.
2. Dados do Destinatário:
- Nome ou Razão Social e CNPJ/CPF do destinatário.
- Endereço do destinatário.
3. Descrição dos Produtos ou Serviços:
- Descrição detalhada de cada item, com suas quantidades, valores unitários e totais.
- Código NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) dos produtos.
4. Informações Tributárias:
- Valor total dos impostos incidentes sobre a operação.
- Alíquotas e bases de cálculo dos tributos.
5. Dados da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e):
- Número e série da NF-e.
- Data de emissão da NF-e.
- Chave de acesso, que é um código numérico que possibilita a consulta da NF-e no site da Secretaria da Fazenda.
6. Informações Complementares:
- Informações adicionais que possam ser relevantes para a operação ou fiscalização, como mensagens de interesse fiscal.
7. QR code:
- O DANFE deve conter um QR code que, ao ser escaneado, direciona para a página de consulta da NF-e, proporcionando agilidade na verificação de sua autenticidade
Como emitir DANFE?
Para emitir o DANFE, é possível seguir alguns passos e assegurar que o DANFE seja gerado de forma adequada, contribuindo para a eficiência logística e a conformidade fiscal da empresa.
Vale ressaltar que a consulta e a impressão do DANFE são atividades que demandam atenção, pois a precisão dessas informações é crucial para evitar problemas e garantir a transparência nas operações. Confira:
1. Use o mesmo emissor da NF-e
Utilize o mesmo software emissor de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) que você utiliza para gerar o documento fiscal. Geralmente, o DANFE é emitido automaticamente no processo de emissão da NF-e.
2. Selecione a NF-e correspondente
No software emissor, selecione a NF-e correspondente à operação para a qual você precisa gerar o DANFE. Verifique se todas as informações da NF-e estão corretas, pois o DANFE refletirá esses dados.
3. Imprima o DANFE online
No próprio software emissor, busque a opção de impressão do DANFE. Certifique-se de escolher o layout adequado, pois o DANFE possui um formato específico para facilitar a leitura durante o transporte. Imprima o documento utilizando papel A4 de qualidade.
4. Consulte o documento sempre que necessário
O DANFE deve acompanhar a mercadoria durante o transporte, e a sua consulta pode ser necessária em diferentes etapas da operação logística.
Certifique-se de que o DANFE está sempre disponível, seja em versão impressa ou eletrônica, para evitar contratempos durante fiscalizações ou conferências de carga.
Qual é o melhor sistema para gerar DANFE?
O Asaas permite que seu negócio se conecte a mais de 1.000 sites de prefeituras cadastradas, garantindo que os protocolos e envios de notas sejam realizados de acordo com as legislações vigentes para cada município.
Com o sistema do Asaas sua empresa pode emitir:
- Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e): é voltada para serviços. Cada prefeitura possui regras específicas, e é necessário um cadastro ou certificado digital no site da prefeitura para emissão.
- Nota Fiscal Avulsa (NFA-e): nota fiscal de serviço sem vinculação a uma cobrança.
Com a integração do EPR, Base by Asaas você consegue automatizar a emissão de outros tipos de nota fiscal, são elas;
- Nota Fiscal de Produtos (NF-e): a NF-e registra as transações comerciais entre empresas de forma digital. Ela é essencial para a gestão fiscal, oferece agilidade e segurança, e contém informações detalhadas sobre produtos, valores e tributos.
- Nota Fiscal de Entrada: registra as compras realizadas pela sua empresa, e não suas suas vendas. Esse modelo de nota auxilia no controle financeiro interno, controle de estoque e também no planejamento interno da produção.
- DANFE: é um documento físico que acompanha a mercadoria durante o transporte. Ele contém informações resumidas da NF-e.
- Nota fiscal complementar: é emitida quando há a necessidade de complementar ou retificar informações em uma nota fiscal anterior, seja para correção de dados ou inclusão de informações adicionais.
- Nota Fiscal de Consumidor eletrônica (NFC-e): é um tipo de nota emitido para registrar as vendas diretas feitas ao consumidor final. É parecida com a NF-e. Ela simplifica o processo de emissão, sendo uma opção muito eficiente para estabelecimentos comerciais de diferentes nichos.
Vantagens de emitir nota fiscal no Asaas
O Asaas é uma conta digital completa, gratuita e que possui tudo que sua empresa precisa para manter a gestão fiscal em dia.
O sistema de emissão do Asaas conta com tecnologia para tornar os serviços burocráticos da sua rotina mais práticos para você. Por isso, confira algumas vantagens de emitir nota fiscal no Asaas:
- Redução de gastos: a emissão de notas fiscais dentro de uma plataforma de automação como o Asaas ajuda a reduzir custos operacionais para seu negócio.
- Melhor controle financeiro: sua empresa pode manter um controle mais eficiente da emissão de notas fiscais, além de controlar a entrada de recebíveis, contas a pagar e receber e todos os seus processos financeiros.
- Redução de erros: com o Asaas é possível diminuir a quantidade de erros no preenchimento de notas, assim como no cadastro de clientes e em outras movimentações.
Por isso, se você quer otimizar seu processo de emissão de notas fiscais, conte com a melhor plataforma disponível no mercado: abra sua conta PJ no Asaas agora mesmo!