A organização de uma empresa é fundamental para o seu crescimento no mercado. E, para empreendedores e gestores, existem alguns recursos que auxiliam na administração dos resultados. Um método que pode ajudar nesta tarefa é o plano de contas.
Esse recurso pode auxiliar no controle do seu fluxo de caixa e das suas obrigações fiscais. Tendo esses dados, você terá uma base melhor para tomadas de decisões e para a criação de estratégias para o crescimento da marca.
Nas próximas linhas, explicaremos o que é plano de contas e como você pode aplicá-lo na sua empresa, para obter um sistema estruturado conforme as suas necessidades financeiras. Acompanhe!
O que é plano de contas?
O plano de contas é um recurso utilizado para organizar e orientar todos os processos contábeis de uma empresa. Você também pode conhecê-lo como elenco, modelo ou estrutura de contas.
É uma ferramenta que registra as informações contábeis da empresa. Assim, serve como um guia para classificar, controlar e relatar as transações de uma maneira sistemática e padronizada, colaborando com a gestão fiscal.
Durante o processo de criação de um plano de contas, podem-se criar categorias, como ativos, passivos, lucros e despesas. Não há estipulação sobre a quantidade de contas a serem incluídas no seu plano.
Ele deve ser construído conforme a situação de cada negócio. Por isso, é sempre bom tentar buscar o auxílio de uma contabilidade para empresas para personalizar o plano conforme as suas necessidades.
Vale ressaltar que, o plano de contas não deve ser confundido com fichas ou balanços. Ele é um conjunto de códigos, utilizado como ferramentas de organização financeira, mas não é um relatório em si.
Para que serve o plano de contas?
O objetivo central do plano de contas é organizar todas as transações da empresa, detalhadamente, principalmente as entradas e saídas do caixa.
No geral, ele traz informações sobre a contabilidade, o balanço patrimonial e o fluxo de caixa. Assim, os gestores financeiros e administrativos podem ter uma visão ampla da origem e do destino de cada operação realizada.
O plano de contas, quando feito de maneira bem estruturada, é sinônimo de controle financeiro empresarial eficiente e saudável. No meio contábil, ele é o método mais indicado para aplicar em empresas.
Esse recurso garante diversos benefícios de grande importância, para além da organização financeira. Entre eles, podemos citar:
- Controle da inadimplência: ajuda a registrar informações sobre inadimplência de clientes, evitando que custos ou despesas passem despercebidos. Facilita o entendimento dos valores pagos ou em débito.
- Eliminação de multas fiscais: colabora para evitar o esquecimento de contas prestadas ao Governo Federal e seus órgãos, prevenindo multas ou juros, por sonegação ou declarações erradas, preservando a saúde do seu caixa.
Esses planos de contas podem ser simplificados ou mais detalhados, a depender das necessidades da empresa. Abaixo, deixaremos exemplos de ambos.
Plano de contas simplificado
Neste tipo de plano, as informações são mais diretas e objetivas. As principais vantagens desse modelo são: facilidade e a otimização de tempo. Afinal, com atividades financeiras mais práticas, você terá um maior controle das contas, reduzindo seus custos.
Para empresas menores, este modelo é mais indicado, já que atende às necessidades e requisitos legais básicos.
Plano de contas detalhado
No plano de contas detalhado, fica mais fácil rastrear e identificar transações financeiras específicas. Nela, você deve explicar cada categoria disposta, entendendo sua base de pedidos de vendas, gastos, lucro, etc.
Aqui, fica mais fácil analisar e acompanhar o fluxo financeiro da empresa, auxiliando na tomada de decisões estratégicas.
Quais são os tipos de planos de conta?
Geralmente, o plano de contas pode ser separado em três tipos principais: o gerencial, contábil e o referencial.
Cada uma dessas categorias serve para uma forma de organização de informações. Elas envolvem dados sobre as despesas, as receitas, os ativos e os passivos. Confira:
Plano de contas referencial
O plano referencial é uma padronização da Receita Federal, para informar todos os seus dados contábeis e receitas ao Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Ele pode ser utilizado como base para o plano de contas contábil, mas não é uma regra.
Vale ressaltar que existe um modo de plano diferente para cada um dos tipos de regime tributário, embora optantes do Simples Nacional não sejam obrigados a entregá-lo.
Para os demais regimes, é possível conferir os modelos disponibilizados para o plano de contas referencial no site do SPED.
Plano de contas contábil
O plano de contas contábil utiliza informações mais aprofundadas sobre os processos financeiros e patrimoniais da empresa. Ele é o único modelo que deve seguir as normas contábeis nacionais de estrutura.
Para que sua empresa tenha os relatórios econômicos obrigatórios corretos, é necessário considerar os princípios da contabilidade e a Lei nº 6.404/76, que trata de sociedades por ações.
Portanto, ele traz os demonstrativos financeiros obrigatórios, como fluxo de caixa, demonstrações de resultados e balanço patrimonial. Porém, não precisa seguir o Plano de Contas Referencial.
Plano de contas gerencial
O objetivo do plano de contas gerencial é usado para controlar todas as receitas e despesas do seu caixa. A ideia é que esse registro sirva de base para sua empresa, colaborando com o entendimento dos resultados.
A partir dele, você reúne e classifica todos os registros financeiros empresariais, tendo uma visão sobre a origem e o uso de cada operação. Assim, ele colabora com a análise de desempenho da marca.
É obrigatório ter um plano de contas para a minha empresa?
O processo de criação de um plano de contas para empresas não é obrigatório, embora auxilie muitas em suas práticas contábeis e financeiras.
