Poucos funcionários, muito trabalho? Veja como tirar a sobrecarga de tarefas com essas dicas

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No mundo corporativo não costuma existir calmaria, não é mesmo? Todos estão sempre buscando executar tarefas, atingir metas e gerar resultados em cima de resultados. E essa correria faz com que as pessoas trabalhem cada vez mais, mas com níveis de produtividade reduzidos e altas taxas de estresse. Como as empresas exigem rapidez e efetividade dos colaboradores e têm equipes cada vez mais enxutas, é necessário desenvolver alternativas para driblar as dificuldades no ambiente de trabalho. Quer saber como evitar a sobrecarga de tarefas? Então confira agora mesmo nosso artigo:

Planeje com antecedência

Se há muitas tarefas para fazer, é preciso organizá-las de forma que sejam realizadas por etapas. Quando chegar ao escritório, tudo o que precisar ser executado já deve estar definido desde o dia anterior. Assim, é chegar e começar a desenvolver as prioridades sem perder tempo. Defina atividades para o dia, para a semana e para o mês, de forma que você consiga acompanhar quando cada uma terá que ser entregue. Reserve os 20 minutos finais do expediente para fazer um balanço das tarefas do dia e para organizar a agenda do dia seguinte.

Defina metas com prazos

Não adianta estipular uma tarefa genérica como “organizar o arquivo de documentos”, se você não definir como e quando ela deve ser feita. Qualquer atividade precisa ser detalhada e ter um prazo certo para ser cumprida, pois, do contrário, ela nem sequer será iniciada. Pense de acordo com a necessidade de cada tarefa, priorizando sempre as mais urgentes. Calcule o tempo que cada ação levará, avalie se depende ou não de outras pessoas, se necessita de recursos ou de aprovação de diretoria, por exemplo. Tudo isso precisa ser considerado, para que os prazos estimados correspondam à realidade. Se for preciso, utilize aplicativos ou softwares para organizar cada etapa e lembrá-lo dos prazos.

Comunique-se clara e efetivamente

Retrabalho e perda de tempo são causados por uma comunicação mal feita ou ineficaz. Quando for assumir algum projeto ou passar uma tarefa a alguém, procure esclarecer todas as possíveis dúvidas sobre a atividade pessoalmente, mas não se esqueça de formalizar os passos por e-mail para que todo o processo fique devidamente documentado. Pense nas possíveis dúvidas que o processo vai gerar e se antecipe, esclarecendo as etapas ponto a ponto, até que os responsáveis estejam munidos de todas as informações necessárias. Essa é uma medida simples, mas que pode evitar interrupções em função de algum simples detalhe.

Evite a dispersão

Não faltam mecanismos para tirar as pessoas do foco atualmente, certo? Celular, e-mail, mídias sociais, mensagens instantâneas, o famoso cafezinho ou, simplesmente, aquela incrível dificuldade de se concentrar. Cada um sabe qual é seu vilão e deve atuar de forma a não deixar que esses artifícios prejudiquem sua produtividade. Estipule horários para checar e-mails e cumpra rigorosamente esses prazos. Se algo for muito urgente, as pessoas não vão mandar e-mail, vão ligar! Silencie o celular e deixe para checar os perfis em mídias sociais nos intervalos ou quando chegar em casa.

Entregue-se a uma atividade por até 90 minutos, sem se distrair, e depois faça intervalos de 10 a 15 minutos para começar uma nova tarefa. Esse tempo trará mais qualidade ao seu trabalho, o que o deixará, consequentemente, satisfeito, pois não há nada melhor do que aquele sentimento de dever cumprido, não é mesmo?

Então mãos à obra! Comente aqui e nos conte os artifícios que usa para aliviar um pouco sua sobrecarga de trabalho! Dê suas próprias dicas e enriqueça nosso post!

 

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