Guia completo para organização financeira empresarial

Administrar um negócio sempre foi desafiador. Com a competitividade do mercado aumentando, essa tarefa passou a exigir cada vez mais dos gestores e líderes – para manter as contas em dia e as atividades em funcionamento.

Segundo um levantamento da UNESP, 50% das empresas quebram em até dois anos. 

As que enfrentam mais dificuldades para manter seu funcionamento são as de pequeno porte, que empregam até nove funcionários e possuem faturamento inferior a R$ 120 mil por ano.

As dificuldades de organização financeira empresarial estão entre os principais fatores que levam à falência dos negócios. Por isso, neste artigo vamos trazer um guia completo de estratégias e boas práticas financeiras para seu negócio. Continue lendo!

O que é organização financeira empresarial?

Organizar as finanças empresariais consiste em uma série de boas práticas que a organização pode tomar para manter uma boa saúde financeira, mantendo o controle das contas do negócio.

Através dessas boas práticas, você pode otimizar o funcionamento do seu caixa e gestão de recursos. 

Além disso, também é possível manter em dia suas obrigações fiscais e ajudar na tomada de decisão para cortar gastos, realizar investimentos, e outras situações da rotina empresarial.

Planejamento empresarial

O primeiro passo para entender e realizar uma boa organização financeira, é o planejamento empresarial. A partir do estudo e preparo da sua equipe, é possível estabelecer metas, identificar problemas e desenvolver um plano de negócios.

Assim, você terá insumos para tomar medidas que funcionem como soluções práticas para seu negócio ter sucesso a longo prazo, antecipando problemas e solucionando crises.

Controle financeiro

Outro fator importante é o entendimento do controle financeiro: quais são os rendimentos da saúde da empresa? Quais as dívidas? Quais recursos serão destinados a investimentos? 

A resposta para esse padrão de perguntas permite que sua empresa tenha maior visibilidade e controle sobre suas finanças.

Isso garante que todos os seus compromissos financeiros serão honrados, otimizando sua gestão fiscal e mantendo a liquidez de caixa e sem necessitar de recursos externos para garantir o andamento do negócio.

Análise de contas

Conforme os fatores financeiros da sua empresa forem identificados, é necessário realizar um diagnóstico aprofundado sobre o momento atual da sua empresa – e para onde ela deve seguir. 

A partir de uma gestão de contas aprofundada, é possível somar dados capazes de identificar onde a companhia se encaixa no mercado e quais medidas são necessárias para expandir ou se consolidar financeiramente.

Nesse momento, também são definidas quais as ferramentas necessárias para executar as atividades definidas no planejamento e que vão auxiliar a empresa a conquistar suas metas.

Qual a importância da organização financeira para as empresas?

No geral, o setor financeiro é o coração do seu negócio. Quando as finanças não estão bem, toda a empresa sofre os impactos das deficiências financeiras.

A falta de recursos impede que o negócio cresça, gera demissões e cortes de gastos, além de aumentar as dívidas para manter o fluxo de caixa. Por isso, a organização financeira permite que sua empresa se antecipe a crises e mantenha o controle de logística financeira.

Embora não exista uma fórmula mágica para operacionalizar o processo de criação de um plano de gestão financeira, é possível definir boas práticas que podem levar seu negócio ao sucesso.

Por isso, são necessárias avaliações constantes para corrigir falhas da administração e colocar as finanças em ordem.

Quais os benefícios da organização financeira empresarial?

Além de explicar a importância da organização financeira empresarial, também é importante apresentar os benefícios que essa prática pode trazer para seu negócio a curto e longo prazo.

Conforme comentamos, o setor financeiro está relacionado a todos os outros da sua empresa, então o planejamento estratégico pode influenciar diferentes ambientes dentro da empresa. Por isso, a administração de recursos financeiros precisa ser elaborada considerando todos os impactos que podem ser causados no andamento do negócio. Confira:

Maior facilidade para alcançar metas

Com a identificação da situação financeira do seu negócio, fica mais fácil estabelecer metas dentro da sua empresa. A partir dessa etapa, é possível buscar os resultados com maior assertividade para alcançar seus objetivos financeiros.