Isso porque traz, em resposta de sua realização, dados muito pertinentes para a saúde financeira empresarial. Assim, é comum que empresas de diversos portes realizem esse processo (e o mantenham atualizado).
Qual é a estrutura do plano de contas?
Um plano de contas é construído a partir de uma série de divisões. Cada um dos tópicos estabelecidos, representam uma parte informativa importante para o documento.
Para que você inicie o seu planejamento, é preciso entender os segmentos principais. Para a construção do seu plano, é ideal estruturar quatro categorias de informações: ativos, passivos, receitas e despesas.
1. Categoria de ativos
Os ativos representam tudo o que a empresa possui e que é convertível em dinheiro ou utilizado para gerar receita no futuro.
Eles mostram os recursos disponíveis e os direitos que a organização tem a receber. E são classificados em:
- Ativo imobilizado: são os bens que representam um valor, mas que ainda não estão convertidos, por exemplo, imóveis, maquinários, veículos, etc.;
- Ativo circulante: patrimônio que será utilizado no prazo de até 12 meses, como, por exemplo, o seu saldo em caixa e conta-corrente, aplicações, valores a receber de clientes e estoque de mercadorias;
- Ativo não-circulante: engloba os bens e direitos que poderão ser utilizados no futuro; sendo as contas a serem recebidas, como aluguéis e investimentos em ações.
2. Categoria de passivos
Os passivos referem-se a todas as obrigações que a empresa vai possuir com terceiros e que deverão ser pagas, seja a curto ou longo prazo.
Ou seja, é todo o dinheiro retirado do caixa que não traz um retorno, como as contas a serem pagas, os impostos e as diversas deduções.
A subdivisão desta seção é a seguinte:
- Patrimônio líquido: representa a parte da empresa que é pertencente aos sócios ou acionistas, como o capital social, reserva de lucros, pró-labore, lucros e/ou prejuízos;
- Passivo circulante: são as responsabilidades e compromissos financeiros que precisam ser pagos em um período anual ou curto prazo, como o pagamento de funcionários, adicionais, impostos, compras parceladas, entre outros;
- Passivo não-circulante: representa todas as contas e valores que devem ser pagos após o período de 12 meses, como obrigações contratuais longas e empréstimos e financiamentos.
3. Receitas
Já as receitas são todos os seus ganhos, resultados das vendas de produtos ou da prestação de serviços.
Ou seja, indicam todas as entradas de recursos que aumentam o patrimônio da empresa. Ter clareza nessa categoria é essencial para analisar a performance comercial e operacional.
Para o seu plano de contas contábil, esse tópico pode seguir a seguinte divisão:
- Receitas não-operacionais: são os ganhos que não têm relação com as atividades do seu negócio, como os juros, ganhos de aplicações financeiras e venda de ativos;
- Receitas operacionais: como o nome indica, são os resultados das suas atividades, ou seja, prestação de serviços e venda de mercadorias.
Continue a leitura em: controle de recebimentos.
4. Despesas
As despesas são as saídas de recursos que diminuem o patrimônio da empresa. Elas podem estar ligadas à operação ou serem ocasionais.
Podem também ser divididas em 2 subcategorias principais:
- Despesas operacionais: são os custos e gastos necessários para manter a empresa funcionando, como o salário e encargos, aluguel, manutenção de equipamentos, contas de serviços, embalagens, etc.
- Despesas não operacionais: referem-se aos gastos que não estão diretamente relacionados à operação, como possíveis multas, doações e até mesmo, na promoção de eventos institucionais.
Como o plano de contas se relaciona com a gestão financeira?
O plano de contas é um dos pilares da gestão financeira, por priorizar a organização de todas as movimentações financeiras da empresa.
Com essa estruturação, você encontra mais facilidade na análise de resultados, no acompanhamento do fluxo de caixa e na tomada de decisões estratégicas.
Ao classificar receitas, despesas, ativos e passivos de forma sistemática, o plano de contas permite:
- Monitoramento a saúde financeira: identifica rapidamente se a empresa está gerando lucro, acumulando dívidas ou mantendo um equilíbrio sustentável.
- Acompanhamento de indicadores de desempenho: como no cálculo da margem de lucro, nível de endividamento, liquidez e retorno sobre investimentos.
- Apoio ao planejamento orçamentário: ao saber onde o dinheiro está entrando e saindo, é possível criar previsões mais realistas e estabelecer metas de crescimento.
- Facilidade no controle de custos: segmentando os gastos, fica mais fácil identificar excessos e oportunidades de otimização.
- Integração da contabilidade e gestão: as informações do plano de contas alimentam relatórios contábeis e gerenciais, tornando-os mais precisos e úteis para a administração.
Com essas informações estruturadas, os gestores acompanham de perto a performance da empresa e tomam decisões embasadas.
A forma mais segura e eficiente para manter a sua gestão financeira bem organizada é por meio da automatização de processos.
Para colaborar neste processo, existem alguns sistemas de gestão que podem ser muito úteis, assim como o software de gestão financeira do Asaas.
Sistema de gestão financeira do Asaas
No Asaas, é possível integrar a emissão de cobranças, o controle de recebíveis e a automação de processos financeiros a um plano de contas eficiente, tornando a gestão mais ágil, precisa e escalável.
Com isso, o empreendedor mantém o controle total do negócio e cria uma base sólida para crescer de forma sustentável.
Além de disponibilizar diversas formas de pagamento, o ecossistema do Asaas também colabora com a otimização do trabalho de seus colaboradores. Isso faz com que sua empresa consiga ser mais produtiva, trazendo um lucro maior para o seu caixa.
Quer transformar a gestão financeira da sua empresa? Conheça as soluções da conta digital Asaas e organize seu plano de contas com mais praticidade, segurança e inteligência.