O Ciclo PDCA, também chamado de ciclo de Shewart ou de Deming, foi criado em 1930, por Walter Shewhart. Tornou-se uma metodologia muito eficaz para o gerenciamento de empresas.
Nesta técnica, são identificados pontos de melhoria e oportunidade de aprimoramento. Por isso, saber implementar a técnica é importante para a estabilidade do empreendimento, buscando a melhoria contínua das operações e organização do negócio.
Nas próximas linhas, apresentaremos o que é o ciclo PDCA, suas etapas e exemplos de como implementá-lo. Continue lendo para entender!
O que é o ciclo PDCA?
O ciclo PDCA é uma abordagem para acompanhar continuamente os processos em uma organização. Ele consiste em quatro fases: Planejar (Plan), Executar (Do), Verificar (Check) e Agir (Act).
A ideia é que esta seja uma análise constante e orgânica, buscando a melhoria contínua da empresa e a solução de problemas em processos internos.
O processo acontece por meio de uma sequência lógica a respeito dos acontecimentos internos, focando na causa dos problemas, permitindo um processo de tomada de decisões mais assertivo para todas as áreas da empresa.
Esta metodologia entende que qualquer planejamento pode ser alterado, dependendo da necessidade da empresa. E, por isso, o PDCA deve ser sempre repetido, buscando um ciclo constante de melhorias.
Quais são as 4 etapas do ciclo PDCA?
O ciclo PDCA é constituído por 4 etapas: Plan (Planejar), Do (Executar), Check (Verificar) e Do (Ação).
Cada parte deste processo terá uma série de fases para implementação e sucesso da metodologia. No entanto, de maneira geral, cada uma das etapas corresponde a:
- Plan (planejar): momento em que se identifica o problema, com o estabelecimento de metas específicas e elaboração de um plano de ação com recursos e estratégias para superar os problemas encontrados.
- Do (executar): nesta etapa, o planejamento da fase anterior entra em prática. Nela, há a implementação das ações delineadas, coletando os dados e compartilhando as atividades com a equipe, para que todos possam seguir com o plano.
- Check (verificar): partindo dos primeiros resultados, essa fase serve para entender se as atividades cumprem as metas almejadas. Aqui, são analisadas as atividades, identificando as que estão sendo positivas ou negativas.
- Act (ação): implementação das ações corretivas e preventivas com base nas conclusões da etapa anterior. Neste caso, os problemas são corrigidos e o plano é ajustado. Ao final, o ciclo reinicia, buscando melhorias contínuas na empresa.
Quais os benefícios do ciclo PDCA?
O ciclo PDCA é um processo cíclico e iterativo, o que significa que após a fase “Act”, o ciclo se reinicia na fase “Plan”, e o processo de melhoria contínua é retomado. A cada ciclo, o processo é aprimorado e otimizado, e novos objetivos e metas são estabelecidos.
O ciclo PDCA é uma ferramenta poderosa para promover a melhoria contínua e a eficiência organizacional. Ele pode ser aplicado em diversas áreas e em diferentes níveis da organização, desde processos operacionais até a gestão de negócios estratégica.
E, por isso, sua aplicação traz diversos benefícios para a empresa:
- Melhoria contínua: atua nos processos, produtos e serviços, garantindo que a organização esteja sempre evoluindo e se adaptando às mudanças do mercado.
- Eficiência e produtividade: ao otimizar os processos e eliminar desperdícios, o ciclo PDCA contribui para aumentar a eficiência e a produtividade da organização.
- Redução de custos: a melhoria dos processos e a eliminação de desperdícios podem levar à redução de custos operacionais e ao aumento da lucratividade.
- Engajamento dos colaboradores: incentiva a participação e o engajamento dos colaboradores no processo de melhoria, o que pode aumentar a motivação e o comprometimento com os resultados.
- Cultura de inovação: a busca constante por melhorias e a experimentação de novas soluções podem fomentar uma cultura de inovação na organização.