Menor risco de instabilidade financeira

O planejamento estratégico também traz uma previsão financeira melhor sobre o futuro do seu negócio. Assim, é possível entender quais serão os desafios financeiros, problemas de logísticas e crises que podem impactar as atividades da empresa.

Melhor tomada de decisões

Outro fator de impacto do planejamento financeiro empresarial é a melhora na sua capacidade de tomada de decisões. 

A partir dos insumos, dados e análises, sua gestão se torna mais capacitada para decidir sobre o futuro da empresa, funcionários e sobre o negócio que se posiciona no mercado.

Facilidade para atingir metas

Toda empresa precisa estabelecer metas, crescer e buscar expandir suas operações para atrair novos clientes.

A partir do planejamento financeiro empresarial, com todos os insumos e dados estruturados sobre seus recursos, sua empresa também fica mais preparada para atingir as metas definidas no seu planejamento. 

Quais funções fazem parte da organização financeira?

Uma boa solução de gestão financeira empresarial é composta por diferentes funções importantes que ajudam a garantir o sucesso do seu negócio. Cada uma dessas funções funciona para incrementar as estratégias e torná-las bem sucedidas para beneficiar sua empresa e planos de negócio por completo. 

Confira quais são as principais funções que fazem parte de uma boa organização financeira:

Controle financeiro de caixa

Uma etapa importante para entender como organizar sua empresa financeira, é estabelecer um bom controle do seu fluxo de caixa. 

Acompanhando receitas, despesas e investimentos você pode entender como estão as entradas e saídas da empresa e quais produtos ou serviços estão trazendo maior lucro. Além disso, também é possível identificar quais setores estão escoando seus recursos.

Controle de contas a pagar e a receber

As contas a pagar e receber também estão entre as funções importantes do planejamento e organização financeira. Ao acompanhar esses compromissos da empresa, é possível evitar perdas de prazo que podem gerar prejuízos para o negócio.

Planejamento tributário

Estar em dia com os impostos, taxas e tributos que precisam ser pagos é parte fundamental de manter sua empresa em dia com as obrigações fiscais do negócio. 

Uma boa organização financeira ajuda a criar um planejamento tributário, considerando o gerenciamento de despesas no negócio que precisam ser quitadas.

Contabilidade

O setor de contabilidade ajuda no acompanhamento do fluxo de caixa, além dos desempenhos econômicos da empresa. A partir da análise de ativos e passivos, sua contabilidade pode definir o patrocínio da organização e agregar ferramentas para melhorar a organização como ferramentas contábeis, balanço patrimonial e DRE.

Investimentos

Por fim, os investimentos também fazem parte do gerenciamento financeiro. Ao identificar quais são as melhores opções para investir os recursos da sua empresa, é possível otimizar o gerenciamento de renda do negócio, criando reservas para evitar períodos de crise no futuro.

Além disso, também é possível direcionar essa renda para desenvolver melhorias internas dentro da sua organização. 

Quais os principais erros na gestão financeira?

Durante um processo tão complexo quanto o planejamento financeiro é comum que ocorram erros. Porém, devido a importância dessa organização, os erros podem custar muito caro para sua empresa.

Por isso, é importante identificar quais são os principais tipos de erros cometidos por empreendedores durante a organização financeira empresarial, e como você pode evitá-los. Confira:

Falta de controle financeiro

O controle financeiro empresarial é fundamental para otimizar sua organização. Afinal, seus recursos precisam ser alocados a partir da necessidade da empresa, assim como em investimentos pensados de forma estratégica.

Falta de prioridades organizacionais

Também é um erro comum não realizar prioridades de investimentos e para pagamentos de dívidas. É importante que sua gestão conheça o mercado no qual está inserido e quais atividades irão impactar mais seu negócio.

Não separar contas pessoais e empresariais

Da mesma forma é fundamental separar despesas pessoais e empresariais. Esse erro é mais comum entre empreendedores iniciantes e pode afetar profundamente as finanças do negócio.

Por isso, as contas da empresa precisam ser definidas de forma separada.

Quais os impactos de uma má organização financeira?

