Confira 6 dicas de ouro para diminuir a procrastinação na empresa

A procrastinação nas empresas é um grande problema que leva à queda de produtividade, erros nas tarefas, impede o crescimento do profissional e do negócio, ou seja, impacta nos resultados da organização. Esse termo se refere ao ato ou hábito de adiar suas obrigações, atrasá-las ou de demorar mais tempo do que realmente é necessário.

Em outras palavras, é quando prorrogamos a finalização de alguma atividade ou compromisso que precisamos finalizar. Essa protelação é feita quando ficamos muito tempo no celular, fazemos outras tarefas que não tenham ligação com as suas obrigações ou simplesmente não fazemos nada.

Apesar de a procrastinação ser algo natural do ser humano, precisamos trabalhar na extinção desse hábito, já que ele é prejudicial para a vida pessoal e profissional, mas também para as empresas. Se você tem observado esse problema em você ou nos funcionários, entenda as principais causas e como diminuir esse problema. Confira.

Entenda as causas da procrastinação nas empresas

A procrastinação pode acontecer em razão de fatores internos e externos dos indivíduos. Internamente, os principais fatores que levam a essa prorrogação são:

  • ansiedade;
  • depressão;
  • baixa autoestima e de confiança;
  • má alimentação;
  • insônia ou sono desregulado;
  • falta de motivação.

Já externamente, são os aspectos do ambiente, da casa ou da profissão que podem desencadear esse problema, como:

  • ambiente de trabalho desorganizado;
  • não ter uma agenda para definir prioridades;
  • problemas com a família;
  • clima desagradável na empresa.

Veja como diminuir a procrastinação nas empresas

Promover um bom ambiente de trabalho e a produtividade deve ser um trabalho diário que envolve os profissionais e os empresários ou gestores. Afinal, o sucesso de um negócio é uma soma de forças. A seguir, separamos algumas dicas para diminuir a procrastinação na sua empresa. Veja só.

1. Adote técnicas de gerenciamento de tempo

Gerenciar o seu tempo de trabalho e a sua rotina é a melhor ferramenta para definir as suas prioridades e diminuir a procrastinação. Para isso, comece organizando os seus horários para que possa delegar as atividades conforme a urgência, tempo que leva para finalizá-las e a prioridade de entrega.

Fazendo isso, você saberá que em determinado horário precisará entregar a sua tarefa e essa necessidade de cumprir prazos faz com que fique menos suscetível às tentações de distração que levam ao adiamento. Além de ter uma agenda organizada, seja ela virtual ou física, você pode contar com ferramentas e aplicativos para o seu gerenciamento de tempo e projetos, como o Trello, a técnica pomodoro e o Todoist.

2. Faça pausas  

O esgotamento e o cansaço físico e mental estão entre as causas da procrastinação nas empresas, já que eles prejudicam o seu foco, a sua motivação e o raciocínio. Com isso, você tende a dispersar muito fácil das suas obrigações e atrasá-las. O nosso cérebro consegue se manter concentrado em alguma atividade e sem interrupções por aproximadamente 50 e 60 minutos.

Após esse período, começamos a perder a atenção e cada distração leva cerca de 20 minutos para voltar a sua produtividade e concentração total. Exatamente por isso que é importante fazer pequenas pausas na sua rotina. Se você tirar 10 minutos para verificar mensagens, ir ao banheiro, se hidratar e alongar já perceberá a diferença quando voltar ao trabalho.

No entanto, é necessário ter disciplina, para que esses 10 minutos se tornem 20, 30, 40 minutos de distração ou de procrastinação no celular e nas redes sociais. Esses intervalos são feitos para um breve relaxamento e para descansar as áreas mais ativas do seu cérebro.

3. Defina metas

A definição de metas auxilia a visualização e organização das suas obrigações e objetivos. Quando o ser humano tem propósitos vagos, a tendência de procrastinar é maior. Por exemplo, se você semente define que precisa entregar um projeto, mas não determina um horário ou prazo para finalizá-lo, as chances de trabalhar até tarde ou de não entregar são grandes. Então, busque definir metas diárias, semanais e mensais, além de sempre fazer um levantamento dos seus objetivos para aquele ano.

4. Crie uma rotina

Algumas pessoas encaram a rotina como algo maçante e ruim, mas não é. Definir uma rotina e repetição é importante para que o nosso organismo e nosso cérebro criem hábitos. Não é à toa que nas escolas e faculdades são passados exercícios para repetirmos o que vimos em aula, pois a recorrência promove o aprendizado. Assim, terá menos tempo para procrastinar na empresa, na sua vida pessoal e a ter imprevistos.

No entanto, é preciso tomar cuidado para que isso não o deixe estagnado, por sempre fazer as mesmas coisas. Portanto, a adaptação e flexibilidade com moderação precisam ser consideradas conforme a suas necessidades. Para isso, determine um horário para acordar todos os dias, para se exercitar, almoçar, ter pausas e para trabalhar.

5. Divida o seu trabalho em pequenas tarefas

Outra maneira eficiente de evitar a procrastinação na empresa é separando as suas obrigações em pequenas atividades para gerenciar as suas tarefas. Pensar que consegue fazer várias coisas ao mesmo tempo ou que terminará uma grande tarefa em pouco tempo é um erro. Isso leva ao desânimo, cansaço e prejudica a sua motivação e a sua produtividade.

Para evitar que isso aconteça e que veja as suas pequenas conquistas diárias, separe as suas obrigações em pequenos blocos, como se fosse uma check-list. Depois, estabeleça prioridades para cada dessas pequenas metas.

6. Organize o seu ambiente de trabalho

Uma mesa cheia de papéis e objetos espalhados, um ambiente escuro, sujo e mal arejado também é associado à procrastinação nas empresas, já que promove a desconcentração, a criatividade e a perda de tempo em procurar o que precisa para o seu trabalho.

Portanto, cuide do seu espaço de trabalho para que ele fique limpo, arejado, organizado e somente com coisas que precisa a vista. Deixe as distrações longe ou guardadas na gaveta, como o seu celular.

A procrastinação nas empresas é uma ameaça à produtividade que, consequentemente, é prejudicial ao crescimento, competitividade e sucesso do seu negócio. Então, tenha um ambiente organizado e conte com tecnologias, como as ferramentas e aplicativos, pois eles podem enviar lembretes e ajudá-lo a não perder prazos.

Falando em gerenciamento de rotina, aproveite para conferir as nossas 9 dicas para melhorar a sua gestão de tempo, principalmente se você trabalha sozinho

O Autor
Vice-presidente no Asaas

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