Tire 7 principais dúvidas sobre a gestão por processos

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Você sabe o que é gestão por processos? Toda a empresa precisa de uma estrutura composta por pessoas, equipamentos e, em alguns casos, maquinários e tecnologias avançadas. No entanto, de nada adianta ter todos os elementos sem uma administração eficiente.

Muitas empresas não conseguem ter sucesso, mesmo com tudo o que precisam para deslanchar, pelo simples fato de esquecerem um fator simples e muito negligenciado: a gestão por processos.

Neste artigo você descobrirá exatamente o que é esse conceito, suas principais vantagens e como você pode fazer para começar a aplicá-lo em sua empresa. Confira!

1. O que é a gestão por processos?

A gestão por processos é uma modalidade de administração de uma empresa em que todas as funções desempenhadas trabalham de forma integrada, contrariando o velho e ultrapassado conceito de gestão por setores.

Com o passar dos anos, os administradores e estudiosos perceberam que uma empresa não pode funcionar de forma separada. Isso pode ser entendido analisando o corpo humano. Não podemos, por exemplo, cuidar dos músculos do corpo, treiná-los incansavelmente, comer apenas alimentos que contribuem para o seu desenvolvimento, sem se esquecer dos outros elementos, como ossos, órgãos vitais e pele.

Na empresa, funciona basicamente da mesma forma. A gestão não ocorrerá pela análise individual de um único departamento, mas sim pela verificação de diversas áreas e departamentos, criando-se inclusive, equipes específicas.

2. Quais são as suas principais vantagens?

A gestão por processos proporcionará uma série de benefícios para a sua empresa, confira os principais impactos positivos que ela causará na organização e administração do seu negócio:

  • entender os processos da sua empresa;
  • visualizar todos os procedimentos da cadeia;
  • monitorar as tarefas em tempo real;
  • reduzir os custos;
  • valorização profissional dos seus colaboradores e melhor utilização de suas competências.

3. Como aplicar nas micro e pequenas empresas?

A gestão por processos será aplicada seguindo algumas etapas básicas, sendo a primeira e mais complexa a de implantar uma cultura de mudanças em sua empresa. As pessoas acabam se acomodando em suas funções e isso pode ser um pouco complicado em algumas organizações.

Por isso, é importante, antes de tudo, implantar aos poucos um sentimento de mudança, preparando seus colaboradores para uma nova metodologia de trabalho.

Em seguida, será necessário criar uma equipe responsável pela implantação da gestão por processos. Essas pessoas serão responsáveis pela etapa de identificação dos gargalos e problemas organizacionais na empresa.

Feito isso, será necessário fazer um mapeamento de todos esses pontos e criar modelos de processos para cada um dos departamentos da empresa. Esses novos procedimentos deverão ser comunicados aos demais colaboradores e, principalmente, deverá ser ensinada a nova metodologia de trabalho, baseada na gestão por processos.

Finalizada a etapa de implantação, você precisará acompanhar o desempenho individual por meio de auditorias, assim como a evolução de toda a empresa. Essa etapa de verificação pode ser realizada periodicamente com um período máximo de 12 meses de uma para a outra.

4. Como ela atua na gestão do tempo em uma empresa?

O processo gerido pelas estratégias mencionadas neste artigo, também contribuirão para que os seus colaboradores tenham mais tempo para executar outras atividades. A gestão por processos fará a distribuição das tarefas de acordo com a capacidade de cada colaborador.

Sendo assim, o tempo destinado em cada uma delas será reduzido, possibilitando que esse mesmo funcionário desempenhe outras funções ou assuma um número de tarefas maior do que aquelas já executadas por ele de forma desordenada.

5. Como ela auxilia na gestão financeira do negócio?

A gestão por processos é uma metodologia que visa otimizar o trabalho da empresa, integrando todos os seus setores que, mesmo exercendo suas atividades individualmente, fornecerão dados e informações para que outros departamentos possam desenvolver a sua atividade.

Portanto, existirá um ganho de produtividade muito grande, fazendo com que o seu negócio consiga produzir e vender muito mais. Como consequência disso, as vendas aumentarão e a sua empresa terá um melhor desempenho e, consequentemente, mais saúde financeira.

Com isso, será possível investir em tecnologias e pessoas especializadas para fazer o seu negócio crescer ainda mais com o passar do tempo. Um dos grandes problemas das micro e pequenas empresas é a falta de investimentos que proporcionem o seu desenvolvimento.

Isso ocorre pelo fato de que esse tipo de negócio não consegue ser tão produtivo, tendo em vista que não é possível ter muitos equipamentos e pessoas para executar determinada atividade, ficando a cargo dos proprietários e gestores. A gestão por processos possibilita mais liberdade para que a alta administração possa ir à busca desses investimentos.

6. Como a gestão de processos interfere na tomada de decisões gerenciais?

Os dados e informações extraídos das auditorias servirão para obter direcionamentos para que as decisões gerenciais sejam tomadas com maior assertividade, com base nas necessidades e oportunidades de melhorias obtidas na gestão por processos.

Por exemplo, suponhamos que você tenha um comércio e que, em determinado momento, alguma peça do seu estoque esteja acabando. Quando a gestão por processos é feita de forma correta, o departamento responsável enviará essa informação à gestão que poderá se antecipar e verificar a quantidade ideal para suprir aquela necessidade.

Assim, o gestor pode se antecipar e evitar ter que comprar um produto por um preço superior, podendo inclusive negociar prazos de pagamento mais interessantes para o seu negócio. Esse é apenas um dos vários exemplos da utilização da gestão por processos.

7. Em que ela pode contribuir na produção e prestação de serviços?

O principal benefício que a gestão por processos proporcionará aos produtos comercializados ou serviços prestados, sem dúvidas, é no aumento da qualidade, uma vez que toda a atividade será realizada de acordo com o que foi previamente determinado.

Isso evita que desvios, ou a própria vontade do funcionário envolvido diretamente na atividade fim, interfiram no resultado final dos seus produtos e serviços. Dessa forma, tudo o que sair da sua empresa terá o mesmo padrão e nível de qualidade.

Portanto, a gestão por processos é um conceito que, se aplicado corretamente, pode trazer benefícios incontáveis para todas as áreas da sua empresa e, consequentemente, aumentar as suas vendas.

Gostou deste artigo? Que tal continuar aprendendo? Então leia nosso post sobre gestão financeira para autônomos e descubra mais sobre esse assunto.

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