Uma má gestão e organização financeira pode afetar diretamente nas métricas do negócio e causar diversos problemas para sua organização. A falta de dados e informações sobre o fluxo de caixa, balanço patrimonial e má gestão de recursos podem levar a inviabilizar as atividades da sua empresa.

Quando o setor financeiro perde o controle das entradas e saídas, além do estoque e outros fatores financeiros que impactam diretamente na gestão, os resultados negativos podem aparecer e gerar crises internas.

Por isso, sua equipe precisa estar treinada e possuir experiência para administrar as finanças, realocar recursos e realizar os investimentos necessários para escalar o negócio e manter o crescimento financeiro da empresa.

Como fazer a organização financeira de uma empresa?

A gestão financeira funciona para garantir a saúde financeira do seu negócio. Porém, todo esse planejamento precisa escoar para atividades que funcionem na prática e tragam resultados para a empresa a curto e médio prazo.

Sendo assim, após entender como ter organização financeira no seu negócio, confira um passo a passo para definir um planejamento estratégico empresarial eficiente e que seja eficiente para trazer bons resultados:

1. Elabore um planejamento estruturado

Já falamos que o processo de organização precisa de um planejamento estratégico bem estruturado e definido. A partir dele, é possível entender quais são as demandas do negócio e como será possível executar soluções dentro da sua rotina empresarial.

Além disso, o planejamento também é um guia para entender qual a melhor maneira de antecipar situações problemáticas para sua empresa e contornar crises.

2. Implemente um orçamento anual

Para melhorar seu controle financeiro, é ideal elaborar e implementar um orçamento anual. Ele deve apontar quais serão os recursos alocados em cada setor do negócio – assim como apresentar uma visão total da gestão, atividades mais importantes e necessidade de maior investimento.

Com um orçamento anual bem estruturado é possível melhorar o controle financeiro durante todo o seu ano, evitando escassez de recursos e direcionando a verba para onde existe maior prioridade.

3. Administre o capital de giro

O capital de giro é um demonstrativo importante de como está a situação financeira do seu negócio. Por isso, o capital de giro precisa estar com liquidez e indicando rentabilidade, para que o negócio consiga prosperar.

Caso contrário, a análise do fluxo de caixa pode indicar quais medidas sua gestão precisa tomar para melhorar o desenvolvimento do negócio e sobre como administrar as dívidas da empresa.

4. Faça uma gestão adequada dos fornecedores

Negociar com fornecedores é fundamental para administrar os recursos financeiros da sua empresa. Você precisa estruturar a gestão de fornecedores para encontrar parceiros de qualidade que ofereçam bons preços e bons produtos.

5. Controle bem o estoque e as movimentações financeiras

O estoque também precisa ser bem gerenciado para otimizar os recursos financeiros da sua empresa. Afinal, um bom controle de estoque ajuda a identificar quais produtos estão tendo mais saídas e quais não trazem rendimentos.

Assim, você pode criar táticas que foquem em produtos potenciais para atrair mais clientes, ou desenvolver estratégias de cross selling e up selling.

6. Use indicadores de desempenho financeiro

Os indicadores de desempenho financeiro também são um recurso muito útil para fundamentar suas estratégias de organização financeira empresarial. 

Através do planejamento, você pode definir quais indicadores de desempenho precisam ser acompanhados – e quais medidas podem ser tomadas a partir desses dados.

7. Corte gastos desnecessários

O corte de gastos e redução de despesas é outro pilar de uma boa organização financeira. Afinal, qualquer negócio precisa reduzir o escoamento dos seus recursos – tornando todo o processo mais eficiente.

Isso pode ser feito de forma consistente, a partir dos dados e insumos trazidos das análises de caixa, metas e plano de negócios.

8. Automatize processos

Por fim, para realizar uma boa organização financeira da empresa, você também precisa automatizar processos. Com o aumento da competitividade, é fundamental que sua gestão possa contornar burocracias e gastar menos tempo em processos ineficientes.

Com recursos de automação, sua empresa otimiza as atividades internas, assim como a logística financeira, para ganhar mais assertividade e eficiência dentro da rotina empresarial.

Quais as melhores ferramentas para organização financeira empresarial?

