Modelo de orçamento para clientes: passo a passo para elaborar

por 16 nov 2015Logística e Vendas

Na hora de prestar um serviço, é muito importante que o microempreendedor realize uma projeção do que será gasto e entregue para o cliente, o que é formalizado no modelo de orçamento. Apresentar todas as especificações antes de realizar a operação é essencial para um bom relacionamento com o consumidor.

O orçamento é a garantia de que ambas as partes estão cientes do que foi estipulado e que estão de acordo com o combinado. Por causa disso, esse documento deve ser preenchido de forma clara, sem deixar lacunas ou dúvidas para aquele que está contratando.

Você é um microempreendedor, quer montar um modelo de orçamento para clientes, mas não sabe por onde começar? Preparamos este conteúdo para tirar todas suas dúvidas sobre o assunto. Continue a leitura e confira!

Conteúdo

Qual a importância do modelo de orçamento?

Toda empresa precisa estar atenta às particularidades dos seus clientes, contudo, isso não impossibilita o empreendimento de estruturar rotinas e padrões preestabelecidos, facilitando o dia a dia de todos os colaboradores — e o modelo de orçamento é um exemplo.

Além de ser fundamental para a relação com a clientela, outra função imprescindível em ter esse documento estabelecido é a orientação para novos colaboradores. Ele serve como base para que os novos funcionários saibam quais procedimentos devem seguir ao informar orçamentos para os clientes.

Esse documento é a base de qualquer negociação e, com o preenchimento de itens fundamentais para a continuidade da prestação do serviço, é possível assegurar que operações básicas serão realizadas. Além disso, ele demonstrará para o cliente exatamente o que será feito, deixando todas as partes cientes de cada etapa.

O mais importante de tudo é que além de ser um documento essencial na rotina interna da empresa, o modelo de orçamento deve considerar o que o cliente espera. Por esse motivo, é fundamental se colocar na posição do consumidor, visualizando quais informações são necessárias para que eles entendam completamente o orçamento.

Já imaginou receber um orçamento com os valores do que foi solicitado, porém, sem alternativas de produtos ou, até mesmo, sem especificar quais as formas de pagamento a empresa trabalha? Vamos fazer um passo a passo de tudo que não pode faltar em um modelo de orçamento para que isso não ocorra na sua empresa.

Se preferir, você também pode baixar o modelo de orçamento em Excel que preparamos para você. Trata-se de uma planilha simples e personalizável.

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Quais informações são necessárias em um modelo de orçamento?

Ao solicitar um orçamento o cliente espera que, se não todas, a maioria das suas dúvidas sejam esclarecidas. Por esse motivo, vamos verificar quais dados não podem ficar de fora de um modelo de orçamento.

Dados básicos

É fundamental que o microempreendedor preencha os dados com muito cuidado, visto que essa parte será significativa para identificações futuras do serviço prestado ou produto vendido, bem como das informações para contato de ambas as partes envolvidas no negócio.

Um item que não pode faltar é a identificação da empresa. A logomarca, assim como a razão social, Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) e os dados para contato devem estar no cabeçalho do orçamento, facilitando sua identificação.

Além disso, também é necessário que o autor do orçamento se identifique e coloque o nome do consumidor para quem ele prestará o serviço.

Nesses campos, é fundamental conter dados como:

  • cidade;
  • nome do cliente;
  • endereço onde o serviço será prestado.

Outro ponto muito importante é a data em que o orçamento será entregue, juntamente do seu prazo de validade (isto é, até quando os valores orçados estarão valendo). Segundo o CDC (Código de Defesa do Consumidor), o prazo deve ser de 10 dias, mas isso pode ser conversado e estipulado com o cliente.

Descrição do serviço que será prestado

Para evitar dor de cabeça no futuro, é essencial fazer uma boa descrição do serviço. Por exemplo, se o microempresário for um fotógrafo, ele pode descrever “Serviço de fotografia feito em estúdio para preparação de álbum, com 60 fotos, tamanho 21x15cm”.

Já um técnico eletricista pode colocar “Serviço de elétrica para instalação do cabo x, no local y”, um tradutor pode especificar “Serviço de tradução de livro de xxx palavras”, entre outros. O importante é deixar tudo bem-detalhado e especificado para evitar arrependimentos e decepções entre ambas as partes.

Em casos em que a venda ou o serviço será realizado em etapas, é fundamental detalhar o período de cada fase, o tempo de recesso entre as datas e quais itens serão realizados em cada uma delas.