Como funciona o Ciclo PDCA?
Elaborar o ciclo PDCA pode ser uma tarefa um pouco confusa. Afinal, são etapas que se repetem constantemente e, se não forem planejadas visando a eficiência, podem gerar resultados imprecisos.
Antes de iniciar o ciclo PDCA, é importante estabelecer indicadores de desempenho relevantes para a empresa, a fim de medir o sucesso em cada etapa. Esses indicadores podem incluir métricas de eficiência, taxas de sucesso das ações e dados quantitativos dos processos.
A clareza na definição desses indicadores proporciona uma base objetiva para avaliar o progresso e orienta as decisões ao longo do ciclo.
Veja como funcionam cada uma das etapas do ciclo PDCA:
1. Etapa de planejamento
O planejamento é fundamental para a organização das soluções engajadas pela empresa. Por isso, é essencial que as equipes dediquem tempo e esforço nesta atividade.
Comece identificando as áreas que precisam ser melhoradas ou que estão trazendo ótimos resultados. Isso significa que a busca pode ser por um problema existente ou uma oportunidade de crescimento para a empresa.
Após identificar o objetivo da análise, defina metas específicas e mensuráveis que deseja alcançar. Essas metas ajudarão a direcionar todo o processo de melhoria, considerando o prazo e objetivo e os resultados esperados.
Na fase de planejamento, ainda, é traçado um plano de ação. Neste plano, existem diferentes recursos que podem ser utilizados para alcançar o objetivo. Abaixo, veja quais ferramentas para empreendedores podem ser utilizadas para análise e definição das causas:
Análise de Pareto
O Princípio de Pareto sugere que 80% das consequências vêm de 20% das causas. Essa ferramenta permite identificar e focar nas causas mais significativas de um problema.
Neste caso, a ferramenta organiza dados em um gráfico de barras, destacando as causas mais impactantes em ordem decrescente. Para utilizá-lo, siga os passos a seguir:
Passo 1: identifique os problemas
Liste todos os problemas enfrentados pela empresa, suas possíveis causas e a frequência com que cada um deles aparecem e os organize em ordem decrescente.
- Atraso na entrega (50)
- Problemas no estoque (45)
- Falha no atendimento (25)
Passo 2: calcule o percentual de impacto
Calcule a frequência dos problemas para chegar em uma porcentagem. Isso ajudará a entender o quanto cada tópico impacta na empresa. Para isso, use a fórmula:
(nº de frequência individual / (soma da frequência de todos os problemas)) * 100
Ex: Atraso na entrega
(50/ (50+45*25)) * 100 = 41,66%
Diagrama de Árvore
O Diagrama de Árvore, ou Mapa Mental, é uma ferramenta que ajuda a visualizar as relações entre diferentes elementos de um problema.
A estrutura de árvore facilita a decomposição do problema em partes menores, tornando-o mais compreensível.
Diagrama de Causa e Efeito
Também conhecido como Diagrama de Ishikawa, é uma representação que ajuda a identificar todas as possíveis causas de um problema específico.
Geralmente, são utilizadas as categorias: materiais, métodos, mão-de-obra, matéria-prima, ambiente e medida. Porém, nem sempre o problema estará em todas elas.
Brainstorming
O brainstorming é uma técnica de geração de ideias que encoraja a expressão livre e criativa de pensamentos por parte de um grupo. Aqui, os participantes contribuem com ideias sem restrições, promovendo a criação de soluções inovadoras para problemas.
Essas ideias são anotadas e, depois, analisadas novamente, promovendo a escolha entre seus colaboradores.
Matriz Priorização
Também é possível utilizar a Matriz de Priorização para avaliar e classificar os problemas com base em critérios específicos.
Assim, é preciso atribuir pesos aos critérios relevantes e classificar as opções, conforme a tabela abaixo. Isso trará uma visão mais ampla do problema e o que deve tem mais urgência na execução, por exemplo.