Conforme comentamos, é necessário automatizar processos para tornar sua gestão mais eficiente. Porém, além disso, sua empresa também precisa gerir as ferramentas certas para poder colocar todos os planos em prática.

Confira quais são as principais ferramentas que podem ser utilizadas para organizar as finanças da sua empresa e ter maior controle do fluxo de recebíveis no seu negócio:

Planilha de Controle Financeiro Empresarial

As planilhas de controle são sempre lembradas como ferramentas muito úteis para empresas que desejam otimizar seus processos de controle financeiro. Afinal, além de muito acessíveis, elas garantem uma visualização de diversas métricas e movimentações recorrentes da rotina financeira.

Porém, as planilhas podem acabar falhando por serem manuais. Apesar das fórmulas tornarem os processos de validação de dados mais rápidos, é muito frequente encontrar erros em fórmulas que acabam atrapalhando todo processo.

Além disso, mesmo as planilhas com fórmulas podem se tornar enfadonhas para serem supridas com dados, atrasando o processo de análise e correndo maior risco de erros humanos.

App para organização financeira empresarial

Os aplicativos de organização financeira também podem ser ferramentas úteis para controlar suas finanças. Através desses aplicativos, você pode movimentar seus recursos e extrair relatórios financeiros.

O aplicativo do Asaas, disponível para Android e iOS, permite que você realize transferências e pagamentos onde você estiver, além de oferecer suporte 24 horas por dia e todos os dias da semana.

Software de Gestão financeira

Porém, o Asaas fornece muito mais vantagens além do aplicativo. A conta digital do Asaas é uma solução completa para empresas, sendo um software de gestão financeira. 

Como plataforma de gestão, o Asaas oferece diversos recursos que podem ajudar a melhorar todas as etapas da sua organização e planejamento financeiro. Permitindo mais dinamismo e eficiência para suas atividades de rotina. Confira:

Gestão de recebíveis

A gestão de recebíveis é o processo de organização de todas as contas a receber da sua empresa. Isso significa que é através dessa modalidade que são registrados os valores de entrada, a curto e longo prazo.

A gestão de recebíveis permite que você gerencie as entradas da sua empresa através do seu software de controle financeiro. Assim, você sempre saberá quais clientes pagaram pela sua mercadoria e quais valores ainda estão pendentes para entrar em caixa. 

Controle de fluxo de caixa

Falando em caixa, o controle do fluxo de caixa também é uma solução fundamental do software do Asaas. Com ele você controla as entradas e saídas de dinheiro do seu negócio em um determinado período.

Ou seja, através dele você consegue definir um panorama de como está sua saúde financeira e identificar quais ações precisam ser tomadas para garantir a sustentação da sua empresa.

Consulta de crédito e negativação

A consulta de crédito e negativação também é uma ferramenta oferecida pela plataforma do Asaas. Através dela, você pode consultar o histórico de crédito para poder oferecer pagamento parcelado.

Além desse recurso, com a negativação Serasa também é possível combater a inadimplência, garantindo que seus clientes devedores realizem a quitação de suas dívidas.

Antecipação de recebíveis

Outra ferramenta que atua para melhorar o processo de cobrança parcelada é a antecipação de recebíveis. Através dela é possível adiantar os valores das parcelas de uma venda à prazo.

Assim, você recebe todos os valores fracionados de forma rápida, sem precisar aguardar pelo pagamento mensal de cada parcela. Com isso, é possível manter a liquidez do seu fluxo de caixa, sem precisar recorrer a empréstimos externos.

Automação de pagamento e cobrança

Por fim, vale ressaltar que a plataforma do Asaas permite a automação dos seus pagamentos e cobranças. Através de diversos recursos, você pode estabelecer uma régua de cobrança para cobrar com eficiência e assertividade.

No Asaas você também conta com os principais meios de pagamentos disponíveis no Brasil – como Pix, cartão de crédito e boleto bancário. Isso oferece mais autonomia para criar estratégias e vender mais.

Além disso, o software de gestão financeira permite que você otimize diversas outras etapas dos processos financeiros do seu negócio. Não deixe de conferir mais informações no blog do Asaas!