Também é importante especificar quantos colaboradores estarão envolvidos no desenvolvimento do projeto. Afinal, além de ser um dado fundamental para a análise de custos da empresa, é outra forma de demonstrar ao cliente a importância e como será realizado todo o processo.

Condições de pagamento

Outro ponto que deve ser preenchido com cautela é o campo com informações sobre o pagamento. Após colocar a data que o serviço será prestado e concluído, é necessário que ele especifique, nos mínimos detalhes, o valor do orçamento e o prazo de pagamento.

É preciso citar, por exemplo, que houve um pagamento utilizando cheque, boleto bancário, parcelamento em 4 vezes no crédito, se a transação foi à vista, entre outros. No final do modelo, é preciso que se tenha a cidade e a data para que o MEI possa pedir a assinatura do contratante.

Além de todos os itens mencionados até aqui, é indispensável deixar um campo para informações adicionais. É possível que ao longo do processo de venda ocorram alterações no desejo do consumidor, seja por aumento de algum item ou mudança de modelos de produtos.

Qualquer modificação das especificações iniciais podem alterar o valor ou forma de aplicação do orçamento, por isso é preciso registrá-las no campo de informações adicionais.

Como a tecnologia pode ajudar no modelo de orçamento?

A informatização das empresas é algo que se faz cada vez mais necessário. Integrar todas as informações é algo importante, que reduz os erros e otimiza o tempo do empreendedor.

Hoje, existem plataformas que auxiliam os empreendedores nesse processo, criando sequências de numeração na emissão dos orçamentos, cadastrando os dados pessoais dos clientes, assim como o perfil de pagamento. Dessa forma, ao colocar o CPF, por exemplo, o próprio sistema puxa as demais informações do cadastro.

Outro fator importante do uso da tecnologia são os diversos modelos que se pode criar e salvar. Como é comum encontrar empresas que prestam mais de um tipo de serviço, com modelos específicos é possível utilizar arquétipos diferentes para serviços específicos.

Por fim, mas não menos importante, quando se realiza todo o processo de forma digital, é possível integrar os demais processos. Pois, uma vez que o modelo de orçamento é preenchido corretamente, os dados podem ser utilizados para a emissão da nota fiscal, além de descontar diretamente do estoque a quantidade dos itens vendidos — tudo isso feito de forma ágil e prática.

A informatização também auxilia no controle dos recebíveis: uma vez que a emissão do orçamento é realizada e a efetivação da contratação ocorre, é emitida a nota fiscal. Em um programa integrado é possível especificar como a empresa receberá o dinheiro, controlando, dessa forma, o fluxo de caixa e possibilitando até a antecipação de recebíveis, tudo devidamente controlado e sem fragilizar a saúde financeira dos negócios.

Quais erros evitar no modelo de orçamento?

Muitas vezes, por ser o primeiro contato entre a empresa e o cliente, é fundamental que o orçamento não deixe brechas para descontentamento, afinal, ele ajudará a formar a imagem que o cliente tem da empresa. Por esse motivo, além de investir em um software, é importante treinar os colaboradores para que eles saibam alimentar a plataforma de forma correta.

Mesmo com um modelo de orçamento bem-estruturado, é imprescindível evitar erros como estes:

  • enviar o orçamento sem uma revisão;
  • não checar os dados pessoais do cliente;
  • calcular erroneamente os custos;
  • não prestar atenção nas datas;
  • trazer informações confusas;
  • não detalhar o produto ou serviço;
  • não especificar como será realizado o serviço.

O modelo de orçamento é um documento muito importante para o microempreendedor e para o cliente, visto que materializa um acordo e alinha as expectativas entre as partes. Portanto, é necessário ter muita cautela na hora de selecionar as informações que você vai colocar no orçamento, pra que ele não fique muito extenso (como uma nota fiscal, por exemplo) e nem fique com informações faltando, causando dúvidas no consumidor.

Por fim, vale destacar que o suporte aos clientes de forma clara e transparente fideliza sua clientela, além disso, fomenta os negócios. Uma empresa bem-estruturada e forte financeiramente consegue tratar alternativas em situações de crises e acontecimentos inesperados.

Agora que você sabe a importância do modelo de orçamento, as principais informações que ele deve conter, assim como quais erros a serem evitados, ajude outros microempreendedores a potencializar os empreendimentos, compartilhe este post em suas redes sociais!

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