2. Etapa de execução
A etapa de execução é onde fazemos a coleta de dados e informações envolvidas no processo de planejamento. Além de agregar uma visão ampla do progresso alcançado, esses dados ajudam a entender o real cenário da empresa.
Com os dados em mãos, defina quais ações serão realizadas. Assegure-se de que todas as etapas estejam sendo executadas conforme o cronograma estabelecido, reforçando a importância da precisão na implementação.
Pode-se dividir esta etapa em 3 passos:
- Treinamento de funcionários e pessoal responsável pelo projeto;
- Execução em si;
- Coleta de dados para a avaliação posterior.
3. Etapa de checagem
Nesta fase, é onde se comparam os resultados alcançados com as metas estabelecidas durante a etapa de planejamento. Essa análise é fundamental para determinar se as mudanças implementadas estão, de fato, conduzindo à melhoria desejada.
Conduza uma análise meticulosa para confirmar a eficácia das ações realizadas. Caso haja desvios entre os resultados reais e as metas estabelecidas, identifique os passos que não estão seguindo conforme o planejado e faça os devidos ajustes.
4. Etapa de ação
Por fim, é o momento de agir. Caso tenham ocorrido falhas ao longo dos processos anteriores, esta etapa é oportuna para implementar correções que otimizem as etapas de execução do plano.
Para isso, é preciso realizar uma revisão minuciosa das atividades já executadas e do planejamento inicial. Faça ajustes no plano de ação conforme necessário, incorporando sabiamente as lições aprendidas ao longo do processo.
Esse aprimoramento contínuo é essencial para adaptar estratégias de maneira flexível e alinhá-las aos objetivos estabelecidos.
Além disso, também é momento de reforçar as práticas que foram bem-sucedidas. Isso ajuda a consolidar melhorias e a criar uma base sólida para o próximo ciclo. Dessa forma, é possível fazer melhores escolhas nos próximos planejamentos.
Exemplo de ciclo PDCA
Todo o processo de implementação do ciclo PDCA fica mais claro com um exemplo prático. Em um ambiente organizacional, é possível utilizá-lo em diversas situações e equipes – afinal, do planejamento à execução, diversos são os projetos que podem se beneficiar.
Um exemplo disso pode ser observado na abertura de uma empresa de consultoria, que tem enfretado problemas com a demora nas respostas aos clientes. Ao receber feedbacks indicando insatisfação quanto ao tempo de resposta, a gestão decide implementar o PDCA para otimizar o atendimento.
Assim, o processo seguirá da seguinte forma:
- Planejamento: realização de análise detalhada do processo atual de atendimento, identificando os principais gargalos que causam a demora. A partir dessa análise, será desenvolvido um plano de ação que inclui a implementação de um sistema de tickets, que ajudará a organizar e priorizar as solicitações.
- Execução: início da utilização do sistema de tickets e treinamento da equipe de atendimento conforme o previsto. O tempo de resposta em cada etapa do atendimento começa a ser monitorado, para identificar melhorias no fluxo de trabalho.
- Verificação: após um período de aplicação das mudanças, como três meses, a empresa analisa se o tempo médio de resposta foi efetivamente reduzido. Nessa etapa, os resultados são comparados com o objetivo inicial de responder às solicitações em menos de 24 horas.
- Ação: ajustes finais são feitos com base nos resultados obtidos. Se os objetivos forem alcançados e os resultados forem satisfatórios, a empresa padroniza as novas práticas adotadas. Caso não, o planejamento é revisado para novas melhorias, repetindo o processo PDCA.
Aplicando as etapas, diversos insights são coletados ao longo do processo, independente do resultado ter sido alcançado na primeira tentativa ou não. Assim, o ciclo PDCA está em constante mudança, buscando mudanças em cada etapa do processo.
Para aprimorar os resultados da empresa, continue a leitura em O que é planejamento empresarial!
